Наибольшее распространение получили две теории человеческого поведения при принятии решений: теория поиска доминантной структуры и теория конструирования стратегий

Теория поиска доминантной структуры была предложена Г. Монтго­мери и О. Свенсоном. Они выдвинули гипотезу о том, что при выборе лучшей из нескольких альтернатив ЛПР стремится создать доминантную структуру. Путем попарного сравнения всех (либо части) альтернатив ЛПР хочет найти альтернативу, которая:

- лучше каждой из прочих хотя бы по одному критерию;

- ее недостатки менее существенны, чем недостатки сравниваемых
с ней альтернатив.

В соответствии с теорией поиска доминантной структуры ЛПР в про­цессе принятия решений охватывает взглядом все имеющиеся альтернативы и выбирает ту, которая по первому впечатлению может оказаться доминирующей. Затем он попарно сравнивает с выбранной прочие альтер­нативы. Если при этих сравнениях выбранная альтернатива оказалась луч­шей, то доминантная структура построена и ЛПР может объяснить свой выбор. Если при каком-либо из сравнений какая-то иная альтернатива ока­жется лучшей, то уже она рассматривается как потенциально доминиру­ющая и с ней сравниваются все прочие.

Теория поиска доминантной структуры подтвердилась при просле­живании процессов принятия решений методом вербальных протоколов. Оказалось, что внимание (процент от общего времени решения задачи), уделяемое доминантной альтернативе в процессе выбора, было больше, чем Для какой-либо иной альтернативы.

Теорию конструирования стратегий предложил Д. Пейн и обосновал другую теорию человеческого поведения при выборе лучшей (или луч­ших) из многокритериальных альтернатив. Пейн предположил, что в про­цессе решения задачи используется не одна, а несколько стратегий и эври­стик. Сравнивая альтернативы, люди могут сначала пренебречь различиями в оценках по некоторым критериям, затем использовать стратегию адди­тивных разностей, далее — стратегию исключения и т.д. Для поведения испытуемых в эксперименте характерна именно совокупность стратегий, а не одна стратегия. При этом на формирование совокупной стратегии оказывают непосредственное влияние те оценки альтернатив, которые попадают в зону внимания человека.

На этапах сравнения альтернатив правила выбора могут изменяться в зависимости от усилий, затрачиваемых человеком при применении фор­мальных правил, и в зависимости от желаемой точности выбора. Люди могут совершать ошибочный выбор стратегии под влиянием тех или иных характеристик альтернатив. Гипотезы Д. Пейна получили подверждение при принятии решений методом информационной доски.

Как отмечает автор этого метода, эти черты характерны для непод­готовленных специалистов. ЛПР, имеющие опыт в принятии решений, вла­деют конкретными стратегиями разработки решений и применяют их при решении задач.

Особо важную роль играют психологические факторы при решении неструктуризованных проблем, где имеются лишь качественные, недоста­точно определенные зависимости между основными переменными.

Имеют место следующие черты человеческой системы переработки информации:

- человек имеет ограниченный объем кратковременной памяти,
он не может уделять одновременно внимание многим аспектам, влияющим
на принимаемое решение;

- человек не является точным измерительным устройством, он не
может совершать точные количественные измерения. Этим объясняются
многие противоречия, наблюдаемые в задачах выбора;

- в процессе анализа проблем, подлежащих решению, человек вре­
мя от времени совершает ошибки, противоречит сам себе. Эти ошибки
могут быть объяснены различными причинами: невнимательностью, огра­
ниченным объемом кратковременной памяти, экономией усилий.

При принятии решений проявляются следующие особенности пове­дения человека:

- человек обычно не имеет готовой, точно сформулированной поли­
тики, решающего правила. Он вырабатывает это правило привычным мето­
дом проб и ошибок, т.е. человеку необходим процесс обучения;

- из-за ограниченности объема памяти человек в каждый момент
времени уделяет внимание ограниченному подмножеству объектов. Этим объясняется известная стратегия «поиска доминантной структуры». При рассмотрении большого количества альтернатив человек первоначально применяет простые стратегии «исключения по аспектам», пытаясь уменьшить их число до обозримого, а уже потом использует более тонкие стратегии сравнения;

- человек ищет удовлетворительное, а не оптимальное решение, достаточно устойчивое к изменению внешних факторов;

- человек минимизирует (подсознательно) свои усилия при поиске решения. Он меняет свои стратегии по ходу решения задач, выбирая те из них, которые требуют меньше умственных усилий. Человек стремится использовать более простые когнитивные операции, простые сравнения малого числа переменных.

В управлении решения принимаются не только на основе суждений и рационального подхода. Проявлениями нерационального поведения можно считать интуицию и нетрнзитивное поведение.

Интуиция в менеджменте означает способ выбора решения без аргументированного доказательства на основе предшествующего опыта и «внутреннего голоса». Этот тип решений широко распространен в практике управления. Можно ли развить в себе «шестое чувство», так необходимое руководителю в условиях, когда риск постоянно сопровождает хозяйственную деятельность? Для. ответа на этот вопрос рассмотрим механизм интуитивного мышления.

По мнению немецкого специалиста И. Энкельмана, структуру нашего сознания условно можно представить, как психологический треугольник, состоящий из 3-х уровней:

Из всего, что нас окружает, мы успеваем осознать немногое. Это область «я» нашего сознания, отражающая способность оценивать и воспринимать происходящее вокруг. Подсознание - гораздо большая область мозга, в которой аккумулируется все, что мы увидели, услышали в течение дня, в течение всей нашей жизни. Область празнания - это генетически передаваемая информация, накопленная в ходе эволюции, наше врожденное знание.

Специалисты отмечают, что нашим поведением руководит подсознание, оно посылает импульсы в область сознания, и человек действует тем или иным образом.

Уровни сознания взаимосвязаны. Между ними существуют проницаемые границы. В свободном, спокойном состоянии ограничения между уровнями как бы стираются, происходит «взаимопроникновение» клеток головного мозга. В напряженном, «зажатом» состоянии область контактов клеток мозга блокируется и подсознание не функционирует в режиме, выгодном для человека.

