Этапы контроля.

Процесс контроля состоит из нескольких этапов.

На первом этапе происходит определение параметров функцио­нирования и развития организации, которые необходимо впослед­ствии контролировать, и источников информации о них. Эти пара­метры на практике принимают вид различного рода стандартов и нормативов, соответствующих целям организации и заложенным в планы задачам. Речь может идти о нормах расходования материаль­ных ресурсов на единицу продукции и объем работ, нормах денеж­ных затрат, показателях эффективности, программных нормативах (сроках выполнения или продолжительности тех или иных работ и т.д.

К нормативам предъявляют следующие требования: научная обоснованность, гибкость, то есть способность изменяться в соот­ветствии с новыми условиями, надежность, выполнимость в нор­мальной ситуации, адекватное отражение реальных процессов. При соблюдении этих требований нормативы могут быть критериями оценки деятельности подразделений и отдельных лиц.

На втором этапе создается модель системы управления органи­зацией, в которой отражаются потоки ресурсов, информации, точ­ки образования промежуточных и конечных результатов, а также наиболее подходящие моменты для осуществления контрольных действий — так называемые «точки контроля».

Третий этап заключается в получении информации о реально достигнутых результатах и сопоставлении ее с соответствующими нормативами, что позволяет определить, имеются ли отклонения от стандартов, находятся ли они в допустимых пределах и не пора ли осуществлять корректирующие действия.

Измерения — самый трудный и дорогостоящий элемент контро­ля. На их долю приходится основная часть затрат, величина кото­рых зачастую и предопределяет, стоит заниматься контролем или нет — ведь задача последнего состоит прежде всего в нахождении путей сокращения расходов, а не в их увеличении.

Информация, предназначенная для нужд контроля, должна быть своевременной, точной, позволять принимать обоснованные решения о том, действовать или бездействовать в данной ситуации, а если действовать, то как, с какой интенсивностью. Источниками этой информации служат постоянные целевые наблюдения, бухгал­терская отчетность, опросы общественного мнения, итоговые отче­ты, специальные аналитические обзоры и многое другое.

Четвертый этап процесса контроля состоит в корректировке де­ятельности организации, модификации целей, пересмотре планов, перераспределении заданий, совершенствовании технологий про­изводства и управления. Однако к изменениям нужно относиться весьма осторожно. Если дела идут неплохо и поставленные цели в основном достигаются, лучше не вносить в деятельность организа­ции изменения, поскольку, за исключением особых случаев, те или иные отклонения далеко не всегда нарушают нормальный ход рабо­ты и не так уж значительно влияют на конечные результаты. Между тем борьба с ними обходится недешево, и ее по возможности нужно избегать, сразу же определив допустимую степень отклонений от нормы, которая не должна вызывать тревогу. Систему корректиров­ки следует включать только при реальной опасности.

Дата добавления: 2013-12-13