Стадии оргпроектирования

- Техническое задание

- Классификация методов оргпроектирования

Оргпроектирование включает несколько стадий.

Первая стадия называется предпроектным исследованием. Этот этап подразделяется, в свою очередь, на составные элементы:

- предпроектное ориентировочное исследование (экспресс-анализ) - диагностика;

- рабочее, детальное исследование;

- анализ, обобщение и выводы.

Предпроектное ориентировочное исследование является важной составной частью подготовительных работ к исследованию и проектированию системы управления. Его цель - точное определение состава, объема, стоимости, сроков исполнения предстоящих проектно-исследовательских работ и соответствующее их документирование. Общий срок проведения подготовительных работ к проектированию систем управления, как правило, занимает 30 дней. Сжатые сроки и ответственность за комплексное составление ТЗ и остальной проектной документации требуют, чтобы проведение предпроектного ориентировочного исследования поручалось наиболее квалифицированным коллективам исследователей. Работа, которую необходимо проделать при предпроектном ориентировочном исследовании, зависит и от предложений заказчика по составу проекта.

Начало предпроектного этапа работ связано с выбором объекта исследования и проектирования, его завершение - с составлением ТЗ. По отношению ко всему объему работ предпроектный этап сравнительно невелик и не должен превышать 5-10% от общей трудоемкости исследования и проектирования. Однако именно в этот период определяются основные направления исследования того или иного объекта (системы) управления.

При подготовке к комплексному исследованию и проектированию ориентировочное исследование проводится по четырем основным направлениям разработки комплексного проекта.

I. Первоначальное ознакомление со структурой и штатами аппарата управления (АУ) объекта исследования включает:

- знакомство с характером основных взаимоотношений с выше- и нижестоящими организациями;

- количество и общую характеристику объектов управления, подчиненных данному аппарату;

- количество структурных подразделений аппарата управления, их штаты и основные функции каждого подразделения;

- основные функциональные взаимосвязи между подразделениями;

- основные документы, которыми они обмениваются.

Методами работы, применяемыми исследователями для анализа и фиксации полученных сведений, являются изучение и анализ документов, опрос сотрудников, составление организационно-структурной схемы данного аппарата управления.

II. Первоначальное изучение документооборота аппарата управления включает выяснение следующих вопросов:

- объем входящей и исходящей документации аппарата управления за ряд лет;

- общую характеристику входящей и исходящей документации;

- основные и наиболее массовые документы данного аппарата управления;

- распределение документации по структурным подразделениям;

- общую характеристику документационных потоков;

- наличие унифицированных форм;

- общую характеристику постановки делопроизводства;

- уровень регламентации документационных работ и т.д.

Источниками сведений являются:

- данные учетно-справочного аппарата канцелярии и структурных подразделений;

- инструкция по делопроизводству;

- опрос компетентных сотрудников аппарата;

- составление схемы документационных потоков аппарата управления.

Основные методы исследования: изучение документов, выборочные наблюдения, опрос.

III. Первичное изучение организационно-технического обеспечения аппарата управления включает:

- определение количества средств организационной и компьютерной техники, имеющихся в аппарате управления;

- характер их использования;

- наличие централизованных служб технического обслуживания;

- существующую потребность в технических средствах.

Источниками сведений служат: перечень имеющихся технических средств, осмотр служебных помещений и оборудования рабочих мест, опрос компетентных специалистов.

Методы: выборочные наблюдения, опрос, изучение документов.

IV. Первичное ознакомление с организацией труда персонала управления включает:

- выявление общей характеристики и структуры штатов аппарата управления, являющегося объектом рационализации, по категориям и по количеству;

- общую характеристику основных видов работ и способов их выполнения;

- общую характеристику планировки помещений;

- организацию рабочих мест и условий труда;

- наличие потерь рабочего времени.

Источниками сведений служат: штатное расписание аппарата управления, опрос руководителей структурных подразделений, наблюдения.

Методы: опрос, наблюдения.

Заканчивается 1-я стадия разработкой технического задания (ТЗ) на проведение проектных работ.

Техническое задание (ТЗ) - документ, отражающий результат первой (предпроектной) стадии работ, - является важным организационно-методическим и научно-техническим документом. Как правило, проект ТЗ составляется проектной организацией или коллективом исследователей и входит в состав проектной документации.

