Текст документа

Отметка о контроле

Заголовок к тексту

• Каждому служебному документу, независимо от вида, содержания и назначения дается заголовок.

• Заголовок располагается в левом верхнем углу документа под обозначением его номера и даты. Заголовки, как правило, начинаются с предлога «О», «ОБ».

• Заголовок к документу дает возможность обеспечить поиск документа, заполнение регистрационной карточки, систематизацию дел.

• Заголовок выражает краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку.

• означает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.

• Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка в вида буквы "К" (контроль) или контрольной даты на левом поле документа.

• Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки ярким карандашом, фломастером.

• или штампом «Контроль»

• Обязательный реквизит.

• Это главный реквизит ради которого составляется и оформляется весь документ.

• Текст документа делится на абзацы – простейшие компоненты, состоящие из одной или нескольких фраз (не больше 2-3 предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. С абзаца начинается каждая новая мысль.

• Тексты документов сложных, больших по объему (обзоров, отчетов и т.д.) разделяются на части, которые нумеруются арабскими цифрами:

1. Раздел (или глава).

1.1. подраздел.

1.1.1. Пункт.

1.1.1.1. подпункт.

• При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.).

• Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

• Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей.

• В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

• Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей;

• письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:

• наименование документа,

• наименование организации,

• автора документа,

• дату документа,

• регистрационный номер документа,

• заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

• В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

• В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

• В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

• Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

• В письмах используют следующие формы изложения:

• — от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
— от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

Дата добавления: 2013-12-13