Язык документа. Служебная документация и деловая переписка

Документы – тексты, написанные в канцелярско-деловом подстиле, занимают значительное место в жизни современного человека. Документы – это тексты, потребность в которых мы ощущаем ежедневно: они регулируют нашу социальную жизнь. Мы должны уметь не только правильно их истолковывать, но и правильно составлять. Значимость роли документа подтверждается тем, что официальные бумаги подвергаются стандартизации.

1. документы, регламентирующие деятельность учреждений и их работников, органов управления и граждан, им подвластных, относят к служебной документации;

2. документы, фиксирующие отношения между различными учреждениями и их работниками, связанными деловой и коммерческой деятельностью, называют официально-деловой перепиской.

В рамках служебной документации выделяю группы жанров, объединяемых по ряду признаков – функциональному, содержательному, временному (сроки исполнения):

- личные документы (автобиография, анкета, доверенность, жалоба, заявление);

- распорядительные документы (постановление, приказ, распоряжение);

- административно-организационные (договор, контракт, отчет, устав);

- информационно-справочные (акт, выписка, докладная записка, справка).

Жанры официально-деловой переписки определяются целями, которые преследуют их составители: письмо приглашение содержит информацию о проведении мероприятия и приглашение принять в нем участие, письмо-подтверждение указывает на согласие адресанта (отправителя) с предложениями адресата, в гарантийном письме говорится об обязательствах, которые берет на себя адресант перед адресатом.

Жанры канцелярско-делового стиля многообразны и многочисленны, их изучение составляет особой профессиональной отрасли знания – делопроизводства, которому обучаются в специальных учебных заведениях.

1. документ должен писаться в соответствии с формуляром;

2. в документах используются клише. Обращение к тому или иному клише зависит от цели, которую ставит составитель документа. Так, в жанрах личных документов используются такие устойчивые речевые обороты, как прошу Вашего разрешения на…; я, нижеподписавшийся…; справка дана… в том, что… действительно; позвольте пригласить Вас.

3. важным для документов является правильное употребление глаголов, называющих действие составителя документа или его адресата. Именно они раскрывают основное назначение текста и указывают на уровень социальных отношений между адресантом и адресатом. Таковы, например, глаголы просить и требовать, каждый из которых побуждает адресата к совершению определенного действия и говорит о том, кто в отношениях «адресант – адресат» является лицом подчиненным и руководящим. Наиболее часто в документах употребляются глаголы благодарить, выражать признательность, гарантировать, доверять, заверять, извещать, напоминать, направлять, настаивать, объявлять, обязаться, переводить ( на счет ), подтверждать, постановлять, прилагать, приносить извинения, просить рекомендовать, сообщать, считать ( чем-то ), уведомлять. Как правило, эти глаголы используются в формах первого лица множественного или единственного лица в конструкциях без подлежащего (прошу, а не я прошу; обязуемся, а не мы обязуемся), а также третьего лица единственного числа в тех случаях, когда подлежащее называет адресант документа.

4. автор документа должен уметь точно и кратко излагать свою точку зрения по интересующей его проблеме. В деловом письме разработан целый комплекс языковых средств, выражающих причинно-следственные и другие логические отношения. К этим средствам относятся сложные союзы, такие, как ввиду, по причине, в целях, в подтверждении, в соответствии с, согласно, на основании, в связи с, во избежание. Здесь есть сложности, связанные с тем, что авторы неточно понимают значение союза. Например, в словосочетаниях по причине закона и согласно закона в первом случае выбран неверный союз (по причине используется со словами, указывающими на негативную причину чего-либо), а во втором – неправильный падеж существительного (предлог согласно требует использование дательного, а не родительного падежа – согласно закону).

5. автор документа должен следовать общепринятым нормам делового этикета, состоящим в обязательном употреблении ряда языковых средств и неупотреблении других.

А. следует использовать этикетные формулы приветствия-обращения (Уважаемый…Глубокоуважаемый …) и прощания (С уважением …), клише, указывающие на уважительное отношение адресанта к адресату (Мы рады пригласить Вас…, Благодарим Вас за…, Заранее благодарю за…, Мы были бы Вам очень признательны, если бы вы…, Убедительно просим Вас…, К сожалении….)

