Ділове спілкування

Види спілкування

За ступенем опосередкованості розрізняють безпосереднє спілкування (обличчя до обличчя) і опосередковане (через лист, телефон, факс або електронну пошту). При опосередкованому спілкуванні втрачається багато інформації, яка зазвичай передається по невербальним каналам, тому цей вид спілкування частіше використовується у ділових ситуаціях.

За співвідношенням «мета - засіб» спілкування поділяється на ділове та особистісне. Особистісне спілкування формує людину як особистість, дає їй можливість набути певні риси характеру, інтереси, звички, схильності, засвоїти норми і форми моральної поведінки, визначити мету життя та вибрати засоби їх реалізації. Ділове спілкування формує і розвиває ділові здібності людини, служить засобом набуття знань і навичок. Цей вид спілкування допомагає вдосконалювати вміння взаємодіяти з людьми, розвиває необхідні для цього ділові та організаторські якості.

За головною метою можна виділити 3 форми спілкування: комунікативну (передача інформації), інтерактивну (взаємодію) і перцептивну (взаємосприйняття).

За кількістю учасників можна виділити 3 варіанти спілкування: міжособистісне, особистісно-групове та міжгрупове.

За своїм основним змістом спілкування може носити біологічний характер, мати виражений когнітивний, емоційний чи матеріальний аспект або ж відноситися до кондиційного типу.

Матеріальне спілкування дозволяє людині отримувати необхідні для її нормальної життєдіяльності матеріальні чи духовні блага.

Когнітивне спілкування виступає як фактор інтелектуального розвитку, так як спілкуючись індивіди обмінюються інформацією, а значить збагачуються знаннями.

Кондиційне спілкування створює стан готовності до інших видів спілкування, формує установки, що є необхідними для його оптимізації.

Емоційне спілкування служить джерелом додаткової енергії для людини, своєрідною «підзарядкою» для її почуттів.

Біологічне спілкування сприяє збереженню нормальних параметрів організму і є умовою підтримки та розвитку його життєвих функцій.

До ділового спілкування відносяться ділові зустрічі, ділові переговори і ділове листування. Ділове спілкування зберігає основні функції звичайного спілкування, але має деякі специфічні особливості: певну формальність, націленість на результат; домінування інформаційної складової над емоційною. Від того, наскільки вміло побудовано це спілкування, залежить результативність ділових переговорів, ступінь взаєморозуміння між партнерами, клієнтами чи співробітниками, а також морально-психологічний клімат у колективі.

Правила підготовки та проведення ділової розмови

1. Сформулювати головну мету бесіди. Чим точніше ви визначите, що хочете отримати від взаємодії з людиною, тим вірогідніше досягнете бажаного.

2. Наявність плану бесіди. У плані слід зазначити основні етапи вашої розмови і варіанти ходу бесіди в залежності від поведінки партнера. Також слід підготувати найбільш значимі аргументи на користь своєї позиції та можливі контраргументи, які б послаблювали пропозиції партнера.

3. Наявність необхідних документів, довідкової інформації, посилань, зразків продукції тощо.

4. Правильний вибір часу й місця ділової бесіди. Приміщення повинно бути комфортним, а кількість часу залежить від важливості й складності обговорюваної теми. Однак через 1,5 години ділової бесіди або наради продуктивність роботи різко знижується. Якщо ж для обговорення чи вирішення певного питання вдосталь часу, то варто приділити час для «брейк-кави» (чай, кава, печиво). Під час ділової бесіди варто уникати відволікаючих факторів (дзвінків, відвідувачів тощо).

5. У першій половині ділової бесіди важливо встановити психологічний контакт з співрозмовником. Для початку розмови можна використовувати нейтральні теми розмови й продемонструвати партнеру доброзичливий настрій. Потім слід проявити готовність прийти до взаємовигідної угоди і домовитися про процедуру ділової бесіди.

6. Перш ніж дискутувати, слід уточнити потреби та мотиви опонента. Тільки тоді можна більш точно зрозуміти позицію іншої сторони й підібрати найбільш переконливі аргументи. При цьому необхідно продумати, як пов’язати ваше запитання з інтересами співрозмовника. Тому варто використовувати «відкриті питання», на які неможливо відповісти «так» чи «ні» і які потребують більш повної, розгорнутої відповіді. Задаючи питання, ви маєте можливість краще вивчити співбесідника і в результаті - домогтися інформаційної переваги в бесіді.

7. Фіксуйте отриману інформацію. Для цього можна використовувати позначки на папері або диктофон. У першому випадку записи слід розшифрувати відразу після переговорів, доки в пам'яті свіжі деталі зустрічі.

8. У будь-якому випадку незалежно від результату переговорів завершуйте бесіду в позитивному руслі, запевняючи співрозмовника у вашій повазі та висловлюючи надію на подальшу взаємовигідну співпрацю.

Рекомендації для підтримки психологічного контакту з співбесідником:

1. Старайтеся супроводжувати діалог відкритою і доброзичливою посмішкою. Ніщо так не сприяє відвертості, як доброзичливе обличчя співрозмовника.

2. Намагайтеся під час діалогу розміститися так, щоб між вами і партнером не було значних перешкод і бар'єрів. Дистанція під час розмови повинна бути в «комфортній зоні» (приблизно від 80-120 см).

3. Уникайте закритих поз (схрещені руки і ноги, заховані руки під стіл), оскільки для підсвідомості вони є сигналом захисту та оборони. Співрозмовник відчуває більше довіри до партнера, коли бачить його руки у положенні долонями вгору.

4. Під час розмови намагайтеся голову тримати прямо, як можна частіше і довше дивитися в очі співрозмовника.

5. Тональність і гучність мови повинні відповідати тональності співрозмовника.

Дата добавления: 2014-01-04