Важливість

Розглянемо принципи і правила планування ефективного використання робочого часу й особистої роботи. Розривати ці елементи не можна. Аналізувати і планувати треба тільки разом, тобто треба чітко визначати і види робіт і час на їх виконання.

1.Основним принципом планування є дотримання співвідношення 60:40. Це означає, що складати план треба лише на визначену частину свого робочого часу, як показує досвід, найкраще на 60%.

Події, що важко передбачити, моменти що відволікають («поглиначі часу»), а також події особистого плану не можуть бути заплановані цілком. Відповідно, свій час треба розподілити між 3-ма блоками.

Основне правило планування часу:

60 % - запланований час;

20 % - непередбачений час (резерви часу на неплановані дії);

20 % - спонтанна активність (управлінська діяльність, творчість).

У залежності від виду Вашої діяльності ці величини можуть відхилятися в ту чи іншу сторону. Більш точно Ви можете їх визначити, виходячи з аналізу окремих видів діяльності і витрат часу, тому що саме такий аналіз є основою всякого планування часу.

2. Другий принцип планування – аналіз видів діяльності і витрати часу, листок «денних перешкод».

Сутність цього принципу полягає в документуванні того, як і на що Ви використовуєте свій час.

З «заповідей молодого кар'єриста»:

„Якщо ти забув призначити термін виконання завдання, воно не буде виконано ніколи. Поки не підійшов термін звіту, ніщо не буде починатися”.

На перші 90% проекту (роботи) іде 90% відведеного часу, на інші 10% - також 90% часі. Якщо у твоїй добі 24 години, значить треба навчитися розтягти їх ще годин на 10.

3. Принцип планування – зведення задач воєдино – складання плану дій.

Треба:

- перелічити всі майбутні в плановому періоді задачі;

- розділити їх на довго-, середньо- і короткострокові;

- встановити пріоритетність у рішенні задач.

4. Регулярність – системність – послідовність. Цей принцип означає, що треба регулярно і систематично працювати, послідовно доводити до кінця розпочату справу.

5. Реалістичне планування - тобто виконання такого обсягу робіт, з яким реально можна справитися.

6. Пристосовність – це значить, що треба виявляти гнучкість, щоб досягалися Ваші цілі.

7. Поповнення втрат часу: слід прагнути відразу ж поповнювати втрати часу: наприклад, краще один раз довше попрацювати ввечері, ніж протягом наступного цілого дня наганяти втрачене напередодні.

8. Письмова форма – обов'язкова.

9. Перенос незробленого – невиконані задачі переносяться в план наступного періоду.

10. Фіксація результатів замість дій, тобто в планах треба фіксувати результати і цілі (кінцевий стан), а не просто які-небудь дії.

Наприклад, замість: „подзвонити пану Дорошенко„ краще записати конкретно: „погодити з паном Дорошенко програму ЕОМ”.

11. Установлення часових норм.

Треба встановлювати точні норми, що передбачають рівно стільки часу на визначену роботу, скільки вона того варта.

Досвід показує, що на роботу, як правило, витрачається стільки часу, скільки його є взагалі. Тобто якщо Ви, наприклад, призначили нараду і відвели на цю нараду 2 години, то вона стільки і триватиме, хоча, можливо, що цілі наради можуть бути досягнуті набагато швидше, наприклад, за 1 годину чи 90 хвилин.

12.Обов'язково встановлювати точний термін виконання.

У такий спосіб Ви привчите себе до самодисципліни. Фіксація точних термінів виконання особливо важлива при складанні домовленості з іншою стороною. Тут треба уникати неточних формулювань, наприклад, «Якомога швидше». Що значить: «Якомога швидше?» - це через годину?, протягом дня?, чи завтра?, через тиждень?

Обов'язково домовляйтеся, до якого терміну завдання повинно бути виконано. Це дасть вам змогу уникати непорозумінь.

13.Установлення пріоритетів (тобто ступеня важливості справ).

Точно встановлюйте, якій справі якого роду пріоритети Ви віддаєте, тобто що слід виконувати в першу чергу, що – в другу, що – потім.

14.Позбавлення „тиранії нагальності”.

Треба учитися відрізняти найважливіше від нагального. Саме термінова (спішна) справа не завжди буває найважливішою, однак саме нагальні і невідкладні справи займають часто велику частину нашого дорогоцінного часу.