Б. следует избегать фамильярного обращения к адресату (Дорогой…, употребление ты вместо Вы), навязывания своей точки зрения (Прошу решить вопрос положительно), указание сроков ответа в ультимативной форме (Прошу ответить мне незамедлительно вместо Прошу сообщить о своем решении до такого-то числа), отказа на просьбу адресата без указания причин.

6. существует ряд ошибок, типичных для деловой речи. К ним относятся:

- немотивированное употребление заимствованных слов (апеллировать вместо обращаться, пролонгировать вместо продлить);

- употребление архаизмов (в настоящем письме вместо в этом письме, каковой вместо который, сего года вместо этого года);

- Тавтологическое (повторное) употребление (Следует учесть следующи е факторы…, Значения этого нововведения означает…);

- неразличение паронимов – слов, имеющих сходное звучание, он различающихся оттенками значений (командировочный вместо командированный при указании на человека, познакомить с продукцией вместо ознакомить с продукцией, закончил вуз вместо окончил вуз);

- неправильное использование предлогов, связанное: А) с незнанием значения, выражаемого предлогом (благодаря указывает на причину, приведшую к положительному результату, поэтому словосочетание благодаря неправомочным действиям ДЭЗ ошибочно), б) с ошибочным выбором падежа существительного (предлог благодаря сочетается с дательным падежом, поэтому словосочетание благодаря удачной работы построено неправильно), в) с неправильным написанием (в следствии вместо вследствие, в течении вместо в течение).

Одной из главных ошибок при составлении документа является привнесение в него элементов других стилей: в деловом тексте предпочтительно использовать предлог по причине, а не потому что, словосочетание задать вопрос, а не спросить.

