Этикетные речевые модели в тексте документа

Терминологизация письменной речи. Характерное для деловой речи требование однозначности реализуется в употреблении специальной терминологии или специальных лексических средств. Подобная языковая ориентация позволяет добиться недопущения двусмысленности высказываний. Для официально-делового стиля характерна значительная повторяемость одних и тех же терминов в силу невозможности оперирования их синонимами.

Как для русскоязычной, так и для англоязычной школ делового письма общей чертой является использование терминов и профессионализмов в соответствии с тематикой и содержанием служебных документов. В первую очередь – это юридическая, дипломатическая и бухгалтерская терминология (компетенция – pertaining, безналичный перевод – non-cash transfers, отчисления – payments, договор – agreement и т.п.). В административно-канцелярской речи употребляются нетерминологические слова (настоящий (в значении этот, данный) – this, нижеподписавшиеся – undersigned, нижеследующее – following и т.п.). Широко используются имена существительные, обозначающие роль людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением (глава – head, работодатель – employer, работник – employee и т.п.); существительные, обозначающие должности и звания (профессор – Prof./Professor, врач – Dr./Doctor, юрист/адвокат – Attorney at law и т.п.); отглагольные существительные (расторжение – cancellation, поручение – transfer, поощрение – incentive и т.д.); устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля (действующее законодательство – existing law, непосредственно ведущий – result in an immediate, форма двойной оплаты – the form of double-pay, в письменной форме – in writing, законодательно установленная процедура – legal procedure и т.п.). В традиции отечественной и зарубежной деловой переписки активно употребляются усложненные словосочетания (принять участие в выяснении – to take part in the investigation, производить отчисления – make payments, произвести контроль – make the control и т.п.) в отличие от параллельных им глагольных форм (выяснить – to investigate, оплатить – to pay, проконтролировать – to control и т.п.).

Этикетные речевые модели. В составлении и оформлении деловой документации важное место занимает речевой этикет, некоторые элементы которого требуют особого внимания. Так в нашей стране официальное обращение «товарищ», употреблявшееся до 90-х годов, сейчас считается недопустимым и используется только в военном делопроизводстве. В современных бизнес-коммуникациях наиболее распространены формы: Уважаемый …, или Уважаемый …!. Слово «Уважаемый» употребляется как нейтральная форма вежливости, обычно в сочетании либо с именем-отчеством адресата, либо со словами «господин» (плюс фамилия адресата), «товарищ» (плюс фамилия адресата), «коллега» (плюс фамилия адресата). Может употребляться также с наименованием должности, звания или социального положения.

Обращение « господин – господа», имевшее до 1917 года статус официального, в настоящее время широко используется в различных сферах жизни нашего общества. Но тем не менее, выполняя функцию вежливого обращения, лексическое значение этого слова включает представление о социальном статусе адресата. Так обращаются в письмах к деловым партнерам, предпринимателям, банкирам, должностным лицам, деятелям искусства, политикам. При этом совершенно невозможно использование этого обращения по отношению к социально незащищенным группам населения: «господа инвалиды», «господа беженцы», «господа безработные». На данный момент в русском языке складывается неопределенная ситуация, когда отсутствует общенациональное универсальное обращение, которым до 1917 г. было парное обращение « сударь – сударыня» (милостивый государь – милостивая государыня). В англоязычных странах эту функцию выполняют универсальные слова Mr. (мистер – для мужчины), Mrs. (миссис – для женщины), Miss (мис – для незамужней женщины).

При обращении к конкретному физическому лицу используют различные формы: с индексом и без индекса, пофамильное и по имени-отчеству. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами «Дорогой + имя» или «Уважаемый + фамилия», например: «Уважаемый господин Васильев!», «Уважаемый г-н Иванов!», «Уважаемый Алексей Степанович,..», «Дорогая Ирина Петровна!».

Выбирая формулу обращения, нужно помнить, что пофамильное обращение подразумевает дистанцию и придает письму более официальный характер, а обращение по имени и отчеству подчеркивает налаженность деловых отношений. Запятая после обращения придает письму будничный характер; восклицательный знак указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому в письме вопросу придается особое значение.