Мышление - это биоэлектрический процесс. В зависимости от физического и эмоционального состояния мозг излучает волны различных частот от 0 до 35 герц. В этой связи различают 4 состояния человека:

№ п/п	Состояние условное	Физическое состояние человека	Частота колебаний волн (герц)
I	Дельта	глубокий сон	от 0 до 4
II	Тета	поверхностный сон	от 4 до 7
III'	Альфа	расслабление	от 7 до 14
IV	Бета	возбуждение	от 15 до 35

При частоте колебаний волн, равной 7 герцам, человек засыпает, а при высокой частоте (35 Гц) путь к подсознанию закрыт. Наиболее приемлемое для нахождения решения проблемы - это альфа-состояние, в котором импульсы подсознания проникают в область сознания. Неслучайно человеку в стрессовом состоянии рекомендуют «успокоиться, прежде всего», затем «все хорошо обдумать и принять решение». Альфа-состояние -основа для упорядочения мыслей, формирования творческого начала и сосредоточенной активности. Стрессоустойчивый человек, сохраняя хладнокровие, не теряет времени на успокоение и может тут же получить подсказку в выборе решения. В бета-состоянии колебания волн хаотичны, меняют свой ритм и амплитуду. Напротив, в альфа-состоянии левое и правое полушария мозга синхронны по частоте колебаний и по фазе волн. Расширяется потенциал мозга.

Специалисты утверждают о возможности положительного воздействия на наше подсознание.

Для этого рекомендуют применять ментальный тренинг (умственную тренировку), то есть воздействие на подсознание в состоянии глубокого расслабления, когда оно весьма податливо. Становится возможным нейтрализовать прошлые потрясения, укрепить и запрограммировать положительные импульсы. Неслучайно понятие интуиции определяется как совокупность знаний и опыта. Информация, полученная в результате событий личной и производственной жизни, накапливается в подсознании, которое регулирует наши действия. В связи с этим для человека важно качество прожитой и настоящей жизни, ее структура, окружающая внешняя среда. И если человек не волен что-то изменить в прошлом, то аксиомой должна быть забота о содержательности каждого дня в настоящем и будущем. Существует и другая (достаточно близкая к изложенной) точка зрения об использовании механизма интуиции для выработки решения.

В 1975 году датчанин Клаус Мюллер зарегистрировал оригинальное изобретение - систему управления сознанием, которую назвал «тайм-менеджер». Смысл системы состоит в экономии времени на принятие решений за счет использования подсознания. Вначале она не воспринималась серьезно, а сейчас обросла легендой, курсы по ее освоению прошли миллионы менеджеров и других специалистов на Западе. Используемая как привычка, она экономит от 25 до 35% времени на выработку решения.

Изложение методики использования данной системы предварим некоторыми исходными положениями. Они состоят в следующем. Мозг человека состоит из 3-х частей с широким диапазоном функций различных мощностей: сознательная, полусознательная, подсознательная. Сознательный мозг обладает крайне ограниченной мощностью. Вмещает сразу только одну мысль и работает в условиях бодрствования. Им пользуемся при решении новой задачи, дела, требующих полного сосредоточения. Его нежелательно перегружать, так как последствия могут быть негативными. По системе «тайм менеджер»на рабочем столе должна находиться только одна вещь, над которой работает сознательный мозг.

Полусознательный мозг способен сохранять обзор до 10 элементов одновременно по причине того, что все предметы знакомы, дела рутинные, не требующие полной концентрации внимания. К примеру, мы говорим по телефону, одновременно смотрим телевизор, отвечаем на вопрос, подаем необходимый

предмет и др. Полусознательный мозг также работает только в бодрствующем состоянии и не перегружается, пока контролирует не более 10 предметов, тем, явлений.

Подсознательный мозг работает всегда, бодрствуете или спите, выполняет огромный объем работы, не прерываясь ни на секунду. Его возможности беспредельны (перерабатывает заложенные в него идеи и мечты, прошедшие мимо сознания, комбинирует варианты событий, манипулирует чувствами). Когда говорят «действовал автоматически» - это говорят про подсознательный мозг. Как правило, он полон идей и решений, которые пытается передать мозгу сознательному. Иногда мы недостаточно «слышим» его, либо вовсе «не слышим», поэтому много идей бесследно пропадает. Чтобы эффективно использовать для разработки решений подсознательный мозг, следует его «озадачивать», «закладывать» программу. Как это делать? По методике К. Мюллера следует:

1. Найти возможность уединиться на 30-45 минут, чтобы ваши рассуждения не прервали (стуком, телефонным звонком и т.д.), иначе команда не проникнет в подсознание, заблокируется. Это может быть прогулка, отдельная комната и др.

2. Полностью сосредоточиться на проблеме, не отвлекаясь на посторонние предметы. Если вы в комнате, разложите необходимые бумаги, можете что-то чертить, изображать, писать, относящееся к проблеме.

3. Если нашли решение - хорошо, нет - переключайтесь на другие дела. Подсознательный мозг получил условия задачи и начал работать.

4. Ожидайте результат: если задача решаемая, он обязательно будет. Причем результат надо записать сразу, как только мозг его выдаст, независимо от того, где вы в это время находитесь: в магазине, театре, на работе, в противном случае ответ будет утрачен навсегда. (Он может появиться и во сне. В истории науки такие случаи известны. Примером может служить открытие таблицы Менделеева).

Исследования показывают, что «загрузка» подсознательного мозга достаточно редко применяется. Между тем рекомендуется в повседневной жизни его ненавязчиво использовать. Например, каждый раз четко определять и фиксировать основные проблемы и цели; любую идею или мысль следует записать (потом записку можно выбросить); не лишайте себя фантазий, мечтаний - в любое время.

Применение изложенных методов способствует ЛПР действовать более уверенно в условиях неопределенности и риска.

