Формування справ

Справа — це сукупність документів або документи, які стосуються одного питання чи виду діяльності й зібрані в окрему обкладинку.

Формування справи — це визначення належності документів до певної справи та систематизація їх усередині справи. До справ готують документи, які за змістом відпові­дають заголовку справи.

Правила формування справ такі:

1. У справу підшивають документи, роботу з якими завершено.

2. У справу підшивають оригінали чи копії, завірені в установленому порядку.

3. Документи, що мають різні терміни зберігання, групуються в різні справи.

4. Документи з одного питання підшивають в одну справу.

5. До справи вносять лише один примірник кожного документа.

6. Справа повинна мати не більше 250 аркушів при товщині 30 — 40 мм.

7. Кожний документ, внесений до справи, має бути належним чином оформлений.

8. Групувати в справи загального провадження документи одного календарного року,
за винятком перехідних справ.

9. У справу не підшивають документи, що підлягають поверненню, а також чорнові
варіанти.

10. Усередині документи розташовують у хронологічній послідовності.

Накази з особового складу (про призначення, звільнення, присвоєння чергових звань) формуються у справи окремо від наказів з основної діяльності.

Пропозиції, заяви та скарги громадян формують в окремі справи.

Кожна пропозиція, заява та документи щодо їх розгляду складають у справі само­стійну групу. При надходженні повторної скарги або виникненні додаткових документів останні долучають до даної групи документів.

Листування з питань службової діяльності групується до справи за період календар­ного року в логічній послідовності вирішення питання згідно з хронологією: документ-відповідь розташовується після документа-запиту чи ініціативного документа.

При поновленні листування документи включаються до справи поточного року із зазначенням номера справи за попередній рік, в якій зберігаються документи з цього питання.

Доку менти-додатки, незалежно від їх дат, групуються в одну справу з документами, до яких вони додаються. Додаток, який має понад 250 аркушів, формується в окрему справу. При цьому на основному документі робиться відмітка про те, що додаток оформ­лено окремою справою.

Невиконані документи формувати у справи забороняється. Не допускається підши­вати до справ документи не за призначенням, зайві примірники.

Документи, що мають гриф обмеження доступу, видають та приймають під розписку.

Забороняється: вилучати документи із справ чи переміщати їх з однієї справи до іншої без санкції керівника канцелярії; виносити з приміщення без спеціального дозволу керів­ника; розмножувати без дозволу керівника (якщо є дозвіл, то розмноження здійснюють у присутності відповідальної особи, а браковані примірники зразу ж знищують).

Працівникам ОВС дозволяється формувати передбачені номенклатурою справи тільки з питань, що належать до їх компетенції.

Після закінчення календарного року наказом керівника призначається спеціальна комісія, яка зобов'язана:

о перевірити наявність усіх документів;

о дібрати документи для зберігання в архіві;

О визначити документи для знищення.

Дата добавления: 2014-01-04