„Тиранія нагальності” виникає в наслідок того, що неважливим справам віддається перевага тільки тому, що через погане планування не важливі справи стають терміновими.

15.Делегування (передоручення) справ.

Тобто, треба встановлювати у своїх планах, яку роботу Ви повинні виконувати самі (особисто), а яку можна передоручити. Про делегування мова докладно буде вестися пізніше.

16. „Поглиначі” часу і резерви часу.

Треба залишати визначений відсоток свого часу як резерв для несподіваних відвідувачів, телефонних дзвоників чи на випадок недооцінки тривалості окремих справ і намагатися скоротити кількість «перешкод».

17.Переробка – повторний огляд

Варто постійно перевіряти і переробляти свій план з погляду – чи можуть бути ті чи інші його пункти виконані цілком у встановлений термін.

18.Вільний час

Принцип передбачає планування і використання свого вільного часу, а також часу, що іде на поїздки і очікування

19.Тимчасові блоки і спокійний час (закриті години).

Цей принцип означає, що треба визначати тривалі безперервні періоди часу (блоки) для рішення великих задач (це так званий спокійний час, закриті години) і короткі проміжки - для обробки декількох дрібних справ.

Доцільно при цьому для закритих годин планувати найбільш сприятливі години, з урахуванням біоритмів (це, як правило, ранкові години).

20.Час для планування і творчості.

Треба резервувати також визначену частину свого часу для планової, підготовчої і творчої роботи, а також для підвищення кваліфікації. Якщо цей час губиться в повсякденних справах, треба подбати про те, щоб найближчим часом заповнити втрати.

Крім зазначених, треба враховувати у своїх планах також принципи планування:

21.Рутинної роботи.

22.Непродуктивної діяльності.

23.Піклуватися про різноманітність виконуваних робіт.

24.Треба також погоджувати свої власні часові плани з планами інших людей (своїх колег, начальника, підлеглих).

25.Варто також враховувати можливість альтернативного планування - за принципом: «Завжди можна знайти інший шлях – кращий».

Таким чином, ми з Вами розглянули принципи і правила планування робочого часу.

Тепер Ви виберіть і запишіть для себе 5 ключових правил - принципів, яких Ви збираєтеся дотримуватися найближчим часом.

3. Система планування робочого часу

На схемі планування часу представлене як закрита система, у якій чітко видно взаємозв'язки між окремими видами планів: довгострокові плани конкретизуються у відповідних середньо- і короткострокових, річних, а потім у планах поточного періоду – квартальних, місячних, декадних, які зрештою втілюються в планах дня.

Після закінчення відповідного планового періоду порівнюється, що заплановано і що фактично виконано, визначаються результати періоду, що враховуються для коригування планів на наступний період.

Якщо Ви вирішили скласти свій план життя, то довгостроковий план послужить Вам основою для процесу планування.

З плану на кілька років уперед Ви виводите річний план шляхом переносу в нього з відповідного річного стовпця всіх тих завдань, що Ви собі намітили.

Наприкінці поточного року треба робити план, на наступні 12 місяців, найкраще з поквартальною розбивкою.

На підставі поквартального плану складається місячний, потім декадний план. Тут уже підвищується точність планування – у місячному плані задачі враховуються з більшою деталізацією, витрати часу вимірюються у годинах.

Останньою й одночасно найважливішою ступінню в системі планування часу є денний план, у якому конкретно втілюються поставлені цілі.

Таким чином, розглянувши систему планування робочого часу, бачимо, що планування являє собою поступове просування вперед, до Вашої головної мети шляхом розкладання загальної задачі на частки. І робиться це для того, щоб різні дії можна було розподілити в часі.

4. Методи планування робочого часу.

Найбільш розповсюдженими методами планування робочого часу є:

1. Метод «Альпи»

2. Щоденник часу.

1.Використання методу «Альпи» при щоденних витратах 10- 15 хвилин приносить багаторазовий виграш у часі.

Метод «Альпи» включає 5 стадій:

1. Складання завдань

2. Оцінку тривалості акцій

3. Резервування часу (у співвідношенні 60/40)

4. Прийняття рішень по пріоритетах і передорученню

5. Контроль (облік незробленого)

Ι стадія – складання завдань.

