Переменные реквизиты

Наименование вида документа, составленного или издан­ного организацией, должно быть определено уставом (положе­нием об организации) и должно соответствовать видам доку­ментов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Дата является обязательным реквизитом документа. Мес­то проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. На бланках писем дата обычно располагается в ле­вом верхнем углу.

Датой письма считается число его подписания. Для прото­кола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организация­ми, должны иметь одну (единую) дату. Элементы даты запи­сываются арабскими цифрами в последовательности: число, месяц, год, например: 17. 12. 2004. Если число или месяц обозначается одной цифрой, то перед ней ставится ноль, напри­мер: 01.04.2004. После двух цифр числа и месяца ставятся точ­ки, после четырех цифр года точка не ставится (например: 05.05.2004). Допускается и полное оформление даты — словесно-цифровой способ: 4 марта 2004

ГОСТом установлено, что способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определя­ющих права граждан и организаций, а также содержащих све­дения финансового характера, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования, а в остальных случаях — цифровой. Эти различия обусловлены сложившейся практи­кой, а также стремлением затруднить подделку даты.

В международных стандартах установлен цифровой способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число (2004.05.05 или 20041105). Действующий ГОСТ допус­кает датирование в соответствии с международными стандар­тами, не оговаривая конкретные случаи.

Регистрационный номер документа, индекс письма, явля­ется условным обозначением документа, присваиваемым ему при регистрации.

Индекс исходящего письма может иметь вид 09 — 12/35, где 09 — индекс структурного подразделения; 12 — номер дела по номенклатуре; 35 — порядковый номер письма по регистраци­онному журналу.

Наименование организации Почтовый адрес Справочные данные об организации ________№ 09—12/35

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего до­кумента включает индекс и дату письма, на которое дается от­вет, и располагается ниже индекса и даты исходящего (отправ­ляемого) письма. Этот реквизит бывает только на бланке для писем и имеет следующую форму записи:

На № 02-05/71 от 27.05.2004

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Адресат. Реквизит «Адресат» рассматривается как совокуп­ность точной и полной информации, на основе которой доку­мент может быть доставлен адресату точно без неоправданных затрат труда.

Данный реквизит включаетнаименование и адрес получа­теля письма. Он располагается в верхней правой части бланка и может состоять из нескольких частей: наименование органи­зации, наименование структурного подразделения, наименова­ние должности, звание лица-получателя, фамилия и инициа­лы лица-получателя, почтовый адрес.

Наименование организации Министерство образования Российской Федерации Наименование должности Начальнику отдела статистики И.О.Ф. получателя И.В. Васильеву Почтовый адрес Чистопрудный бульвар, 6, Москва, 101856  

В документах, направляемых в органы государственной власти, указываются (в дательном падеже) должность, инициалы и фамилия должностного лица, которому направляется документ. В реквизите «адресат» не допускается сокращенное наименование должностей. Если документ направляется должностным лицам министерств и ведомств, где введены воинские и специальные звания, то указываются их звания.

В документах, направляемых в государственные (кроме федеральных органов государственной власти) и общественные организации, на предприятия, в учреждения, в коммерческие структуры, а также частным лицам, должен указываться их полный почтовый адрес.

Наименование адресата на бланках пишется через один межстрочный интервал в правой верхней части, а на документах, подготовленных совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, - посередине листа в верхней его части.

Инициалы и фамилия (воинское звание, инициалы и фамилия) адресата отделяются от должности полуторным интервалом. Инициалы проставляются перед фамилией, например: А.Б. Петрову. Если документы адресуются высшим должностным лицам государства, имеющим воинское (специальное) звание или классный чин, то в обязательном порядке указывается воинское (специальное) звание или классный чин, а инициалы проставляются за фамилией, например: генералу армии Николаеву А.И.

Наименование организации и ее структурного подразделе­ния указывают в именительном падеже, например:

Администрация … области

Отдел капитального строительства

Должность и фамилию лица, которому адресовано пись­мо, нужно писать в дательном падеже, например:

Администрация … области

Управление по строительству и

жилищно-коммунальному хозяйству

Ведущему специалисту Г.А. Ютову

Если письмо адресуется руководителю организации, наи­менование организации должно входить в название должности адресата, например:

Начальнику Главного контрольного управления

Администрации области

В.И. Сомову

или

Г-ну С.Г. Ковалеву

Заместителю главы

Администрации (Губернатора) области

Руководителю аппарата

Названия управлений и самостоятельных отделов в соста­ве министерства или предприятия пишутся с прописной бук­вы, например: Главное управление финансов.

Названия отделов, входящих в состав главных управлений, пишутся строчными буквами, например: комитет по физической культуре и спорту Администрации г. Ростова-на-Дону.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Составные части почтового адреса указывают в после­довательности, установленной «Правилами оказания услуг по­чтовой связи». Данные Правила были утверждены Постанов­лением Правительства Российской Федерации от 26.09.1997 № 1239. Установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях:

наименование адресата (наименование организации для юридиче­ского лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т. п.);

название области, края, автономного округа (области), республи­ки:

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отпра­вителя на конверте. Если письмо адресуется организации, в реквизите «Адресат» указывают ее наименование, затем почто­вый адрес, например:

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Б. Черкасский пер., д. 5/2/6, Центр, Москва, 103012

Если документ адресован физическому лицу, сначала ука­зывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О. П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

На документах, направляемых в правительственные учреж­дения, почтовый адрес не указывается. Почтовый адрес также не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. На бланке официального письма каждый адрес размещается на отдельной строке, например:

Первому заместителю Главы Администрации

(Губернатора) области

В.Н. Алтухову

Руководителю пресс-службы Главы Администрации

(Губернатора) области

И.В. Строеву

Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адреса­тами не указывают. При большем количестве адресатов состав­ляют список рассылки документа.

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опу­щены. Составные части реквизита «адрес» следует отделять друг от друга 1,5—2 межстрочными интервалами.

Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состо­ять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования дол­жности лица, утверждающего документ, его подписи, инициа­лов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Глава Администрации (Губернатор) области Личная подпись

Дата

Дата добавления: 2013-12-13