Любопытен еще один аспект поведения лиц, принимающих решения в ситуациях риска. Это касается восприятия информации в зависимости от психофизиологических характеристик человека. Отмечается, в частности, наличие индивидуального «информационного кода» по восприятию информации, который может быть оптимистическим, реалистическим или пессимистическим. Врожденные свойства мозга могут влиять на скорость, целостность, эмоциональность восприятия информации. Она может восприниматься быстро или медленно, в деталях или в целом, с позиции здравого смысла (рационально) или эмоционально.

Психологи утверждают, что существуют и типовые коды восприятия информации, характерные для мужчин и для женщин. Так, по их мнению, у женщин выше скорость восприятия информации, чем у мужчин, так как полушария женского головного мозга лучше соотносятся между собой: у женщин сгусток нейронов, который связывает оба полушария, на 2% больше. Поэтому информация, воспринимаемая женщинами, более емкая по содержанию и более насыщенная по конфигурации. Показано также и то, что женский мозг наполняется отрицательной информацией в восемь раз быстрее, чем мужской, сигнализируя об опасности. Данное обстоятельство объясняет тот факт, что женщины-руководители менее склонны к риску. Они более осторожно относятся к переменам, интуитивно ищут защиту в мужской поддержке. Подготовка информации для принятия управленческих решений женщинами оказывается своеобразным противовесом «мужскому» видению проблемы. В этой связи для разработки управленческих решений целесообразно формировать смешанную команду из мужчин и женщин.

Однако решения важны не сами по себе, а в связи с эффективной их реализацией. Поэтому далее управленческим процессом предусматривается организация и контроль выполнения решений, мобилизация на это коллектива работников, оценка эффективности принятого и реализованного способа действий.

Еще один пример иррационального поведения в процессе РУР это нетранзитивное поведение:

Предположим, что три кандидата -- Абель, Берне и Кларк (A, B и C) -- выставили свои кандидатуры на президентских выборах.

Как показали итоги выборов, 2/3 избирателей отдали предпочтение Абелю перед Бернсом и 2/3 избирателей отдали предпочтение Бернсу перед Кларком. Означает ли это, что большинство избирателей отдало предпочтение Абелю перед Кларком?

Не обязательно. Если голоса избирателей разделились так, как показано на рисунке слева, то возникла парадоксальная ситуация. Предоставляем объяснить ее самим кандидатам.

А	В	С
В	С	А
С	А	В

М-р Абель. Две трети избирателей предпочли меня Бернсу.

А	В	С
В	С	А
С	А	В

М-р Бернс. Две трети избирателей предпочли меня Кларку.

А	В	С
В	С	А
С	А	В

М-р Кларк. Две трети избирателей предпочли меня Абелю

А	В	С
В	С	А
С	А	В

Этот парадокс, известный еще в XVIII в., представляет собой пример нетранзитивных отношений, которые могут возникнуть при попарном выборе. Понятие транзитивности применимо к таким отношениям, как "выше, чем" (" x выше, чем y"), "больше, чем", "меньше, чем", "раньше, чем", "тяжелее, чем". Вообще, отношение R называется транзитивным, если из того, что истинны утверждения xRy и yRz, следует, что истинно утверждение xRz.

Парадокс с выбором кажется столь неожиданным потому, что мы ошибочно полагаем, будто отношение "быть предпочтительнее, чем" всегда транзитивно. Если кто-то отдает предпочтение A перед B (то есть для него A предпочтительнее, чем B), а B перед C, то естественно ожидать, что этот кто-то отдает предпочтение A перед C. Но как показывает парадокс, это верно далеко не во всех случаях. Большинства избирателей отдало предпочтение кандидату A перед кандидатом B, большинство избирателей отдало предпочтение кандидату B перед кандидатом C, и большинство избирателей отдало предпочтение кандидату C перед кандидатом A. Ситуация заведомо не транзитивная! Этот парадокс иногда называют парадоксом Эрроу в честь лауреата Нобелевской премии экономиста Эрроу, показавшего с помощью такого рода логических парадоксов принципиальную невозможность абсолютно демократической избирательной системы.

Парадокс может возникать также в любой ситуации, в которой требуется произвести выбор одной из трех альтернатив, попарно упорядоченных по трем свойствам. Предположим, что A, B и C -- три претендента на руку и сердце одной и той же невесты. Пусть строки некой матрицы 3x3 содержат оценки, даваемые невестой каким-нибудь трем качествам кандидатов в женихи, например их уму, внешности и обеспеченности. Сравнивая оценки попарно, невеста может оказаться в довольно затруднительном положении, если выяснится (а такое легко может слу читься), что кандидату A она отдает предпочтение перед B, B -- перед C и C -- перед A!

Последуем математику Полу Халмошу и будем считать, что А означает пирожки с абрикосовым вареньем, В -- с вишневым и С -- со сливовым. Предположим, что в буфете в продаже всегда есть пирожки с вареньем только двух сортов. Матрица показывает, как посетитель оценивает пирожки по вкусу, свежести и размерам. По вполне разумным мотивам посетитель может предпочесть пирожки с абрикосовым вареньем пирожкам с вишневым вареньем, пирожки с вишневым вареньем -- пирожкам со сливовым вареньем и пирожки со сливовым вареньем -- пирожкам с абрикосовым вареньем.

Тема 10. Организация выполнения решения и контроль.

Состав административных мероприятий для процесса согласования, принятия и утверждения УР. Выполнение решения – завершающая стадия процесса принятия управленческого решения. Процедура организации выполнения УР. Обратная связь, ее роль в процессе выполнения решения. Контроль выполнения решения, виды контроля. Основные приемы контроля.

Для процедуры разработки УР руководителю и аппарату управления необходимо осуществить следующие действия:

1. Оформить документацию о начале выполнения работ с указанием конкретного задания, состава персонала и системы их подчинения, времени исполнения задания, промежуточных этапов контроля хода выполнения, выделяемых ресурсов.

2. Ознакомить и разъяснить разработчикам УР содержание организационных документов о начале выполнения работ по работке УР.