Треба записати у відповідних розділах свого плану дня все те, що Ви повинні зробити наступного дня:

1.)задачі зі списку справ з тижневого (місячного) плану;

2.)невиконані напередодні справи;

3.)справи, що додалися;

4.)термінові справи;

5.)задачі, що періодично виникають.

При цьому слід вживати загальноприйняті скорочення, наприклад:

В - візити або відрядження;

Н - наради;

Д - делегування справ;

К - контроль;

П - у процесі, у роботі;

Т - телефонні розмови і т.д.

Два – три дні тренувань - і Ви зможете легко в першому наближенні розподіляти завдання за пріоритетами.

Однак це тільки початок складання Вашого плану дня.

Реалістичний план дня повинний бути завжди обмежений тими завданнями, що Ви фактично в змозі зробити.

ΙΙ стадія: оцінка тривалості справ.

Проти кожного завдання треба проставити приблизний час для його виконання. Потім просумуйте все і визначте загальний час.

Якщо Ви спробуєте протягом 10 днів складати письмові плани і дотримуватися їх, то на 11-й день Ваш план буде виконаний у повному обсязі і з великою точністю по термінах.

ΙΙΙ стадія: резервування часу про запас.

При складанні плану дня треба дотримуватися основного правила планування часу: тобто прикидати його приблизно на 60% робочого часу, а 40% залишати про запас. При 8 – годинному робочому дні запланований час слід складати не більш як на 5 годин. Якщо Вам не вдається укластися в таку пропорцію, то треба:

1)скоротити список справ;

2)зробити це за рахунок менш важливих справ;

3)передоручити;

4)скоротити час на кожну задачу;

5)перенести частину справ на завтра;

Якщо не виходить – працюйте більше 8-ми годин.

IY стадія – прийняття рішень по пріоритетах і делегуванню.

Ціль цієї стадії – скоротити час, відведений на виконання завдань дня.

Треба:

- установити пріоритети для своїх справ (наприклад, за допомогою аналізу АБВ) і уточнити по них задачі дня;

- перевірити ще раз термін виконання всіх справ;

- розглянути можливість делегування справ.

Y стадія - контроль і перенос незробленого.

Досвід показує, що не всі задачі вдається виконати. Не всі телефонні розмови можуть відбутися. Тому їх приходитися переносити на інший день.

Для раціоналізації використання часу можна використовувати, також, графічні символи – бюрографию.

Терміново

! важливо

NB! особливо важливо

? з'ясувати

+ пріоритет категорії А

. задачу виконано

.. задачу виконано особливо добре

Можна застосовувати свої власні позначення.

Що дає метод «Альпи?»

Це: - Кращий настрой на майбутній робочий день.

1. Планування наступного дня.

2. Чітке представлення про задачі дня.

3. Упорядкування роботи протягом дня.

4. Подолання безпам'ятності.

5. Концентрація на більш важливому.

6. Зменшення обсягу «паперової» роботи.

7. Досягнення цілей дня.

8. Виділення більш важливих і менш важливих справ.

9. Прийняття рішень про пріоритети і передоручення.

10. Раціоналізація за допомогою угрупування задач.

11. Скорочення перешкод.

12. Самодисципліна.

13. Зменшення стресів.

14. Поліпшення самоконтролю.

15. Підвищення задоволеності і мотивації праці.

16. Ріст особистих результатів.

17. Виграш у часі за рахунок організації праці.

При успішному використанні техніки планування часу Ви зможете щодня заощаджувати 10 - 20 % Вашого часу!

2. Як ефективний інструмент планування і керування своїм часом, у повсякденній практиці варто застосовувати щоденник часу.

Щоденник часу є найважливішим робочим засобом особистого самоменеджменту. Він являє собою одночасно: календар-пам'ятку, особистий щоденник, записну книжку, інструмент планування, довідник, абонентську книжку, картотеку ідей, інструмент контролю.

Структура щоденника часу

Календарна частина – тут формуляри для місячних, декадних і денних планів. Особливе значення придається плану дня. Принцип – один лист на день.

