Формирование иерархической структуры проекта

План управления проектом

Лекция 2: Планирование проекта

Процесс разработки плана управления проектом представляет собой процесс документации действий, необходимых для определения, подготовки, интеграции и координации всех вспомогательных планов. Корректно составленный план управления проектом является основным источником информации о том, как проект будет планироваться, оцениваться, контролироваться и закрываться. План управления проектом обновляется и редактируется в рамках процесса осуществления управления изменениями.

План управления проектом может быть либо резюмирующим, либо детализированным и состоять из одного или нескольких вспомогательных планов и прочих элементов. Его рекомендуется разделять на 3 блока по характеру содержащейся в них информации.

1. Вспомогательные планы управления проектом:

o план управления содержанием проекта;

o план управления расписанием проекта;

o план управления стоимостью проекта;

o план управления качеством проекта;

o план управления обеспечением персоналом;

o план управления коммуникациями проекта;

o план управления рисками проекта;

o план управления конфигурацией.

2. Базовая линия проекта, которая состоит из:

o базового расписания проекта;

o базового плана по стоимости;

o базового плана по качеству;

o базового плана по конфигурации;

o реестра рисков.

3. Результаты анализа, проведенного проектной командой в отношении содержания, объема и сроков проекта.

Иерархическая структура работ (ИСР) - это ориентированный на результаты способ группировки элементов проекта, который упорядочивает и определяет общее содержание проекта. Работы, не включенные в ИСР, находятся за пределами содержания проекта [18].

Модель может быть выполнена графически, в виде древовидной структуры или в виде словесного описания. С ее помощью структурируется и определяется все содержание проекта.

Построение ИСР (иерархической структуры работ).

Существуют два основных способа разработки ИСР: "сверху вниз" и "снизу вверх".

Подход "сверху вниз".

1. Сбор исходной информации.

Разработка ИСР станет более легким и осмысленным делом, если будет доступна следующая информация:

o требования заказчика;

o набор) доступных ресурсов;

o конкретная проектная ситуация.

2. Выбор типа ИСР

После получения необходимой информации необходимо определиться с типом построения ИСР:

· по жизненному циклу (в соответствие с принципом построения ИСР по фазам жизненного цикла, на 1-ом уровне происходит разбитие проекта на фазы. Хороший пример использования такого типа структурирования ИСР - проект разработки программного обеспечения, состоящий из таких фаз, как определение требований, высокоуровневое проектирование, низкоуровневое проектирование, написание кода и тестирование),

· по системам (Принцип разбития по системам - разбитие на составляющие физические системы и отображение их на уровне 1 ИСР.)

· по географическим зонам (Разбиение ИСР по географическим зонам практикуется, в частности, в сфере строительства, где уровень 1 ИСР проекта может состоять из здания A, здания B и т. д.)

Что касается следующих уровней ИСР, то практикуются гибридные ИСР, сочетающие два или три метода. При выборе способа структурирования ИСР рекомендуется следовать принятому на предприятии или в отрасли стандарту.

3. Определение степени детализации ИСР.

Принимая во внимание тот факт, что число пакетов влияет на время и стоимость управления проектом(время и бюджет). Пакетом работмы будем называть основной элемент управления ИСР, дискретную задачу, имеющую определимые конечные результаты. Очевидно, пакеты работ должны представлять небольшие результаты и быть управляемыми.

Для определения степени детализации ИСР нужна следующая информация:

· количество уровней в ИСР;

· количество и средний размер пакета работ, принятые в отрасли.

Возможна ИСР со следующей детализацией:

· от трех до четырех уровней;

· от 15 до 40 пакетов работ;

· от 40 до 80 часов на средний пакет работ;

· от 3% до 7% общего бюджета рабочих часов на средний пакет работ [18].

Несмотря на уникальность каждого проекта, ИСР предыдущего проекта часто может служить шаблоном для нового. Так как большая часть проектов внедрения ИС в конкретной организации будет иметь одинаковые жизненные циклы, следовательно одинаковые или схожие результаты каждой фазы. Шаблон ИСР представляет собой древовидную структуру работ, детализированную до уровня пакетов работ, которую можно адаптировать под конкретные проекты в конкретной области приложения.

Определение содержания проекта

Содержания проекта представляет собой формулировку проекта - что необходимо сделать. Процесс разработки предварительного содержания проекта описывает и документирует характеристики и границы проекта и связанные с ним продукты и услуги, а также методы приемки и управление содержанием.

Описание содержания позволят оценить желаемый результат и выступает в качестве основы для составления базового плана содержания, которому необходимо следовать при выполнении всех работ проекта. В известном смысле описание содержания проекта можно сравнить с границами проекта - он говорит о том, что выход за границы не допускается без санкции руководителя и что все находящееся в этих границах представляет собой пространство решений, в котором разрешается действовать команде проекта.

Ключевое значение для составления описания содержания проекта имеет:

· устав проекта;

· формулировка требований организации-заказчика;

· ТЭО;

· внутрикорпоративная методология управления проектами и соответствующие политики.

