В о п р о с 4. Таким образом, в процессе построения оргструктуры выделяются четыре основные этапа: аналитический, организационный

Таким образом, в процессе построения оргструктуры выделяются четыре основные этапа: аналитический, организационный, коммуникационный, персональный. Корректируя оргструктуру, во избежание пропуска или дублирования функций, целесообразно повторить всю процедуру ее построения. Оргструктура любой организации всегда должна содержать несколько обязательных звеньев, которые могут объединяться в меньшее количество должностных терминалов.

В современной высоко конкурентной и динамичной экономике успех и степень реализации целей в большой степени зависят от объема и качества информации, на основе которой принимаются управленческие решения. Чтобы необходимая информация высокого качества (точная и объективная) в нужный момент поступала в нужное место, в организации должна быть построена эффективная система обмена информацией. Обмен информацией осуществляется через коммуникационную систему, следовательно, проблемы построения, функционирования и совершенствования этой системы приобретают особую актуальность для любой организации.

Важнейшим элементом коммуникационной системы являются коммуникации, т.е. связующие процессы между разными подразделениями и элементами организации. Подчеркнем следующий момент: в современных организациях, имеющих сложные системы горизонтального и вертикального разделения труда, часто ориентированных на значительную оперативную самостоятельность подразделений, проблема координации деятельности этих подразделений, а также – всех основных участников организации, является одной из самых важных, и для ее решения необходимы эффективные коммуникации. Коммуникации в организации – процесс сложный и всепроникающий, поскольку именно на основе коммуникаций осуществляются все виды ее деятельности.

Принято выделять несколько видов коммуникаций. Так, в зависимости от направления движения информационного потока, принято выделять коммуникации вертикальные и горизонтальные. В рамках вертикальных коммуникаций осуществляется обмен информацией между разными уровнями управления в организации. Причем, если информация идет с верхних уровней управления на низшие, их называют коммуникациями «по нисходящей», и обычно такие коммуникации служат для передачи сведений о текущих задачах, смене приоритетов, корректировке политики и т.п. Если же информация идет с низших уровней управления на высшие, коммуникации называют «по восходящей», и обычно они служат для передачи информации о состоянии дел в подразделениях, помогая адаптировать поведение фирмы к потребностям и тенденциям развития рынка, способствуя, таким образом, повышению конкурентоспособности организации. Именно к этому типу коммуникаций относится основная часть коммуникационной деятельности в любой организации, поскольку обмен информацией по линии: «руководитель - подчиненный» или «руководитель – рабочая группа» представляет собой как раз вертикальные коммуникации.

Одна из важнейших задач координационной деятельности управленцев – согласование работы подразделений, на одном иерархическом уровне отвечающих за разные направления деятельности. Для решения этой непростой задачи, в организации должна существовать отлаженная система горизонтальных коммуникаций, т.е. коммуникаций между различными подразделениями одного уровня. Цель таких коммуникаций – организация эффективного обмена информацией между подразделениями и, на этой основе, координация действий и задач подразделений, чтобы они работали в одном направлении и совместными усилиями продвигали организацию в желаемом направлении, а не сводили на нет позитивные достижения друг друга несогласованными действиями.

В зависимости от того, выходят рассматриваемые коммуникационные линии за пределы внутренней среды организации, или нет, выделяют коммуникации внутренние и внешние. Понятно, что в первом случае обмен информацией осуществляется в рамках внутренней среды, а во втором – выходит за эти рамки. Значимость внутренних коммуникаций, вероятно, уже вполне понятна: без эффективного обмена информацией в рамках организации невозможно принятие обоснованных управленческих решений. Внешние коммуникации не менее важны. И не только потому, что они связаны с поиском клиентов, поставщиков, партнеров, продвижением товаров на рынок, рекламой и формированием благоприятного имиджа. Очень важен следующий момент: организация вырабатывает долгосрочные цели своего развития, опираясь на прогнозы о тенденциях развития целевого рынка и внешней среды в целом, которые, в свою очередь, составляются на основе информации, полученной из внешней среды в результате осуществления внешних коммуникаций. Чем эффективнее внешние коммуникации, тем точнее и объективнее собранная информация, следовательно, тем удачнее организация адаптируется к переменам во внешней среде.

Также целесообразно различать коммуникации формальные и неформальные. Формальные коммуникации это те, которые предусмотрены организационно-управленческой структурой при ответе на вопросы: кто кому какую информацию передает и кто у кого какую информацию получает. Неформальные коммуникации – те, которые складываются объективно, возможно, при некотором воздействии со стороны руководства, но в очень большой степени – стихийно. Именно по этим каналам связи обычно распространяются слухи. Если своевременно выявить линии неформальных коммуникаций и умело их использовать, данный элемент коммуникационной системы вполне можно сделать позитивным. Для проверки реакции подчиненных на какие-то перемены или меры, сначала можно организовать «утечку информации», и посмотреть, какой будет реакция. Неформальные коммуникации и слухи можно использовать и для распространения информации, нацеливающей подчиненных, коллег, партнеров или клиентов на определенные действия, поскольку слухи практически всегда очень влиятельны.

Коммуникации всех видов как элемент системы управления есть процесс, процесс обмена информацией, который обязательно должен быть эффективным, т.е. обеспечивать своевременное прибытие нужной информации в нужное место в полном объеме и в неискаженном виде. К сожалению, на практике так бывает значительно реже, чем хотелось бы.

