Студопедия

КАТЕГОРИИ:


Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748)

Портрет посетителя аптеки

Документооборот – это регламентированная технологическая схема движения документов по установленным пунктам обработки для выполнения необходимых творческих, формально-логических и технических операций с документами.

Организация документооборота

ПРОТОКОЛ № 23

Пример

Открытое акционерное общество

«Аптека у моста»

 

заседания правления от 15.11.2005

Председатель Михайлов С.С.

Секретарь Маслова Н.Н.

Присутствовали: Баранов С.П., Егоров В.П., Кислюк Е.С., Смирнова Н.Н., Тихонов М.Н.

Повестка дня:

1. О ликвидации группы фармацевтической информации.

СЛУШАЛИ: Смирнову Н.Н. о ликвидации группы фармацевтической информации (текст доклада прилагается).

ВЫСТУПИЛИ: Баранов С.П. Считаю, что функции группы фармацевтической информации может взять на себя вновь организуемый отдел информационных технологий.

ПОСТАНОВИЛИ: ликвидировать в структуре ОАО «Аптека у моста» группу фармацевтической информации.

Председатель Подпись С.С. Михайлов

Секретарь Подпись Н.Н. Маслова

 

Документооборот – движение документов в учреждении (организации) с момента их создания или получения до завершения работы с ними. Целенаправленное движение документов объективно сопровождает любую управленческую деятельность. Перемещение документов в учреждении не может быть хаотичным, оно должно быть управляемым.

К документообороту предъявляется ряд принципиальных требований, обязательных для соблюдения во всех учреждениях:

· прямоточность течения документов, прохождение документов кратчайшим путем через наименьшее количество инстанций, исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения документов;

· избирательность распределения документов между руководителями и специалистами в соответствии с функциональными обязанностями;

· обусловленность перемещения документов деловой необходимостью, исключение лишних, дублирующих инстанций и действий;

· единообразие маршрута движения и состава технологических операций для массовых категорий документов, однократность выполнения каждой операции.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько составляющих его частей – документопотоков: входящий – входной документопоток; выходящий – выходной документопоток; внутренний документопоток.

В технологическом процессе обработки и движения поступивших документов выделяются следующие последовательно выполняемые типовые этапы:

· прием и первичная обработка документов;

· предварительное рассмотрение и распределение документов;

· регистрация документов и ведение справочно-информационной системы;

· рассмотрение руководством и направление документов в структурные подразделения;

· исполнение документа.

Деятельность организации (предприятия, учреждения) требует оформления большого количества документов. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизировать.

Простейшей классификацией документов является их группировка в дела. Теорией и практикой делопроизводства выделено несколько признаков группировки документов в дела.

1. Номинальный признак предполагает группировку в одно дело документов одного вида – приказов, протоколов, актов и др.

2. Предметно-вопросный признак – объединение в одну папку документов по одному вопросу (план работы на год).

3. Авторский признак берется за основу, когда в дело собираются документы одного автора (комиссии, учреждения, лица).

4. Корреспондентский признак ярко выражен, когда формируется переписка с определенным корреспондентом, например с ПО «Фармация».

5. Географический признак берется в основу тогда, когда необходимо сгруппировать в дело документы корреспондентов, находящихся на определенной территории.

6. Хронологический признак выступает на первый план, когда важно указать на временные параметры документов в деле.

7. Экспертный признак учитывает сроки хранения документов.

При хранении документов используют несколько признаков и всегда учитывают экспертный.

Специальным классификационным справочником, закрепляющим заголовки дел и определяющим порядок раскладки документов в дела, является номенклатура дел. Основное требование, предъявляемое к номенклатуре, - охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации. Номенклатура дел бывает трех видов: конкретная (номенклатура дел организации), примерная, типовая. Номенклатура дел вводится в действие с 1 января каждого года. В таблице представлена примерная номенклатура для аптеки.

 