Техническое задание должно содержать ряд обязательных разделов:

- основание для разработки и проведения исследовательских и проектных работ (постановление вышестоящих органов, приказ министерства, хоздоговор и пр.);

- цели и задачи исследования и проектирования системы управления;

- исходные данные (краткая характеристика объекта исследования и проектирования);

- состав проекта и основные направления исследования и проектирования (перечень основных этапов проекта);

- особые условия (специальные требования заказчика);

- ориентировочные показатели экономической эффективности проекта (экономический эффект, срок окупаемости).

К техническому заданию прилагаются:

- отчет о выполнении работ по предпроектному обследованию;

- предварительный перечень технических средств, необходимых для проведения исследования и проектирования;

- сметно-финансовый расчет затрат на исследование и проектирование и внедрение проекта;

- документ об обеспечении финансирования работ по исследованию и проектированию (гарантийное письмо).

Оформление ТЗ производится в соответствии с правилами оформления технической (проектно-конструкторской) документации. ТЗ обсуждается на научно-технических советах у заказчика, согласовывается и утверждается заказчиком, а иногда и вышестоящей организацией. Разработка проекта ведется в строгом соответствии с утвержденным ТЗ, отступления от ТЗ допускаются в исключительных случаях по согласованию с заказчиком.

Вторая стадия исследовательских и проектных работ является органическим продолжением первой. Она заканчивается составлением технического проекта, отчего называется этапом технического проектирования - ТП. Начало этапа связано с детальным исследованием объекта (системы) управления. При проектировании отдельных, очень сложных по своему характеру объектов допускается выделение в качестве самостоятельного этапа - этапа исследования (или детального исследования). Техническое проектирование занимает примерно 30% (третью часть) общей трудоемкости исследования и проектирования объекта. На особо важных и сложных объектах проектирования допускается деление этапа последовательно на аванпроект и экзисный проект. При разработке проектов системы управления (одновременно с проектированием новых зданий и помещений или реконструкций) технический проект включается в проектное здание.

Следующий, третий этап (стадия) исследований и проектирования носит название рабочего проекта - РП. На стадии рабочего проектирования детализируются организационные, технические и технологические идеи и решения, содержащиеся в техническом проекте. Этот этап по трудоемкости занимает главное место - до 50%.

На практике часто возникает необходимость объединения технического и рабочего проектирования в одну стадию (или этап) - технорабочего проекта, в котором отдельные идеи и решения могут быть детальными, доведенными до рабочего проекта, а другие ограничены изложением в виде технических предложений по совершенствованию системы управления.

Этот этап наиболее ответственный в проектировании. В процессе проектирования разрабатывается оптимальный вариант системы управления и организации аппарата управления, его деятельности по выполнению возложенных на него функций с минимальной затратой трудовых, материальных и финансовых средств. При локальном исследовании и проектировании проектные предложения, как правило, не выходят за рамки ТЗ. При комплексном - состав проектных предложений охватывает все возможные пути ликвидации недостатков, выявленных в ходе детального исследования. Работы, выполняемые в ходе комплексного проектирования, по проблеме совершенствования аппарата управления могут быть следующими.

Работы, выполняемые входе разработки комплексного проекта рационализации службы ДОУ:

- установление перечня и последовательности необходимых операций и процедур в технологии обработки документов;

- определение приемов выполнения отдельных операций, то есть технологии операций;

- подбор средств оргтехники, компьютерной техники, необходимых для реализации отдельных операций;

- разработка общей технологии документационного обеспечения управления;

- нормирование отдельных операций;

- расчет трудоемкости выполнения отдельных процедур (видов работ), расчет необходимых затрат времени на организацию делопроизводственного обслуживания;

- расчет необходимого штата делопроизводственного персонала;

- распределение обязанностей между сотрудниками службы ДОУ;

- построение оргструктуры службы ДОУ;

- проектирование рабочих мест сотрудников службы ДОУ;

- планировка служебных помещений персонала службы ДОУ;

- разработка маршрутов доставки корреспонденции;

- проектирование условий труда сотрудников службы ДОУ, организация рабочих мест;

- подготовка сметы на проектируемое оборудование;

- разработка положения о службе ДОУ, разработка должностных инструкций, подготовка режимов рабочего времени, инструкции по делопроизводству;

- расчет показателей проекта, расчет стоимости проектных работ, расчет экономической эффективности проекта ДОУ.

Проектирование - это наиболее творческая часть деятельности исследователей и проектантов. Она предполагает применение различных методических и организационно-технических приемов и средств, разработанных наукой и практикой на сегодняшний день в их сочетании.

