Порядок и формы доведения задач до подчиненных

Вопрос № 3. Порядок принятия решения и доведение его до личного состава, контроль исполнения решения, подведение итогов.

Если задача выполнена, то производится утверждение сроков и условий ее выполнения, и снятие ее с личного контроля.

Вопрос №2. Работа командира по руководству повседневной деятельностью подразделением.

Вопрос №1. Работа командира по управлению подразделением.

Когда впервые был предложен процессный подход, функции управления, которые в своё время рассматривались как независимые друг от друга, стали рассматриваться как взаимосвязанные. Управление рассматривается как серия взаимосвязанных функций, каждая из которых в свою очередь тоже представляет процесс, потому что также состоит из серии взаимосвязанных действий. Процесс управления является общей суммой всех функций.

К основным функциям относят четыре функции: планирование, организация, мотивация, контроль, которые соединены связующими процессами коммуникации и принятия решения. Руководство (лидерство) рассматривается как самостоятельная деятельность.

Управление повседневной деятельностью можно определить как процесс деятельности командиров (начальников) и органов управления по реализации функций организации и планирования повседневной деятельности, руководства, контроля, мотивации деятельности и оказания помощи подчинённым для достижения цели функционирования войск в мирное время - поддержания установленной степени боевой готовности (рис.1).

		Рис.1. Обобщенная модель процесса управления

Основные функции управления - планирование, организация, мотивация и контроль - имеют две общие характеристики: выполнение каждой требует принятия решения и для всех необходим обмен информацией (коммуникации), для того чтобы получить сведения для принятия правильного решения и довести принятое решение подчиненным. Вследствие того, что эти две характеристики связывают четыре управленческие функции, обеспечивая их взаимозависимость, коммуникации и принятие решений часто называют связующими процессами.

Одним из важнейших инструментов управления в руках руководителя является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая информацию, а также получая обратные сигналы, он руководит деятельностью своих подчиненных. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие информации теми, для кого она предназначена. В процессе коммуникации субъектами могут выступать отдельные личности, группы людей и даже целые организации.

Коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения и смысла этой информации. Эффективная коммуникация, в силу ряда причин, очень важна для успеха в управлении: во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных событий; во-вторых, межличностная коммуникация возможно является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.

Коммуникация и информация различные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это "что" передается.

Эффективно работающий руководитель это тот, кто эффективен в коммуникациях. Невозможно переоценить важность обмена информацией в управлении, т.к. каждый руководитель от 50 до 90 % всего рабочего времени тратит на коммуникации. Чем эффективнее коммуникации, тем эффективнее (успешнее) функционирует организация.

Надежные коммуникации, нужны не только для принятия обоснованных решений, но также для того, чтобы последние могли быть выполнены. Приказ или план не будет выполнен, если он не будет доведен и подчиненных. Организовать контроль без знания фактического хода выполнения задач также невозможно.

Для эффективного управления подразделением и принятия обоснованных решений командиру необходимо постоянно иметь полную и достоверную информацию о состоянии внутренних факторов (рабочей среды) организации, а также внешних факторов, существенно влияющих на функционирование и состояние боевой готовности подразделения.

Обмен информацией - двусторонний процесс: информация циркулирует в прямом и обратном направлении - от органов управления к объектам управления и обратно. Значение той или иной информации, того иди иного фактора меняется во времени и зависит от решаемых задач, периода, сезона, этапа повседневной деятельности и состояния самих факторов.

Циркуляция и обработка информации должна быть упорядочена, систематизирована и ориентирована на достижение основных целей организации и решение задач повседневной деятельности с помощью создания коммуникационной сети, под которой понимается соединение с помощью информационных потоков участвующих в коммуникационном процессе индивидов.

Рисунок 2 характеризует коммуникационную сеть командира подразделения и наглядно иллюстрирует принятую классификацию распределения потоков информации в процессе управления, которые разделяют на:

обмен информацией между организацией и внешней средой;

межуровневый (вертикальный) обмен информацией внутри организации;

функциональный (диагональный) обмен информацией внутри организации;

обмен информацией по горизонтали между равными по уровню субъектами управления.