В случае, когда после обращения стоит запятая, текст письма начинается со строчной буквы, после восклицательного знака первое предложение необходимо начать с прописной. Отсутствие пофамильного и поименного обращения допустимо только при наличии коллективного адресата и в трафаретных письмах, а также при адресовании письма юридическому лицу. В последнем случае в формуле обращения можно использовать наименование должности, например: «Уважаемый господин директор!», «Уважаемый господин посол!». К судьям обращаются «Ваша честь!».

Если у адресата есть звание или титул, можно вместо обращения «Господин» указать его. Во всех западноевропейских странах и США опускать титулы, как в устной, так и в письменной речи считается невежливым. Однако писать и говорить «Господин + титул + фамилия» принято только в Германии. Слова «Господин» и «Госпожа» не принято употреблять без фамилии, кроме того, их часто сокращают до «Г-н» или

«Г-жа», тогда как звания и титулы предпочтительно писать полностью.

При обращении к адресату необходимо учитывать сферу его деятельности и служебное положение. Нейтральное слово «Уважаемый» тоже не универсально, оно не включается в формулу поименного обращения к особо важной персоне. Такими персонами считаются не только высокие должностные лица (члены правительства, парламента, губернаторы, мэры), но и заслуженные деятели науки, искусства, известные общественные деятели. В письмах к таким людям используются обращения: «Глубокоуважаемый...»,«Многоуважаемый...», например «Глубокоуважаемый Николай Васильевич!».

В ряде писем, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений, в качестве обращения используется слово «Гражданин».

При обращении к коллективному адресату наиболее часто используются выражения: «Уважаемые господа!», «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые коллеги!» (при обращении к лицам одной профессии), «Многоуважаемые ветераны!»

Примеры соответствия этикетных форм приветствия

Адресат	Форма обращение
Несколько адресатов (женщина и мужчина)	Dear Mrs./Miss/Ms. (surname[1]) and Mr. (surname)
Двое и более мужчин	Dear Mr. (surname) and Mr. (surname) or Dear Messers (surname) and (surname) or Dear Mrs. (surname) and (surname)
Двое и более женщин	Dear Mrs./Miss/Ms. (surname) and Mrs./Miss/Ms (surname) or Dear Madames/Miles (surname) and (surname) or Dear Mmes/Miles (surname) and (surname)
Пол неизвестен	Dear (name[2]) (surname)
Вся организация	Dear Sirs/Gentlemen (в США) or Dear Mesdames
Мужчина, имя которого неизвестно	Dear Sir
Женщина, имя которой неизвестно	Dear Madam/Mistress/Miss
Мужчина	Dear Mr. (surname)
Женщина	Dear Mrs./Ms./Miss (surname)
Женщина, семейное положение которой неизвестно	Dear Ms. (surname)
Хороший знакомый/коллега	Dear (name)
Друг/приятель	Dearest (name)
Мальчик до 16 лет	Master (surname) or (name) (surname)
Девочка	Miss (surname) or (name) (surname)
Супружеская пара	Dear Mr. and Mrs. (surname)

Также как и в российской, в зарубежной традиции ведения официального делопроизводства в обращении принято указывать название административной должности, титулы, научные степени и звания. В англоязычных письмах используется формула «Dear + титул/должность/научная степень + фамилия». Например, обращение к губернатору штата будет написано «Dear Governor Thompson» и переведено «Уважаемый губернатор Томпсон».

Характерной особенностью синтаксиса официального документа является логическое построение предложения. Порядок слов отражает логическую последовательность элементов содержания и соответствует традиционным для русского языка нормам словорасположения.

Несмотря на то, что в русском языке относительно свободный порядок слов в предложении, то есть члены предложения не имеют фиксированного места, как в английском языке, где имеет место твердый порядок слов, существует определенные правила расположения слов. В русской письменной речи информационная роль слова или словосочетания возрастает к концу предложения. Согласно этому принципу сначала в предложение вводится вспомогательная информация, а затем – основная, причем основная информация располагается после сказуемого, а вспомогательная – в начале предложения до сказуемого. В зависимости от того, где располагается то или иное словосочетание, меняется смысл предложения. Продуманное расположение слов позволяет автору привлечь внимание адресата к той или иной мысли или оттенить важные моменты высказывания. Неправильный порядок слов затрудняет восприятие фразы и даже создает возможность её двоякого понимания.

