Тема : Форми ведення бухгалтерського обліку для ведення бухгалтерського обліку

Малі підприємства для ведення бухгалтерського обліку використовують певну форму бухгалтерського обліку. її вибір є одним із заходів щодо організації бухгалтерського обліку і відноситься до компетенції підприємства.

Під формою бухгалтерського обліку розуміють певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації і узагальнення інформації в них з дотриманням єдиних принципів і з урахуванням особливостей діяльності підприємства і технології обробки облікових даних.

Як було відмічено вище, на даний момент кожне підприємство само має право обирати форму ведення бухгалтерського обліку і для цього може самостійно створити облікові регістри, що зважають на специфіку його діяльності. Проте, як показує практика, таких підприємств досить мало і більшість вважають за краще використовувати одну з форм бухгалтерського обліку, запропонованих в методичних рекомендаціях, розроблених Міністерством фінансів України, які, зауважимо, носять рекомендаційний характер.

В даний час існує два документи, регулюючі порядок застосування регістрів бухгалтерського обліку.

1. Методичні рекомендації із застосування регістрів бухгалтерського обліку, затверджені наказом Міністерства фінансів України від 29.12.2000 р. № 356 (далі — Методрекомендації № 356);

2. Методичні рекомендації із застосування регістрів бухгалтерського обліку малими підприємствами, затверджені наказом Міністерства фінансів України від 25.06.2003 р. № 422 (далі — Методрекомендації № 422).

Методрекомендації № 356 призначені для підприємств і організацій (крім банків і бюджетних установ), їх філій, відділень, представництв незалежно від форм власності, організаційно-правових форм і видів діяльності (у тому числі і для малих підприємств).

Методрекомендації № 422 призначені для юридичних осіб будь- якої організаційно-правової форми і форми власності (крім банків і бюджетних установ) з ознаками малих підприємств.

При виборі форми бухгалтерського обліку потрібно врахувати, що регістри бухгалтерського обліку, передбачені Методичними рекомендаціями № 422, побудовані на застосуванні спрощеного Плану рахунків бухгалтерського обліку, а регістри бухгалтерського обліку, передбачені Методичними рекомендаціями № 356, — на застосуванні загального Плану рахунків бухгалтерського обліку.

Малі підприємства можуть використовувати такі форми ведення бухгалтерського обліку:

Журнально-ордерна форма обліку. Журнально-ордерна форма бухгалтерського обліку регламентована Методичними рекомендаціями № 356. Положення цих рекомендацій направлені на узагальнення в регістрах бухгалтерського обліку (крім регістрів забалан- сового обліку) методом подвійного запису інформації про наявність і рух активів, капіталу, зобов'язань і фактах фінансово- господарської діяльності підприємств і організацій і інших юридичних осіб (крім банків і бюджетних установ), їх філій, відділень, представництв незалежно від форми власності, організаційно- правової форми і виду діяльності (далі — підприємства), на накопичення аналітичних даних про склад і рух активів, капіталу і зобов'язань, доходів, витрат, фінансових результатів.

Методичними рекомендаціями № 356 передбачено складання наступних облікових регістрів (якщо відбулися відповідні операції):

За необхідністю складаються таблиці аналітичних даних.

Облікові регістри призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації про господарські операції, що міститься в прийнятих до обліку первинних документах. Вони складаються щомісячно і підписуються виконавцями і головним бухгалтером або особою, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства. Регістри бухгалтерського обліку (журнали, відомості, таблиці аналітичних даних, аркуші-розшифровки) за всіма господарськими операціями заповнюються в гривнах і копійках, а регістри, які, крім того, ведуться окремо за операціями в іноземних валютах, — у відповідних вимірниках іноземної валюти.

Журнали є основними регістрами синтетичного, а при невеликому обсязі облікової інформації — і регістрами аналітичного обліку. Сума підсумків журналу за горизонтальним підрахунком (сума рядків) дорівнює сумі підсумків цього журналу за вертикальним підрахунком (сума граф).

Відомості і аркуші-розшифровки призначені для аналітичного обліку об'єктів, попереднього накопичення, групування і узагальнення облікової інформації, що міститься в прийнятих до обліку первинних документах.

Бухгалтерські довідки використовуються для виправлення помилок минулих звітних періодів.

Головна книга використовується для узагальнення облікових записів в журналах, взаємоперевірки облікових записів по рахунках бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності.