3. Разъяснить разработчикам УР их права, ответственность и полномочия при выполнении работы.

4. Обсудить с разработчиками УР неучтенные детали для успешного выполнения работ.

5. Акцентировать внимание на степени важности предлагаемой работы по разработке УР.

6. Выделить работникам необходимые оргтехнику, помещение и указать на источники необходимой деловой информации.

7. Провести контроль со стороны юриста или референта на соответствие вариантов разрабатываемого УР действующему законодательству и уставным документам компании.

8. Оформить заключение о технической, экономической и организационной выполнимости вариантов УР.

9. Получить заключение внешних экспертов о безопасности предстоящей реализации УР в экономической, экологической и других областях.

Процедуры согласования УР. Для процедуры согласования УР с вышестоящими органами, заказчиками или клиентами необходимы следующие действия руководителя и аппарата управления:

1. Оформить документацию о физических или юридических лицах, с которыми необходимо согласовывать УР.

2. Определить и зафиксировать в документе временные периоды согласований, а также наименование и содержание сопроводительных документов.

3. Документально оформить общий акт согласований.

Процедуры принятия УР. Для этой процедуры необходимы следующие действия руководителя и аппарата управления:

1. Документально подтвердить отсутствие в вариантах УР противоречивостей решения самому себе и ранее реализованным.

2. Документально оформить набор критериев для выбора УР, в том числе наименование, численные или качественные значения их параметров.

3. Документально зафиксировать отклонение параметров УР от параметров критериев.

4. Документально оформить процедуру принятия УР с указанием даты, ответственных лиц, имеющихся замечаний.

Процедуры утверждения УР. Для процедуры утверждения Ур с вышестоящими органами, заказчиками или клиентами необходимы следующие действия руководителя и аппарата управления:

1. Оформить документацию о физических или юридических лицах, у которых необходимо утверждать УР.

1. Определить и зафиксировать в документе временные периоды утверждений, а также наименование и содержание сопро­водительных документов.

2. Документально оформить общий акт утверждений.

Процедуры организации выполнения УР.

Для процедуры орга­низации выполнения УР необходимы следующие действия руко­водителя и аппарата управления:

1. Оформить документацию о начале реализации УР с указанием конкретного задания, состава исполнителей и системы их подчинения, времени исполнения задания, промежуточных этапов контроля хода выполнения, выделяемых ресурсов.

2. Ознакомить и разъяснить исполнителям содержание и порядок выполнения УР.

3. Разъяснить исполнителям УР их права, ответственность и полномочия при выполнении работы.

4. Обсудить с разработчиками УР неучтенные детали для успешного выполнения работ.

5. Акцентировать внимание исполнителей на степени важности предлагаемой работы.

6. Выделить исполнителям необходимые оргтехнику, помещение и указать на источники необходимой деловой информации.

7. Активизировать работу исполнителей по эффективной реализации УР.

8. Осуществлять периодический контроль хода выполнения исполнителями УР.

9. Осуществлять практическую оценку реализованного УР.

10. Сдать в архив документацию по разработке и реализации управленческого решения.

В рамках организационно-распорядительной деятельности руководитель и аппарат управления (субъекты решения) должны активно заниматься социально-психологической и пропагандистской работой с сотрудниками, реализующими УР.

Понятие «организация» в управлении имеет несколько значений: предприятия (учреждения); его структуры; общей обеспечивающей функции; вида трудовой деятельности. Применительно к управленческим решениям в данном контексте организация рассматривается как комплекс работ по их эффективному внедрению.

Теорией и практикой разработаны принципы организации исполнения решений, которые должны соблюдаться. Прежде всего руководитель расчленяет общую программу действий на отдельные участки (групповые задания) конкретным исполнителям. Затем процесс организации выполнения решения включает три взаимосвязанных этапа:

доведение задач до сознания исполнителей;

подготовку исполнителей к выполнению задания;

побуждение исполнителей к его добросовестному выполнению.

При доведении задач стремятся к тому, чтобы исполнители четко представляли: 1)что, 2) когда, 3) каким образом, 4) в каких условиях, 5) какими силами и средствами, 6) к какому сроку, 7) с какими количественными и качественными показателями нужно делать.

Для лучшего восприятия задания сначала разъясняется общий замысел решения проблемы, стоящей перед коллективом. Глубокое и однозначное его понимание - исходное условие усвоения индивидуальной задачи. Далее следует показать место каждой задачи в общей работе, взаимные связи с другими заданиями. Наконец, разъясняется цель, т.е. предполагаемый результат труда, предоставляемые в распоряжение исполнителя средства труда, указываются сроки завершения, критерии оценки результатов. Особое внимание обращается на возможные трудности, пути их преодоления, правила безопасности труда.

Для доведения задач до исполнителя применяются разные формы и методы: совещания и собрания, беседы, инструктирование, показ образцов исполнения, изучение документов и др.

На собраниях и совещаниях с докладом обычно выступает тот начальник, который принял решение, но это не всегда целесообразно. Авторитет начальника, от имени которого объявлено решение, создает своеобразный психологический барьер для свободного обсуждения путей выполнения решения. Лучше, если с сообщением выступит человек, к которому исполнители относятся с достаточным уважением, как к специалисту, хотя он не является ни их начальником, ни автором решения. Автору решения лучше не включаться в дискуссию, какие бы формы она не приобретала. Чем острее проходит дискуссия, тем лучше выявляются сомнения подчиненных, «подводные камни», которые автору трудно было предвидеть. Материалы обсуждения тщательно анализируются, иногда проводят беседу с некоторыми выступившими оппонентами.

После заслушивания всего спектра мнений, желательно выступить руководителю с изложением программы действий, учитывая результаты состоявшегося обсуждения. При этом следует акцентировать внимание на замечаниях, которые были учтены.