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в русской и английской письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например, приказ – издается, контроль – возлагается на какое-либо лицо или осуществляется, должностные оклады – устанавливаются, выговор – объявляется и т.д.

При выборе устойчивого языкового оборота следует учитывать особенности фразеологии, сложившейся в той или иной национальной традиции ведения деловой переписки. При употреблении сравнительной степени предпочтительнее сложная форма: менее важный, более сложный. При выражении превосходной степени наиболее употребительна форма с приставкой «наи» (наибольший эффект, наименьший результат) или сочетание положительной степени с наречием «наиболее» (наиболее важный).

Стиль делового письма так же важен, как и правильное его оформление, безупречность с точки зрения грамматики и орфографии. Наиболее типичная ошибка для англоязычного письма – это придание деловому письму чрезмерной официальности. Например: As per your request, please find enclosed herewith a check in the amount of $17 (Согласно Вашей просьбе к настоящему письму прилагается чек на сумму $17).

Такие выражения, как «herewith» (здесь – настоящее письмо) и «as per» (здесь – согласно), ничего не добавляя к содержанию высказывания, делают его сухим и трудно воспринимаемым. Несмотря на то, что в большей или меньшей степени письмо – это всегда официально, оно должно быть написано естественным языком. Вышеупомянутая фраза, с учетом этого требования, примет следующий вид: As your request, I am enclosing a check for $17 (По Вашей просьбе прилагаю чек на $17).

Второй вариант одной и той же фразы не только звучит более дружественно, но в то же самое время он и точнее.

Другой не менее существенный принцип, который четко прослеживается в большинстве зарубежных писем, заключается в том, что независимо от его содержания оно всячески показывает уважение автора к получателю. Поэтому в деловой переписке часто встречаются простые и важные фразы, как «please» (пожалуйста), «thank you» (благодарю). Разница заметна в следующем примере: «We have received your order» («Мы получили Ваш заказ») и «Thank you for your recent order» («Спасибо за Ваш заказ»). Фраза типа: «Checking our records, we have verified the error in your November bill» («При проверке наших документов была обнаружена ошибка в высланном Вам счете за ноябрь») безлична, поэтому и нетипична для зарубежного делового письма. Ее вариант «Please, accept our sincere apologies for the error in your November bill» («Просим извинить нас за ошибку, допущенную в высланном Вам счете за ноябрь») более уместен, так как подчеркивает искреннее сожаление автора о допущенной ошибке и этим располагает получателя.

Частое употребление в англоязычной деловой переписке таких фраз, как «We are sorry» («Мы сожалеем»), «I appreciate» («Я ценю»), способствует быстрому установлению продуктивных взаимоотношений с партнерами. Чтобы быть более тактичными, если послание неприятно для получателя, авторы зарубежных деловых писем не используют «обвинительные» выражения типа «your error» («ваша ошибка»), «your failure» («ваш недостаток»). Следующий пример иллюстрирует это: «Because you have refused to pay your long overdue bill, your credit rating is in jeopardy» («Вследствие Вашего отказа оплатить просроченный счет Ваша кредитоспособность может серьезно пострадать»), еще более дипломатично: «Because the $630 balance on your account is now over ninety days past due, your credit rating is in jeopardy» («Так как задолженность по Вашему счету в $630 не погашается уже свыше 90 дней, Ваша кредитоспособность может серьезно пострадать»). Во втором варианте предупреждения содержится та же самая информация, что и в первом, но оно воспринимается более позитивно благодаря тому, что в нем нет непосредственного обращения к получателю.

Тактичность и вежливость усиливает возникновение впечатления, что автор разделяет реакцию читателя на определенные факты, излагаемые в письме. Например, фраза: «Please accept our apologies for the delay» («Примите наши извинения за задержку») довольно вежлива, но «We hope you have not been seriously inconvenienced by the delay» («Надеемся, эта задержка не принесла Вам беспокойств») покажет, что сложившаяся ситуация неприятна автору также, как и получателю.