Методичні рекомендації № 356 передбачають застосування наступних регістрів бухгалтерського обліку (таблиця)

РЕГІСТРИ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ, ЗАТВЕРДЖЕНІ НАКАЗОМ МІНІСТЕРСТВА ФІНАНСІВ УКРАЇНИ № 356

Номер	Найменування і призначення регістра
журналу	відомості

		Облік грошових коштів і грошових документів
Журнал 1 за кредитом рахунків ЗО, 31, 33
1.1	Відомість за дебетом рахунку ЗО
1.2	Відомість за дебетом рахунку 31
1.3	Відомість за дебетом рахунку 33
		Облік довгострокових і короткострокових позик
Журнал 2 за кредитом рахунків 50, 60
		Облік розрахунків, довгострокових і поточних зобов'язань
Розділ І. Облік розрахунків за товари, роботи, послуги, інших розрахунків і резерву сумнівних боргів (по кредиту рахунків 16, 34, 36, 37, 38, 51, 62, 63, 68)
Розділ II. Облік розрахунків з бюджетом, облік довгострокових і поточних зобов'язань (за кредитом рахунків 17, 52, 53, 54, 55, 61, 64, 67, 69)
3.1	Відомість аналітичного обліку розрахунків з покупцями і замовниками
	3.2	Відомість аналітичного обліку розрахунків з різними дебіторами
3.3	Відомість аналітичного обліку розрахунків з постачальниками і підрядчиками
3.4	Відомість аналітичного обліку виданих і отриманих векселів
3.5	Відомість аналітичного обліку розрахунків за іншими операціями
3.6	Відомість аналітичного обліку розрахунків з бюджетом
		Облік необоротних активів і фінансових інвестицій
Розділ І. Облік основних засобів, інших необоротних матеріальних активів, нематеріальних активів і зносу необоротних активів (за кредитом рахунків 10, 11, 12, 13, 19)
Розділ II. Облік капітальних і фінансових інвестицій і інших необоротних активів (за кредитом рахунків 14, 15, 18, 35)
4.1	Відомість аналітичного обліку капітальних інвестицій
4.2	Відомість аналітичного обліку фінансових інвестицій
4.3	Відомість аналітичного обліку нематеріальних активів
5,5A		Облік витрат
Розділ І Журналу 5 і Журналу 5А за кредитом рахунків 90, 92, 93, 94, 95, 96, 97, 98, 99 і розділ II Журналу 5 і Журналу 5А за кредитом рахунків з журналів 1, 2, 3, 4, 6
Розділ III Журналу 5 за кредитом рахунків 20, 22, 23, 24, 25, 26, 28, 39, 65, 66, 91
Розділ III А Журналу 5А за кредитом рахунків 20, 22, 23, 24, 25, 26, 28, 39, 65, 66, 80, 81, 82, 83, 84
Розділ III Б Журналу 5А за кредитом рахунків 20, 22, 39, 65, 66
Розділ IV Журналу 5 і Журналу 5А. Аналітичні дані до рахунку 28 «Товарів»
5.1	Відомість аналітичного обліку запасів
		Облік доходів і результатів діяльності
Журнал 6 за кредитом рахунків 70, 71, 72, 73, 74, 75, 76, 79
Розділ II Аналітичні дані про доходи
		Облік власного капіталу і забезпечення зобов'язань
Журнал 7 за кредитом рахунків 40, 41, 42, 43, 44, 45, 46, 47, 48, 49
7.1	Відомість аналітичних даних рахунку 42
7.2	Відомість аналітичних даних рахунку 44
7.3	Відомість аналітичних даних рахунку 47
		Відомість забалансового обліку
	Головна книга
Реєстр заробітної плати, що депонується
Бухгалтерська довідка
Аркуш-розшифровка

Ведення облікових регістрів і контирування документів первинного обліку здійснюються із застосуванням, щонайменше, коду класу рахунків і коду синтетичного рахунку.

Записи в журналах здійснюються за кредитом одного або декількох синтетичних рахунків в дебет інших рахунків синтетичного обліку, а в деяких журналах — і в дебет субрахунків бухгалтерського обліку і інших складових аналітичного обліку (наприклад, статті, елементи).

Формування аналітичних даних здійснюється групуванням однакових за економічним змістом даних первинних документів у відомостях, з яких підсумки переносяться у відповідні журнали. У разі потреби підприємством може розширюватися, змінюватися деталізація (розріз) аналітичної інформації в регістрах бухгалтерського обліку.