Розділ службових і часних дат – тут можна записати, щоб постійно мати при собі найважливішу інформацію, наприклад:

1.терміни проведення семінарів, нарад

2.тарифи зарплати і доходів

3.списки днів народжень і інших важливих дат

4.поштові тарифи

5.розклад літаків, потягів

6.адреси готелів

7.календар футбольних матчів

8.картки для запису ідей

Розділ: адреси і телефони

- у Вас завжди будуть під рукою найважливіші телефонні номери й адреси, якими Ви найчастіше користуєтеся

Загальна частина

- різні візитки, службовий пропуск, фотографії і т.п.

Щоденник часу підвищує якість роботи. При 8-годинному робочому дні раціональне ведення щоденника часу дозволяє заощаджувати щодня цілу годину!

При вивченні теми “Планування робочого часу” студенти повинні знати основні принципи та правила планування робочого часу, переваги планування часу в особистому самоменеджменті, систему планування часу, метод “Альпи”, бюрографію, щоденник часу.

Слід зрозуміти, що планування у “колі правил” самоменеджменту означає підготовку до реалізації цілей. Витрачаючи час на планування, менеджер скорочує час на виконання окремих задач і таким чином одержує економію часу в цілому.

Студенти повинні добре зрозуміти сутність та зміст основних принципів та правил планування робочого часу, вміти розробляти плани життя, кар’єри, довгострокові, річні, квартальні, місячні плани, плани дня.

Слід усвідомити, що менеджер повинен позитивно ставитися до планування взагалі, а також вміти перепровіряти свої плани, змінювати та коригувати їх у разі необхідності.

Для формування умінь і навичок планування слід вирішити ситуаційні завдання № 5,6, 10, 11, 15, 17 із збірника ситуаційних завдань [19].

Питання для самоконтролю:

1. Яке значення має планування робочого часу?

2. У чому переваги планування робочого часу?

3. Які принципи і правила планування робочого часу Ви знаєте?

4. Що таке система планування робочого часу?

5. Які методи планування робочого часу Вам відомі?

6. Що таке метод “Альпи”? Які його переваги?

7. Що таке бюрографія, яке її значення?

8. Що таке щоденник часу та у чому його переваги?

Література:

1-, 3, 4, 8-11, 13, 15-17, 19

Тема 4. Прийоми і методи прийняття рішень

План:

1. Встановлення пріоритетів.

2. Принцип Парето (співвідношення 80:20).

3. Аналіз АБВ.

4. Принцип Ейзенхауера.

5. Основи делегування.

Прийняття рішення передбачає відбір першочергових задач і справ.

Установити пріоритетність – означає прийняти рішення про черговість вирішення задач.

Для більшості керівників основні проблеми полягають у тому, що вони:

- намагаються відразу виконати занадто великий обсяг роботи;

- розпорошують свої сили на окремі, часто несуттєві справи.

Наприкінці робочого дня вони відзначають, що начебто зроблено чимало, але дійсно важливі справи або незакінчено, або вони взагалі не зрушили з місця.

Успішні менеджери встигають вирішити під час робочого дня безліч питань. Від усіх інших вони відрізняються тим, що протягом певного часу бувають зайняті рішенням тільки однієї єдиної задачі. Вони завжди завершують за один раз одну справу, причому послідовно і цілеспрямовано. Передумовами для цього служать прийняття рішення про пріоритетність справ, складання списку пріоритетів і дотримання його.

Значення установлення пріоритетів важко переоцінити. Воно добре ілюструється широко відомою історією під назвою "Порада вартістю в 25000 доларів";

Чарльз Шваб, президент "Бетлем стил Корпорейшен", поставив Іву Лі, радникові з підприємницької діяльності, незвичайну задачу: "Покажіть мені, - сказав він, - можливість кращого використання мого часу. Якщо Вам це вдасться, я сплачу Вам будь-який гонорар у розумних межах". Лі запропонував Швабу записати наступне: "Складіть список найважливіших справ, що Ви повинні зробити завтра, і пронумеруйте їхню черговість у відповідності зі значимістю. Завтра вранці почніть із задачі № 1 і працюйте над нею, поки її не буде вирішено. Перевірте установлені вами пріоритети ще раз і приступайте до виконання задачі № 2, але не йдіть далі доти, поки не закінчите і цю справу. Потім розпочинайте працювати над завданням № 3 і т.д. Навіть якщо ви не зможете виконати весь свій план на день, це не трагедія. До кінця дня будуть принаймні завершені найважливіші справи, перш ніж ви витратите час на задачі меншої важливості.

