Лекция 10. Устная деловая речь

Лекция. Документ. Основные виды и функции.

Документ – это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической силой.

Общие функции документа

- информационная (документ создается для сохранения информации)

- социальная (документ является социально – значимым объектом, т.к. порожден какой – либо социальной потребностью)

- коммуникативная (документ выступает как средство связи между различными общественными структурами)

- культурная (документ средство закрепления и передачи культурных традиций)

Специальные функции документа

- правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых норм. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные документы)

- управленческая функция (документ является инструментом управления

- функция исторического источника

Указанные функции имеют интернациональный характер и определяют общие для разных языковых культур требования к документ.

Документы разнообразны по выполняемым функциям. В зависимости от функции документы делятся:

1. ПО фактору адресации: внутренняя деловая переписка и внешняя деловая переписка.

2. По содержанию и назначению: распорядительные, отчетные, справочные и плановые (каждая группа имеет свои правила оформления)

3. В зависимости от сферы человеческой деятельности: управленческая, научная, техническая, производственная и финансовая

4. По фактору доступности: открытого пользования, ограниченного доступа, конфиденциального характера

5. По срокам исполнения: срочные, второстепенные, периодические, итоговые.

6. По критерию первичности происхождения: копия, оригинал.

7. По форме отправки: почтовые, электронные, факсовые.

1) Устная речь - это слуховое восприятие определенной информации.

С помощью устной речи общение и обмен мнениями происходит непосредственно. В устной речи употребляется бытовая и диалектная лексика, слова разговорно-просторечной характера, своеобразные фразеологизмы.

Синтаксическая строение устной речи характеризуется тем, что в ней в основном употребляются простые предложения, часто - неполные. В сложных предложениях преобладает сочиненностью. Связь предложений преимущественно бессоюзного. Редко употребляются причастий и деепричастные обороты. Предложение устной речи часто не укладываются в обычные синтаксические рамки.

По характеру общения устная речь - диалогическое, имеет ряд лексических особенностей.

В устной речи широко используются дополнительные средства выражения: интонация, жесты, предоставляющих оттенок убедительности и эмоциональности.

Обычная сфера применения устной речи - беседа, разговор.

Устные выступления, доклады, отчеты, лекции представляют собой промежуточную форму между устным и письменным формам литературного языка. Это сложный вид устной речи, чем разговорный, тут все же ограниченным используются вспомогательные средства (жесты, интонация)

Устная речь каждого человека свидетельствует об уровне ее образованности, культуры. Известный украинский педагог В. Сухомлинский писал, что "языковая культура - это живодавний корень культуры умственного, высокой, настоящей интеллектуальности. Чтобы правильно говорить и писать, нужно стремиться к усовершенствованию своих знаний, приобретенных ранее, нужно любить украинский язык и свое дело.

2) Без языка невозможно существование любого человеческого коллектива, производства, трудовой деятельности, творческой работы. Главная сложность в оборудование устной речью в необходимости определять на слух, интуитивно целесообразности или нецелесообразности того или иного слова, оборота, интонации, манеры речи в каждом конкретном случае.

К устному деловой речи относятся следующие требования:

логичность;

стильность;

соответствие между содержанием и языковыми средствами;

соответствие между языковыми средствами и обстоятельствами речи;

соответствие между языковыми средствами и стилю изложения;

употребление устойчивых словосочетаний;

разнообразие языковых средств;

нашаблоннисть в бытовые высказывания;

уместность;

выразительность дикции;

соответствие интонации сказанное ресниц ситуации

Необходимо, чтобы эти требования основывались на знании литературной нормы и чутье языка. Устное деловое вещание - это разговорно-литературное вещания, оно приближается к речи письменной.

3) Совещания стали неотъемлемой частью нашей жизни. Их проводят для решения производственных вопросов на предприятиях и в учреждениях, организациях.

Сейчас является одним из эффективных способов обсуждения актуальных вопросов и принятия решения во всех сферах общественной и политической жизни.

