Реквізити управлінських документів

Документування з низьким і високим рівнем стандартизації

Сучасні вимоги до документів

Сучасні вимоги до мови документів 8.2. Документи з низьким і високим рівнем стандартизації 8.3. Реквізити управлінських документів 8.4. Вимоги до мови документів 8.5. Запитання і завдання для самоперевірки

ВИМОГИ ДО УТВОРЕННЯ І МОВИ ДОКУМЕНТІВ

Значна частина управлінських функцій не тільки здійснюється за допомогою документів, а і знаходить в них своє відображення. Тому документи мають бути повноцінним джерелом інформації, бездоганно відредагованими і якісними.

Вимоги до документів:

- документ повинен видаватися повноважним органом або особою у відповідності з її компетенцією;

- документ повинен бути достовірним і мати юридичну силу, не повинен суперечити чинному законодавству;

- документ повинен мати відповідність до свого призначення;

- документ повинен бути складений за встановленою формою;

- документ має бути бездоганно відредагований і оформлений.

Зовнішній вигляд документа є незаперечним свідченням стилю роботи управління, дисципліни і особистої культури працівників.

Документи можуть бути з високим рівнем стандартизації і з низьким.

У документах з низьким рівнем стандартизації виділяють такі види текстів за способом викладу інформації: повідомлення, опис, роздум, міркування. Текст таких документів не може бути узагальненим і залежить кожного разу від конкретного змісту того, що викладається, від ситуації, від певних обставин ділового спілкування.

У документах з високим рівнем стандартизації може бути передбаченим не лише формуляр, а навіть мовні звороти, які вписуються в незаповнені місця бланків.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Формуляр документу - це сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів документа. Кількість реквізитів різна і визначається документом, його видом, змістом.

До реквізитів управлінських документів належать:

- державний герб;

- емблема організації;

- зображення нагород;

- код організації за класифікатором підприємств та організацій;

- код документа за класифікатором управлінської документації;

- найменування міністерства чи управління;

- найменування організації;

- найменування структурного підрозділу;

- індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпа, номер телефону, номер рахунку в банку;

- назва виду документа;

- дата;

- індекс;

- посилання на індекс і дату вхідного документа;

- місце складання або видання;

- гриф обмеження доступу до документу;

- адресат;

- гриф погодження;

- резолюція;

- заголовок до тексту;

- відмітка про контроль;

- текст;

- відмітка про наявність додатка;

- підпис;

- візи;

- печатка;

- відмітка про завірення копії;

- прізвище виконавця і номер його телефону;

- відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

- відмітка про перенесення даних на машинний носій;

- відмітка про надходження.

Згідно з основними положеннями ЄДСД складання і оформлення документів передбачає обов'язкове додержання таких вимог: зазначення установи - автора (як правило наводиться у бланку документа); найменування виду документу (на листах найменування не вказується); складання заголовка документа; адресування і датування документа, проставлення відміток про погодження тексту; засвідчення документа (підписання, затвердження, проставлення печатки); проставлення відміток про проходження і виконання документа.

Для уніфікованих форм документів застосовують папір стандартного розміру, а також встановлені такі розміри полів: ліве - 20 мм; верхнє - не менш як 10 мм; праве і нижнє - не менш як 8 мм.

Установлено два види бланків: бланк для листів та загальний бланк для інших видів управлінських документів. При створенні бланків на двох мовах реквізити мають бути продубльованими.

Текст у службових документах формату А4 друкують через півтора міжрядкових інтервали, на бланках формату А5 - через один міжрядковий інтервал.

При друкуванні документів використовують вісім стандартних положень табулятора:

0 - від межі лівого поля друкують реквізити "Заголовок до тексту", "Текст", "Відмітка про наявність додатка", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа", гриф "Погоджено", завірчий напис "Вірно", а також слова "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ";

1 - абзаци після п'яти друкованих знаків від межі лівого поля;

2 - таблиці і трафаретні тексти (від 16 знаків);

3 - від 24 знаків -"-"-;

4 - реквізит "Адресат" (після 32 знаків);

5 - гриф "Затвердження" та гриф "Обмеження доступу до документа" (40 друкованих знаків);

6 - розшифровка підпису в документах (48 друкованих знаків);

7 - коди (56 друкованих знаків).

Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Нумерується тільки друга сторінка документа. Номер ставиться посередині верхнього поля документа арабськими цифрами без слова "сторінка" і без розділових знаків.

Дата добавления: 2014-01-04