Описание должности как инструмента управления персоналом

Описание должности (должностная инструкция) является важнейшим инструментом, используемым не только в планировании, но и практически во всех областях управления человеческими ресурсами. К сожалению, практика использования этого документа в нашей стране омрачена его тяжёлым прошлым, когда должностная инструкция была формальной, ничего не значащей бумажкой. Разработка этого документа привязывалась, в основном, к названию должности и практически не учитывала специфику организации. Издаются сборники типовых должностных инструкций. Доработка этих инструкций поручается отделу кадров или линейным руководителям. В идеале этот документ должен разрабатываться совместно работником кадровой службы и руководителем структурного подразделения [4].

Современные подходы к управлению персоналом, особенно в условиях, когда на предприятии действует система управления качеством, требуют наличия описаний должности (или их упрощённых вариантов) для всех сотрудников организации. В описании должности (должностной инструкции) должны найти отражение следующие характеристики:

· цели должности;

· основные задачи (функции) должности;

· права сотрудника;

· требования к квалификации и опыту работы сотрудника;

· критерии оценки результатов труда сотрудника.

Построение описания должности, полезного для управления организацией в целом и для целей управления человеческими ресурсами, целесообразно начинать с формулирования целей должности, поскольку именно они являются логической основой для разработки [4].

Рис. 3. Схема описания должности [8]

Цели должности, в свою очередь, вытекают из целей подразделения, в котором эта должность создаётся. Основные требования к формулированию целей приведены ниже.

Измеримость: формулировки целей должны позволять сотруднику и его руководителю однозначно оценивать их реализацию.

Мотивирующий характер: цели должны быть стимулировать сотрудника трудиться в напряжённом ритме.

Достижимость: цель должна находиться в пределах возможностей сотрудника.

Таблица 1

Примеры целей должности [4]

Наименование должности	Цели должности
Менеджер по продажам	Обеспечивать необходимый объём продаж в своём регионе Поддерживать отношения с постоянными клиентами Повышать объём продаж постоянным клиентам
Водитель	Обеспечивать доставку товара клиентам в заданные сроки Обеспечивать сохранность товара Обеспечивать безаварийную работу
Главный бухгалтер	Представлять бухгалтерскую и налоговую отчётность государственным органам в определённые законодательством сроки Перечислять налоговые платежи в определённые законодательством сроки Обеспечивать отсутствие претензий проверяющих инстанций в части перечисления налогов и ведения налогового учёта
Директор по персоналу	Поддерживать полное количественное и качественное соответствие состава персонала стратегическим целям предприятия Обеспечивать достаточный уровень удовлетворенности персонала работой на предприятии Удерживать кадровые расходы в рамках, определяемых текущим состоянием организации

Формулирование целей должности необходимо производить таким образом, чтобы обеспечить проверяемость их достижения. Конкретные количественные значения целей и сроки их достижения, конечно, не могут быть сформулированы в описании должности, поскольку они зависят от текущего направления развития бизнеса. Эти значения должны устанавливаться в планах работы подразделений и в личных планах сотрудника, которые могут формироваться в рамках системы управления по целям (УПЦ).

Основные требования к формулированию функций перечислены ниже [4].

1. Подчинённость задач (функций): функции, выполнение которых является обязанностью сотрудника, занимающего данную должность, в первую очередь должны быть направлены на достижение целей должности.

2. Количество функций: как правило, не более 10.

3. Стандарты выполнения (проверяемость) должна быть обеспечена возможность проверки и оценки выполнения сотрудником его функций.

Первое из требований представляется очевидным, однако далеко не всегда выполняется.

Важным методическим вопросом является степень подробности описания функций. С одной стороны, повышение конкретности требует по возможности более подробного их описания. С другой стороны, избыточная подробность описания функций приводит к росту трудоёмкости процесса составления описаний должности. Кроме того, никакое описание не может предусмотреть всех ситуаций, встречающихся в реальной жизни.

Изложенные соображения приводят к выводу о том, что в описание должности необходимо включать только наиболее важные функции.

Ещё одна важная особенность правильного описания функций – установление стандартов (норм) их выполнения. Не установив этих стандартов, сложно обеспечить проверку качества выполнения функций.