Примерная номенклатура дел аптеки

№ п/п Наименование дел Срок хранения
  Приказы и распоряжения вышестоящих организаций. Контроль их исполнения Постоянно (до отмены или замены новыми)
  Переписка с вышестоящими организациями 5 лет
  Акты обследования вышестоящими организациями 5 лет
  Информационные материалы 5 лет
  Справочные материалы До замены новыми
  Планы организационных мероприятий. Отчеты об их исполнении Постоянно
  Протоколы производственных совещаний 5 лет
  Техучеба работников 3 года
  Копии заказов поставщиков 3 года
  Положения о подразделениях аптеки До замены новыми
  Должностные инструкции работников До замены новыми
  Клеймение весо-измерительных приборов 10 лет
  Журнал регистрации входящих документов 3 года
  Журнал регистрации исходящих документов 3 года
  Материалы по охране труда, технике безопасности, противопожарной безопасности 10 лет
  Книга приказов по основной деятельности аптеки 75 лет
  Книга приказов по личному составу 75 лет
  Журнал учета движения трудовых книжек 75 лет
  Книга жалоб и предложений 5 лет
  Кассовая книга Постоянно
  Журналы контроля качества лекарств 5 лет
  Книга учета ядовитых веществ и этилового спирта 5 лет
  Журнал регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ 10 лет
  Лабораторный журнал 5 лет
  Фасовочный журнал 5 лет
  Вспомогательные книги и картотеки системного учета 5 лет

 

Правильное и своевременное включение документов в дело обеспечивает быстроту поиска документа и его сохранность. Поэтому формирование дел является очень важным моментом делопроизводства. На каждое названное в номенклатуре дело к началу года заводится папка, на которую переносится заголовок. На обложке также указываются название организации (предприятия, учреждения), структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре и срок хранения. По мере исполнения документы раскладываются только в те дела, которые заранее намечены для них номенклатурой дел. Документы включаются в дело в одном экземпляре. Толщина дела не должна превышать 250 листов (30–40 мм). Если документов набирается больше, формируются новые тома. Дела должны храниться в запирающихся шкафах в вертикальном положении. На корешке дела указывается его номер по номенклатуре, а на внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. Дела хранятся по месту их формирования до передачи в архив.

Подготовка дел к сдаче в архив – завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве. Он включает в себя несколько стадий: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянными и долговременными сроками хранения.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Начинается экспертиза в текущем делопроизводстве, заканчивается – в государственном архиве. На первой стадии определения ценности составляется номенклатура дел и устанавливаются сроки хранения документов. Вторая стадия экспертизы ценности самих документов проводится экспертной комиссией, которая постоянно действует в организации. На третьей – уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение их архива организации (предприятия, учреждения) в государственный архив.

Уточнив сроки хранения документов, приступают к оформлению дел. На дела с истекшим сроком годности, отобранные к уничтожению, составляют акт. Оформление дела зависит от сроков хранения собранных в нем документов. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат упрощенному оформлению: проверяется как наличие по номенклатуре, они сдаются в архив (на скоросшивателях и без нумерации). Дела постоянного срока хранения, срока временного хранения более 10 лет, а также по личному составу подлежат полному оформлению, которое включает в себя: переплет, нумерацию листов, оформление всех реквизитов обложки. На оформление и подготовленные к сдаче в ведомственный архив дела составляют опись – систематизируемый справочник, содержащий в перечень единиц хранения.

 

 

Одним из важнейших факторов, определяющих успешность предпринимательства в сфере реализации лекарственных средств, является поиск и исследование информации, касающейся целевых потребителей и их предпочтений для дальнейшего планирования маркетинговых мероприятий. Проведение маркетинговых исследований помогает выявить совокупность вариантов предложенных на розничном фармрынке уровней удовлетворения запросов и намерений потребителей, их отношение к определенным компаниям и маркам лекарственных средств, позволяет скорректировать программу маркетинга определенных аптечных предприятий с целью повышения их конкурентоспособности. В случае выводы на рынок новой товарной позиции исследования помогут выявить критерии, которых придерживаются потенциальные потребители при выборе того или иного лекарственного средства, и определить пути включения нового препарата в совокупность вариантов, рассматриваемых потребителем.

Изучение своих клиентов позволяет аптеке установить с ними постоянный контакт, помогающий понять механизм принятия решения о покупке, степень удовлетворения их потребностей. От понимания нужд (желание выздороветь) и потребностей (приобрести лекарство, удовлетворяющее по параметрам цены и качества) зависит количество постоянных покупателей аптечного учреждения и соответственно уровень прибыльности предприятия.

В настоящее время потребители имеют возможность выбора именно той аптеки, которая в большей степени удовлетворяет их желания. По-прежнему остается очень высокая доля безрецептурных продаж, значительная часть населения осуществляет выбор лекарственных препаратов, основываясь на личном опыте, рекламе, советах знакомых, поэтому изучение их предпочтений является важным аспектом деятельности аптечных предприятий.

 

<== предыдущая лекция | следующая лекция ==>
Об организации отдела информационных технологий | Факторы, определяющие поведение потребителей
Поделиться с друзьями:


Дата добавления: 2013-12-13; Просмотров: 1369; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!


Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет



studopedia.su - Студопедия (2013 - 2024) год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! Последнее добавление




Генерация страницы за: 0.019 сек.