Поскольку коммуникационный процесс представляет собой обмен, следовательно, в нем должны участвовать несколько субъектов, и каждый их них играет активную роль, ведь кто-то информацию посылает, а кто-то получает. И отправитель, и получатель являются важными субъектами коммуникационного процесса, задача первого – точно сформулировать суть послания, чтобы оно могло быть понято правильно, задача второго – верно интерпретировать послание и адекватно на него отреагировать. Кроме отправителя и получателя нужно выделить следующие элементы коммуникационного процесса: сообщение, т.е. собственно информация, закодированная с помощью слов, интонации, жестов, поз, мимики и т.п., а также – канал передачи информации, или средство доставки данной информации адресату.

Такой набор элементов процесса коммуникаций (отправитель, сообщение, канал, получатель) предполагает прохождение каждым коммуникационным актом ряда этапов. Обычно выделяют следующие этапы коммуникационного процесса (каждого отдельного акта): генерирование идеи, кодирование и выбор канала, передача, декодирование. На первом этапе главная задача – точная формулировка посылаемой информации. Если формулировка неточна, расплывчата или двусмысленна, посылаемая информация, вероятнее всего, будет понята неверно, следовательно, реакция будет не той, которой ожидает отправитель и инициатор коммуникационного акта. На втором – верно преподнести информацию, закодировав ее и трансформировав тем самым в сообщение, выбрать канал связи, адекватный специфике информации и адресата. Часто отмечается, что для большей вероятности дохождения информации до адресата в достаточно достоверном виде, каналы целесообразно продублировать, послав и письменное сообщение, и устное. Отметим, что в коммуникациях кодирование играет в большой степени ту же роль, что и упаковка в продвижении товаров. На третьем этапе (при передаче информации) выбранные каналы используются, это просто физическая передача сообщения, и ее не надо путать с самими коммуникациями. На четвертом этапе (декодирование) задача заключается в том, чтобы адекватно воспринять полученную информацию и осуществить те действия, которых ждет отправитель. Декодирование должно трансформировать послание отправителя в мысли получателя. После декодирования можно судить об эффективности коммуникаций: если получатель верно понял, что от него хотят, и сделал именно это, следовательно, данный коммуникационный акт эффективен. Если получатели информации в организации чаще делают то, что от них хотят, и редко то, что противоположно желаемому, ее коммуникационную систему можно считать достаточно эффективной, но предела совершенствованию нет.

Усвоив вышеизложенную информацию, справедливо задать два вопроса: как подстраховаться от нежелательных действий получателей информации, и почему информация часто понимается неверно. Ответ на первый вопрос заключается в следующем: необходима обратная связь, как реакция получателя на информацию, имеющая место до начала его действий. По сути, обратная связь это отдельный коммуникационный акт, обратный тому, реакция на который им осуществляется. Задача обратной связи – продемонстрировать верное восприятие информации адресатом, его согласие с этой информацией и готовность действовать требуемым образом. Обратная связь помогает сокращать противоречивость, повышать эффективность обмена управленческой информацией и работы всей коммуникационной системы.

Ответ на второй вопрос более проблематичен. В общем, информация искажается в процессе передачи потому, что во внутренней среде организации (и во внешней тоже) всегда присутствует то, что принято называть одним словом «шум», и именно этот «шум» ведет к искажению информации. Источники этого шума очень многообразны, поэтому искажение смысла информации возможно на любом этапе процесса коммуникаций.

Стремясь проанализировать источники шума более точно, выделим коммуникации межличностные и организационные. Надо отметить, что межличностные коммуникации составляют очень существенную часть коммуникационной деятельности в организации и их усовершенствование способно значительно повысить эффективность данной системы в целом. В межличностных коммуникациях основными источниками шума являются: различия в реальностях, с которыми сталкиваются люди, и социальных установках, которые они имеют, также важны семантические и невербальные барьеры, плохая обратная связь, неумение слушать и точно формулировать мысли и т.п.

Под различиями в реальностях имеется ввиду следующее: люди имеют разный уровень и неодинаковое качество жизни, следовательно, - разные интересы, разный круг общения, разный опыт. Получаемые сообщения каждый интерпретирует, исходя из своих возможностей и стереотипов, а отправитель далеко не всегда корректирует свои сообщения на особенности получателя информации. Кроме того, в одной организации работают люди из разных социальных слоев, которые на все сообщения реагируют, исходя из специфики своего положения, и соответствующим образом воспринимают их.

Суть семантических барьеров заключается в следующем: слова, используемые для передачи сообщений, как правило, многозначны, и разные люди часто трактуют их по разному, что порождает непонимание. Поэтому любая организация должна выработать язык делового общения, который позволял бы единообразно называть одинаковые действия, функции и операции и верно трактовать используемые термины. В международном менеджменте большое значение могут иметь межкультурные различия.

Невербальные барьеры заключаются в следующем: информация передается не только словами (вербально), но и другими символами: интонацией, позами, жестами, выражением лица и т.п., то есть невербально. Для точного восприятия информации получателем, необходимо, чтобы вербальная и невербальная информация соответствовали друг другу. В противном случае, легче воспринимаемые невербальные символы, в большой степени отражающие чувства, создадут большой «шум» и информация будет понята неверно.

Серьезным источником «шума», искажающего сообщения, может быть плохая обратная связь, поскольку именно ее использование позволяет своевременно корректировать неверные трактовки и избегать неадекватных действий. Также важно умение точно формулировать свои мысли и слушать, воспринимая чужие.

Дата добавления: 2013-12-14