Цель беседы - уточнить мнение исполнителя по поводу предстоящей работы, понять причины его возражений и сомнений, ответить на все вопросы, проверить глубину понимания поставленной задачи и способов ее решения. Предварительно необходимо установить психологический контакт с подчиненным, создать условия для свободного, раскованного высказывания им своих соображений. Установлению контакта способствуют: благожелательная реакция руководителя на сомнения подчиненного, выражение ему полного доверия, отказ от упреков в непонимании задачи или нежелании ее выполнить, сосредоточение внимания исключительно на деловой стороне.

Инструктирование проводится накануне начала практических работ. Руководитель заранее продумывает процесс выполнения работ за подчиненного. В период инструктажа он может предложить пересказать или письменно изложить, в какой последовательности и каким образом работник намерен выполнять поставленную задачу. Часто недостатки выполнения работ связаны с недооценкой инструктирования. Однако плохо как его игнорирование, так и слишком детальное разъяснение. Последнее даже опаснее, так как исполнитель путается в требованиях к нему.

Общее правило при инструктировании: сообщать самое необходимое, без чего нельзя начать работу. Остальные сведения сообщать по мере приближения сроков выполнения соответствующих видов работ путем проведения дополнительного инструктирования.

Показ образцов исполнения как метод доведения задачи используется, когда словесные объяснения недостаточно эф­фективны. Формы реализации данного метода различны:

- наблюдение за работой опытного человека,

- кинофильм, деловые игры, видеозапись игры,

- обсуждение видеозаписи с повторной видеозаписью создают деловую обстановку,

- тренировки (показ «как» и далее самостоятельное исполнение работ),

- упражнение (с целью отработки навыков, умения для выполнения работы).

Изучение документов относится к числу основных методов доведения задачи. Он не так прост. Точность восприятия и передачи содержания по документу зависит от многочисленных факторов: как он составлен, в каком контексте предъявляется, какое самочувствие работника и т.д.

Различают афферентный и эффекторный образ предстоящей деятельности. Первый - означает созданный у исполнителя образ предстоящей работы, полученный в результате указанных выше методов доведения задания. Эффекторный - это оперативный образ, то есть собственный план действий. Такие планы выполнения одной и той же задачи у разных людей могут быть не идентичными (рис. 20).

По заявлению психологов, работники со слабой нервной системой предпочитают составление подробного индивидуального плана. Люди с сильной нервной системой склонны к менее подробным планам. Как более уверенные в себе, они полагают быстро ориентироваться в непредвиденных обстоятельствах. Другими словами, эффекторные оперативные образы, с кото­рыми они приступают к работе, у них различны. Чем более обогащен такой образ в сравнении с тем, что воспринято от на чальника, тем инициативнее работник.

К эффекторным образам, с которыми исполнители присту пают к работе, предъявляются требования полноты, точности глубины образа, его стрессоустойчивость.

Полнота образа означает отражение в нем всей предстоящей работы от начала до конца. Это важно знать для корректировки представлений работника о том, что ему делать на отдельных этапах работы.

Точность образа свидетельствует о ясности представления особенностей выполнения запланированной работы. (Можно знать все, что надо, но не точно. Можно знать часть, но в деталях. То есть полнота не равна точности. И в первом, и во втором случаях потребуются корректировки руководителя).

Глубина образа характеризует, насколько образ отдален во времени от начала действий, которые в нем (в образе) отражены. Люди со слабой нервной системой отличаются большей глубиной эффекторного образа.

Гибкость образа означает, что при изменении обстановки исходные представления исполнителя могут быстро перестраи­ваться.

Стрессоустойчивость образа есть мера его прочности при неожиданных трудностях. Это особенно важно на таких видах работ, где условия труда могут быть экстремальными (дефицит времени, опасность для жизни, недостаток информации и др.). Согласованность эффекторных оперативных образов всех исполнителей задания означает, что учтены не только индивидуальные задания, но и связи со всеми задействованными лицами (подразделениями). Если все указанные требования к эффекторным оперативным образам выполнены, значит функция доведения задания до исполнителей руководителем выполнена:

подчиненные знают свою задачу и умеют ее выполнить.

Каждое отдельное задание руководитель как бы «проигрывает» сам, ставя себя на место исполнителя в соответствующие условия. Ошибки в определении характера, объема или содержания задачи снижают эффективность решения в целом. Во избежание этого следует придерживаться следующих правил.

1). Обеспечение соответствия каждой задачи деловым и психологическим особенностям исполнителя. Необходимо учитывать профессиональное мастерство работника (его специальные знания, умения, опыт выполнения подобной работы). Зада­ние соотносится также с особенностями темперамента личности. Как известно, флегматику с трудом дается работа, требующая быстрой перестройки, на что подходят холерики. Темперамент влияет и на восприятие любой новой задачи.

2). Распределение задач должно стимулировать коллективистские чувства (например, исключается получение выигрыша опытными работниками за счет сохранения или снижения разряда другим членам бригады; непреложно справедливое установление коэффициента трудового участия и др.)

3). Взаимное доверие исполнителей общей задачи. Должно присутствовать убеждение, что член бригады не совершит поступков, которые отрицательно скажутся на общих результатах труда. Каждый в отдельности уверен, что все остальные могут работать с полной отдачей и высококачественно. Важна примерная однородность мотивов труда членов коллектива. Это достигается в результате большой воспитательной и организаторской работы.

4). Взаимная подстраховка и взаимная помощь совместно работающих людей. Решение - это целостный замысел, расчленение которого на части для разных исполнителей сопряжено с возможными издержками и обеднением общего замысла. Поэтому при распределении задания должна быть дана четкая ориентация подчиненных на конечный результат, достигаемый всем коллективом. Для каждого исполнителя следует предусматривать стимулы, которые побуждали бы его заботиться не только о выполнении собственных задач, но и задач коллег.

5). Мобилизация коллектива. Это разновидность деятельности по организации выполнения решений. Она реализуется одновременно с процессом доведения задач до исполнителей. Суть ее: с помощью целенаправленной системы воспитательных и организационных мер руководитель, совместно с общественными организациями (профсоюзом), формирует морально-психологический настрой коллектива и каждого работника на добросовестное выполнение задания (принятого решения). Работа проводится поэтапно: вначале с активом организации, затем составляется план мобилизации (организационно-технических мероприятий) выполнения задания по подразделениям.