При решении задач повседневной деятельности внутри подразделения и вне его может циркулировать следующая информация:

сведения о состоянии и технической исправности вооружения и военной техники;

перечень и ход выполнения основных занятий, работ и мероприятий;

состояние обеспеченности необходимыми материальными ресурсами;

расход подразделений и личного состава по основным видам длительности; • приказы и распоряжения, поступившие от высших звеньев управления;

информация о происшествиях и событиях в окружении воинской части (подразделения);

состояние и прогноз метео и климатических условий;

состояние воинской дисциплины и т. п.

межуровневый (вертикальный) обмен

функциональный (диагональный) обмен

горизонтальный обмен

Рис. 2. Распределение потоков информации в процессе управления

Всю информацию по своему назначению и оперативности использования можно разделить на: постоянную (базовую), оперативную и экстренную.

К постоянной (базовой) информации относятся сведения (информация), которые влияют на функционирование подразделения в течение длительного периода времени, меняются очень медленно, и изменения которых не требует немедленных действий органов и объектов управления.

К оперативной информации относятся те сведения, которые меняются периодически, планово или случайно. Её характер таков, что она должна учитываться в повседневной деятельности, но не требуют немедленных решений и являются, как правило, докладами, справками, обобщенными сведениями и т.п.

К экстренной информации относятся те сведения, которые описывают изменения, представляющие угрозу для нормального функционирования подразделения и требуют немедленных корректирующих решений органов управления.

Организация повседневной деятельности воинской части - это функция органов управления, заключающаяся в формировании, нормировании и регулировании процесса повседневной деятельности, распределении между подразделениями, органами управления и военнослужащими ответственности, прав и обязанностей при выполнении задач военной службы с отражением их в организационных документах.

В связи с тем, что повседневная деятельность воинской части достаточно четко отражена и регламентирована в нормативно-правовых и организационных документах части, то работа командира подразделения по организации повседневной деятельности фактически сводится к организаторской работе по выполнению конкретных задач или мероприятий. Рассмотрим эту работу подробнее.

Работа командира при выполнении конкретных задач повседневной деятельности, представляет собой упорядоченную управленческую деятельность, в которой, в свою очередь, выделяются этапы:

1. Изучение и уяснение задачи. Это означаетуяснить замысел старшего начальника, цель предстоящих действий, порядок и сроки выполнения поставленных задач, место и роль своего подразделения в предстоящих мероприятиях.

2. Оценка обстановки. Это означает оценить соответствие задачи виду повседневной деятельности (боевой подготовке, боевому дежурству, службе войск и т.д.), объем выполнения задачи, произвести оценку своих сил (наличия ресурсов, обученности подчиненных и их состояния), условия выполнения задачи (расчет времени, сроки выполнения задачи).

3. Определение (выработка) замысла. Замысел включает: способы и последовательность выполнения задач, порядок их обеспечения, предварительно рассчитанные силы и средства, а также направление сосредоточения личных усилий.

4. Утверждение замысла у старшего начальника.

5. Доведение замысла подчиненным предварительными распоряжениями. Доводится сверху вниз на две ступени ниже для организации планирования снизу вверх.

6. Предварительное планирование предстоящей деятельности с учетом предложений подчиненных. Выработка основ взаимодействия, обеспечения и управления.

7. Принятие решения и утверждение его у старшего начальника. Решение – это основанный на знании закономерностей и принципов военного искусства результат творческого мышления и воли командира, определяющий цели, силы и средства, способ действия подразделений и частей, согласованные по месту и времени.

8. Постановка задач подчиненным, доведение плана действий (работ) и распоряжений по видам обеспечения.

9. Организация выполнения задачи (подготовка своих подчиненных сил, средств и органов управления, распределения полномочий), а также организация взаимодействия, обеспечения и управления запланированных мероприятий по выполнению задачи.

10. Оказание помощи и контроль исполнения. Это означает проведение проверки: обеспечения, экипировки, знания задач, форм и способов их выполнения, форм и способов их обеспечения, практического взаимодействия и управления, а также мотивации подчиненных на своевременное выполнение поставленных задач с усердием и старанием, с заданным качеством.

11. Если задача не выполнена или задача выполнена не полностью, то определение (анализ) причины:

– неверно уяснена задача;

– задача поставлена неточно;

– неправильно оценена обстановка;

– не проведен (или проведен неточно) расчет времени;

– решение принято с просчетами или не принято;

– планирование осуществлено с недостатками;

– не определен порядок организации исполнения;

– не организовано взаимодействие, обеспечение, управление, контроль и оказание помощи.

