Оформления справ

Оформлення справ включає оформлення обкладинки, нумерацію аркушів, брошуру­вання (переплетення), складання внутрішнього опису, засвідчуваного підпису в кінці спра­ви внутрішнього опису, скріплення справи печаткою та взяття її на інвентарний облік.

При заведенні справи, яка підлягає зберіганню в архівному підрозділі на початку спра­ви, перед внутрішнім описом документів підшивається аркуш використання справи, який до архівного підрозділу не заповнюється. Облік користування справою на стадії діло­водства здійснюється в установленому порядку.

Оформлення обкладинки справ постійного терміну зберігання робиться чорним чор­нилом або чорною тушшю; тимчасового зберігання — синім чорнилом або за допомогою наклеєних на обкладинку паперових ярликів.

На обкладинці справи загального провадження зазначається повна та офіційно прий­нята скорочена назва органу структурного підрозділу, в якому заведена та закінчена справа, гриф секретності, діловодний номер справи, номер тому, заголовок, крайні дати документів, кількість аркушів, термін зберігання справи, номер статті переліку та, за по­треби, інші відомості.

Якщо назва органу або структурного підрозділу змінювалась протягом періоду, який охоплює документи справи, на обкладинці зазначається також нова адреса. Якщо спра­ва заведена одним органом, структурним підрозділом, а закінчена іншим, на обкладинці зазначаються обидві назви.

На обкладинці справи, яка підлягає зберіганню в архіві, передбачається місце для архівного шифру, який містить номер фонду, номер опису та номер справи.

Заголовок справи загального провадження, перенесений на обкладинку з номенкла­тури, наприкінці поточного року уточнюється. У справах з наказами, протоколами засі­дань колегій та нарад ставляться їх крайні номери. У справах з листуванням уточнюєть­ся склад кореспондентів. У разі потреби складається анотація на окремі документи, які мають важливе значення.

Датою справи є крайні дати документів справи, тобто дата першого і останнього документів справи, а саме:

О для вхідних документів — дата їх реєстрації в органі;

з для вихідних документів, а також наказів, вказівок, інструкцій, правил — дата підписання чи затвердження.

Якщо у справі є документи за попередні роки, то на їх обкладинці під крайніми
датами документів робиться застереження: «Знаходяться документи за роки», а в

разі потреби після заголовка зазначаються також назви цих документів. При позначенні дати пишуть послідовно число, місяць та рік.

Документи постійного й тимчасового зберігання (10 та більше років) підшиваються або переплітаються в обкладинки з твердого картону. Документи тимчасового зберіган­ня (до 10 років) допускається підшивати у м'які обкладинки.

Документи до справ підшиваються міцною ниткою в три-чотири проколи або пере­плітаються друкарським способом. При підшиванні справи з документів виймаються скріпки.

Окремі документи, які мають велику історичну цінність, а також особисті документи, фотокартки тощо вкладаються в конверти, які потім підшиваються до справи.

Всі підшиті до справи документи нумеруються простим графітовим олівцем або ну­мератором у правому верхньому краю аркуша, не зачіпаючи тексту. Забороняється для нумерації застосування чорнила, пасти чи кольорових олівців.

Усі документи, незалежно від міри секретності, терміну зберігання, вносяться до внут­рішнього опису документів, який підшивається на початку справи (тому).

У внутрішньому описі (в графі «Примітка») зазначається про вилучення документів зі справи (тому) з посиланням на відповідний акт.

У кінці внутрішнього опису справи працівник, який оформляє справу, із зазначенням своєї посади і дати складання робить підсумковий запис, зазначає кількість внесених до справи документів, на скількох вони аркушах; окремо зазначається кількість аркушів внутрішнього опису. Аркуші внутрішнього опису мають свою нумерацію.

У кінці справи (тому) працівник, який оформив справу, із зазначенням своєї посади й дати складання робить засвідчувальний підпис, в якому зазначається цифрами та слова­ми кількість підшитих у справі (томів) аркушів, окремо зазначається кількість аркушів внутрішнього опису, наявність аркуша використання справи, наявність конвертів із вкла­деннями, особливості нумерації, стан документів тощо.

Справи, незалежно від того, прошиті вони ручним способом чи переплетені друкарсь­ким, скріплюються печаткою.

Закінчені провадженням томи справ ставляться на інвентарний облік за журналом обліку журналів, картотек і закінчених провадженням справ.

Відбір справ загального провадження для передачі на зберігання до архівного підроз­ділу, а також відбір справ для знищення здійснюється експертними комісіями органів (структурних підрозділів).

До складу експертних комісій входить не менше трьох кваліфікованих працівників, у тому числі працівник служби діловодства. До складу експертних комісій включаються працівники, які мають безпосереднє відношення до документів і можуть правильно виз­начити значення документа.

Порядок підготовки І передачі справ для зберігання до архівного підрозділу, а також правила користування архівними документами регламентуються Інструкцією з архівної роботи в ОВС (наказ МВС України № 350 від 16.06.92).

Знищенню підлягають документи, термін зберігання яких закінчився, або зайві при­мірники.

В ОВС встановлюється порядок, що виключає ознайомлення сторонніх осіб з мате­ріалами, які повинні бути знищені, виключає неповне їх знищення, яке дає можливість встановити зміст, а також виключає випадкове знищення документів.

Документи знищуються згідно з рішенням експертної комісії за актом (ф. 6, 7) залеж­но від видів документів. Акт підписується членами комісії і затверджується начальником органу. Знищення документів до затвердження акта забороняється,

Із справ, що підлягають знищенню, можуть бути вилучені окремі документи, необхідні для подальшої роботи. У цьому випадку в графі 7 акта (ф.6) зазначається, які документи вилучені, а в графі 5 зазначається фактична кількість аркушів справи, що підлягає зни­щенню.