Необходимость контроля за реализацией принятых решений достаточно очевидна. Хозяйственная практика свидетельствует, что нередко и качественно разработанные решения оказываются невыполненными из-за отсутствия хорошо налаженной системы контроля. Руководитель вынужден реагировать на ситуацию по получении тревожного сигнала, когда судьба решения уже находится в критической точке. Проблема может оцениваться по критериям, не отражающим действительное состояние дел. (Например, в строительстве в качестве критерия используется показатель - освоение средств, вместо количества и качества выполненной работы). Причинами отклонений в реализации решений могут быть безответственное отношение исполнителей, появление новых обстоятельств, которые невозможно было учесть на стадии разработки решения, но необходимо на завершающем этапе его реализации.

Правильно организованный контроль ориентирует коллектив на качественную работу, мотивирует труд, позволяет выявить резервы, улучшить действующую систему принятия решений, способствует повышению эффективности управления и деятельности предприятия в целом.

Процесс контроля - это деятельность субъектов контроля, направленная на выполнение принятых решений путем реализации определенных задач, принципов, методов, применения технических средств и технологии контроля.

Процесс контроля характеризуют три составляющие: содержательная (что выполняется в процессе контроля), организационная (кем и в какой последовательности осуществляется), технологическая (как производится).

Цель контроля - обеспечение единства решения и исполнения, предупреждение возможных ошибок и недоработок, своевременное выявление отклонений от заданной программы, поставленных задач и установленных сроков.

Содержание контроля проявляется в выполняемых им функциях: диагностики состояния дел, ориентирования, стимулирования, корректировки действий, распространения передового опыта, осуществления авторского надзора, а также педагогической и правоохранительной.

Диагностическая функция контроля состоит в выявлении фактического состояния дел по выполнению принятого решения;

ориентирующая направлена на указание ориентиров, т.е. тех проблем, которые в данный момент заслуживают наибольшего внимания; стимулирующая функция контроля проявляется в выявлении и вовлечении в работу всех неиспользованных резервов, и в первую очередь человеческого фактора.

Надо иметь в виду глубокое заблуждение руководителей, считающих, чем чувствительнее санкции за упущения в работе, тем подчиненные лучше будут работать. Часто это побуждает к более изощренным формам сокрытия недостатков. Контроль важно нацеливать не только на выявление недостатков, но и резервов, на убеждение работников в недооценке и игнорировании потенциальных возможностей.

Корректирующая функция контроля заключается в уточнении самого решения, если обстановка изменилась. Сделать это следует «на месте», не откладывая в «долгий ящик». Руководитель должен сознавать, что фактическое положение есть результат проверки принятых им решений. Появляется парадоксальная ситуация: руководитель считает, что проверяет работника, а последний уже проверил своей работой руководителя. Какой должна быть тактика руководителя в данной ситуации?

Спокойно ознакомиться с результатами контроля практикой, сопоставить их с исходным решением, внести коррективы, помочь подчиненным перестроить работу.

Такой подход, возможно, ущемляет честолюбие руководителя, зато полезен для решения проблемы. Руководитель должен выбрать, что ему дороже: судьба принятого решения или иллюзорное удовлетворение честолюбивых амбиций (часто такой выбор, к сожалению, бывает не в пользу дела).

В ходе проверки следует внимательно отнестись к крупицам передового опыта, в том числе у исполнителей, которые не все задачи одинаково хорошо решают. Передовой опыт изучается по ряду критериев:

1) повторяемость успехов в работе, их устойчивость;

2) законность методов достижения лучших результатов;

3) конкретность условий, где методы работы достигают цели и противопоказания, при которых они неприемлемы. Опыт не может переносится механически. Таким образом в ходе контроля можно не только проверять, но и рекомендовать более рациональные методы выполнения работы, т.е. распространять положительный опыт.

Авторский надзор - одна из функций контроля, в ходе которого автор не только проявляет внимание к воплощению замысла, но и критически оценивает упущения, обсуждает с заинтересованными лицами сомнения, учится, повышает свою квалификацию. Контроль выполняет в этом случае и педагогическую функцию.

Контролю свойственна и правоохранительная функция, так как руководитель должен стоять на позиции соблюдения и защиты существующих норм права.

Известны различные виды контроля и признаки их классификации. В качестве последних могут быть особенности субъектов контроля, характер задач, взаимоотношение субъекта контроля с подконтрольным объектом, используемые методы и техника контроля, и др. Так выделяют формальный, реальный, внутренний и внешний виды контроля (В специальной литературе по менеджменту в последние годы авторы чаще указывают три вида контроля: предварительный, текущий и итоговый). В зависимости от субъекта различают государственный, ведомственный, общественный виды контроля, которые, в свою очередь, могут иметь подвиды. Их относят к общим, поскольку эти виды используются во всех сферах общественной и государственной жизни.

При организации контроля необходимо учитывать следующее:

выполнение контрольных функций должно поручаться лицам, достаточно компетентным в вопросах, подлежащих контролю, чтобы оценить причины и следствия возможных отклонений, предложения по устранению, работники, осуществляющие контроль, не должны быть связаны едиными материальными интересами с подконтрольными подразделениями, чтобы обеспечить объективность и принципиальность оценок.

Пока далеко не каждое предприятие имеет четкую систему внутрихозяйственного контроля. Между тем она должна обеспечивать организационные, технические и экономические условия, гарантирующие принципиальность контроля. Одновременно контроль должен быть систематическим, массовым, гласным, включать разнообразные формы и способы самоконтроля.

В зависимости от выполняемых функций и особенностей проведения выделяют контроль предварительный, направляющий, фильтрующий и последующий. Методы предварительного контроля используются до начала исполнения решения, что позволяет определить качественные, количественные и структурные характеристики оптимального варианта его реализации. Задача предварительного контроля - установить, верно ли сформулированы цели, определены предпосылки и стратегия.