Коли необхідну аналітичну деталізацію показників за об'єктами обліку на окремих рахунках (запасів, витрат, доходів і т. п.) безпосередньо в журналах забезпечити неможливо, то заздалегідь дані первинних документів в потрібному аналітичному розрізі групуються (накопичуються) в допоміжних відомостях (аркушах- розшифровках), з яких підсумки записуються в журнали.

Аналітичні дані в облікових регістрах повинні узгоджуватися з даними синтетичного обліку на останнє число місяця.

Господарські операції відображаються в облікових регістрах під час надходження первинних документів або підсумками за місяць, залежно від характеру і змісту операції. Інформація в облікові регістри переноситься після перевірки первинних документів за формою і змістом. Підсумкові записи в журналах звіряються з даними первинних документів, які були підставою для записів, і з відомостями.

На документах, дані яких включені в облікові регістри, указують номери відповідних облікових регістрів і порядкові номери записів в них (номер рядка). За документами, дані яких відображені в облікових регістрах загальним підсумком, номер регістра і номер запису указують на окремому листі, що додається до зброшурованих документів.

У облікових регістрах, показники яких переносять в Головну книгу або в інші облікові регістри, роблять відмітку про це у відповідному рядку регістра.

У Головну книгу заносяться підсумки оборотів за кредитом кожного рахунка окремо з журналів після підписання їх головним бухгалтером або особою, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку.

- сальдо на початок і кінець поточного місяця;

- обороти за поточний місяць за кредитом цього рахунку, що приводяться однією сумою;

- обороти за поточний місяць за дебетом цього рахунку, що приводяться сумою згідно кореспондуючих рахунків з журналів.

На відміну від журналів і відомостей, які відкриваються щомісячно, Головна книга ведеться протягом календарного року. На кожен синтетичний рахунок в Головній книзі відводять окрему сторінку.

Перевірка правильності записів в Головній книзі здійснюється підрахунком суми оборотів і сальдо по всіх рахунках. Крім того, з метою перевірки правильності складання облікових регістрів може застосовуватися Оборотна відомість за рахунками бухгалтерського обліку, яка складається з даних оборотів на рахунках бухгалтерського обліку Головної книги після занесення в неї оборотів зі всіх журналів. Суми дебетових і кредитових оборотів, а також сальдо за дебетом і кредитом (на початок і кінець періоду) мають бути відповідно рівні. Тобто ознакою правильності складання оборотної відомості є наявність трьох попарно рівних підсумків:

1. Сальдо на початок періоду за дебетом всіх рахунків = Сальдо на початок періоду за кредитом всіх рахунків.

2. Обороти за дебетом всіх рахунків = Обороти за кредитом всіх рахунків.

3. Сальдо на кінець періоду за дебетом всіх рахунків = Сальдо на кінець періоду по кредиту всіх рахунків.

Якщо підприємство до переходу на сплату єдиного податку застосовувало журнально-ордерну форму обліку і для нього доцільно продовжувати її вести, то суб'єкт малого підприємництва може не переходити на спрощені форми бухгалтерського обліку.

Проста і спрощена форми бухгалтерського обліку. Використання простої і спрощеної форм бухгалтерського обліку рекомендовано, як зазначалося вище, у Методичних рекомендаціях № 422.

Приведемо основні умови використання регістрів бухгалтерського обліку для малих підприємств за цими рекомендаціями:

1. суб'єкт підприємницької діяльності повинен належати до суб'єктів малого підприємництва відповідно до чинного законодавства або бути юридичною особою (крім бюджетних установ), яка не займається підприємницькою (комерційною) діяльністю;

2. такий суб'єкт може застосовувати як спрощений, так і загальний План рахунків бухгалтерського обліку;

3. такий суб'єкт повинен складати фінансову звітність відповідно до П(С)БО 25 «Фінансовий звіт суб'єкта малого підприємництва», затвердженого наказом Міністерством фінансів України № 39 від 25.02.2000 р.

Методичні рекомендації № 422 направлені на систематизацію в регістрах бухгалтерського обліку методом подвійного запису інформації про наявність і рух активів, капіталу, зобов'язань і фактах фінансово-господарської діяльності (господарські операції) вищезгаданих малих підприємств для накопичення даних і складання фінансової звітності.

Дані регістри складаються щомісячно і підписуються головним бухгалтером або особою, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку, залежно від форми організації ведення бухгалтерського обліку, передбаченої п. 4 ст. 8 розділу III Закону про бух облік (№ 996).

