Обговорення проблеми і прийняття рішення

На цьому етапі особливого значення набувають вміння слухати співрозмовника, передавати інформацію та обґрунтовувати свою позицію. Ще мислителі Стародавньої Греції наголошували, що два вуха і один язик людині дані для того, щоб вона більше слухала і менше говорила.

Щоб отримати необхідну інформацію, потрібно навчитися стави­ти співрозмовникові запитання. Вони бувають відкритими та зак­ритими, прямими та непрямими, риторичними і т. ін. Так, па початку і наприкінці бесіди краще задавати відкриті запитання на зразок: "Ви підготували для обговорення відповідні дані?" Звичайно, па таке запитання відповідь має бути "' так" чи "ні". Усередині бесіди, щоб зрозуміти позицію партнера і підготуватися до аргументації, бажано поставити запитання закритого типу: "Чому Ви вважаєте, що...?" Якщо ми хочемо перевірити своє розуміння позиції партнера по спілкуванню, то можна запитати: "Якщо я Вас правильно зрозумів, то Ви хочете...?" Це пряме запитання. Наприклад, щоб перевірити, чи був співбесідник вчора па виставці-продажу товарів, можна запи­тати в нього: "Яка була вчора вартість японських телевізорів?" Це непряме запитання.

На етапі обговорення проблеми, як свідчать досвід і аналіз літе­ратури, доцільно дотримуватися деяких правил, які полегшують ро­зуміння співрозмовника і дають змогу обмінюватись інформацією:

• уважно слухати і чути;

• намагатися перейти від монологу до діалогу;

• давати змогу співрозмовникові спокійно висловити свою думку;

•викладати свою інформацію чітко, коротко й послідовно;

•добирати способи й засоби аргументування залежно від індивідуальних особливостей співрозмовника (рівня його мислення, віку, статі, тину темпераменту тощо);

•викладати докази в коректній формі.

Аргументуючи свою позицію, доцільно навести цифрові дані, факти, виявити суперечності, розглянути їх, вилучити висновки по частинах. Аргументи треба викладати впорядковано, використовуючи правила та закони логіки, підкріплювати логічні апеляції емоційними. При цьому доцільно вживати порівняння та протиставлення тину "так..., проте". Це приверне увагу співрозмовника до висловленої думки. Певний ефект може дати висловлювання видимої підтримки партнера (наприклад, "Ви переконливо розповіли про ці факти...").

Приймаючи рішення, доцільно керуватися такими рекомендаціями:

• спостерігаючи за співрозмовником, визначити момент для закінчення бесіди;

• заздалегідь сформулювати мінімальну мету й обміркувати альтернативні варіанти розв'язання проблеми;

• намагатися добитися добровільної згоди партнера;

• не виявляти невпевненості, розгубленості наприкінці бесіди, навіть якщо її мети не було досягнуто;

• закінчуючи бесіду, доцільно використати свій найсильпіший аргумент.

Роль цього етапу індивідуальної бесіди — "остаточого враження" — не менш суттєва, ніж першого, зокрема, для продовжив ія спілкування в майбутньому. Тому прощаючись бажано бути доброзичливим, привітним, взагалі поводитися так, щоб виникло відчуття "ми". Наприкінці бесіди доцільно виказати сподівання па подальше співробітництво, "подати" себе так, щоб лишити у співрозмовника добру згадку про себе. Дотримання правил етикету має велике значення для створення доброго іміджу співрозмовника і продовження ділових відносин.

Якщо співрозмовник не вирішив своє питания позитивно, треба дати йому змогу зберегти "добрий вираз обличчя при поганій грі. Та й співрозмовник для того, щоб мати змогу ще раз вийти па контакт, не повинен "грюкати дверима".

Індивідуальні бесіди керівника з підлеглими

Керівник організації, фірми, навчального закладу спілкується з підлеглими щоденно; його бесіди з ними бувають коротко- та довготривалими, спокійними і напруже­ними. Вони відбуваються у формі групових або індивідуальних бесід: при прийомі на роботу і при звільненні, з метою заохочення і покарання, для вирішення виробничих питань і для того, щоб ближ­че познайомитися. Важливими є бесіди, де обговорюються нові ідеї, плани, завдання, відбувається обмін інформацією, стимулюється по­шукова активність працівників, обговорюються перспективи їхньо­го професійного зростання. Такі бесіди керівника сприяють самореалізації та творчому зростанню підлеглих В індивідуальних бесідах з підлеглими керівник найчастіше дає розпорядження, щось рекомендує, намагається за допомогою зворотно­го зв'язку дізнатися про хід і результат виконання завдань, а також оцінити роботу співробітників. Найбільше непорозумінь, а то й конфліктів виникає саме тоді, коли керівник віддає розпорядження, а підлеглий має його викопати. Річ у тім, що нерідко люди неоднаково розуміють одну іі ту саму інформацію, по-різному ставляться до ви­конання конкретного завдаппя і досягнення мети. Тому під час зустрічі бажано, щоб керівник сформував у підлеглого бажання виконати розпорядження. Якщо такого бажання не буде, то скоріше за все підлег­лий зробить те, що йому сказали, але формально, а то й погано.

