Система автоматизации документооборота

Рассматривая вопрос автоматизации работы туристического офиса, приходится констатировать, что число российских туристических компаний, использующих компьютеры по назначению, по-прежнему не превышает нескольких процентов. Для подавляющего же большинства турфирм компьютер так и остается печатной машинкой и инструментом бухгалтера. Тем не менее, агентству и, тем более, оператору, серьезно работающему на рынке, компьютеризации своей работы не избежать.

«Само»

Программный комплекс, разработанный компанией «Само», пожалуй, наиболее известен среди российских туристических фирм.

С ним и его модификациями работают более 30-ти компаний в разных городах России: «Пак-Трэвел», «Тройка Туризм», «Детур», «Гео-Туризм», «Роза Ветров», «Альп индустрия», «Ориент» — в Москве, «Турсервис» — в Санкт-Петербурге, «Сибинтурсервис» и «Эдванси» — в Новосибирске, «ЧелябТурГид»—в Челябинске, «Флайт-Тур» — в Астрахани и многие другие. Условно рабочие функции комплекса можно разбить на 6 групп: ведение туров, работа с клиентами, ведение платежей, поддержание справочников, подготовка выходных документов, сервисные режимы. Раздел «Туры» позволяет самостоятельно пакетировать программы (транспорт + проживание + дополнительные услуги) для туроператоров или заносить в базу данных готовые операторские программы для агентств. В отличие от многих других компьютерных программ, в «Само-Тур» ведется календарь бронировании с указанием сроков, цен, квот номеров в отелях и мест на транспорте, что приходится постоянно учитывать в реальной туроцераторской работе.

Клиентская часть программы позволяет вести базу данных туристов, выполнять прием заказов и расчет стоимости тура с учетом индивидуальных и групповых скидок. Бухгалтерский раздел программы позволяет автоматически готовить все виды платежных документов (приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры и др.). Комплекс «Само-Тур» может работать в связке с бухгалтерской программой «Инфин».

Неотъемлемая часть любой компьютерной агентской программы — справочные базы данных. «Само-Тур» поддерживает около 20 различных справочников (клиентов, гостиниц, перевозчиков, фирм-партнеров, посольств и т.д.). В режиме «выходные документы»комплекс позволяет автоматически получать как стандартные формы — различные списки групп (на тур, в авиакомпании, на экскурсии), ваучеры, турпутевки.(в том числе и формы ТУР-1), анкеты в посольства (на бланках посольств), так и создавать с помощью генератора отчетов свои необходимые формы.

Весьма полезны в практической агентской работе сервисные функции «Само-Тур»: вывода графической статистики (например, о продаваемости того или иного тура, отбора интересующей информации по любым критериям/ ведения системного журнала, архивации данных и другие.

Последняя новинка фирмы «Само» — дополнение к «Само-Тур» программного комплекса для связи с удаленными туроператорами, С его помощью может быть, например, организована работа цепочек «турагент-туроператор» или «зарубежный туроператор — российский туроператор». Новый комплекс позволяет формировать и отправлять заявки на бронирование туров (гостиниц) туроператорам, и также автоматически получать подтверждения брони.

«Туристический офис»

Программный комплекс «Туристический офис» (версия 4.1), разработанный фирмой «Туристические технологии», предназначен для комплексной автоматизации работы туристических фирм (туроператоров и агентств) как в пределах офиса, так и в режиме объединения нескольких удаленных компаний.

Идеология построения комплекса совместила в себе коллективный опыт ведущих российских туроператоров, собранный за 3-летний период разработки программы, с передовыми разработками в области программного обеспечения. При этом пользователям не навязываются жесткие алгоритмы работы, поскольку широкие функциональные возможности комплекса позволяют во многом сохранить традиционные способы ведения дел.

Программный комплекс «Туристический офис» обладает некоторыми отличительными особенностями, позволяющими существенно облегчить работу пользователя. Например, в отличие от некоторых других аналогичных программ, комплекс автоматизирует не только туристическое звено фирмы, но и практически все другие участки работы. Главное назначение комплекса — решать вопросы, связанные с туристическим бизнесом. Вспомогательные, но не менее важные режимы — управление и контроль финансовой деятельности (при необходимости финансовые данные могут быть переданы'в другую бухгалтерскую программу, например «1С»), управление документооборотом в пределах фирмы, включая автоматическую рас­сылку факсов, принятие факсов и обмен информацией между фирмами по модему. Последнее очень важно при работе сети турагентств или цепочки «туроператор-турагентства». По замыслу разработчиков, в ближайшем будущем комплекс поможет объединить туристические фирмы России в единое информационное простран­ство.

Структурно программный комплекс состоит из трех основных модулей: туристического, финансового и управления документооборотом и внешними связями. Работа пользователей про­изводится в режиме разграничения доступа, то есть каждый менеджер имеет возможность работы строго со своей частью программы и ин­формации.

«Туристический офис» отличают простота и гибкость в создании выходных отчетов, позволяющие даже обычному пользователю, не прибегая к услугам программиста, с помощью редактора «Microsoft Word» создать шаблон любой сложности, по которому будут формироваться выходные отчеты

«Туристический офис» имеет очень дружественный интерфейс. От пользователя не требуется углубленного знания компьютера или особого обучения для работы с программой. Достаточно лишь знаний базовых понятий в своей профессиональной области.

«Интурсофт»

В отличие от подавляющего большинства компьютерных фирм, стремящихся создать универсальную «лучшую программу для туристических фирм», в основе стратегии разработок компании «Интурсофт» лежит признание очевидного факта неоднородности российского туристического рынка и/ следовательно, существования различных потребностей турфирм, представленных на этом рынке.