Після знищення документів працівники, які виконали цю роботу, затверджують факт знищення своїми підписами в акті, а в журналах обліку робляться відмітки про знищення справ, документів із зазначенням номера акта і його реєстрації.

5. АРХІВНА РОБОТА В ОВС (НАКАЗ МВС УКРАЇНИ N 350 від 16.06.92)

Усі документи, що утворилися в діяльності ОВС, мають політичну, наукову та істо­ричну цінність, належать до складу Державного архівного фонду України і зберігаються в архівах МВС України, інформаційних центрах УВС, військ внутрішньої та конвойної охорони.

Виконані документи з метою забезпечення їх обміну, зберігання, швидкого розшуку формуються у справи і у встановленому порядку передаються до архіву.

Архів — це організація чи її структурний підрозділ, який здійснює прийом і зберіган­ня документів з метою використання ретроспективної документальної інформації.

Архівний підрозділ складає і постійно поповнює список органів — джерел комплек­тування, в якому зазначається категорія документів, які приймаються на зберігання.

Приміщення для архівного підрозділу будується спеціально або переобладнується із приміщень іншого призначення.

Архівний підрозділ повинен мати спеціально обладнані приміщення;

о прийому документів;

э зберігання (архівосховища);

з розміщення науково-довідкового апарату і облікових документів;

О роботи співробітників (робочі штати);

з роботи відвідувачів (читальний зал).

Площа архівосховища встановлюється, виходячи з реального обсягу і перспектив комплектування архівного відділу й інших підрозділів. Приміщення будується з вогне­тривкими стінами й перекриттями з межами вогнестійкості не менше двох годин. По­єднання архівосховищ і робочих приміщень будь-якого призначення не допускається.

Вікна приміщень архівного підрозділу, розміщення яких допускає проникнення сто­ронніх осіб, обладнуються відкидними металевими гратами, які замикаються зсередини на замок і опечатуються.

Двері приміщення архівного підрозділу мають бути металеві або оббиті металевим листом, з надійними замками підвищеної таємності.

В архівосховищах забороняється проводити газові, каналізаційні та інші магістральні тоубопроводи.

Забороняється розміщення архівосховищ у неопалюваних, сирих приміщеннях, не пристосованих для роботи, а також у приміщеннях з пічним' опаленням.

Для захисту документів від пилу потрібно:

о забезпечувати максимально можливу герметичність архівосховищ. Обладнувати вентиляційні системи протипиловими фільтрами, встановлювати системи, які очищають повітря від пилу;

о при провітрюванні-архівосховищ вікна і кватирки затягувати марлею, змоченою 50-% розчином гліцерину і старанно викрученою.

Архівні документи, які здаються на зберігання в архівні підрозділи, використовують­ся в наукових, практичних та інших цілях. При використанні архівних документів, неза­лежно від їх утворення, дотримуються встановлених МВС України вимог режиму таєм­ності.

Інформація про архівні документи організаціям та громадянам Іноземних держав видається в установленому порядку.

Працівники архівних підрозділів використовують у своїй службовій діяльності доку­менти, які зберігаються тільки з дозволу керівника архівного підрозділу.

Архівні підрозділи для використання документів, які зберігаються, здійснюють:

о видачу справ у тимчасове користування;

э інформування зацікавлених органів про документи, які зберігаються;

з видачу з питань органів та громадян архівних довідок, копій, витягів;

s підготовку документів для опублікування, експонування на документальних вис­тавках, використання у літературі, мистецтві, засобах масової інформації.

Справи видаються у тимчасове користування в підрозділ, у діловодстві якого вони утворилися, або підрозділ-прав о наступник. В інші підрозділи справи видаються лише за письмовою згодою керівництва фондоутворювача або органу, підрозділу, якому підпо­рядковується документоутворювач. Без погодження можуть бути видані:

з особові справи колишніх співробітників — із питань кадрових апаратів та військо­во-лікувальних комісій ОВС;

З нормативні документи — за запитами співробітників ОВС;

о припинені кримінальні справи, справи протокольного виробництва — за запитами правоохоронних органів;

о архівні матеріали для науково-дослідної роботи співробітникам ОВС за запитом, підписаним керівником МВС, УВС.

Справи видаються для користування терміном до ЗО днів. За необхідності провад­ження зазначеного терміну керівник підрозділу, в якому знаходиться видана справа, по­дає до архівного підрозділу письмовий мотивований запит. Дозвіл на продовження тер­міну надає керівник інформаційного центру. У міру потреби працівник архівного підрозділу перевіряє наявність та стан справ, які знаходяться в тимчасовому користу­ванні.

КОНТРОЛЬНІ ЗАВДАННЯ:

• Що таке номенклатура справ?
• На які види поділяють номенклатури справ?
• Які вимоги ставлять до номенклатури та на підставі чого її складають?
• Поясніть реквізити номенклатури справ.
• Поясніть, як формується справа.
• Як розміщують документи всередині справи?
• Яких правил слід дотримуватись при формуванні справи?
• Як і коли передаютьсяоформлені справи до архіву?
• Що таке архів? Яка його структура?
• Як і на який термін можна взяти для користування документи з архіву?
• Складіть номенклатуру справ документів, з якими ви працюєте (працюватимете).
• Оформіть справу від імені своєї структури, беручи за основу накази з особового складу в кількості 550 аркушів. Поясніть усно, як ви виконуватимете таку роботу.

Зразок номенклатури справ

Найменування установи

ЗАТВЕРДЖУЮ

Найменування посади керівника установи

(підпис) ініціали, прізвище

Дата добавления: 2014-01-04