Облікові документи архіву

Інформація про стан архівних зібрань має динамічний характер: до архівів постійно надходять або вибувають з них документи, створюються нові архівні фонди, відбувається передавання документів з одних архівів і фондів до інших, вдосконалюється внутріфондова систематизація. Рух архівних документів, тобто, зміни, що відбуваються з ними, фіксується в облікових документах архіву.

У процесі обліку розрізняють два етапи: накопичення вихідних початкових даних та їх дальше оброблення з відображенням в облікових формах. На першому етапі реєструють виражені у кількісних або якісних показниках факти, взяті у статиці або у динаміці і представляють, як правило, в "актах". На основі актів формують і обробляють облікову інформацію на другому етапі та відображають у системі облікових документів.

В документах установленої форми – облікових документах архіву – фіксують обсяг, склад і рух архівних документів у одиницях обліку. Вони призначені для контролю за збереженістю архівних документів та закріплення їх організації за певними групами (фондами, справами). Облікові документи визначають місце знаходження архівних документів в архіві, забезпечуючи можливість їх адресного пошуку й допомагають встановити сумарні дані обсягу архівного фонду, архіву, групи архівів, НАФ. Статистичні дані про обсяг і склад архівних документів використовуються як інструмент управління і допомагають організувати планове, науково обґрунтоване комплектування архівів і всього НАФ, зберігання архівних документів і користування ними.

Отже, облік архівних документів виконує функції: контрольну, зорієнтовану на організацію зберігання документів та контролю їх наявності і стану, та регуляторну, спрямовану на підтримування рівня впорядкованості архівних фондів та його вдосконалення.

Облік документів у державному архіві забезпечується веденням основних і допоміжних облікових документів. Перелік основних облікових документів визначають "Основні правила роботи державних архівів". Необхідність ведення допоміжних облікових документів вирішується кожним архівом самостійно і врахуванням особливостей складу і змісту архівних документів, що зберігаються в ньому.

Щойно документи потрапляють до архівної установи, вони обліковуються в книзі обліку надходжень документів на постійне зберігання, де вказуються такі основні дані: коли, від кого і на підставі якого документа відбулися надходження, назва, роки, обсяг і стан документів, який номер фонду їм присвоєно (або до якого архівного фонду вони долучені). Записи у книзі дозволяють встановити, які надходження відбулися до архіву, а також сумарну кількість документів, що надійшли на зберігання за певний хронологічний період. До книги обліку надходжень документів на постійне зберігання записуються послідовно усі первинні та повторні надходження документів кожного фонду. Підставою для внесення записів є акти приймання або акти про виявлення необлікованих документів, які складаються окремо на документи кожного фонду.

До системи облікових документів належить список фондів архіву, що складається для реєстрації прийнятих на постійне зберігання архівних фондів. Списком фондів є перелік назв архівних фондів, розташованих у порядку їх номерів, призначений для обліку фондів архіву. До списку фондів архівний фонд записується тільки раз при першому надходженні його до архіву. Йому присвоюється номер згідно зі списком фондів у порядку надходження до архіву. Номер, присвоєний фонду за списком фондів є його обліковим номером, зберігається за ним в усіх обліковим документах і є складовою частиною архівного шифру одиниць зберігання даного фонду. Порядковий номер ідентифікує кожен архівний фонд і тому не може бути присвоєний іншому, навіть у разі передавання або втрати фонду.

Для поодиничного та сумарного обліку фондів, описів і справ, що містять особливо цінні та унікальні документи складають перелік фондів, що містять особливо цінні документи. В облікових документах і архівних шифрах фонди, описи, справи, що містять особливо цінні та унікальні документи, а також безпосередньо самі архівні документи, визнані особливо цінними та унікальними, позначають відповідно індексами "ОЦД" та "УД". На виявлені унікальні документи складається Державний реєстр національного культурного надбання унікальних документів Національного архівного фонду.

Після запису до книги надходжень і до списку фондів документи кожного фонду обліковують в аркуші архівного фонду, призначеному для сумарного обліку, який відображає рух документів та зміни кількісних та якісних характеристик. Аркуш фонду складається на кожний фонд і містить його назву та номер, категорію, вказує місце знаходження (архів), склад документів фонду, їх кількість та хронологічні межі, довідковий апарат до фонду.

Облік кількості аудіовізуальних документів певного виду, динаміку їх змін по кожному опису і фонду в цілому, обліку й нумерації аудіовізуальних документів певного виду фіксують аркуші обліку аудіовізуальних документів.

Система облікових документів включає і архівний опис архівний довідник, що виконує облікову та довідково-пошукову функції. Він призначений для поодиничного та сумарного обліку справ (комплексів, одиниць зберігання, одиниць обліку, внесених до опису); закріплення порядку їх систематизації та обліку змін в їхньому складі та обсязі. Як правило, окремі види документів включаються до різних описів (управлінська документація, документи з особового складу, різні групи науково-технічної документації, кінофотофонодокументи, відеодокументи, електронні документи). Виключення складають описи документів особового походження, до складу яких включаються різновидові документи незалежно від способу чи техніки закріплення інформації. Описам присвоюються номери: в межах фонду – за аркушем фонду, а при нефондовій організації – в межах створюваної за формальними ознаками сукупності документів за аркушем обліку. Наприкінці опису в усіх примірниках укладачем робиться підсумковий запис, який фіксує кількість одиниць зберігання (одиниць обліку), внесених до опису.

Для поодинокого та сумарного обліку одиниць зберігання страхового фонду копій особливо цінних документів складають опис страхового фонду.

