Документы. Информация, зафиксированная на материальном носителе, может передаваться как в пространстве, так и во времени

Информация, зафиксированная на материальном носителе, может передаваться как в пространстве, так и во времени. Носителями информации выступают объекты, посредством которых передается информация. В качестве носителей могут выступать:

а) объекты с нестирающейся записью: предназначенные для ручной обработки (бумага, пленки, карты); предназначенные для машинной обработки (перфокарты, перфоленты, перфоярлыки); допускающие одновременно оба вида обработки (карты с графической отметкой, перфокарты с ленточной перфорацией, человекомашиночитаемые);

б) объекты со стирающейся записью — это магнитные ленты, барабаны, диски, карты.

Материальный носитель записи с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве, называется документом.

Существует несколько вариантов различных подходов к группировке документов на типы и виды. Важнейшим из них является деление документов на первичные, т.е. содержащие исходную информацию, и производные, т.е. создаваемые в результате переработки информации, содержащейся в первичных документах.

Первичные документы могут быть единичными и накопительными. В свою очередь производные документы могут быть промежуточными или итоговыми. Оба этих вида могут быть результатом аналитической обработки или выступать в качестве сводных.

По характеру содержания и назначению в системе управления выделяются такие виды документов: персональные (заявление, объяснительная записка, докладная записка и др.); коллегиальные (акт, протокол и т.д.); административные (приказ, постановление, распоряжение и др.); финансовые (счет, платежная ведомость и др.); планово-отчетные (план, отчет и т.п.), а также иные виды документов.

С точки зрения оформления документы могут быть произвольной или унифицированной формы. Последняя является наиболее распространенной.

Унификация документов – это установление их единообразия для аналогичных управленческих операций. Унификация достигается за счет разработки единых форм документов, правил их составления и создания трафаретных текстов.

Обязательный элемент документа называется его реквизитом. Примерами реквизитов могут служить: эмблема организации, наименование организации, дата, подпись и т.п.

Установленная совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности, называется формой документа.

Носитель информации с нанесенными на него постоянными реквизитами называется бланком документа. Если же при изготовлении бланка документа на нем кроме реквизитов печатается часть текста, то такой текст называется трафаретным.

Унификация и стандартизация документов охватывает не только внешнюю форму их составления, но и используемые термины и выражения. Весьма важно, чтобы используемые в документах понятия трактовались однозначно. Использование различного рода художественно-литературных приемов при составлении документов является крайне нежелательным. Особенно важно однозначное трактование понятий в тех случаях, когда обработка текстов осуществляется с использованием электронных вычислительных машин. В этих случаях для обеспечения однозначности трактовки терминов составляются специальные словари, которые получили название «тезаурусы».

Унификация документов существенно облегчает их изготовление, но при этом возникает опасность их подделки. Поэтому для доказательства достоверности и законности документа используется процедура его удостоверения. Основные варианты удостоверения подлинности документа — это личная подпись и проставление оттиска печати. Наряду с этими формами применяются также отпечатки пальцев и другая биометрическая информация.

Процесс прохождения документов с момента их получения или составления до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. При этом график, отражающий движение документов в системе документооборота организации, называется маршрутом движения документов.

Совокупность документов, двигающихся по заданным направлениям внутри организации или между организациями, называют потоком документов. Количественная характеристика потока, выраженная числом документов или количеством содержащихся в них данных, называется объемом документопотока.

Дата добавления: 2013-12-13