Основні елементи контрольного циклу

Звітність у системі контролю.

Контролювання виконання календарних планів та бюджетів підрозділів. Вимірювання та аналіз показників виконання проекту.

Інструментарій контролювання проектів

Основні елементи контрольного циклу.

План

Тема №6. Контролювання виконання проекту

Основною метою контролю проекту є — забезпечення виконання планових показників і підвищення загальної ефективності планування.

Зміст контролю проекту полягає у визначення результатів виконання операцій за проектом на основі оцінки и документування фактичних показників виконання операцій і порівняння їх з плановими.

Система контролю представляє собою частину загальної системи управління проектом, між елементами котрої наявні зворотні зв’язки і можливості зміни раніше заданих параметрів. При будь-якому порушенні ходу виконання проекту формується відповідна взаємодія, направлена на зменшення негативного відхилення від плану з врахуванням змін у зовнішньому середовищі.

Найпростіша система управління зі зворотним зв’язком наведена на рис. 6.1.

Рис. 6.1. Система управління зі зворотнім зв’язком

Система має вхід, вихід і процес виконання проекту, який може відповідати будь-якій його частині, пакету робіт, окремій роботі. Вихідні показники контролюються, порівнюються з деякими попередньо встановленими настройками даного конкретного контуру (не з планами, термінами, обмеженнями на ресурси і т.д., а з деякими фіксованими параметрами типу температури всередині приміщення). Якщо вони відрізняються, то по ланцюгу зворотного зв'язку формується коригуючий вплив, яке повертається назад на вхід системи для усунення виниклих відхилень або коригування вхідних параметрів.

З точки зору організаційної структури проекту сукупність процесів управління представляється у вигляді ієрархічної системи кількох контурів регулювання. Організаційні підрозділи при цьому є або регуляторами, або об'єктами регулювання, або і тим і іншим одночасно. Без урахування зовнішніх впливів керівник проекту в цьому випадку виконує функції регулятора, підрозділи-виконавці є об'єктами регулювання, а проміжні організаційні підрозділи, які знаходяться між ними, виконують і управлінські, і виконавські функції (наприклад, підрозділи, відповідальні за виконання пакетів робіт), є одночасно і регуляторами, та об'єктами регулювання. Організаційні підрозділи пов'язані між собою інформаційними потоками, з якими передається планова і фактична управлінська інформація.

Вимоги до системи контролю виробляються до початку реалізації проекту за участю всіх зацікавлених сторін і визначають склад аналізованої інформації, структуру звітів і відповідальність за збір даних, аналіз інформації і прийняття рішень. Для створення ефективної системи контролю необхідні:

ретельне планування всіх робіт, виконання яких необхідно для завершення проекту;

точна оцінка часу, ресурсів і витрат;

облік фактичного виконання робіт і витрат у часовому розрізі;

періодична переоцінка часу і витрат, необхідних для виконання роботи, яку ще залишилося виконати;

багаторазове періодичне порівняння фактичного виконання робіт і витрат з графіком та бюджетом.

Система управління проектами повинна забезпечувати коригувальні дії там і тоді, де і коли вони необхідні.

Принципи побудови ефективної системи контролю застосовуються для управління в рамках оперативного циклу проекту. Проектування, розробка та впровадження добре організованої системи контролю необхідні для досягнення безпосередньої зворотного зв'язку.

За допомогою цього зв'язку фактичне використання ресурсів може порівнюватися з плановими роботами, встановленими на стадії планування. Існує кілька основних принципів побудови ефективної системи контролю.

1. Наявність конкретних планів. Плани мають бути змістовними, чітко структурованими і фіксованими, щоб служити основою для контролю. Якщо плани поновлюються надто часто та без застосування процедур контролю за змінами, то загальний контроль над проектом може бути втрачений.

2. Наявність інформативної системи звітності. Звіти мають відображати стан проекту відносно вихідних планів на основі єдиних підходів та критеріїв. Для цього потрібно чітко визначити та спростити процедури підготовки і отримання звітів, а також встановити для всіх видів звітів чіткі часові інтервали. Результати, представлені у звітах, повинні обговорюватися на нарадах.

3. Наявність ефективної системи аналізу фактичних показників і тенденцій. У результаті аналізу зібраних даних керівництво проекту має визначити, чи відповідає поточна ситуація запланованій, а якщо ні, то розрахувати розмір і серйозність наслідків відхилень від плану. Основні показники для аналізу - час і вартість. Для аналізу тенденцій у вартісних та часових оцінках необхідно використовувати спеціальні звіти про роботи проекту.

4. Наявність ефективної системи реагування. Завершальним кроком процесу контролю є дії, що вживаються керівництвом і спрямовані на подолання відхилень у ході робіт проекту. Ці дії можуть бути спрямовані на виправлення виявлених недоліків та переборення негативних тенденцій у рамках проекту, однак у ряді випадків може знадобитися перегляд плану. Перепланування вимагає проведення аналізу «що, якщо...», забезпечує передбачення і розрахунок наслідків від планованих дій.

Зазвичай при управлінні проектами контролюються три основні кількісні характеристики: час, обсяг робіт та вартість. Крім того, керівництво відповідає за управління змістом робіт (змінами), якістю та організаційною структурою.