Формування даних для записів у регістрах бухгалтерського обліку здійснюється групуванням однакової за економічним змістом інформації первинних документів в допоміжних відомостях, арку- шах-розшифровках і інших зведених документах. При цьому розріз (деталізація) інформації в регістрах бухгалтерського обліку може розширюватися.

Первинні документи поточного місяця комплектуються до кожного регістра бухгалтерського обліку в хронологічному і систематичному (по відношенню до регістра) порядку, нумеруються і зшиваються з вказівкою приналежності до регістра і періоду.

Господарські операції відображаються в регістрах бухгалтерського обліку в гривнах і копійках, а регістри, в яких систематизовані операції в іноземних валютах, — ще й у відповідних вимірниках іноземної валюти.

Ведення регістрів бухгалтерського обліку і контирування документів первинного обліку здійснюються із застосуванням коду синтетичного рахунку. Після контирування первинних документів їх дані включаються в регістри бухгалтерського обліку з вказівкою на первинному документі номера відповідного облікового регістра і порядкового номера запису в ньому (номер рядка). За документами, дані яких відображені в регістрах бухгалтерського обліку загальним підсумком, номер регістра і номер запису указують на окремому аркуші, що складається в потрібному аналітичному розрізі (деталізації) з подальшим перенесенням підсумкових оборотів у вказаний регістр. Цей аркуш додається до зброшурованих документів.

Всі господарські операції повинні відображатися в регістрах бухгалтерського обліку за той звітний період, в якому такі операції відбулися.

Інформація про господарські операції з регістрів бухгалтерського обліку використовується для здійснення інвентаризаційної і аналітичної роботи, складання фінансової звітності.

Слід зазначити, що систематизація даних про операції з об'єктами забалансового обліку ведеться у відомості 8 забалансо- вого обліку.

Проста форма бухгалтерського обліку застосовується малими підприємствами з незначним документообігом (кількістю господарських операцій за місяць не більше 100), що здійснюють діяльність із виконання нематеріаломістких робіт і послуг. Проста форма бухгалтерського обліку передбачає використання Журналу обліку господарських операцій (далі — Журнал). За необхідністю записи господарських операцій продовжуються у вкладних листах до цього Журналу. Для аналітичного обліку розрахунків із оплати праці, з дебіторами і кредиторами малі підприємства використовують Відомість 3-м, підсумкові дані якої (без повторення записів, здійснюваних в Журналі безпосередньо з первинних документів) заносяться в Журнал обліку господарських операцій з позначенням в графі 3 «Відомості 3-м».

У Журналі записи здійснюються на підставі первинних і зведених облікових документів, відомостей про нарахування заробітної плати, амортизацію і т. п. з віддзеркаленням суми операції на рахунках бухгалтерського обліку.

Первинні документи (розрахунки), що послужили підставою для записів в Журналі, додаються і нумеруються в порядку записів з відміткою «Документи до Журналу обліку господарських операції за місяць 20 року».

За необхідністю записи господарських операцій продовжуються на вкладних листах до Журналу за формою додатку 2 до Методичних рекомендацій № 422.

Дані рядка «Сальдо на кінець місяця» з Журналу за попередній місяць переносяться в рядок «Сальдо на початок місяця» Журналу за звітний місяць за кожним рахунком бухгалтерського обліку. Таким чином, відкриття Журналу на поточний місяць супроводжується записом в графі 3 «Сальдо на початок місяця» і вказівкою в графі 4 валюти (підсумку) балансу, а у відповідних (з 5 по 46) графах — сальдо по кожному рахунку бухгалтерського обліку.

У графі 3 «Зміст операції» в хронологічному порядку позиційним способом відображаються господарські операції звітного місяця з вказівкою суми операції в графі 4 і одночасно в графах «Дебет» і «Кредит» двох кореспондуючих рахунків бухгалтерського обліку відповідних видів активів, власного капіталу, зобов'язань, доходів і витрат.

Підсумкові дані в Журналі визначають підрахунком суми оборотів за дебетом і за кредитом всіх рахунків бухгалтерського обліку і виведенням сальдо на кінець місяця (графи 5 — 46). Суми дебетових і кредитових оборотів за місяць мають бути однаковими і дорівнювати сумі графи 4 «Сума» в рядку «Всього оборотів за місяць».