Направляющий контроль применяется от начала практического осуществления решения до завершающего его этапа. Он включает измерение, сравнение, оценку объекта, выработку и исполнение корректирующего действия, направленного на достижение конечных результатов.

Метод фильтрующего контроля применяется в разовом порядке в ходе реализации решения. В его содержание входит приостановление выполнения решения на каком-либо участке при резких отклонениях фактических результатов от запланированных.

Метод контроля по результатам (последующий контроль) применяется по исполнению решения и полезен для учета нюансов работы, ее результатов на будущее. Материалы последующего контроля должны рассматриваться на совещаниях (собраниях) независимо от степени достижения цели решения. При этом анализируются все этапы подготовки, принятия и выполнения решения, оцениваются успехи и недостатки исполнителей, которые с учетом обсуждения нацеливаются на решение новых проблем.

На предприятиях может осуществляться непрерывный контроль за реализацией принятых решений в условиях применения соответствующей электронно-вычислительной техники и математического обеспечения. Это становится возможным при наличии постоянной обратной связи на базе автоматизированной системы связи между контролирующими органами и исполнителями. Информационное обеспечение такой системы содержит в банке данных сведения о состоянии деятельности объекта, решениях, принимаемых руководством, результатах их исполнения. Сравнения могут проводиться за значительные отрезки времени и способствовать повышению объективности контроля. Кроме этого автоматизированная система контроля может обеспечивать его внезапность, комплексность, оперативность выявления отклонений и внесения корректировок, не нарушая ритма работы предприятия и отдельных подразделений. Например, на одном из московских заводов внедрение системы контроля исполнительской дисциплины на базе ЭВМ в свое время позволило сократить долю нереализованных приказов (распоряжений) с 80% до 4 - 6%.

Процесс контроля включает четыре стадии: установление норм деятельности (функционирования), сбор данных о фактических результатах, сравнение и оценку фактического и ожидаемого итогов выполнения, разработку и реализацию корректирующих действий. Нормы функционирования устанавливаются в ходе составления плана. На этапе организации контроля выделяются точки наблюдения - индикаторы отклонения поведения объекта контроля от нормы функционирования. Эффективный контроль основан на прогнозировании результатов, должен быть ориентирован на перспективу, иначе может стать формальным и даже бесполезным.

Сбор данных о фактическом исполнении решений - обеспечивающий этап контроля, наилучшая его форма - использование современных технических средств снабжения оперативной информацией. Органами управления устанавливаются ключевые точки, сбор информации от которых позволяет принимать опережающие решения, до наступления нежелательных событий.

Сравнение и оценка фактического и ожидаемого результатов должны осуществляться на основе качественной информации (точной, достаточной). Материалы анализа немедленно направляются руководителю, чей участок работы контролировался.

Разработка корректирующих действий осуществляется на основе сигнальной (индикаторной) информации. При этом вскрываются причины отклонений, предлагаются альтернативные варианты их преодоления. Причинами корректировок могут быть:

- ошибки, допущенные при разработке решений,

- изменения, происшедшие под влиянием внешних и внутренних факторов,

- недостатки в организации исполнения решений,

- появление дополнительных возможностей для повышения эффективности решений.

По существу задача внесения корректив является безальтернативной, поскольку в изменившихся условиях (обстоятельствах) выполнение ранее принятого решения может быть неэффективным, либо дезорганизованным. Коррективы вносятся при сохраняющейся целевой ориентации решения. Но возможна ситуация, когда по материалам контроля принимается новое решение сообразно сложившейся обстановке.

Для руководителей внесение изменений в реализацию решений нередко сопряжено с психологическими трудностями. Однако это лучше, чем отказ от них, так как последствиями может быть ухудшение морально-психологического климата, создание видимости работы, нервозность в коллективе, халатность и бесконтрольность. Учитывая нежелательные последствия, руководитель должен предусматривать возможность внесения корректировок в решение, особенно если оно принимается в условиях неполной информационной определенности.

Контроль занимает особое место среди факторов, обеспечивающих выполнение принятых решений, в том числе по силе своего социально-психологического воздействия. Психологию поведения необходимо учитывать как в отношении проверяемого, так и исполнителя. В ходе проведения контроля нередко обнаруживаются трудности:

- сложность добраться до истины, избежать предвзятости, субъективных толкований;

- влияние обычных человеческих «слабостей», простительных в других случаях: излишняя доверчивость, поверхностные наблюдения, боязнь «обидеть» слишком глубоким изучением уважаемого лица, желание оправдать ожидания старшего начальника,

- недостаток компетентности;

- ограниченность времени для глубокого анализа;

- отсутствие гражданского мужества сказать правду.

Отдав распоряжение о выполнении принятого решения, руководитель далее ориентируется на обратную связь - поступающую информацию о ходе реализации решения. Но это не решает всей проблемы.

Во-первых, потому что непосредственный участник событий оценивает их с элементами субъективизма. Мы оцениваем себя чаще не по фактическим результатам труда, а по напряжению усилий, которые потребовались. Для руководителя же важна объективная оценка фактического состояния дел;

во-вторых, руководителя интересует не столько объективная информация отдельных участков, сколько сравнительные данные о степени выполнения его решений в разных коллективах (подразделениях);

в-третьих, исполнительная и контрольная деятельности по своим целям, способам действий, мотивам, результатам и условиям принципиально отличаются и требуют различной профессиональной подготовки и опыта;

в-четвертых, руководителю в разное время требуется различная информация, для этого подчиненные должны обеспечить непрерывное представление разной информации, что отрывает их от выполнения прямых обязанностей по выполнению решений;

в-пятых, руководителю необходимы личные впечатления, живая связь с исполнителями, кроме информации, какой бы объективной она не была.