Употребление в английских письмах местоимений I (я) возможно только в случае, когда речь идет только об авторе письма; We (мы) – если автор представляет интересы всей компании. Но использование выражения «our company» («наша организация») придает письму излишнюю официальность. Западные специалисты в области составления деловых писем проводят аналогию с личным именем человека: он крайне редко произносит своё имя, исключая те случаи, когда подписывается.

Английские авторы официальной корреспонденции осторожно употребляют и имя получателя, чтобы избежать эффекта «личного письма», с одной стороны, а с другой – не придать посланию снисходительный оттенок.

Иногда в отечественных и зарубежных деловых документах присутствуют лишние слова, т.е. тавтология. Например: «I have received your invitation inviting me to participate in your annual Career Conference» («Получил Ваше приглашение, приглашающее меня принять участие в Вашей ежегодной конференции по вопросам карьеры»). В данном примере лишнее слово «inviting», поскольку итак понятно, что все приглашения приглашают. В случаях, если одно слово вполне заменяет несколько, лучшее использовать именно его, и вместо: «Mr. Brake fulfilled the job in an efficiently» («Г-н Брейк успешным образом выполнил эту работу») лучше написать: «Mr. Brake fulfilled the job efficiently» («Г-н Брейк успешно выполнил эту работу»).

Однако, авторы, направляющие послания за рубеж, в попытках сократить текст своего письма, исключить несущественные детали и повторы, часто невнимательно относятся к артиклям и предлогам, пропускают их. Эти необходимые слова делают английскую речь более живой, вносят конкретику в описываемые вопросы. Например, пропуск во фразе: «Please send order special delivery» артикля «the» и предлога «by», делает письмо более резким и обезличенным, нежели уместное использование этих частей речи: «Please send the order by special delivery» («Прошу выслать этот заказ специальной доставкой»).

На язык и стиль деловой документации распространяются законы составления служебных текстовых документов с точки зрения официально-делового стиля речи, который имеет свои специфические черты. Одной из них является использование языковых клише и речевых моделей, что характерно и для русской, и для англоязычной традиций делопроизводства.

Клише, используемых при составлении деловых писем

Английский вариант	Русский вариант
Dear Sir or Madam!	Уважаемый или уважаемая!
Dear All!	Уважаемые!
Dear Miss (Mrs., Ms.) Gateworth!	Уважаемая мис (мистер, миссис) Гейтвос!
Dear Mr. Drew!	Уважаемые мистер Дрю!
Dear Christine!	Дорогая Кристин!
Hi Sylvia!	Здравствуй Сильвия!
We have received your letter of (date)	Мы получили Ваше письмо от (дата)
I hope you are doing well	Надеюсь, что у Вас все в порядке
I hope this letter finds you well	Надеюсь, что это письмо заставит Вас в добром здравии
Please, accept my apologies for such a delay with the answer	Пожалуйста, примите мои извинения за длительную задержку с ответом
We are writing in connection on with …	Мы пишем в связи с …
May I take this opportunity of thanking you for	Пользуясь случаем, благодарю Вас за …
Thank you very much for you prompt reply (for your letter or for you answer)	Большое Вам спасибо за скорый ответ (за присланное письмо или за Ваш ответ)
First of all let me introduce myself	Прежде всего позвольте представится
Your address was given to me by …	Ваш адрес предоставил мне
Following up on our previous correspondence (our phone conversation or our meeting) …	В продолжение нашей переписки (наших телефонных переговоров или нашей встречи)
We would advise …	Мы хотим сообщить …
Please, excuse my repeated request	Примите, пожалуйста, извинения за мой повторный вопрос
Following up on our phone conversation I would like to be sure that …	В продолжение наших телефонных переговоров я хотел бы подтвердить, что …
Could you please tell me …	Сообщите, пожалуйста, …
We are extremely sorry for …	Мы очень огорчены из-за того, что …
I hope that this information will help you	Надеюсь, эта информация Вам поможет
Looking forward for your reply	С нетерпением буду ждать Вашего ответа
Looking forward to hearing from you soon	С нетерпением буду ждать Вашего скорого ответа
Please, write me back as soon as possible	Пожалуйста, ответьте мне как можно скорее
I will highly appreciate your prompt reply	Я буду крайне признателен за скорый ответ
We will (would) highly appreciate if you send (sent) us the required materials	Мы будем крайне признательны, если Вы вышлите нам необходимые материалы
We will be looking forward to receive the required materials	Мы будет с нетерпением ждать получения необходимых материалов
Please, do not hesitate to contract me if you have any questions	Пожалуйста, не задумываясь, обращайтесь ко мне, если у Вас возникнут любые вопросы
Please, advise when we will be able to see you in Moscow	Сообщите, пожалуйста, когда Вы планируете приехать в Москву
Please, be informed that Miss Brown is going to attend the upcoming meeting	Сообщаем Вам, что мис Браун будет принимать участие в грядущей встрече
Please, call me back as soon as possible	Пожалуйста, перезвоните мне, как только это будет возможно
With kind regards …	С наилучшими пожеланиями …
With warm regards …	С теплыми пожеланиями …
With best regards …	С наилучшими пожеланиями …
Yours sincerely …	С уважением, Ваш …
Truly yours …	С уважением, ….
Regards	С уважением, ….
Best	Удачи
Cheers	Всего хорошего