В табл. 2.1 приведены требования к описанию содержания проекта

Таблица 2.1. Требования к описанию содержания проекта
№	Раздел	Пояснения
1.	Название проекта	проект должен иметь название, отражающее его суть и яркое для привлечения внимания, утвержденное имя не меняется на протяжении жизненного цикла всего проекта
2.	Цели и задачи проекта	Цель проекта формулируется, исходя из требований заказчика и указанной в уставе проекта, она не повторяет формулировки бизнес-цели, а отвечает на вопрос, КАК эта бизнес-цель будет достигнута. Задачи проекта представляют собой действия по достижению цели проекта, выполняемые в рамках проекта (требования к проекту).
3.	Требования к проектному решению и результаты проекта	Является элементом базового содержания проекта, входящего в план управления проектом. Описание характеристик реализуемого решения проекта и основных результатов проекта. Выполнение работ, изложенных в описании содержания, должно привести к получению основных результатов(Результаты могут включать в себя как промежуточные, так и конечные). В качестве результатов проекта могут выступать как продукты, так и услуги. Информация о количестве и качестве тоже должна быть представлена в описании проекта
4.	Границы проекта	Является элементом базового содержания проекта, входящего в план управления проектом. Границы проекта определяют то, что включается в проект. Комплексное рассмотрение проекта подразумевает отражение функциональных, организационных, технологически и географических границ проекта. Функциональные границы проекта: бизнес-направления, бизнес-процессы, охватываемые проектом автоматизации. Организационные границы проекта: определяется, какие подразделения (включая юридические лица) участвуют в проекте. Организационные границы определяют максимальные границы обследования и область генерации требований к внедряемой ИС. Технологические: перечисление всех систем и существующих интерфейсов, которые связаны с реализацией данного ИТ-проекта или будут им затронуты, с указанием процессов, поддерживаемых каждой из систем. Географические: территориальное распределение проекта(указываются территориально удаленные объекты, подлежащие автоматизации в рамках проекта)
5.	Способ реализации проекта	подразумевает перечисление инструментов, технологий и подходов, которые будут использованы для управления проектом и достижения поставленной цели. К ним относятся: · подход (методология реализации проекта); · ИТ-система управления проектом; · материалы и инструментарий внедряемого ИТ-продукта с указанием поставщика, названия, класса системы, описания функциональной и технической архитектуры системы, перечисление ее модулей
6.	Первоначальная ИСР до пакетов работ	Является элементом базового содержания проекта, входящего в план управления проектом. Иерархическая структура работ проекта - модель, раскрывающая проект поуровнево до такой степени детализации, которая необходима для эффективного планирования и контроля проекта. Модель может быть выполнена графически, в виде древовидной структуры или в виде словесного описания. С ее помощью структурируется и определяется все содержание проекта.
7.	Потребность в ресурсах, штатное расписание и организационная структура проекта *	Потребность ресурсов определяется трудоемкостью работ, отраженных в разработанной ИСР. При определении трудоемкости работ важно использовать методологию проектного управления (внедрения ИС). Организационная структура проекта определяется методологией, культурой и внутренней политикой компании-заказчика. На данном этапе рекомендуется разработать матрицу ответственности (RACI-матрицу), позволяющую распределить комплексную ответственность за задачи проекта. *(трудоемкость, роли проекта, без указания конкретных сотрудников, структура подотчетности и управления проектом)
8.	Укрупненный календарный план	разрабатывается на основе контрольных событий, информации из устава проекта и ИСР (работы уровня 1)
9.	Критические факторы успеха	Условия, обеспечение которых на проекте может быть залогом успеха: · точно определенные рамки проекта; · квалификация персонала проекта; · обучение членов команды и пользователей; · четкое распределение ролей и ответственности · проработанный рабочий план модели критических факторов успеха.
10.	Допущения проекта (со стороны исполнителя)	Набор условий, которые должны быть выполнены наряду с созданием продукта проекта для достижения результата проекта. Допущения обуславливают риски проекта; во время проекта происходит их мониторинг. Пример допущений: · проект имеет организационную поддержку со стороны руководства заказчика; · у организации-заказчика имеется возможность выделить персонал для обеспечения работ по проекту. При формировании описания содержания проекта допущения формулируются со стороны организации-исполнителя об организации-заказчике
11.	Ограничения проекта (со стороны исполнителя)	Ограничение указывает на условие, которое нельзя нарушать в процессе создания продукта проекта, или условие, которому ни при каких обстоятельствах не должен удовлетворять продукт проекта. Ограничения указывают на возможности команды проекта по выбору вариантов для выполнения любых проектных работ. При составлении описания содержания проекта ограничения формулируются со стороны организации-исполнителя об организации-заказчике
12.	Связь с прочими текущими программами и проектами	возможное взаимодействие с другими проектами должно быть отражено в описании содержания проекта. Необходимо указать, где и как проекты взаимодействуют друг с другом, детально описать, какие ресурсы подпадают под совместное использование и в каких функциональных областях организации
13.	Первоначально сформулированные риски	указываются уже известные риски и основные категории потенциальных рисков (внешние, организационные, процедурные, технические, юридические, репутационные и т.д.)
14.	Смета расходов с указанием порядка величин	это представление проектных затрат на проект по категориям.
15.	Требования к управлению конфигурацией проекта	Указываются объекты управления конфигурацией проекта, в том числе проектная документация, внутренние политики и производимый продукт.
16.	Критерии приемки результатов проекта	Являются элементом базового содержания проекта, входящего в план управления проектом. Представляют собой набор стандартов или правил, определяющих выполнение задачи с приемлемым уровнем качества

Дата добавления: 2014-01-04