Завершающей стадией работ по исследованию и проектированию является этап внедрения проекта. Внедрение проекта представляется как поэтапный процесс, предусматривающий последовательное осуществление комплекса организационно-технических мероприятий по совершенствованию системы управления, структуры аппарата управления, унификации систем документации, внедрению новых, современных технических средств, обучению работников новым приемам работы и т.д.

В общей сложности трудоемкость стадии внедрения проекта составляет от 10 до 30% трудоемкости разработки всего проекта.

По своему характеру проектные решения, подлежащие внедрению, могут быть:

- технические (процесс организации и использования существующей техники отраслью, в которой она применяется);

- научные (перенос и утверждение достижений одной науки в другую или же формирование нового научного направления);

- научно-технические (преобразование новой идеи или изобретения в социально и экономически значимую производственную продукцию, обладающую новыми технико-экономическими показателями);

- организационно-управленческие (целенаправленное, запланированное и приносящее результаты изменение в системе управления, структуре организации, кадрах, технике, методах и процедурах управленческой деятельности).

Внедрение проекта может производиться силами:

- организации-разработчика;

- специализированной внедренческой организации;

- разработчика или специализированной внедренческой организации совместно с коллективом или коллективом организации (пользователя).

Процесс внедрения управленческих нововведений может принимать различные формы:

- одноразовое применение процесса или перевод определенных подразделений аппарата управления на новую систему работы;

- проведение эксперимента и, при удачном исходе, полное осуществление рационализации системы управления;

- поэтапное внедрение проекта рационализации.

Процесс внедрения проходит в своем развитии несколько фаз:

- эксперимент - мотивация (формируется готовность коллектива к сознательной активной деятельности по внедрению нововведений);

- подготовка кадров (обеспечивает взаимопонимание и согласованность действий по горизонтали и вертикали);

- управленческое воздействие (введение изменения);

- становление (в ходе которого происходит стабилизация и упорядочение работы, система входит в стадию саморегуляции);

- контроль (оценивается как весь ход процесса, конечные результаты, расходы и возможное использование достигнутых результатов для последующих процессов совершенствования системы).

В процессе внедрения проекта можно выделить основные этапы.

Процесс внедрения должен начинаться с разработки плана внедрения (определяются основные этапы и сроки их проведения, устанавливаются подразделения и исполнители, отвечающие за организацию внедрения и осуществляющие контроль за внедрением, их обязанности и ответственность). В соответствии с планом составляется сетевой график процесса внедрения.

Одним из важных моментов внедрения является создание рабочей группы внедрения. В задачи этой группы входят: осуществление связи между разработчиком проекта и руководством организации-заказчика; координация работ по внедрению проекта при участии нескольких организаций-разработчиков; контроль (авторский надзор) за ходом внедрения и сбор необходимых данных для проектировщиков в целях устранения недостатков проекта; оснащение рабочих мест оборудованием, предусмотренным проектом; организация обучения кадров на новом оборудовании по новой технологии; осуществление различных мероприятий, необходимых для успешной реализации проекта. Состав группы не должен превышать 5-6 человек. Этап планирования заканчивается утверждением плана работы руководством заказчика и разработчика и изданием приказа.

Следующий - подготовительный этап. Основными направлениями на этом этапе являются:

- обучение рабочей группы;

- ознакомление сотрудников организации-заказчика с новой технологией работы;

- закупка, установка и наладка нового оборудования согласно проекту;

- разработка комплекса мер по стимулированию сотрудников;

- создание форм документов, необходимых для контроля и фиксации хода внедрения проекта.

Третий этап - управление внедрением. Это непосредственное проведение в жизнь всех мероприятий, предусмотренных проектом. На этом этапе проводятся следующие работы:

- контроль за правильностью использования установленного оборудования, соблюдение технологии работ, предусмотренной проектом;

- контроль за соблюдением сроков внедрения, установленных планом внедрения и планами-графиками работ сотрудников;

- устранение конфликтных ситуаций, вызванных недостатками проекта и сложностью перестройки психологии работников;

- доведение до проектировщиков и принятие мер по своевременному устранению недостатков проекта, выявленных в ходе внедрения;

- ведение документов, контролирующих v оформляющих ход внедрения проекта;

- постоянное консультирование сотрудников, работающих по новой технологии, по всем вопросам, возникающим в процессе работы.

Завершается процесс внедрения расчетом реального экономического эффекта, полученного от внедрения нового оборудования и новой технологии, составлением отчета о проделанной работе, подписанием акта о завершении работ по внедрению новой системы управления.

Объекты исследования могут быть условно разделены на статические (относительно неизменяемые) и динамические (подвижные).

