Процесс определения служебных функций

Структура и содержание документационного обеспечения управления.

Оргпроектирование – постоянное занятие управленцев разного уровня, осуществляющих совершенствование и развитие системы управления в целях их оптимизации.

Введение

Как объект организационного проектирования.

Документационное обеспечение управления

2 часа

План:

1. Структура и содержание документационного обеспечения управления.

2. Орг.проектирование как процесс разработки и внедрения проектов рационализации управленческого труда.

3. Организационное проектирование - обязательный этап внедрения автоматизированных технологий в практику ДОУ.

Литература:

Баринов, В.П. Организационное проектирование/ В.П. Баринов. М., 2010.

Вяткин, В.Н. Организационное проектирование хозяйственных комплексов. – М.: Экономика, 2002.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 5-е издание, испр. и дополн. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007..

Макашева З.М. Исследование систем управления. — М.: Кнорус, 2009.

Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Учебн.-практ. пособие. – М.: ТК Велби, изд. Проспект, 2006.

Сокова А.Н. Идеальное делопроизводство//Секретарь-референт. 2004. № 11 (23) С.28-33.

Солянкина Л.Н. Организационное проектирование//Делопроизводство. 2005. № 4.

Мы продолжаем изучение курса «Организационное проектирование». В предыдущем семестре были рассмотрены темы: «Теоретические и методологические основы организационного развития и организационного проектирования систем управления (СУ)»; «Планирование и организация проектных работ. Стадии организационного проектирования систем управления»; «Методы исследования и анализа систем управления».

Вспомним, что же такое организационное проектирование. Мы останавливались на 2 из значительного числа определений:

1) организационное проектирование - комплексный процесс разработки и представления формы и содержания организации, а также ее составляющих.

Сегодня мы рассматриваем документационное обеспечение управления – достаточно знакомую нам сферу – как объект организационного проектирования и выясняем, какие структурные элементы и виды деятельности могут проектироваться в процессе организации нового или реорганизации существующего предприятия.

При изучении нашего курса мы не раз подчеркивали, что весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

Изучая историю отечественного делопроизводства, мы отмечали появление в 18 веке и развитие в 19-20 веках специальных структурных подразделений, функцией которых являлось документационное обеспечение управления.

1. Организационные формы документационного обеспечения управления.

В пятом разделе Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г., закреплено следующее обязательное правило:

"Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации".

Для решения вопросов, касающихся документирования управленческой деятельности, документооборота, хранения и использования документов в организациях, создаются специальные подразделения (службы) или выделяются работники, ответственные за это направление деятельности. Традиционно эти службы назывались делопроизводственными, при этом названия подразделений в конкретных организациях отличались значительным разнообразием (управление делами, секретариат, канцелярия, общий отдел и т.п.).

Сейчас по-прежнему используются различные организационные формы работы, нередко связанные с субъективными представлениями. Вместе с тем в наименованиях служб все чаще отражаются особенности, обусловленные использованием систем автоматизации документооборота и электронных документов (например, управления и отделы информационных ресурсов или документационного обеспечения и т.п.). Кроме того, в результате применения информационных технологий, в особенности систем автоматизации документооборота в деятельности служб документационного обеспечения управления (ДОУ), появляются новые виды работ, меняется их содержательная сторона.

Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, мы уже отметили, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет особо принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:

• структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);
• требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);
• существующие делопроизводственные традиции

Типовая организация службы ДОУ зависит от принадлежности этой организации к той или иной функциональной группе и специфики содержания документационного сопровождения.

В министерствах и ведомствах РФ и субъектов федерации функция документационного обеспечения управления принадлежит управлению делами.

Кадровый состав управления делами:

- секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты зам.министров, секретариат коллегии, протокольное бюро);

- инспекция при министре;

- канцелярия (включает: бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедицию, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпную и др.);

- отдел по работе с письменными обращениями;

- отдел совершенствования работы с документами;

- архив.

В государственных предприятиях, НИИ, ВУЗах и других подобных учреждениях и организациях функция ДОУ принадлежит канцелярии.

Кадровый состав канцелярии

- секретариат;

- экспедиция;

- подразделение по учету и регистрации документов;

- машинописное бюро;

- копировально-множительное бюро;

- подразделение по контролю исполнения документов;

- подразделение совершенствования работы с документами;

- подразделение по работе с письменными обращениями;

- архив.

В негосударственных структурах, органах местного самоуправления, общественных организациях функция ДОУ принадлежит общему отделу.

Кадровый состав общего отдела структурно совпадает с составом канцелярии государственного учреждения.

Специалист высшей квалификации в области документационного менеджмента вполне может занимать руководящие должности в рамках службы ДОУ.

Начальник службы ДОУ предприятия отвечает за информационную политику и стратегию предприятия.

Таким образом, служба документационного обеспечения управления может иметь различный статус: управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат, отдел обработки и защиты информации. В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик, работу службы может выполнить один-единственный секретарь.

Функции, права и содержание деятельности, т. е. организационно-правовые и методические принципы работы службы ДОУ, определяются положением о ней, структура службы и ее задачи соответствуют технологической цепочке операций, проводимых с документной информацией. Этим вопросам будут посвящены все последующие лекции этого семестра.

Основная задача и функции службы ДОУ

Службой документационного обеспечения управления является организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами. Своевременная обработка и передача на разные уровни управленческой информации, которая необходима для осуществления функций, являются главными задачами данной службы.