Секрет успіху полягає в тому, щоб щодня робити наступне:

- перевіряйте значимість майбутніх задач;

- приймайте рішення про пріоритети;

- складайте список завдань дня;

- складайте план дня з урахуванням пріоритетів;

- дотримуйтеся плану дня.

Нехай це буде звичною справою кожного вашого робочого дня.

Якщо ви переконаєтеся в цінності цієї системи, "передайте" її далі своїм підлеглим. Випробуйте її стільки, скільки вважаєте потрібним, а потім випишіть мені чек на суму, якій, на-вашу думку, відповідає вартість цієї системи".

Через кілька тижнів Шваб надіслав Іву Лі чек на суму 25000 доларів.

Пізніше він сказав, що ця прослухана їм лекція була найбільш цінною і важливою із усього того, що він засвоїв за час свого менеджменту.

Зверніть увагу, як високо оцінюють прийоми і методи самоменеджменту ділові люди. Вам ці поради даються поки що безкоштовно.

Таким чином, установити пріоритетність - означає прийняти рішення про те, яким із задач варто віддати першорядне, другорядне і т.д. значення.

Слід свідомо встановлювати однозначні пріоритети, послідовно і системно виконувати задачі, що включені в план, відповідно до їх черговості.

Переваги роботи за пріоритетами

Завдяки регулярному встановленню пріоритетів ваших задач, ви зможете:

- працювати тільки над дійсно важливими і необхідними задачами;

- вирішувати питання відповідно до їхньої невідкладності;

- концентрувати увагу на виконанні тільки однієї задачі;

- більш цілеспрямовано приступати до справи й укладатися у встановлений термін;

- найкращим способом досягати поставлених цілей при заданих обставинах;

- виключити справи, що можуть бути виконані іншими;

- наприкінці планового періоду (наприклад, робочого дня) закінчити, принаймні, найважливіші питання;

- не залишати невиконаними задачі, що вам дійсно під силу.

Позитивні наслідки роботи за пріоритетами

- робота виконується у встановлені терміни;

- ви одержуєте більше задоволення від робочого дня і результатів роботи;

- задоволені також ваші підлеглі, колеги і ваш безпосередній керівник;

- вдається уникнути конфліктів і стресових перевантажень.

Розглянемо критерії і методи, за допомогою яких ви можете встановити черговість своїх найважливіших справ, тобто визначити пріоритети.

2. Принцип Парето (співвідношення 80:20)

Принцип Парето в загальному виді говорить, що всередині даної групи окремі малі частини виявляють набагато більшу значимість, чим це відповідає їх відносній питомій вазі в цій групі.

Принцип сформульовано італійським економістом Вільфредо Парето ще в минулому столітті.

Принцип Парето неодноразово підтверджено на практиці у всіляких сферах.

Так, американські інженери, застосувавши принцип Парето при інвентаризації, знайшли, що 20% запасів зазвичай складають 80% вартості інвентарю, що підлягає обліку. Зосередження контролю саме на цих 20% інвенталю привело до значної економії витрат у порівнянні з іншими методами інвентаризації.

Приклади з підприємницької практики підтверджують, що:

- 20% клієнтів (товарів) дають 80% обороту чи прибутку;

- 80% клієнтів (товарів) приносять 20% обороту чи прибутку;

- 20% помилок обумовлюють 80% втрат;

- 80% помилок обумовлюють 20% втрат;

- 20% вихідних продуктів визначають 80% вартості готового виробу;

- 80% вихідних продуктів визначають 20% вартості готового виробу.

Таким чином, коли говорять про принцип Парето, мають на увазі співвідношення 80:20.

Перенесення цієї закономірності на робочу ситуацію керівника означає, що в процесі роботи за перші 20% часу, що витрачається, досягається 80% результатів.

Таким чином, принцип Парето (співвідношення 80:20) стосовно до раціонального використання часу говорить: "80% кінцевих результатів досягається тільки за 20% витраченого часу, тоді як інші 20% менш важливих завдань "поглинають" 80% робочого часу".

Стосовно до повсякденної роботи це означає, що треба завжди виконувати в першу чергу "життєво важливі" завдання, а вже потім - числені другорядні.

Тепер наша задача полягає в тому, щоб знайти ті 20% справ, що забезпечують 80% успіху. Для цього існують методи встановлення пріоритетів.

