Тема 5. Деловое общение в рабочей группе

Пятая тема интересная, содержит в себе очень богатый материал. Как всегда, начнем с определений основных понятий. Что такое коллектив? Трудовой коллектив – это группа людей, объединенных совместными действиями, единством общественно–значимых целей и интересов, взаимной ответственностью и взаимопониманием. Обращаю Ваше внимание на общественную значимость целей, иначе можно любую организованную преступную группировку назвать трудовым коллективом. У коллектива по крайней мере четыре особенности. Во–первых, это чувство принадлежности у его членов, во–вторых, общие потребности и интересы, в–третьих, наличие органов управления и контроля и, наконец, наличие помимо формальной иерархии также неформальной структуры, неформальных отношений. В идеале руководитель коллектива должен одновременно быть и его неформальным лидером. Если же имеет место несовпадение между двумя статусами, то такие коллективы, как правило, конфликтны, неспособны эффективно решать поставленные перед ними задачи.

В чем особенности общения руководства с подчиненными в коллективе? В основе общения с подчиненными лежит «кодекс джентльмена», суть которого можно охарактеризовать так: помни, что уважение чужого достоинства является мерилом отношения к самому себе. Что отсюда следует?

Первое правило – наказывать, но не унижать, так как обид не прощают. Недопустимо повышать голос на подчиненных, особенно в присутствии коллег, «навешивать ярлыки».

Второе правило – осуждайте не человека, а его поступок. «Правило бутерброда» (Диана Трейси, американский ученый, автор термина) предполагает фразы типа: «Мария Ивановна! Вы – прекрасный специалист, гордость нашего отдела, но в данном случае Вы не правы!».

Третье правило - не жаловаться на подчиненных, брать вину на себя, иначе подчиненные просто перестанут Вас уважать. Следующее правило – хвалите при всех, ругайте с глазу на глаз. Это «архиважно», так как люди очень бережно относятся к своей самооценке, своему «Я». При посторонних, вне зависимости от возраста сотрудника, обращайтесь к нему только по имени–отчеству. Если подчиненный виноват, осуждайте поступок, а не самого человека, не загоняйте его в угол, дайте ему шанс «спасти лицо».

Не менее важно стремиться к тому, чтобы в коллективе не было ни любимчиков, ни «козлов отпущения», требования и внимание ко всем должны быть одинаковыми. Особое значение это требование приобретает в женском коллективе, если начальник – женщина.

Далее, будьте требовательны и к себе. Очень важное воспитательное значение имеет личный пример руководителя. Прекрасно сказал Сократ, что «назидание до сердца не доходит». Пресекайте сплетни и доносы фразой «мне это не интересно». Не давайте советов подчиненным по поводу личной жизни. За хороший совет спасибо Вам никто не скажет, а скорее всего и не последуют ему. В случае же, если совет окажется плохим, виноваты будете Вы. Помните, что шеф должен иметь отдельные недостатки, если Вы не придумаете их сами, за Вас это сделают Ваши подчиненные. Не скрывайте от подчиненных информации, хотя не всегда все можно сказать. В таких случаях уместна фраза: «Я не готов ответить на Ваш вопрос, когда ситуация прояснится я Вам об этом сообщу». Если же просто сказать «не знаю», то можно потерять авторитет.

И еще один совет. Помните, что жалобщики – не предатели.

Если человек приходит к Вам с какой–то проблемой или просьбой, это значит, что он Вам доверяет и рассчитывает на Вашу помощь.

Погоня за быстрой и обильной прибылью в наши дни привела к осознанию современными руководителями таких типичных ошибок как:

• информационная закрытость, при которой сотрудники не всегда понимают (ради сохранения коммерческой тайны), что и зачем они делают;
• культ материального стимулирования при недооценке других мотивов формирует у руководителей ложное убеждение, что за деньги можно купить все. Это не так, поскольку при отсутствии уважения к сотрудникам деньги, в сочетании с хамством, не гарантируют лояльности персонала. Особенно вредны постоянные угрозы увольнения персонала;
• недопустимы такие управленческие ошибки как невыполнимые или бесполезные задания; необоснованные доверчивость или подозрительность; привлечение сотрудников к несвойственной им деятельности; заниженная оценка потенциала сотрудников и так далее.
• Повсеместным злом стала необязательность руководителя, когда подчиненным обещают повышение зарплаты, премии, рост по службе. Все это остается пустыми словами, а при общей неэффективности управления лучшим сотрудникам приходится работать больше, чем посредственным, поскольку начальство действует по принципу «кто везет – на того и грузим!». В результате плохие сотрудники (из числа особо лично преданных) мотивируются, а хорошие быстро надрываются и либо требуют увеличения зарплаты, либо увольняются.

А теперь поговорим об особенностях общения с руководством. Следует помнить, что категоричное «нет» ведет к потере доверия. Ответ «да, но» или «да, я подумаю, более уместен. Второе важное правило – личная скромность, всем своим поведением показывайте, что у Вас нет планов занять место начальника. Рядовой сотруднице не стоит подчеркнуто стараться выглядеть элегантнее своей начальницы, а молодым сотрудникам – демонстративно блистать своей эрудицией перед руководством. Выдавать свои идеи за идеи начальника – не подхалимство, а эффективный способ их внедрения, позволяющий избегать ненужной напряженности в Ваших отношениях с руководством.