Таблица 2

Примеры функций и стандартов их выполнения [4]

Наименование должности	Функции	Стандарты выполнения
Менеджер по продажам	Наносить визиты постоянным клиентам	Периодичность визитов – не реже 1 раза в 2 недели
Поддерживать отношения с постоянными клиентами	Поздравление клиентов (руководителей организаций) с общими и личными праздниками. Нахождение взаимовыгодных форм сотрудничества.
Устанавливать контакты с новыми клиентами	Ежедневное посещение не менее 3 новых торговых точек
Водитель	Доставлять товары	Следовать маршрутному листу. Соблюдать правила дорожного движения
Оформлять документы на товар	Формы документов, установленные в компании
Главный бухгалтер	Руководить коллективом бухгалтерии	Положение о подразделении. Правила внутреннего трудового распорядка. Правила бухучета.
Формировать и поддерживать учетную политику организации. Организовывать бухгалтерский учет по основной деятельности, основных средств, зарплаты и т.п. Проверять и подписывать документы бухгалтерской и налоговой отчетности	Требования законодательства
Директор по персоналу	Руководить коллективом кадровой службы и др.	Положение о подразделении. Правила внутреннего трудового распорядка. План работы с персоналом.
Представлять отчет о работе с персоналом в компании	Полный отчет – 1 раз в год. Краткий отчет – 1 раз в квартал
Организовывать процессы набора и адаптации, а также увольнения персонала	Выполнение заявок на подбор персонала в течение 3 недель
Поддерживать процесс регулярной оценки персонала	Положение о регулярной оценке
Оценивать уровень удовлетворенности персонала работой на предприятии	Проводить ежегодный социологический опрос
Организовывать обучение персонала предприятия	План обучения. Бюджет расходов на персонал

Важным компонентом описания должности являются права, делегируемые сотруднику [4]. Именно объём прав часто определяет отличия между однотипными должностями различного должностного уровня.

Перечень типичных видов прав сотрудника приведен ниже:

· самостоятельно решать вопросы;

· участвовать в решении вопросов;

· представлять на подпись руководству подразделения следующие документы;

· подписывать следующие внутренние документы;

· подписывать следующие документы, выходящие за пределы компании;

· распространять за пределами компании следующие виды информации.

Для поддержки работы в области управления составом персонала описание должности должно содержать требования к квалификации опыту работы сотрудника, занимающего эту должность [4].

В перечень этих требований входят:

1. Образование: минимальный и максимальный уровень образования.

2. Дополнительное обучение: специальность, уровень квалификации и/или объём дополнительного обучения, наличие обязательных удостоверений и сертификатов.

3. Опыт: стаж работы по широкой специальности; стаж работы в определённой должности, по определённой узкой специальности.

4. Навыки: перечень общих и специфических навыков, необходимых для работы на данной должности.

5. Личностные требования: перечень общих и специфических личностных требований, необходимых для работы на данной должности.

Критерии оценки результатов деятельности сотрудника непосредственно вытекают из целей должности, можно разбить на следующие основные группы.

Рис. 4. Критерии оценки результатов

Формулирование критериев должно производиться таким образом, чтобы на основании этих формулировок можно было однозначно оценивать результаты сотрудника [4].

Описание должности является важным инструментом управления человеческими ресурсами, поскольку на нём базируется не только планирование персонала, но и его оценка, разработка систем оценки и мотивации.

Вопросы для самопроверки:

1. В чем отличия кадрового и бюджетного планирования? как они взаимосвязаны? Приведите примеры.

2. К какому из четырех видов работ можно отнести работу психолога? Ответ обоснуйте.

3. Перечислите внутриорганизационные факторы, определяющие потребность в персонале образовательного учреждения (школа, колледж, университет).

4. Какие внешние факторы могут оказать наибольшее влияние на потребность в персонале образовательного учреждения (школа, колледж, университет)?

5. Можно ли говорить о существовании различий в функциях работников, имеющих одну и ту же профессию, но разные трудовые посту и рабочие места? Ответ подтвердите примерами.

6. По каким критериям можно оценить результаты труда школьного психолога?

7. По каким критериям можно оценить результаты труда психолога организации?

Литература:

1. Бельская Е.Г. Управление персоналом: технологии и методы. Учебное пособие. – М., ГУУ, 2002. – 109 с.

2. Кибанов А.Я. Управление персоналом организации. 4-е изд., доп. и перераб. – М.: 2010. – 695 с.

3. Ряковский С.М. Справочник по управлению персоналом. № 7. 2010.

4. Управление персоналом: учебник для вузов /Под ред. Т.Ю. Базарова, Б.Л. Еремина. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ, 2006. – 560 с.

5. Шекшня С. В. Управление персоналом в современных организациях. – М., 2002. – 368 с.

6. http://test-i30.ru/yaku_nformatsyu_mstyat_rozdli_vihdna-praktika_yopta/7/

7. http://ru.wikipedia.org

8. http://images.yandex.ru/

[1] Фредерик Уинслоу Тейлор (1856 - 1915) – американский инженер, основоположник научной организации труда и менеджмента. Оформил патентами около сотни своих изобретений и рационализаций [7].

Дата добавления: 2013-12-13