Застосування принципу Парето конкретизується, якщо всі задачі проаналізувати відповідно до їхньої частки в підсумковому результаті і потім розподілити по категоріях А Б В.

3. Встановлення пріоритетів за допомогою аналізу А Б В

За допомогою аналізу А Б В ви забезпечуєте упорядкування задач за їх значимістю й орієнтацію результатів роботи на досягнення найбільшого ефекту.

Букви А, Б, В означають три класи задач відповідно до їхньої значимості з погляду досягнення професійних і особистих цілей.

Аналіз А Б В ґрунтується на наступних 3-х закономірностях, підтверджених досвідом:

Завдання А	Завдання Б	Завдання В
Найважливіші	Важливі	Менш важливі
15% від усіх завдань   65% загальної значимості	20% від усіх завдань   20% загальної значимості	65% від усіх завдань   15% загальної значимості
Виконувати самому	Частково делегувати	Делегувати обов’язково

1) Найважливіші задачі (категорії А) складають приблизно 15% кількості всіх задач і справ, якими зайнятий керівник. Значимість цих задач (щодо їх внеску в досягнення мети) складає при цьому – 65%.

2) На важливі задачі (категорії Б) припадає в середньому 20% загальної кількості, а також 20% значимості задач і справ керівника.

3) Менш важливі і несуттєві задачі (категорія В) складають 65% загального числа задач, але мають незначну частку (приблизно 15%) у загальній "вартості" усіх справ, що повинний виконати менеджер.

- за найважливіші справи, що приносять найбільший результат (справи А) треба братися в першу чергу, щоб за допомогою деяких дій забезпечити велику частину загального ефекту.

- на наступні по значимості задачі Б приходиться також істотна частина сукупного результату, тоді як виконання щодо більшого числа, але менш важливих задач у цілому дає невеликий підсумок.

Головні труднощі полягають у тому, щоб точно визначити ті самі 20%, що визначають успіх справи!

Застосування аналізу А Б В

Аналіз своїх задач по методу А Б В ви можете здійснювати в такий спосіб:

1. Складіть список усіх майбутніх у відповідному періоді часу (місяць, день і т.д.) справ (чи задач), наприклад, за такою формою, яка приведена на слайді.

2. Систематизуйте задачі за їх важливістю, встановіть черговість справ відповідно до їх значення для вашої діяльності.

3. Пронумеруйте свої задачі.

4. Розподіліть ваші задачі відповідно до категорій А, Б, В:

- А – перші 15% усіх задач (дуже важливі, що мають найбільшу значимість) – не підлягають передорученню;

- Б – наступні 20% задач - категорії Б (дуже важливі, але їх можна виконати в другу чергу) – можуть бути передоручені для виконання іншим особам;

- В – інші 65% усіх задач (категорії В) – менш важливі, незначні. Вони в будь-якому випадку повинні бути передоручені.

Приклад складання плану на місяць проректора з наукової роботи з використанням аналізу АБВ

Дата	Завдання	Пріоритетність	Кому доручено	Строки виконання	Примітки
А	Б	В	поча- ток	закінчення
	1. Розгляд тематики НДР^*, підготовленої на координацію в Мінфін	А			проректор з НДР
	2. Підготовка та проведення наради з питання організації участі студентів у Всеукраїнській олімпіаді	А			проректор з НДР
	3. Розробка проектів на 7-й конкурс НДР		Б		зав. кафедр
	4. Організація і проведення студентської наукової конференції		Б		нач. НДВ^*
	5. Підготовка звіту про роботу НДВ			В	нач. НДВ
	6. Підготовка звіту про роботу РВВ			В	нач. РВВ^*
	7. Організація і проведення семінару за результатами НДР			В	зав. студентським НДБ^*
	8. Нові форми статистичної звітності – з Internet			В	ЦІТ^*

__________

^* НДР – науково-дослідна робота

НДВ – науково-дослідний відділ

РВВ – редакційно-видавничий відділ

НДБ – науково-дослідне бюро

ЦІТ – центр інформаційних технологій

3. Перевірте ще раз, виходячи з першочерговості задач, свій часовий план, щоб бюджет часу відповідав значимості задач:

- 65% запланованого часу - задачі А;

- 20% запланованого часу - задачі Б;

- 15% запланованого часу - задачі В.

6. Зробіть відповідне корегування.