В зависимости от цели и задач, которые нужно решить, деловые совещания разделяются на проблемные, инструктивные и оперативные.

Проблемные совещания проводят в небольшом кругу специалистов или компетентных лиц для того, чтобы найти оптимальное управленческое решение обсуждаемых вопросов. Схема решения таких вопросов содержит доклад, вопросы к докладу, обсуждение доклада, выработка общего решения, принятие голосованием присутствующих.

Инструктивные совещания организуют непосредственно управленцы с целью доведения до работников общего задания, передачи распоряжений, необходимых сведений по управленческой вертикали или горизонтали, в зависимости от профессионального уровня исполнителей.

Оперативные совещания созывают для получения информаций о текущем состоянии дел по схеме вертикального распорядка информации. Особенности оперативных совещаний является их проведение в точно определенные дни и часы, что позволяет участникам планировать свою деятельность. Внеплановые оперативные совещания влекут неритмичность выполнения их участниками прямых обязанностей и поэтому проводятся в чрезвычайных ситуациях.

Совещания полезны лишь тогда, когда они хорошо организованы, достигают определенной цели и дают возможность сэкономить рабочее время.

4) Публичное выступление - это один из видов устного делового общения. Зависимости от содержания, назначения, способа провозглашения и обстоятельств общения выделяют такие основные жанры публичных выступлений:

1) общественно-политические речи, (лекции на общественно-политические темы, выступления на митингах, на выборах, отчетные доклады, политические обзоры.

2) академические речи (научные доклады, учебные лекции, научной дискуссии.

3) речи по случаю торжественных встреч (юбилейные речи, поздравления, тосты.

Каждый из перечисленных видов имеет соответствующее назначение, т.е. преследует определенную цель - проинформировать, убедить или создать настроение в соответствующей аудитории.

Убеждения как цель выступления возникает при обсуждении определенной теоретической или практической проблемы. Оратор ставит перед собой задачу убедить аудиторию, обращаясь и к разуму, и к чувствам своих слушателей. Успех зависит от подбора аргументов и умение расположить их в порядке нарастания убедительности. В конце выступающий, как правило, еще раз подчеркивает главных аспектах темы и призывает к определенным действиям или к принятию определенных решений.

Такая цель, как создание определенного настроения, возникает на всевозможных торжествах: на праздниках, на юбилеях на годовщину.

5) Один из разновидностей делового общения является телефонный разговор. Она расширяет, ускоряет деловые контакты, дает возможность оперативно передать или принять определенное сообщение.

В телефонном разговоре участвуют двое собеседников: звонящий, и тот, кто принимает информацию. Может быть и третье лицо - посредник, соединяющий собеседников. Здесь особенно важно слова вежливости извините, пожалуйста, спасибо.

Выбор языковых средств для телефонного разговора зависит от того, кто, куда, кому и с какой целью звонит.

Условно телефонный разговор можно разделить на официальную и частную. Каждое из них требует соответствующего этикета.

Телефонный разговор, как правило, почитается поздравления. Не следует спрашивать: с кем я говорю? Если разговаривает н тот, с кем вы хотите поговорить, необходимо попросить вызвать нужного человека. Делать это следует корректно, вежливо.

Часто в государственных учреждениях можно услышать шаблонную фразу беспокоит вас таки-то... Деловая телефонный разговор в работе учреждения или заведения никак не может беспокоить, потому что она для этого и предназначена.

Разговор по телефону должен быть спокойным, разборчивой, вежливым, лаконичным. Поэтому надо заранее ее продумать.

Также важным является умение слушать собеседника. Воспитанный человек не будет перебивать собеседника или поправлять.

По этикету завершает телефонный разговор как в деловой, так и в частном общении, ее инициатор.

Завершая телефонный разговор, обязательно надо проститься.

Следует помнить, что чрезмерная вежливость, подобострастием на украшают собеседника, а наоборот, говорит о его низком этический уровень и могут вызвать раздражение.

Дата добавления: 2013-12-14