Что дает контроль подчиненным? Он призван информировать исполнителей о ходе работы, ее соответствии замыслам руководителя. Исполнитель заинтересован в том, чтобы его усилия были замечены окружающими и оценены по достоинству. Признание служит'дополнительным стимулом к дальнейшим усилиям в работе, тем более уважаемых людей, признанных авторитетов. Сам факт контроля (в деликатной форме) служит аргументом, повышающим престиж выполняемой исполнителем задачи, прибавляет самоуважения, уверенности в своих делах.

Соблюдение некоторых условий психологического свойства повышает эффективность контроля. А именно: когда человек работает увлеченно, самозабвенно и верно, не стоит отвлекать его, так как внутренне он примет контроль как помеху. Осуществлять контроль следует в ситуации, когда работник испытывает сомнения, либо когда выполнен некоторый этап работы и он сам готов поделиться результатами. Вопросы, часто контролируемые, отражают особое значение в сознании исполнителей. То, что выпадает из внимания контролеров, уходит в тень и у исполнителя. Поэтому проводить контроль следует системно. Все должно проверяться, хотя и не одинаково глубоко.

Рациональная организация выполнения управленческих решений и систематический контроль за соблюдением норм и условий качественного осуществления - реальная предпосылка обеспечения их эффективности.

Тема 11. Качество управленческих решений.

Содержание понятий «качество», «качество управленческой деятельности». Управление качеством управленческого решения. Эффективность управленческих решений: содержание понятия. Эффективность, результативность, производительность: соотношение понятий. Оценка эффективности УР.

Сущность и виды ответственнсоти. Оценка возможной ответственности при РУР.

Одним из условий успешного функционирования и развития организаций в рыночной экономике является постоянное качественное совершенствование их деятельности. Оно связано с изменениями в организации труда, технологическом процессе, используемом оборудовании, в системе стимулирования, кадровой политике, этических норм и др.

Качество — это совокупность характеристик объекта, относя­щихся к его способности удовлетворять установленные или предпо­лагаемые потребности человека или общества. Качество оценивают по функциональной пригодности, эксплуатационным характерис­тикам, степени безопасности и надежности и т.д. Признаком хоро­шего качества является наличие подтверждающих сертификатов, выданных авторитетными фирмами или персоналиями (рис. 93.1).

Качество управленческой деятельности — это степень соответствия ее общепринятым требованиям или стандартам. Обычно о качестве управленческой деятельности судят по качеству управленческих ре­шений.

Качество управленческой деятельности→Качество выполняемых функций→ Качество управленческих решений→Качество продукции

На качество продукции оказывают влияние не только техничес­кий уровень производства, состояние экономики и организаций производства, но и профессионализм и культура управленческих

решений.

Недостаточное внимание к методологии и процессу управления снижает огромные усилия, направленные на сам процесс произ­водства, так как управленческие решения могут загубить эффектив­ное использование самой современной технологии.

Качество управленческого решения — это степень соответствия УР внутренним требованиям (стандартам) организации. При разработ­ке и реализации УР руководитель должен уделять внимание каждо­му этапу процесса разработки и реализации УР. Качество каждого этапа вносит существенный вклад в общую оценку качества всего УР. Качество измеряется в относительных единицах от 0 до 1. Низ­шему качеству УР присваивается значение 0, а высшему — 1. Общее качество УР вычисляется как произведение значений качеств всех составляющих ее этапов, стадий и операций, выполняющихся пос­ледовательно.

Пример. Каждое УР требует последовательного выполнения вось­ми процедур. Рассмотрим простейший случай, когда каждая проце­дура имеет только одну операцию. При этом значения качеств про­цедур оценивались следующими величинами:

• информационная подготовка — 0,8;

• разработка вариантов УР — 0,7;

• согласование вариантов —0,8;

• выбор одного варианта — 0,7;

• утверждение варианта УР — 0,8;

• реализация УР — 0,7;

• контроль выполнения — 0,7;

• информирование — 0,8.

Значение качества каждой операции само по себе хорошее. Од­нако общее качество УР будет равно 0,098! Это очень низкий уро­вень. Поэтому только при профессиональном отношении ко всем составляющим процесса разработки и реализации УР можно обес­печить приемлемое качество всего УР.

На качество процесса подготовки и реализации УР оказывают существенное влияние: информация, набор целей управления, ме­тоды разработки УР, набор объектов, входящих в концептуальную модель компании, используемая управленческая технология, выб­ранное свойство процесса разработки УР, форма подачи УР, орга­низационный аудит УР. Дополнительно к уже рассмотренным эле­ментам необходимо добавить и общесистемные элементы: законы управления и организации, законы для организаций. В среде этих законов и осуществляется процесс подготовки и реализации УР. Все перечисленные элементы должны усиливать действие друг друга, то есть составлять систему.

Качество управленческого решения может рассматриваться с организационной, экономической, социальной, технологической, психологической, правовой, экологической, этической, политичес­кой и партийной стороны. Каждая из этих составляющих имеет свои правила, нормы, нормативы или стандарты (рис. 93.2).

Каждая составляющая качества УР вносит свой вклад в общее качество.

Большое значение в повышении качества процесса подготовки УР и эффективности реальных результатов от его реализации отво­дится организаторской стороне. Она включает, прежде всего, созда­ние творческого коллектива. Руководитель должен формировать сти­мулирующие условия для эффективной работы коллектива. К этим условиям можно отнести:

• создание творческой обстановки при подготовке УР;

• обеспечение разработчиков полной и своевременной инфор­мацией;

• использование современных информационных технологий;

• профессиональное проведение в коллективе разработчиков мозговой атаки и фиксацию полученных результатов;

• использование опыта и знаний наиболее профессиональ­ных по решаемой задаче специалистов;

• разностороннее рассмотрение всех этапов процесса ПРУР, а особенно ситуацию;

• усиление внимания к преодолению местничества, субъек­тивизма и показухи (сиюминутного эффекта);

• отражение в решениях главных достижений коллектива (в науке, методологии, технологии), признанных автори­тетными специалистами;

• осуществление мониторинга решений. Этот далеко не полный перечень может дать представление о ка­чественной стороне эффективной работы коллектива.

Дата добавления: 2013-12-13