Если Ваша идея заслуживает внимания, но не воспринимается начальством, создайте шефу ситуацию выбора: предложите свою идею вместе с одной–двумя менее удачными. Помните, что мы любим реализовывать только те идеи, которые считаем своими.

Также, как и подчиненного, начальника не следует«загонять в угол», к его самолюбию следует относиться бережно, стараться поддерживать «Я–образ» своего шефа. Вы не имеете права сплетничать по поводу своего руководства, помните, что Вы – в одной команде. Если начальник маленького роста или имеет какие–либо физические недостатки, будьте предельно деликатны и не давайте повода шефу для ощущения им комплекса неполноценности. И, наконец, еще один важный совет по поводу общения с руководством. Если Вам кажется, что указание незаконно, попросите дать его письменно. Наконец, можно столкнуться с ситуацией, когда Вас попросят охарактеризовать Вашего начальника, а ничего хорошего о нем Вы сказать не можете, то ограничьтесь стереотипом без оценки – «сложный человек». Если Вы на время отпуска «шефа» были И.О., обязательно представьте отчет о проделанной работе, письменный или устный.

Надеюсь, что эти советы помогут Вам грамотно общаться в Вашем коллективе с Вашими подчиненными и Вашим руководством.

А теперь несколько слов о структуре коллектива. Во–первых, желательно, чтобы в нем присутствовали сотрудники обоего пола. Чисто женские или чисто мужские коллективы отличаются некоторой расхлябанностью, несдержанностью в общении и целым рядом других, не очень хороших свойств. Во–вторых, обращайте внимание на то, чтобы в коллективе были представлены сотрудники разного возраста. Это важно, поскольку каждый возраст имеет свои преимущества и свои недостатки. Что–то пробить или внедрить сподручнее поручить молодому сотруднику, но принять взвешенное решение, с учетом возможных последствий, способен скорее сотрудник с жизненным опытом. Важно учитывать также и темперамент. В нашем пособии есть тест, который поможет Вам определить Ваш тип темперамента. Помните, что:

• темперамент является врожденным и переделать его нельзя;
• у каждого типа темперамента есть свои достоинства и свои недостатки, которые надо учитывать при подборе сотрудника. Известно, что прекрасно общаются сангвиники и холерики, а с бумагами и на компьютере лучше работают флегматики и в какой–то мере меланхолики, потому что они, в качестве интровертов, больше ориентированы на неодушевленные предметы. И, наконец, существенное значение имеет оптимальное распределение служебных ролей. Желательно в каждом коллективе иметь так называемых «поставщика идей», «аналитика», «диспетчера» и миротворца, своего рода «кота Леопольда» и несколько исполнителей. При этом надо иметь ввиду, что один сотрудник может выполнять две или более ролей.

Типичные ошибки руководителей подробно рассмотрены в базовом учебнике, а сейчас поговорим о стиле руководства. Проблема не очень сложная, поэтому обращу Ваше внимание на самые трудные моменты. Стиль руководства – это способ реализации поставленных задач. Обычно здесь выделяют два противоположных стиля – авторитарный и демократический, коллегиальный. Эти стили руководства находятся как–бы на разных полюсах. Какой стиль лучше, а какой хуже? Однозначного ответа здесь нет, потому что каждый стиль имеет свои достоинства и свои недостатки. Искусство руководителя как раз и заключается в выборе подходящего стиля. От чего это зависит этот выбор? Во–первых, от особенностей ситуации. Во–вторых, от характера решаемых задач. В третьих, от степени подготовки персонала. И, наконец, от личностных качеств самого руководителя, потому что отнюдь не редки случаи, когда руководитель подбирает персонал «под себя», способный вынести его приемы руководства.

А теперь немного поговорим о достоинствах и недостатках каждого стиля. Авторитарный стиль незаменим в критических ситуациях; он необходим, когда мы связаны с какой–то коммерческой тайной и не имеем права делиться информацией. Шеф единолично принимает решение и не обязан сообщить, почему он поступил именно так. Стиль предпочтителен в том случае, когда персонал недостаточно подготовлен. Однако, авторитарный стиль имеет и отрицательные моменты. В этом случае персонал не использует свой потенциал полностью, может развиться угодничество, а атмосфера трудолюбия демонстрируется только с появлением начальства.

Демократический стиль отличается от авторитарного тем, что практически весь коллектив участвует в разработке решения, а потом это согласуется с руководителем, который, как правило, соглашается с мнением коллектива. Достоинством демократического стиля выступает то, что здесь используются творческие возможности всех сотрудников, люди чувствуют уважение к себе, решение принимается очень качественное. К очевидным минусам следует отнести возможность утечки коммерческой информации, решение принимается очень долго и, наконец, именно здесь мы сталкиваемся с проблемой – а где взять достаточное количество квалифицированных, профессионально зрелых сотрудников. А это не такая простая задача.

Я познакомил Вас только с одним подходом к проблеме стиля руководства. В нашей разработке Вы найдете целый ряд других подходов, богатый дополнительный материал.

Дата добавления: 2014-01-04