Основу всех компьютерных технологий «Интурсофта» составляет система «Travel Office-2000», обеспечивающая полностью автоматизированные: документооборот, связанный с обслуживанием клиентов (заявки, счета, платежи, накладные, турпутевки, счета-фактуры), отношения с поставщиками (бронирование — подтверждение), а также внутренние потребности фирмы (касса, реализация, управленческая отчетность).

В зависимости от специфики деятельности турфирмы система «Travel Office-2000» объединяется с другими системами.

Для фирм-агентов авиакомпаний разработана система «Ticket Office-2000», которая по результатам продаж/ оформленных в «Travel Office-2000», обеспечивает обработку всех купонов авиабилетов и формирование отчетности перед авиакомпаниями. При этом в системе учитывается тот факт, что каждая авиакомпания имеет уникальные комиссионные условия, формы отчетов, сроки отчетности, нумерацию бланков.

Фирмам, работающим с чартерными и блок-чартерными перевозками, предназначена система «Charter Office-2000». Она отслеживает все отношения с поставщиками и оптовыми поку­пателями как по «жестким», так и по «мягким» блокам мест (включая контроль оплаты), позволяет задавать различные алгоритмы розничной продажи мест (по ценам, квотам, периодам и продолжительности), а собственно продажа ведется также системой «Travel Office-2000». Особое место среди всех разработок «Интурсофта» занимает система «Touoperator-2000», обеспечивающая автоматизацию всех компонентов туроператорской деятельности:

приобретение отдельных туруслуг у конечных поставщиков, отслеживание квот на них, комплексирование их в турпакеты и расчет цен, регистрацию заявок, выставление счетов турагентам, прием платежей, выдачу ваучеров и турпутевок. Последняя версия системы обеспечивает также перенос турпакетов на Интернет-сервер туроператора, где они могут бронироваться турагентами в режиме реального времени (on-line).

Туристические компании, имеющие сеть собственных агентств (филиалов), могут воспользоваться системой «Travel net-2000», обеспечивающей сбор информации со всех точек продаж, где установлена система «Travel Office-2000». Обрабатываемые системой «Travelnet-2000» данные с этих точек позволяют получить полное представление о положении дел с доходами в компании.

Компаниям, стремящимся установить полный управленческий учет не только своих доходов, но и расходов (включая все косвенные) рекомендуется система «TGA-2000», обеспечивающая учет всех совершаемых финансовых операций в западном стандарте GMP, При этом все операции с клиентами отражаются в «TGA-2000» автоматически за счет интерфейсов с системой «Travelnet-2000». Аналогичным образом данные из системы «Travelnet-2000» экспортируются и в российскую систему фискального бухгалтерского учета.

Наиболее известным пользователем технологий «Интурсофта» является компания «Академсервис», где все филиалы (в Москве и других городах), туроператорские подразделения, а также финансовый департамент, объединенные этими технологиями, работают как один слаженный механизм.

Подход «Интурсофта» к структуризации автоматизированных систем в соответствии с видами турбизнеса и их последующему комплексированию для турфирм в зависимости от их конкретных потребностей представляется весьма перспективным.

«TurWin»

Программа «TurWin» была впервые представлена компьютерной фирмой «Аримсофт» в 1995 г. С тех пор она прошла обкатку во многих российских туристических фирмах как в агентских, так и туроператорских.

Программа «TurWin» позволяет автоматизировать следующие основные операции работы туристической фирмы: ведение баз данных услуг, (включая все составляющие тура), клиентов, партнеров, составление калькуляции туров, оформление туристских (типовая путевка, ваучеры, ноты в посольства, различные списки) и бухгалтерских (договоры, счета, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера) документов, ведение взаиморасчетов с клиентами, учет загрузки отелей и рейсов. В программе существуют и некоторые вспомогательные режимы. Например, анализа эффективности рекламы, статистики и др.

«TurWin» может работать как на отдельном компьютере, так и в локальной сети. Причем цена однопользовательской и сетевой версий одинакова, и не зависит от числа подключенных рабочих станций.

Удобство программы в том что пользователь может самостоятельно и достаточно легко — поскольку «TurWin» работает в среде Windows — создавать новые виды документов и выходныхотчетов. Причем все формируемые документы можно выводить на принтер, факс-модем или одним нажатием клавиши пересылать для дальнейшей обработки в такие программы, как Word, Excel. В стандартной поставке присутствуют до десяти типовых выходных документов. Кроме этого, стоимость программы включает бесплатную разработку трех выходных документов по желанию покупателя.

Окно формы «Отель» программы "TurWin" (получено с сервера http:// www.tours.ru/turwin.htm.)

В настоящее время программу «TurWin» используют в своей работе как крупные, так и средние российские (в основном московские) туристические фирмы. Среди них — «Ланта Тур», «Солвекс», «Нита», «Аэротур», «Эксотур», «BSI», «Мондо Type», «Конкорд Трэвел», «Сургуг Интур», «ЦСТЭ-Интур» и др. С сентября 1997 года лабораторные занятия по изучению программы «TurWin»

проводит для своих студентов Российская Международная академия туризма.

К сожалению, даже в крупнейших сочинских турагентствах/ таких как «Перинт» и «Авиаприма», вышеперечисленные системы автоматизации документооборота практически не используются в основном из-за относительной дороговизны их приобретения и установки, хотя некоторые операции уже компьютеризированы усилиями собственных программистов этих.фирм. Также в работе используются прикладные программы Microsoft Office.

Дата добавления: 2013-12-13