Говоря о службе документационного обеспечения управления, необходимо выделить ее основные задачи и функции.

К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие, а именно:

• обеспечение единого порядка документирования и работы с документами в организации в соответствии с действующими нормативами;
• совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

• функции, связанные с документированием управленческой деятельности:
• разработка бланков документов и обеспечение их изготовления;
• обеспечение изготовления документов, стенографирования, копирования и тиражирования документов;
• контроль за качеством подготовки и оформления документов, а также за соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов;
• функции, связанные с организацией работы с документами:
• установление единого порядка прохождения документов (документооборота организации);
• обработка поступающих и отправляемых документов;
• регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
• разработка и ведение информационно-поисковых систем, организация информационно-справочной работы по документам;
• предварительное рассмотрение документов;
• контроль за исполнением документов;
• систематизация документов, подготовка номенклатуры дел, обеспечение хранения и использования документов;
• подготовка и передача дел в архив организации, организация работы архива организации;
• обеспечение защиты документной информации;
• организация работы с обращениями граждан;
• функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами:
• разработка и переработка нормативных и методических документов организации по делопроизводству;
• проведение работ по унификации документов, разработка и внедрение табеля и альбома форм документов;
• методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях;
• повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам документирования и организации работы с документами;
• разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, автоматизирование делопроизводства.

Выделяют следующие функции служб документационного обеспечения управления:

1. Контроль за своевременным применением документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя; информирование руководства о процессе исполнения документа и поручения.

2. Предварительный разбор и подготовка к документационному руководству поступающей корреспонденции по наиболее значимым вопросам; организация документационного обслуживания совещаний, бездокументационное обслуживание работы руководства являются функциями секретаря-руководителя и его заместителей.

3. Зачисление поступающей корреспонденции, сортировка на регистрирующую и не регистрирующую, разделение по структурным подразделениям учреждения; ведение количественный учёт документов; доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам, отправка исходящей корреспонденции.

4. Хранение, учёт, приём, использование дел, подлежащих сдаче в архив; подготовка дел к передаче в архив; контроль за правильного формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях все это является функциями архива.

5. Приём и учёт предприятий, заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача на рассмотрение руководству предприятий, заявлений жалоб на исполнение в структурные подразделения; контроль за сроками их исполнения, извещения заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив, анализ и обобщение исполнения, организация приёма посетителей

Процесс определения служебных функций должен происходить «сверху вниз», начиная от стратегических целей организации и заканчивая функциями сотрудников. При этом функции нижних уровней организационной иерархии логически вытекают из функций верхнего уровня и служат основой для их выполнения.

Следующий шаг – определение должностных обязанностей работников. Чем обязанности отличаются
от функций? Если функции показывают ожидаемые результаты работы, то обязанности должны предписывать конкретные действия для их достижения. В организациях, использующих метод управления по целям (MBO – Management by Objectives) в «чистом виде» обязанности могут вообще не формулироваться.
В этом случае «регулятором» деятельности руководителей и сотрудников служат только их служебные функции и ключевые показатели эффективности, а способы выполнения функций не регламентируются
и отдаются на личное усмотрение работников. Выходит, что процесс выполнения работы представляет собой некий «черный ящик» с неизвестным устройством. Такой метод управления основан на действии механизма самоорганизации и предполагает высокий уровень профессионализма и доверия к работникам.

Однако в большинстве случаев все же требуется здоровая формализация деятельности организации.
Для этого разрабатывают должностные обязанности и регламенты выполнения работы. Как это правильно делать? Сначала дадим определение: должностные обязанности – это набор процессов (работ, операций, действий), необходимых и достаточных для выполнения служебных функций работника. Обязанности должны более или менее детально раскрывать содержание работы и предписывать оптимальные способы ее выполнения. Для того, чтобы обязанности работника соответствовали реальности и служили ему рабочим инструментом в повседневной деятельности, они должны вытекать из общего описания бизнес-процессов организации и ее подразделений. Для определения должностных обязанностей можно использовать модификацию известной методики полного описания бизнес-процессов организации, описанную в доступной литературе. В соответствии с этой методикой описание бизнес-процессов организации опирается
на сложившуюся организационную структуру и бизнес-процессы подразделений. Модификация методики заключается в том, что в качестве «входов» и «выходов» бизнес-процессов подразделений рассматриваются не потоки информации и материалов, а требования и функции подразделений.

При определении служебных функций подразделений и работников необходимо взять за основу принцип: не человек подбирается под функцию, а функция выстраивается под человека.

Грамотное определение служебных функций - это сложный, творческий процесс. При этом должны учитываться самые разнообразные факторы, такие, как цели фирмы, специфика должности или подразделения, условия деятельности, личностный потенциал работника. Повторим еще раз: Служебная функция – это общефирменная цель, переведенная на уровень конкретного сотрудника или структурного подразделения.

Под определением служебных функций руководители часто понимают описание определенных действий: курировать, координировать, контролировать и т.д. При этом ни работник - носитель функции, ни руководитель точно не знают, что является результатом подобного рода курирования, координации, контроля. В грамотном определении служебных функций кроется огромный управленческий ресурс, помогающий предоставить работнику объем полномочий, ответственности, прав и обязанностей, необходимый для реализации целей организации на конкретном рабочем месте.

Дата добавления: 2014-01-04