Основні методи аналізу стану робіт, використовувані менеджером, передбачають збір фактичних даних про досягнуті результати і оцінку фактичних витрат, обсягу робіт, який залишився, аналіз відсотку виконання проекту на поточну дату.

Керівництво повинно встановити послідовність збору даних через певні інтервали часу, проводити аналіз одержаних даних, поточних розбіжностей фактичних та планових показників і прогнозувати планову витрати часу та ресурсів по обсягу робіт, який залишився ще невиконаним. Іншими словами, керівництво повинно організувати процеси контролю проекту.

До основних процесів контролю відносяться:

загальний контроль змін - координація змін за проектом в цілому;

ведення звітності по проекту - збір та передача звітної інформації про хід реалізації проекту, включаючи звіти про виконаних роботах, планових показниках, прогноз з урахуванням наявних результатів;

До допоміжних процесів контролю належать:

контроль за зміною обсягу проекту;

контроль за змінами у розкладі проекту;

контроль витрат по роботах і змін бюджету проекту;

контроль якості - відстеження конкретних результатів проекту для визначення їх відповідності встановленим стандартам і прийняття необхідних заходів по усуненню причин, що приводять до порушення якості;

контроль ризику - реагування на зміну рівня ризику в ході реалізації проекту.

Процеси контролю проекту тісно взаємопов'язані і можуть бути представлені при необхідності як один інтегрований процес, складається з названих вище процесів. Наприклад, спільне ведення звітності, контролю змін змісту, розкладу і витрат може бути представлено у вигляді трьохетапного процесу відстеження фактичного стану робіт, аналізу результатів, вимірювання прогресу і проведення коригувальних дій для досягнення цілей проекту (рис. 6.2):

Рис. 6.2. Узагальнена схема процесу контролю виконання проекту

відстеження: збір і документування фактичних даних;

визначення в офіційних і неофіційних звітах ступеня відповідності фактичного виконання запланованих показників;

аналіз: оцінка поточного стану робіт і порівняння досягнутих результатів із запланованими; визначення шляхів впливу на відхилення від виконання плану;

коригування: планування і здійснення дій, спрямованих на виконання робіт згідно з планом, мінімізацію несприятливих відхилень або отримання прибутку від виникнення сприятливих відхилень.

До компонентів внутрішнього контролю процесів входять:

Контрольне середовище - сукупність етичних цінностей, стиль управління, процес прийняття рішень, делегування повноважень і прийняття відповідальності, кадрова політика, організаційна форма, права та обов’язки служби внутрішнього контролю підприємствами та політика у сфері інформаційних технологій.

Процес оцінки ризику – представляє собою ідентифікацію ризиків, формування «Звіту з ризиків проекту», виділення найбільш критичних ризиків з точки зору потенційного збитку при відсутності необхідного рівня контролю.

Сукупність контрольних процедур, що включає політику і процедури, що дозволяють виявляти, запобігати і виправляти помилки.

Система забезпечення внутрішнього контролю проекту, що включає в себе інформаційне, аналітичне, методологічно-методичне, кадрове та організаційне забезпечення.

2. Інструментарій контролювання проектів

Моніторинг - контроль, спостереження, облік, аналіз і складання звітів про фактичне виконання проекту в порівнянні з планом.

Перший крок у процесі контролю полягає у зборі та обробці даних щодо фактичного стану робіт. Керівництво зобов'язане безперервно стежити за ходом виконання проекту, визначати ступінь завершеності робіт і виходячи з поточного стану робити прогнози виконання майбутніх операцій по проекту. Для цього необхідно налагодити зворотні зв'язки, які дають інформацію про досягнуті результати і витрати.

Ефективний засіб збору інформації - заповнені фактичними даними і повернені наряди на виконання робіт або спеціальні звіти виконавців.

При розробці системи збору інформації менеджер проекту повинен в першу чергу визначити склад і періодичність даних їх збору. Рішення з цих питань залежать від завдань аналізу проекту, періодичності проведення нарад і видачі завдань. Детальність аналізу в кожному конкретному випадку визначається виходячи з цілей і критеріїв контролю за реалізацією проекту.

Дані, необхідні для контролю основних параметрів проекту, представлені в табл. 6.1.

Таблиця 6.1. Критерії для контролю та необхідні дані

Критерій контролю	Кількісні дані	Якісні дані
Час і вартість	Планована дата початку/ закінчення Фактична дата початку/ закінчення Обсяг виконаних робіт Обсяг майбутніх робіт Інші фактичні витрати Інші майбутні витрати	-
Якість	-	Проблеми якості
Організація	-	Зовнішні затримки Проблеми внутрішньої координації ресурсів
Зміст	-	Зміни в обсязі робіт Технічні проблеми

Зазвичай дані про кількісні показники збираються на рівні робіт або пакетів робіт і потім узагальнюються для верхніх рівнів контролю у відповідності зі структурою розбиття робіт. Оскільки оцінка виконання проекту в цілому та окремих його етапів здійснюється на підставі даних про виконання детальних робіт, важливо на етапі створення системи контролю вибрати відповідні вагові коефіцієнти для визначення узагальнених показників.

Дата добавления: 2014-01-04