В английском языке не существует принципиальной разницы между словами «уважаемый» и «дорогой», и для обращения используется универсальное «Dear». Характерно, что выражение типа «Dear Christine» будет переведено как «Дорогая Кристин», а не «Уважаемая Кристин». Только в случае употребления формулы «Dear + личное имя адресата», обращение будет переведено как «дорогой». Если же используется «Dear + фамилия адресата» или «Dear + Mr./Ms./Miss», то перевод будет звучать как «Уважаемый (-ая) …».

Особое внимание стоит обратить на использование акронимов (общепринятых сокращений) в текстах англоязычных писем.

Сокращение	Расшифровка	Перевод
AFAIK	As far as I know	Насколько мне известно
FYI	For you information	Для Вашего сведения
NRN	No response necessary	Ответа не нужно
TIA	Thanks in advance	Заранее благодарю,
BTW	By the way	Между прочим/Кстати
FAQ	Frequently asked question	Часто задаваемые вопросы
RFC	Request for comments	Прошу прокомментировать
IMHO	In my humble opinion	По моему скромному мнению

Подобные сокращения встречаются преимущественно в электронной переписке или в переписке с хорошо знакомыми людьми, постоянными партнерами. Акронимы придают сообщению лаконичность, но их не должно быть много в письме, чтобы оно не приобрело подобный вид: «BTW, Вы восприняли этот FAQ как RFC, но IMHO это обычный FYI», не стало нелепым и трудно читаемым. Предпочтительными в англоязычных письмах считаются сокращения вспомогательных глаголов, например: «we will» и «cannot» до «we’ll» и «can’t» соответственно. Официальное послание может заканчиваться сокращением RSVP, что значит «пожалуйста, ответьте».

Зачастую русскоязычные деловые письма заканчиваются фразой «С уважением», но возможны и варианты: «Наилучшие пожелания», «Всего хорошего» или «Удачи». В англоязычной переписке заключительные фразы более разнообразны. Однако следует учитывать статус адресанта и общий характер письма, чтобы выбрать соответствующую формулировку.

Формулы вежливости, принятые в англоязычной деловой переписке

Формулировка	Перевод	Стиль
Yours faithfully,	С уважением	Строго официальный
Yours truly,
Yours very truly
Yours very sincerely,	С уважением, Ваш	Официальный
Yours sincerely,
Sincerely yours,
Sincerely	Ваш	Менее официальный
Very cordially yours,	Искренне Ваш	Неформальный
Yours cordially,
Cordially yours,
Very yours truly	Очень преданный Вам	Дружественный
With warm regards	С теплыми пожеланиями …
With best wishes	С наилучшими пожеланиями …

Нельзя не отметить, что в последнее время отечественные деловые письма приобретают более личностный, персонифицированный характер, отличаются наличием этикетных формул вежливости, а также этикетных фраз, позволяющих придавать тексту письма особую тональность. Постепенно стилистические особенности зарубежного делового письма пролникают в русскоязычную практуку письменного делового общения.