Аналіз мети презентації

Організація і планування презентації

Основні етапи підготовки презентації

Перш ніж підготувати презентацію, треба чітко сформулювати мету презентації, з якої випливають перші параметри, які мають враховуватися при підготовці. Такими параметрами є: кількість слухачів; інформація про обізнаність слу­хачів; тривалість презентації; вибір засобів інформування; при­міщення.

Підготовка презентації потребує досить багато часу. Тут діє правило Фауста: на кожну хвилину доповіді необхідно 30 хвилин попередньої підготовки.

Основні кроки з підготовки презентації наведено у табл.2.

Таблиця 2

ОСНОВНІ ЕТАПИ ПІДГОТОВКИ ПРЕЗЕНТАЦІЇ

Етап підготовки презентації	Зміст етапу	Частка часу на підготовку, %
Попереднє рішення	Формулювання мети презентації, визначен­ня характеру, складу і стану аудиторії (кола слухачів), вибір засобів інформування
Концепція	Розроблення головної ідеї презентації, збирання матеріалів, планування і розроблення доповіді (вступу, основної частини і висновків), структуризація
Реалізація	Вибір і розроблення варіантів використання демонстраційно-наочних матеріалів — візуалізація доповіді (підготовка плакатів, плівок/фолій, комп’ютерна графіка)
Особиста підготовка	Пробна репетиція, підготовка інформаційної техніки, розроблення стратегії дискусії, підготовка до відповідей на запитання аудиторії

Презентації дуже схожі на інтерв’ю і ділові зустрічі, але на відміну від них — це події більш масового характеру, вони не орієнтовані на емоційні аспекти або на персональні проблеми.

Розглянемо докладніше найважливіші складові кожного з виділених етапів.

Усвідомлення мети презентації допомагає визначити її форму, зміст і стиль, а також рівень взаємодії аудиторії з презентатором. Цілі презентації можуть бути об’єднані у такі групи.

Мотивування або розвага. Якщо мета презентації саме така, то вона, в основному, складається із звичайної промови. Необхідно ретельно підготувати лише саму промову і не звертати особливої уваги на підготовку до запитань. Наприклад, коли ви говорите кілька слів про працівника, що йде на пенсію, то спочатку маєте зробити декілька веселих коментарів про його хорошу роботу та описати, як він допоміг компанії. У промові ви мотивуєте цього працівника до нових трудових подвигів. Аудиторія під час такої промови поводиться пасивно.

Інформування або аналіз. Коли метою презентації є інформування або надання аналізу, то така презентація передбачає взаємодію з аудиторією. Після прослуховування доповіді присутні ставлять запитання для більш повного розуміння та уточнення деяких даних. Такі презентації дуже часто використовуються у великих компаніях, наприклад, для моніторингу стану фінансів компанії.

Переконування або запрошення до співпраці. Найбільшу взаємодію з аудиторією передбачає презентація, метою якої є переконування будь-кого взяти участь у певних заходах або у співпраці щодо спільного вирішення проблеми. Така презентація зазвичай починається з надання інформації про обговорюваний об’єкт, щоб аудиторія зрозуміла, про що йде мова. Потім доцільно надати аргументи на користь вашої точки зору, щоб схилити присутніх до дій, потрібних вам. Така презентація найвимогливіша до допоміжних засобів і якості доповіді. Крім того, необхідно бути досить гнучким і добре відчувати ситуацію, особливо у разі непередбачених обставин. Необхідно намагатися підготуватися до цього. Взаємодія з аудиторією настільки велика, що можна втратити контроль за ходом презентації. Тому не можна цілком покладатися на підготовлений і написаний текст, треба пильно слідкувати за ситуацією і не давати їй виходити з-під контролю.

Часто презентації мають кілька перерахованих вище цілей.

Дата добавления: 2014-01-04