Тема 8. Публицистический стиль. Тема 9. Художественный стиль. ЛЕКЦИЯ 8. ПУБЛИЦИСТИЧЕСКИЙ СТИЛЬ. Художественный тиль. ПЛАН 1. Понятие публицистического стиля, его характерные стилевые черты. 2. Языковые особенности публицистического стиля. 3. Отличие художественного стиля от других стилей. 4. Художественные тропы. 1. Понятие публицистического стиля, его характерные стилевые черты Публицистический стиль представлен разнообразными жанрами, которые имеют разные задачи в процессе общения и функционируют в разных условиях. Так, к публицистическим жанрам относятся газетные политические информации, передовые статьи, заметки, фельетоны, памфлеты, лирико-публицистические статьи, а также лозунги, призывы, обращения к гражданам страны, рецензии на фильмы и спектакли, сатирические заметки, очерки, обзоры, т.е. все жанры массовой коммуникации (язык газет, журналов, теле- и радиопередач), а также устная форма речи – публичные выступления на общественно-политические темы. В связи с многообразием жанров характеристика публицистического стиля вызывает немало трудностей. Наиболее полно описаны особенности газетной речи, см., например: В.Г. Костомаров. Русский язык на газетной полосе. – М., 1971. Солганик Г.Я. Язык газеты // Язык и стиль средств массовой информации и пропаганды. – М., 1980. Солганик Г.Я. Стиль репортажа. – М., 1970. Кожин А.Н., Крылова О.А., Одинцов В.В. Функциональные типы русской речи. – М., 1982. Язык и стиль средств массовой информации и пропаганды / Под ред. Д.Э. Розенталя. – М., 1980. Следует иметь в виду, что публицистический стиль, как и все другие стили, – явление историческое и подвергается изменениям, но в нем сильнее, чем в других стилях, заметны изменения, которые обусловлены социально-политическими процессами в обществе. Так, даже неспециалисту видны перемены в газетном современном стиле в сравнении, например, с языком газет начала века: исчезли открытая призывность, лозунговость, директивность газет, современные газеты стремятся хотя бы к внешней аргументированности изложения, полемичности публикаций. Однако характерные стилевые черты публицистики сохранились. Для публицистического стиля прежде всего характерно стремление к воздействию на читателя, слушателя. Итак, важнейшая черта публицистического стиля – его воздействующая функция, которую можно обозначить лингвистическим термином "экспрессивная функция". Эта функция публицистического стиля присуща всем его жанрам в любых социально-политических условиях. Характерной чертой данного стиля является также информативность изложения, связанная с популяризаторской функцией. Стремление сообщить нечто новое для читателя и слушателя обеспечивает успех публицистических жанров. Своеобразие функционирования публицистического жанра, например, в газетах, условия подготовки материала, разный уровень квалификации многочисленных корреспондентов способствует тому, что возникают стандартные языковые средства в языке газет. Стандартность языковых средств порождается и повторяемостью, и тем, что поиски экспрессивных средств ограничены временем, а потому используются готовые формулы экспрессии. Таким образом, типичные черты публицистического стиля: стремление к воздействию на читателя – воздействующая функция; информативность; экспрессивность, обусловленная воздействующей функцией; наличие стандарта в выражении. 2. Языковые особенности публицистического стиля Воздействующая функция публицистического стиля обусловливает экспрессивность этого стиля. Экспрессивность проявляется прежде всего в оценке событий, явлений. Оценочность выражается употреблением прилагательных, существительных, наречий со значением положительной или отрицательной оценки типа: замечательный, интереснейший, важный, достаточный, грандиозный, небывалый, грандиозный и т.п. Оценочность выражается и использованием высокой книжной лексики: дерзание, Отчизна, Отечество, миссия, вдохновение, чаяния, ратный подвиг и т.п. С другой стороны, оценка выражается разговорной и даже просторечной лексикой, например: шумиха, оголтелые, отщепенцы и т.п. Острая, меткая, образная оценка выражается с помощью метафор, олицетворения, например: новости спешат, забушевала весна, клевета и лицемерие ходят рядом. Оценка может выражаться не только лексическими средствами. Это могут быть и средства словообразовательные, например, суффиксы превосходной степени прилагательных, суффиксы оценки у существительных: высочайший, интереснейший, важнейший, групповщина, дедовщина, штурмовщина. Часто оценка выражается уже в заголовках, поэтому к названию статей предъявляются требования выразительности, броскости. Экспрессивность выражается, таким образом, самыми разными языковыми средствами, в том числе и структурой предложения. Информативность публицистического стиля достигается: а) документально-фактологической манерой изложения с помощью употребления специальных терминов, специальной лексики, профессиональных слов; б) обобщенностью изложения, его аналитичностью; в) "нейтральностью" изложения, чему способствует неэкспрессивная лексика; употребляются сложные синтаксические конструкции, особенно с подчинительной связью. Характерной особенностью публицистического стиля является наличие особых газетных стандартов, особой газетной фразеологии, возникают газетные клише, например: внести огромный вклад, работать с огоньком, свято чтить, приумножать боевые традиции, общечеловеческие ценности и т.п. Публицистический стиль использует языковые средства разных стилей, однако основные стилевые черты публицистического стиля выделяются очень четко, и публицистический стиль представляет собой особое явление, сочетая такие черты, как экспрессивность и стандарт, информативность и популяризаторство. ХУДОЖЕСТВЕННЫЙ СТИЛЬ Художественный стиль занимает особое место по отношению к другим функциональным стилям и по отношению к литературному языку. Это своеобразие заключается в том, что художественная речь использует языковые средства всех других стилей, в том числе и наиболее яркие, типичные из них. В связи с этим некоторые лингвисты [см. книгу "Культура русской речи". – М.,1999], например, Ширяев, считают, что нет художественного стиля литературного языка, есть лишь особый, художественный тип речи. Традиционно же функциональный художественный стиль выделяется на том основании, что в художественном произведении используются языковые средства всех других стилей в особой функции – в эстетической, образуя систему средств. Кроме того, в художественной речи используются не все, а лишь отдельные средства других стилей. [М.Н.Кожина. Стилистика русского языка. – М., 1993, с. 200] Таким образом, художественному стилю свойственны все лингвостилистические ресурсы русского языка, и, чтобы охарактеризовать художественный стиль, надо описывать все стилистические ресурсы русского языка Сложность описания художественного стиля объясняется еще и тем, что наличие общих специфических черт художественной речи сочетается с существованием индивидуальных стилей, без которых невозможна художественная литература. Изучению художественного стиля посвящены многочисленные монографии, статьи, например, работы ак. В.В. Виноградова "О языке художественной литературы", проф. М.Н. Кожиной "О специфике художественной и научной речи в аспекте функциональной стилистики". В эстетических целях в художественной литературе используются языковые средства не только литературного языка, но и диалектизмы, просторечные единицы, жаргонизмы и т.д., которые служат созданию системы образов, выражению мысли автора.