В основе исследования динамических объектов - технологических процессов - лежит их формализация (упрощенное представление).

Технологические процессы управления расчленяются на процедуры и операции.

Под процедурой понимается объединение нескольких последовательных операций, направленных на выполнение аппаратом управления своих функций. Например, экспедиционная обработка корреспонденции, контроль исполнения документов, принятие решений.

Операцию принято считать наименьшей законченной частью действия (работы), выполняемого на одном рабочем месте. При необходимости (при микроэлементном нормировании) могут быть выделены "элементы" операции, ее составные части.

В технологическом процессе выделяются творческие, формально-логические и технические операции. Например: операции "хранение", "машинописные работы" - технические; операции "контроль исполнения", "регистрация и учет" - формально-логические.

В исследовании систем управления используется и более детализированное разделение операций трудовых процессов на следующие типы:

- ручные операции (выполняемые без механизмов, технических средств);

- ручные механизированные (выполняемые с помощью механизмов, технических средств);

- машинные (выполняемые машинами/техническими средствами, управляемыми работниками);

- машинно-ручные (выполняемые при помощи машин/технических средств с ручным управлением);

- автоматизированные (выполняемые машинами без непосредственного участия человека);

- автоматические (выполняемые полностью машинами, техническими средствами).

Членение технологических процессов управления служит базой для различных методов исследования.

В соответствии с этапами проведения исследования методы могут быть подразделены на три группы:

- методы исследования объектов (сбора исходных данных);

- методы количественного и качественного анализа и синтеза;

- методы проектирования.

Применение научно-исследовательских методов находится в прямой зависимости от целей и задач исследования на конкретном объекте. Многообразие методов приводит к необходимости их группировки по ряду признаков:

- по полноте охвата исследованиями: полные (сплошные), выборочные;

- по степени участия проектантов в обследовании объектов: непосредственные и апосредственные;

- по времени исследования: непрерывные, периодические, разовые;

- по отображению исследуемых объектов: описательные (логические, качественные), математико-статистические, матричные, графические.

На практике перечисленные методы используются в совокупности, так как только с помощью одного из методов не всегда удается осуществить глубокий анализ и вскрыть истинные причины недостатков в организации трудовых процессов.

С целью сбора количественных и качественных исходных данных о технологических процессах управления и трудовых процессах управления используются следующие методы.

Методы привлечения требуемых данных:

- изучение документов (нормативно-правовых данных, организационно-трудовых документов);

- методы опроса (интервью, анкетирование);

- методы непрерывных наблюдений (фотография рабочего времени - индивидуальная, групповая и самофотография; хронометраж - сплошной, выборочный или целевой, фотохронометраж);

- методы выборочных наблюдений (периодические наблюдения и моментные наблюдения);

- расчетные методы (количественные методы).

Методы привлечения требуемых данных от сотрудников характеризуются тем, что оргпроектанты запрашивают данные, в составлении которых они лично не участвовали. Это так называемые методы опроса: интервьюирование (индивидуальные и групповые беседы, вопросы на совещаниях), анкетирование (сплошное, выборочное, индивидуальное).

Необходимо помнить, что источниками сведений при детальном рабочем обследовании содержания и организации труда и загрузки рабочего времени сотрудников являются: организационно-правовая (регламентирующая) документация, ОРД, нормативные материалы, материалы изучения и анализа документооборота, документирования и документационного обслуживания аппарата.

Расчетные (количественные или математико-статические) методы изучения трудовых процессов и затрат рабочего времени характеризуются тем, что оргпроектанты получают необходимые им данные из сведений о количественной характеристике видов работ и путем расчетов за определенный период времени. Это в основном статистическая обработка результатов путем выборки, расчеты средних величин, дисперсионный и корреляционный анализ исходных данных.

Критериями выбора методов исследования служат: экономическая целесообразность, сравнительная оценка точности методов, вероятность и возможность отклонения в результатах при использовании того или иного метода. В целях повышения достоверности исследования при оргпроектировании целесообразно применение сочетания методов и перепроверки результатов с помощью других методов.

Методика исследований - лишь одна часть совокупной методики оргпроектирования. Вторую ее часть составляют методы проектирования, то есть приемы разработки новой и рационализации существующей организационной структуры аппарата и технологических процессов управления и делопроизводства. К ним можно отнести следующие методы:

- моделирование;

- макетирование;

- конструирование;

- экспериментирование.

С помощью названных методов достигаются главные цели оргпроектирования - повышение производительности и эффективности управления.

(Продолжение следует)

Дата добавления: 2014-01-04