Деловые совещания

Деловое совещание – это общепринятая форма делового общения по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения. Коммуникантами в этой ситуации становятся коммуникативный лидер (например, руководитель подразделения, отдела или один из ведущих сотрудников, которому поручено подготовить и провести совещание) и участники совещания, как правило, специалисты, в чье компетенции находится данная проблема, или те, кому придется ее решать.

Типы совещаний: совещания по планированию; совещания по мотивации труда; совещания по внутрифирменной организации; совещания по контролю за деятельностью работников; совещания, специфические для фирмы.

Менеджеру необходимо четко определить для себя цель и частоту проведения совещаний. Это может впоследствии сэкономить немало времени.

Совещания необходимы, если нужно:

· сделать важное сообщение, которое может потребовать обсуждения;

· добиться согласованного решения важной проблемы;

· проинструктировать группу людей по методам и процедуре выполнения предстоящей работы;

· публично разоблачить или опровергнуть какую-то ложную информацию или слух.

1.Подготовка к совещанию включает в себя:

а) составление списка участников совещания (когда участников слишком много, совещание может стать неуправляемым и не принести желаемых результатов); рекомендуемое количество участников совещания 5-7 человек.

б) определить время проведения совещания (рекомендуется проводить его во второй половине дня, так как с утра люди обычно занимаются срочными и важными делами); из теории биоритмов известно, что у человека существуют два пика повышенной работоспособности: первый – примерно с 9 до 12-13 часов и второй – между 16 и 18 часами.

в) определить цель совещания;

г) выбрать подходящее место для проведения совещания;

Помещение для проведения совещания должно быть тихим. Участники должны располагаться так, чтобы они видели друг друга (круглый стол). В помещении должен работать кондиционер, достаточное освещение, на столе должны быть пепельницы, если участники не возражают против курения (это не рекомендуется, так как курение затягивает совещание на 40 %). Необходимо подготовить канцелярские принадлежности, воду. Телефон должен быть отключен или находится в соседнем помещении, чтобы не отвлекать участников совещания; мебель должна быть удобной (стулья, например должны быть средней мягкости).

д) разработка повестки дня;

При формировании повестки дня нужно исходить из следующих рекомендаций:

- продолжительность совещания не должна превышать 1-1.5 часа (если совещание затягивается, то через 45 минут необходимо сделать перерыв на 10-15 минут); через 2 часа непрерывной работы люди готовы на все, чтобы побыстрее разойтись.

- темы обсуждения нужно формулировать ясно и четко, чтобы у участников не было дополнительных вопросов о чем будет идти речь;

- обсуждение наиболее важных вопросов должно приходиться примерно на середину совещания.

При подготовке к совещанию можно использовать следующий формуляр:

«План обсуждения»

Тема______________________________________________________________________________

Дата______________________________________________________________________________

Время______________________________ Место проведения______________________________

Документы для обсуждения__________________________________________________________

Участники_________________________________________________________________________

Пункты повестки дня	Решения, результаты, мероприятия	Памятка для выполнения
1.	…	…
…	…	…

Такой формуляр необходимо заблаговременно раздать участникам совещания, чтобы у них было время обдумать вопросы и сформулировать свое мнение по ним.

е) целесообразно назначить человека, который будет вести протокол совещания (впротокол записывается вопрос, исполнитель и срок исполнения).

Дата добавления: 2013-12-13