Питання 4. Організація документообороту

Документи з моменту їх складання або одержання від інших підприємств до передачі в архів на зберігання проходять певний шлях. Своєчасний і якісний облік за­безпечується певним порядком організації складання й опрацю­вання документів, або документооборотом.

Рис. 4.1. Класифікація документів

Документооборотом називаються порядок і шляхи руху до­кументів з моменту їх складання або надходження до моменту здачі в архів.

Головне завдання документообороту — прискорення руху доку­ментів, і чим коротше і швидше буде організовано цей процес, тим він буде ефективнішим, і користувачі зможуть вчасно отримати інфор­мацію для прийняття рішень.

Організує документооборот на підприємстві головний бух­галтер чи бухгалтер, який розробляє правила і технологію обробки облікової інформації. Ця технологія визначає основні етапи прохо­дження документів: складання первинних документів або реєстрація тих, що надійшли зі сторони, облікова обробка та реєстрація доку­ментів; передача документів на зберігання до архіву. Організаційно перелічені етапи документопотоку відображаються у спеціальному документі, який називається план (графік) документообороту. Він має визначати здійснення систематичного контролю складання і строків проходження первинних, зведених документів між окреми­ми структурними підрозділами, передачі їх у бухгалтерію.

Документи, як правило, складаються оперативними працівника­ми підприємства (касирами, рахівниками цехів, комірниками, майст­рами та ін.) або надходять зі сторони через канцелярію з обов'язко­вою реєстрацією (рахунки, акти, листи, повідомлення тощо). Витяг із графіка документообороту підприємства наведено в табл. 4.1.

Таблиця 4.1. Графік документообороту

Назва доку­мента	Створення та оформлення документа	Перевірка документа	Обробка документа	Передача на зберігання в архів
Вико- навець	Термін вико- нання	Вико- навець	Термін вико- нання	Вико- навець	Термін вико- нання	Вико- навець	Термін вико- нання
Вимога-накладна	Завідувач складу	Понеділок Середа	Бухгалтер цеху	День надходження документа	Бухгалтер матеріального сектору бухгалтерії	Протягом трьох днів з дня приймання	Заступник головного бухгалтера	Протягом десяти днів після складання річного звіту

При надходженні документів до бухгалтерії проводять їх пере­вірку:

— за формою (формальна перевірка заповнення всіх реквізитів, відповідності стандарту і формі документа, своєчасності складення документа і подання до бухгалтерії);

— за змістом (змістовна перевірка правильності відображення господарської операції, її відповідність законодавчим та норматив­ним вимогам, інтересам власника чи підприємства);

— арифметична (перевірка правильності проставлених цін і тарифів, розрахованих сум і підсумків).

Перевірені бухгалтерією документи проходять облікову реєст­рацію. Процес обробки в бухгалтерії прийнятих від виконавців бух­галтерських документів включає три етапи: розцінка (таксування), групування і бухгалтерське проведення (проводка).

Розцінка (таксування) документів полягає у проставленні у відповідних графах документа ціни і суми, тобто переведення нату­ральних і трудових вимірників у грошовий здійснюється в самому документі шляхом множення показника на ціну.

Групування документів полягає в об'єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи з метою підготовки зведе­них даних (за складами, цехами, замовленнями, касами тощо) і спро­щення ведення первинного обліку.

Бухгалтерське проведення (проводка) передбачає вказування у первинних або згрупованих документах (відомостях) бухгалтер­ської проводки (кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку), яку в майбутньому буде відображено в регістрах бухгалтерського обліку, а потім у звітності.

Дата добавления: 2013-12-14