12. Постановка задачи на устранение причин недостатков и определение срока исполнения.

13. Подведение итогов качества выполненных мероприятий или его этапов с докладом о выполнении старшему начальнику.

В своей работе по выполнению задач повседневной деятельности командиру подразделения следует применять следующие методы:

сбора информации:

- заслушивание докладов должностных лиц;

- проверка и личное наблюдение;

- прием жалоб и заявлений по личным вопросам;

- индивидуальная работа с подчиненными;

- изучение выполнения должностных обязанностей подчиненными;

- контроль исполнения;

аналитической работы:

- классификация, детализация, систематизация и отображение необходимой информации;

- сопоставление фактического состояния дел с установленными стандартами;

- изучение и анализ факторов и условий, которые могут повлиять на выполнение поставленной задачи;

- выявление причин недостатков;

- предварительная выработка мер по улучшению состояния дел;

- производство оперативно-тактических расчетов.

Применение командиром подразделения рекомендованного алгоритма работы позволит ему успешно выполнять задачи, стоящие перед подразделением.

В работе командиров по выполнению поставленных задач (принятых решений) особое место занимает руководство подчиненными, осуществляемое путем непрерывного и непосредственного влияния командиров и начальников на деятельность подчиненных военнослужащих, подразделений и воинских частей.

Оказывать влияние на деятельность подчиненных - это значит обеспечить:

знание и понимание ими поставленных задач и своего места в их выполнении;

их готовность и умение сделать ту часть работы, которая на них возлагается;

понимание своей ответственности и желание сделать работу;

сознание значения личного вклада и того обстоятельства, что командиры и начальники заинтересованы в их успешной работе и будут ее контролировать;

ожидание ими справедливой оценки результатов труда каждого.

Исходя из этого, можно утверждать, что руководство подчиненными в повседневной деятельности (при выполнении задач) включает:

доведение до подчинённых поставленных задач;

подготовку сил и средств для выполнения задач;

контроль хода и результатов их выполнения и оказание помощи подчиненным;

оценку и подведение итогов служебной деятельности подчинённых;

всестороннее стимулирование деятельности по выполнению поставленных задач;

личную работу командиров и начальников по руководству подчиненными.

Доведение задач до подчиненных (исполнителей) осуществляется по форме и методом, которые зависят от характера самих задач - являются ли они постоянно действующими, на определенный период времени или текущими.

В зависимости от этого задачи поддержания боевой готовности в повседневной деятельности доводятся до исполнителей в приказах, других организационных документах, директивах, резолюциях на текущих документах, на специальных занятиях и при подведении итогов и постановке задач, устно по средствам связи или при личном общении.

Конкретные задачи подразделениям на период обучения, порядок их выполнения, как правило, доводятся и разъясняются командирами на специальных занятиях, с которых и начинаются учебный год и период обучения (рис. 3).

Кроме задач определяются и основные мероприятия, направленные на выполнение поставленных задач. Конкретные задачи каждому подразделению и задачи по элементам боевой готовности должны исходить из задач, поставленных старшими начальниками, реального состояния дел в подразделениях.

Задачи должны быть четко сформулированы и конкретизированы как качественными, так и количественными показателями: в боевой подготовке - количественными показателями сокращения временных нормативов; в эксплуатации вооружения и военной техники - коэффициентом технической готовности агрегатов и машин и так далее.

Особое внимание командиры и начальники уделяют разъяснению задач на специальных занятиях или при подведении итогов. Содержание занятия и рассматриваемые вопросы должны в этом случае ориентироваться на присутствующих на занятиях категориях военнослужащих - должны быть раскрыты их место и роль в выполнении общих задач, конкретные задачи для каждой категории военнослужащих и группы специалистов.

Задачи на каждый последующий месяц доводятся до подчиненных в конце текущего месяца после завершения планирования деятельности на следующий месяц в специально отведенное время для подведения итогов и постановки задач.

Текущие задачи командир подразделения доводит до подчиненных или исполнителей на еженедельных или специальных совещаниях или служебных встречах.

Дата добавления: 2013-12-13