Вопрос №18 Структура документа

Место и роль электронных библиотек в системе документных ресурсов. Перспективы их развития

Электронные библиотеки позволяют сохранять разнообразные коллекции электронных документов (текстовых, изобразительных, звуковых, видео и т.д.). Они обеспечивают широкий доступ, как к собственным электронным ресурсам, так и к ресурсам других организаций через телекоммуникационные сети. Вслед за появлением первых электронных библиотек в 1980 – начале 1990-х гг. в США, а затем в Великобритании подобного рода ресурсы стали создаваться и в других развитых странах – Германии, Японии и т.д. Причем в течение короткого времени эти ресурсы получили широкое распространение, выйдя за национальные границы.

Вместе с тем для распределенных электронных ресурсов характерны не только огромные объемы, оперативность наполнения, но также и недостаточная упорядоченность, слабая управляемость. В перспективе предполагается создание многоцелевой распределенной системы баз метаданных об информационных ресурсах. На добровольной основе в эти базы могут быть включены описания информационных ресурсов и негосударственных организаций, учреждений, предприятий. Конечной целью такой работы является обеспечение максимально широкого доступа пользователей к имеющимся документным ресурсам.

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям:

· происхождению;

· месту составления;

· степени подлинности;

· способу передачи и т.д.

Организационные документы служат правовой основой деятельности организации, обеспечивают реализацию функций организации системы и процессов управления, определяют функциональное содержание деятельности структурных подразделений и должностных лиц. Организационные документы считаются действительными до их отмены или до утверждения новых.

Распорядительные документы предназначаются для регулирования деятельности организации, реализации управленческих решений, направленных на достижение целей и задач организации. Они содержат решения, идущие сверху вниз от управляющего органа к управляемому объекту, от руководителя организации к ее структурным подразделениям и работникам.

Информационно-справочные документы направляются по подсистеме информации обмена системы управления снизу вверх – от исполнителя к руководителю организации. Документы этой группы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, позволяют выбрать тот или иной способ действий.

Требования к составлению и оформлению управленческих документов закрепляются в государственных стандартах, но следует отметить, что соблюдение установленных требований позволяет включать документы в систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, что сокращает затраты времени на работу для всех специалистов управленческого аппарата.

ГОСТ Р 6.30 – 2003 определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления, место расположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Государственного герба РФ, гербов субъектов РФ.

Реквизит документа – это обязательный элемент оформления официального документа. Формуляр документа – это модель документа, содержащая конкретную совокупность реквизитов, расположенных определенным образом.

Реквизиты, определяющие юридическую силу документа:

· наименование вида документа;

· гриф утверждения документа;

· оттиск печати;

· дата документа;

· регистрационный номер документа;

· подпись;

· текст документа.

Текст официального документа – это «информация, зафиксированная любым типом письма или любой системы звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа».

Интертекстуальность – это многомерная связь отдельного текста с другими текстами. Во-первых, интертекстуальность автор использует в качестве основания, предпосылок, условий. Во-вторых, любой автор вольно или невольно опирается на какие-то свои более ранние тексты, что дает основания рассматривать всю совокупность текстов. В-третьих, связь отдельного текста с другими текстами наблюдается по линии жанрово-стилистических особенностей и структуры. В-четвертых, проявляется во включении в какой-либо конкретный текст других текстов.

Основная масса создаваемых людьми текстов относится к числу в той или иной степени формализованных.

Дата добавления: 2014-01-04