Орієнтуючи свій часовий план на задачі А, ви таким чином автоматично забезпечуєте на менш важливі, але поглинаючі багато часу задачі В стільки часу, скільки вони того варті.

7. Оцініть задачі Б и В щодо можливості їх делегування.

Зверніть увагу, що задачі категорії В не є в принципі непотрібними. Мова йде про те, що поряд із задачами А и Б існує безліч менш важливих робіт, рутинних справ, що також повинні бути виконані.

Прийняття рішень про пріоритети, так само як і процес установлення цілей, - справа індивідуальна, тому що оцінка ситуації в значній мірі є суб'єктивною.

Менеджер самостійно визначає пріоритети задач, що підлягають рішенню, і час, необхідний для їх вирішення.

Для забезпечення прийняття рішень при плануванні і знаходженні задач категорії А треба поставити собі такі питання:

1) Завдяки виконанню яких задач, я найбільшою мірою наближаюся до втілення моїх головних цілей (цілей дня, тижня, місяця, року)?

2) Чи можу я за рахунок виконання однієї єдиної задачі вирішити відразу декілька інших?

3) Завдяки виконанню яких задач я можу внести максимальний вклад у досягнення загальних цілей мого підприємства, відділу, групи?

4) Виконання яких задач принесе мені найбільшу користь (у короткостроковому і довгостроковому плані)?

5) Невиконання яких задач може мати найнегативніші наслідки?

Установлення пріоритетів - основне правило ефективної техніки роботи.

4. Принцип Ейзенхауера

Існує метод прискореного аналізу пріоритетності задач, розроблений американським генералом Дуайтом Ейзенхауером. Він застосовується в тих випадках, коли треба швидко прийняти рішення щодо того, яким задачам віддати перевагу.

Відповідно до цього принципу, пріоритети встановлюються за такими критеріями як терміновість і важливість справи.

Схема встановлення пріоритетів за критеріями:

“важливість” і “терміновість”

ЗавданняБ Важливі, але менш термінові Встановити термін виконання або делегувати	ЗавданняА Важливі і термінові   Виконувати особисто без зволікання
Найменш важливі, найменш термінові	ЗавданняВ Менш важливі, термінові Передоручити (делегувати)

Терміновість

У залежності від ступеня терміновості і важливості задач, розрізняють 4 можливості їхньої оцінки і виконання:

1) Термінові і важливі справи (правий верхній квадрант). - За них варто прийматися негайно і самому їх виконувати. Вони відповідають задачам категорії А.

2) Важливі, але менш термінові задачі (лівий верхній квадрант) - задачі категорії Б. - Їх не треба виконувати терміново. Вони, як правило, можуть почекати. Однак тут є небезпека, що рано чи пізно ці задачі перетворяться в термінові, і вам особисто прийдеться вирішувати їх у найкоротший термін.

Тому треба намагатися такі задачі, по можливості цілком або частково, доручати своїм співробітникам. Таким чином, ви розвантажуєте себе і сприяєте мотивації і підвищенню кваліфікації своїх підлеглих, довіряючи їм відповідальні справи.

3) Термінові, менш важливі справи (правий нижній квадрант) - задачі категорії В. Тут існує небезпека потрапити під "тиранію" нагальності і, як наслідок, цілком віддатися рішенню конкретної задачі, тому що вона термінова. Якщо ж вона не є настільки терміновою, то вона повинна бути в будь-якому випадку делегована, оскільки для її виконання не потрібно яких-небудь особливих якостей.

4) Менш термінові і менш важливі справи.

Дуже часто справи цієї категорії осідають на письмовому столі. Якщо ви починаєте займатися цими справами, то задачі І категорії не виконуються, чи у вас відбувається перевантаження і, як наслідок, - стрес.

!

Від таких несуттєвих і нетермінових справ варто утримуватися.

Не бійтеся відправляти їх до архіву, або у корзину.

Якщо ви будете послідовно розподіляти свої справи по категоріях відповідно до принципу Ейзенхауера, ви значно підвищите свою продуктивність!

5. Основи делегування

Делегуванням називається доручення робочої задачі, а також передача компетенції і відповідальності для її виконання.

Схема доручення підлеглому задачі або діяльності
із сфери завдань керівника

Управлінська відповідальність (не делегується)

Дата добавления: 2013-12-14