Приемка, проверка, бухгалтерская обработка документов и их хранение

Классификация документов

Для отражения хозяйственных операций использует­ся большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято груп­пировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: по назначению, порядку составления, способу отражения операций, месту составления, порядку заполнения.

По назначению документы делятся на распорядитель­ные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления, комбинированные.

1) Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Од­нако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются. Например, приказы, платежное поручение банку на пе­речисление налогов и т. д.

2) Оправдательные документы подтверждают факт со­вершения хозяйственной операции и служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных опе­раций. Например, счета, подтверждающие произведен­ные расходы, акты приема-передачи основных средств и т. д.

3) Документы бухгалтерского оформления составляют­ся работниками бухгалтерии в случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. На­пример, накопительные ведомости, калькуляции факти­ческой себестоимости продукции, разные виды справок и расчетов, составленных бухгалтерией, и т. д.

4) Комбинированные документы одновременно выпол­няют функции распорядительных и оправдательных, оп­равдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи, приходно-кассовый ордер.

По порядку составления документы бывают первич­ными и сводными.

1) Первичные документы составляются на каждую от­дельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, платежные требования, акты на списание основных средств и т. д.

2) Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бух­галтерского оформления. В нем дается полная характе­ристика расчетов с подотчетными лицами: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприя­тием. Кроме того, в авансовом отсчете предусмотрено описание производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправ­дательных документов.

По способу отражения операций документы подраз­деляются на разовые и накопительные.

1) Разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или нескольких одновре­менно совершаемых операций. После оформления разо­вый документ поступает в бухгалтерию и служит осно­вой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и т. д.

2) Накопительные документы составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для от­ражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце перио­да подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Следует отметить, что накопитель­ные документы отличаются от сводных тем, что свод­ный документ составляется на основании первичных документов, является их сводкой, а накопительный пред­ставляет собой первичный документ, составленный по­степенно, путем накапливания операций. К накопитель­ным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т. д.

По месту составления документы бывают внутрен­ними и внешними.

1) Внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций. Например, кассо­вые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т. д.

2) Внешние документы заполняются вне пределов дан­ного предприятия, поступают в оформленном виде. На­пример, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транс­портные накладные и др.

По порядку заполнения документы можно классифи­цировать на составленные вручную и при помощи вы­числительной техники. Документы, составленные руч­ным путем, заполняются вручную либо на пишущей машинке.

Документы, выполняемые с помощью вычислитель­ной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

Правильно оформленные документы принимает бухгалтерия, где их обрабатывают, проверяют и используют для записей в регистрах аналитического и синтетического учета по корреспондирующим счетам.

Проверка в бухгалтерии полученных документов проводится в соответствии с законами о бухгалтерском учете и другими нормативными документами.

Проверка проводится по трем направлениям:

1) Формальная (или по форме) — проверка правильности оформления документов по форме. Бухгалтер определяет, полностью и правильно ли заполнены все реквизиты.

2) Проверка по существу предполагает определение бухгалтером законности совершения хозяйственной операции, оформленной данным документом.

3) Арифметическая — проверка правильности арифметических вычислении и подсчетов, таксировка данных документов. Она контролирует подсчет итогов, правильность подсчета количественных и стоимостных показателей.

Неправильно оформленные документы возвращаются для исправления или задерживаются для выяснения обстоятельств.

Проверенные документы подлежат группировке и расцепке. Под группировкой документов понимается их сортировка по определенным признакам.

Обработанные документы систематизируются по видам операций и подшиваются в папки в хронологическом порядке, затем производится нумерация документов. На обложке указывается количество докумеитов.

Все папки, которые находятся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии. В списке дел указываются:

— индекс дела (номера папок); номер состоит из двух частей — присвоенного подразделению номера и номера по порядку в бухгалтерии;

— наименование дела (заголовок);

— количество дел в папке (эта графа заполняется в конце года);

— срок хранения и номер папки по перечню;

— примечание, указывающее, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов.

После этого первичные документы поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором подлежат храпению один год. По истечении указанного срока документы передаются в постоянный архив. Сроки хранения документов в нем зависят от их вида и устанавливаются Правительством РФ, но не менее 5 лет.

Учетные регистры бухгалтерского учета (понятие, классификация)

Данные сгруппированных документов заносятся в специальные ведомости учета затрат (расходов) — учетные регистры.

Дата добавления: 2013-12-13