Для того щоб порозумітися, співрозмовники повинні спілкувати­ся спільною професійною мовою. Розмовляючи про одне й те саме завдання з різними людьми (скажімо, з робітником та інженером), треба орієнтуватись па тип і рівень мислення кожного. В одному випадку термінологія може бути більш складною, узагальненою, роз­рахованою па високий рівень мислення, в іншому — розпорядження даються простішою мовою, чіткіше, без використання наукової тер­мінології. Отже, для досягнення взаєморозуміння з підлеглими ке­рівникові потрібно враховувати їхній рівень освіченості та розумо­вого розвитку.

Розуміння інформації працівниками залежить також від особли­востей її передавання, зокрема від повноти. Так, завідуючий відділом може дати підлеглому завдання: "Напишіть про цей об'єкт щось нове і цікаве". Таке розпорядження, звичайно, виконати добре дуже важко, бо воно неконкретне і незрозуміле.

Давати завдання і роз'яснювати його треба спокійним топом. Це дасть змогу підлеглому сконцентрувати увагу па змісті розмови, а не па поведінці керівника. Для того щоб підлеглий добре зрозумів завдання, бажано запитати, як він хоче його виконувати і чому саме в такий спосіб. Але й цього замало. Важливо, щоб підлеглий прийняв запропоноване завдання. А тому вказівки та завдання, що даються підлеглому, не повніші суперечити його етичним нормам і поглядам. Крім того, бажано, щоб керівник у розмові показав, що виконання завдання сприятиме не лише досягненню загального успіху, а й задо­воленню певних потреб, інтересів підлеглого (наприклад, допоможе Йому в підвищенні статусу, одержаній винагороди тощо). І, нарешті, завдання сприймається із задоволенням, якщо його дає керівник, якого "поважають, цінують, до якого ставляться прихильно, із симпатією.

Для підлеглого важливо, дає завдання керівник від свого "я» чи звертається до його "Ви". Із чотирьох типів розпоряджень "Я вимагаю, щоб завтра...", "Завтра треба зробити...", "Я прошу Вас зробити...", "Чи не могли б Ви до завтра зробити..." найгірше сприй­мається перше, найкраще — два останніх. Усі люблять, коли поміча­ють і цінують їхні успіхи, певні індивідуальні особливі якості. Тому іноді варто зробити підлеглому комплімент.

Не варто забувати, що індивідуальна бесіда — це діалог. Тому треба терпляче сприймати навіть нечіткі думки підлеглого, його сумніви, заперечення. Це лише підвищить прихильність підлеглого до керівника. Не завадить навіть підкреслити, що працівник має для виконання завдання певні переваги перед іншими. Але для цього потрібно по-справжньому цікавитися успіхами і труднощами кож­ного працівника, їхніми інтересами, звичками. Ніщо так не приваб­лює людей, як вияв зацікавленості до них, бажання керівника ство­рити умови для самореалізації підлеглих.

Бесіда виховного характеру

Індивідуальна бесіда нерідко використовується як засіб виливу не тільки в сім'ї,

школі, вузі, а й у діловому житті

Найчастіше такі бесіди відбуваються при знайомстві людей. Нерідко проводяться бесіди навчальної спрямованості (наприклад, керівника з новим працівником). Як правило, вони не викликають занепокоєності, а навпаки, приносять задоволення, бо мають творчий характер.

Складнішими є бесіди з людьми, які мають певні труднощі в поведінці або в характері. Найчастіше їх мета — отримати та про­аналізувати інформацію про погані, з погляду інших людей, вчинки, міжособистісні конфлікти. Під час таких бесід, що мають, як правило, виховний характер, взаємодіють дві особистості, які мусять цінувати гідність одне одного, зважаючи па неповторність і унікальність кож­ного. Для успішного проведення таких бесід обов'язково потрібні високий рівень моральної та психологічної культури спілкування, знан­ня загальної та соціальної психології.

Дата добавления: 2013-12-14