Облік описів здійснюється в реєстрі описів із зазначенням у відповідних графах дати реєстрації, назви фонду, назви опису, кількості внесених до нього справ та їхніх крайніх дат, кількості аркушів у опису, а також номера фонду, номера опису, номеру і ому опису та інвентарного номера.

Книгу обліку надходжень страхового фонду та фонду користування та Книгу обліку надходжень страхового фонду та фонду користування унікальних документів НАФ, включених до Державного реєстру національного культурного надбання, застосовують для реєстрації кожного відповідного надходження. Справи, що мають у зовнішньому оформленні або в додатку до них матеріальні цінності, обліковуються у відповідній книзі, призначеній для поодиничного та сумарного обліку кількості, стану і складу таких справ.

На кожний новостворений фонд заводиться справа фонду, якій присвоюється номер фонду, на який її заведено. Документи справи фонду мають постійний строк зберігання. До справи фонду включають історичну довідку, листування з фондоутворювачем (власником архіву); акти й інші документи, що фіксують зміни у назві, складі й обсязі фонду; копії характеристики фонду, складені для путівника (довідника); робочі інструкції та методичні вказівки з удосконалення й перероблення описів фонду, і опрацювання документів фонду; схеми систематизації його документів; відомості про користування документами фонду; матеріали перевірок наявності документів, про віднесення документів до категорії особливо цінних і унікальних; акти про каталогізацію фонду та внесення інформації до баз даних.

Документи справи фонду нумерують і складають аркуш-засвідчувач, відповідно оформлюють. На документи справи фонду складається внутрішній опис. Справи фондів зберігаються у по рядку номерів фонду.

Для централізованого державного обліку документів НАФ державні архіви складають такі документи:

• паспорт архіву – обліковий документ періодичної звітності, що містить відомості про кількість, стан та умови зберігання архівних документів та їх мікрокопій, склад довідкового апарату і кадри архіву;

• Державний реєстр національного культурного надбання. Унікальні документи НАФ;

• відомості про зміни у складі та обсязі фондів;

• картка архівного фонду;

• картка обліку унікальних документів НАФ, включених до Державного реєстру національного культурного надбання,

• картка централізованого державного обліку архівної україніки.

Картка архівного фонду складається на кожний фонд, що уперше надійшов до архіву. Вона призначена для централізованого обліку документів НАФ і містить назву і номер архівного фонду, відомості про кількість і склад його одиниць зберігання, а також місце його зберігання. Картка фонду заповнюється на підставі аркуша фонду на 1 січня кожного року. Реєстрація змін у назві, складі та обсязі фондів ведеться в архівах протягом року. Раз на рік (до 1 березня поточного року) ця інформація подається архівному органу (до відома та для внесення змін у фондовий каталог) пофондово у "Відомостях про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01 поточного року" та по архіву – у паспорті архіву.

Загалом облік здійснюється на основі надання архівним документам облікових номерів. Вони надаються архівним фондам, архівним описам, що розглядаються як сукупності документів, до складу яких можуть входити цілісні архівні фонди, не фондові документальні комплекси або їх частини; справам (одиницям зберігання, одиницям обліку) в межах архівних описів; окремим документам у межах справ (одиниць зберігання, одиниць обліку) за внутрішніми описами.

Таким чином, в архівних установах забезпечується облік архівних документів на різних рівнях комплексів у двох видах – індивідуальний і сумарний (див. таблицю).

Індивідуальний і сумарний облік архівних документів

Рівень комплексу документів	Одиниці виміру	Форми облікової документації
індивідуального обліку	сумарного обліку
Справа	кількість документів; кількість аркушів	внутрішній опис документів справи	підсумковий запис справи
Архівний фонд	кількість одиниць зберігання	архівний опис; інвентарна книга обліку справ, що мають в оформленні матеріальні цінності	засвідчувальний напис опису; картка фонду; аркуш фонду
Архів, група архівів, НАФ	кількість архівних фондів	список фондів; ЦФК	паспорт архіву; паспорт архівів з перемінним складом

В облікових документах фіксуються також всі вибуття документів з архіву та зменшення їх кількості в результаті проведення окремих видів внутріархівних робіт (експертизи цінності, об'єднання справ в результаті перероблення описів, реставрації, розсекречення документів, звіряння й уточнення облікових даних, виявлення неточностей у підрахунку під час приймання; зняття з обліку загублених, невиправно пошкоджених справ тощо). Документи можуть бути зняті з обліку на підставі актів про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню; про виявлення справ, що не належать до даного фонду, архіву; приймання-передавання документів до іншого архіву; описування документів, перероблення архівних описів; про технічні помилки в облікових документах; про невиявлення справ, шляхи розшуку яких вичерпано; про невиправні пошкодження справ.

До допоміжних облікових документів належать: книги обліку-приймання документів на тимчасове та депоноване зберігання; паспорт архівосховища для сумарного обліку фондів, одиниць зберігання та їхнього стану в даному сховищі на 1 січня поточного року; книга обліку видавання одиниць зберігання з архівосховища; книга обліку видавання документів у тимчасове користування; книга і картотека обліку вибуття документів; покажчик до аркушів фондів; книга обліку справ з особового складу; книга та картотека руху фондів, описів, справ (одиниць зберігання, одиниць обліку) та ін.

В архівній установі забезпечується повна збереженість облікових документів, для чого вони зосереджуються в ізольованому приміщенні і перебувають у віданні спеціального підрозділу або у працівника архіву, який відповідає за облік. За обліковими документами перевіряють наявність справ згідно з їхніми описовими статтями і підсумковими записами в описах, що є важливим елементом у забезпеченні збереженості архівних документів.

Дата добавления: 2014-01-04