Спрощена форма бухгалтерського обліку застосовується малими підприємствами, якщо не виконуються умови для застосування простої форми бухгалтерського обліку (кількістю господарських операцій за місяць не більше 300) або за власним вибором суб'єкта господарювання. Вона передбачає узагальнення інформації про господарські операції в таких регістрах бухгалтерського обліку (табл. 1.8).

Сума будь-якої операції відображається у відомості обліку за рахунком, що кредитується, в графі рахунку, що дебетується, і одночасно (за сумою операції або загальним підсумком оборотів за місяць) у відомості обліку за рахунком, що дебетується, з вказівкою кореспондуючого рахунку.

Залишки коштів у відомості мають бути зіставлені з відповідними даними первинних і зведених документів, на підставі яких були зроблені відповідні записи. До таких документів можна віднести звіт касира, банківські виписки і т. ін.

В обов'язковому порядку у відомостях указується місяць, за який вони складаються.

Підсумкові записи з відомостей переносяться в оборотно- сальдову відомість (додаток 8 до Методрекомендацій № 422), яка використовується для узагальнення даних регістрів бухгалтерського обліку за кожним рахунком бухгалтерського обліку.

Оборотно-сальдова відомість складається щомісячно і використовується для записів даних за дебетом і кредитом кожного рахунку окремо. У ній відображаються і перевіряються обороти за рахунками, а також правильність складання регістрів бухгалтерського обліку.

Оборотно-сальдова відомість заповнюється перенесенням кредитових оборотів з регістрів бухгалтерського обліку. При цьому дебетові обороти оборотно-сальдової відомості за кожним рахунком бухгалтерського обліку повинні дорівнювати дебетовому обороту за відповідним рахунком бухгалтерського обліку у відповідному регістрі (відомості) бухгалтерського обліку.

Загальна сума дебетових оборотів (сума даних рядків графи 29) оборотно-сальдової відомості повинна дорівнювати загальній сумі кредитових оборотів (сума даних за графами 4 — 28 рядків «Всього оборотів за кредитом рахунків») даної відомості.

РЕГІСТРИ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ, ЗАТВЕРДЖЕНІ НАКАЗОМ МІНІСТЕРСТВА ФІНАНСІВ УКРАЇНИ № 422

Регістр бухгалтерського обліку	Розділ регістра	Синтетичні рахунки
Загального плану рахунків[1]	Спрощеного плану рахунків
Відомість 1-м (додаток 3)	Розділ I. Облік готівки і грошових документів
Розділ II (оборотна сторона). Облік грошових коштів та їх еквівалентів	31, 33, 35
Відомість 2-м (додаток 4)	Облік запасів	20, 21, 22, 26, 27, 28	20, 26
Відомість 3-м (додаток 5)	Розділ I. Облік розрахунків з дебіторами і кредиторами по податках і платежах, довгострокових зобов'язань і доходів майбутніх періодів	34, 36, 37, 3850-53, 5560-63, 67, 68, 64, 65, 69	37, 55, 64, 68, 69
Розділ II (оборотна сторона). Облік розрахунків з оплати праці
Відомість 4-м (додаток 6)	Розділ I. Облік необоротних активів і амортизації (зносу)	10, 11, 12, 13, 16	10, 13
Розділ II (оборотна сторона). Облік капітальних і фінансових інвестицій і інших необоротних активів	14, 15, 18, 35	14, 15, 18, 35
Відомість 5-м (додаток 7)	Розділ I. Облік витрат	80-85	84, 85
Розділ II. Облік витрат на виробництво	23, 24
Розділ III. Облік доходів і фінансових результатів	44, 70-75, 79	44, 70, 79
Розділ IV. Облік власного капіталу, витрат майбутніх періодів, забезпечень майбутніх витрат і платежів	39, 40-43, 45-48	39, 40, 47
Оборотно- сальдова відомість (додаток 8)	Немає	Всі рахунки

Тобто ознакою правильності складання оборотно-сальдової відомості є наявність трьох попарно рівних підсумків:

1. Сальдо на початок періоду за дебетом всіх рахунків = Сальдо на початок періоду за кредитом всіх рахунків.

2.Обороти за дебетом всіх рахунків = Обороти за кредитом всіх рахунків.

3.Сальдо на кінець періоду за дебетом всіх рахунків = Сальдо на кінець періоду за кредитом всіх рахунків.

Інформація про господарські операції підприємства за звітний період (місяць, квартал, рік) з облікових регістрів використовується для складання фінансової звітності.

Тема 9: Методичні рекомендації по застосуваню регістрів бухгалтерського облікуммалими підприємствами (спрощена форма обліку)