Оргпроектирование - обязательный этап внедрения автоматизированных технологий

Сегодня многие руководители уже поняли необходимость внедрения современных автоматизированных технологий в сфере управления и практически еженедельно появляется информация, что та или иная система автоматизации делопроизводства внедрена ещё в одной компании, фирме, организации, холдинге, корпорации. Но не всё так безоблачно. Параллельно поступает всё больше информации, что пользователи недовольны результатами внедрения, программа не решила всех проблем, пользоваться ей неудобно, функциональность ограничена и т.п. Как показывает практика, зачастую это результат недостаточно тщательного подхода к выбору системы автоматизации, упущения в составлении технического задания на систему.

Одна из основных проблем на начальном этапе — необходимость координированных усилий двух служб — службы делопроизводства и IT-службы.

Проблемы:

1. Координация работы IT и делопроизводственной службы (службы управления информационно-документационными ресурсами)

2. Недостаточная квалификация персонала.
Рекомендация — привлечение внешней консалтинговой службы

3. Цель внедрения автоматизированной системы ДОУ — повышение эффективности ДОУ, а как следствие — повышение качества работы управленческого аппарата в целом.

4. Оптимизация бумажного делопроизводства, постановка рациональной системы ДОУ — как обязательное условие перехода к электронному документообороту.
При переносе в автоматизированную систему неоптимизированной технологии работы с документами несовершенство технологии, ранее не заметное, становится очевидным. Последующая оптимизация уже требует и перенастройки ПО.

4.1 Проанализировать все стадии документирования и работы с документами. Какая информация нужна, в каких документах она будет поступать или создаваться.
4.2 Разработка альбома унифицированных форм документов.
4.3 Проработка необходимого набора сведений, вносимых в регистрационную карточку (входящие, исходящие, внутренние документы, для разных видов документов, на стадии регистрации, в ходе работы с документами). Определяется, для каких целей вносится каждый показатель. В соответствии с планируемым использованием разрабатываются выходные формы.
4.4 Установление схем согласования документов.
4.5 Проработка порядка контроля исполнения документов. Текущий контроль. Материальное и моральное стимулирование по результатам итогового контроля.
4.6 Продумывание и фиксация порядка работы с документами.

5. Если на начальном этапе внедрение автоматизированной системы ДОУ затрагивает только саму службу ДОУ, установка комплексной системы автоматизации охватывает весь управленческий персонал, требует внедрения новых навыков и принципов работы с документами, обязательного обучения пользователей.

6. Проработка вопросов интеграции системы ДОУ с другими, имеющимися и планируемыми к внедрению программами. Интеграция с БД кадровой службы, интеграция с CRM системами.

7. Подготовка необходимых справочников, определение порядка их ведения.

8. Проблемы разграничения доступа, учёта работы сотрудников с документами, обеспечения защищённого удалённого доступа к документам.

9. Взаимосвязь системы ДОУ и электронного архива.

10. Пересмотр сроков хранения электронных документов.

Дата добавления: 2014-01-04