Прогнозирование состояния внешней среды

Классификация ситуаций и проблем

В процессе производственной деятельности в различных звеньях предприятия постоянно возникают ситуации, требующие решения.

Под ситуацией понимается совокупность обстоятельств (условий), возникающих под влиянием внутренних и внешних воздействий, которые нарушают заданное функционирование системы, требуют перевода ее в новое состояние. Необходимость разработки решения может быть связана с задачами сохранения функционирования объекта, протекающего на оптимальном уровне; появлением новой цели; возникновением случайных обстоятельств; искусственно создаваемыми трудностями (например конкурентами).

Несмотря на многообразие источников, вызывающих новые производственные ситуации, их можно условно разделить на три группы: внутренней среды, внешней среды и ситуации взаимодействия внутренней и внешней среды. Ситуации могут иметь общесистемный характер, касаться отдельных подсистем или элементов системы, носить ярко выраженный производственный, организационный, экономический, социальный или психологический характер.

Значительно чаще они носят комплексный характер и требуют всестороннего исследования на основе использования системного подхода. Классификация ситуаций по ряду признаков показана на рис. ___.

Управленческие ситуации могут быть: простыми и сложными, хорошо просматриваемыми и с трудом поддающимися анализу. Они могут требовать кратковременных, долгосрочных, глобальных, частичных, комплексных программ действий или разовых мер.

Следует иметь в виду, что отдельный участок управления на предприятии находится в системе общей управленческой ситуации, которая включает состояние организации и людских ресурсов, уровень основных задач и проблем развития. Общая управленческая ситуация определяет оценку конкретной ситуации, выбор первоочередных задач, планирование времени руководителя, труда сотрудников.

Каждую ситуацию можно разделить на отдельные элементы по степени их влияния на достижение основных целей и задач. Эти элементы бывают переменными и постоянными.

Руководитель должен уметь быстро и четко выделить существенные, важные элементы ситуации среди которых:

· состояние выполнения намеченного плана, программы в настоящее время (за прошлый период);

· потенциал кадров, производительность труда;

· состояние материально-технической базы, ее возможные изменения;

· цели и задачи управления на конкретном участке, их перспектива;

· соотношение между материальными ресурсами (объем, структура, ограничения, условия увеличения) и поставленными целями и задачами; резервы и условия их выявления;

· масштабы оперативного простора, возможность его четкого фиксирования и вероятных изменений;

· основные факторы регулирования (поведение, организация);

· временные условия (сроки, ход производственного процесса) и другие ограничения, которые необходимо учитывать при выполнении задачи;

· условия окружающей среды и качество отношений с нею;

· внутренний и внешний рынок покупателей и поставщиков, инфраструктура в месте расположения предприятия;

· материальные, моральные стимулы и их эффективность;

· работоспособность менеджеров;

·
положение руководителя (престиж, авторитет), его объективные позиции.

Рис. __ Классификация ситуаций

Решающее значение для успешного разрешения ситуации имеет правильная ее оценка, которая определяет выбор действий на основе наличия достаточной информации, а также адекватное отражение «картины ситуации» в сознании руководителя.

Еще Цицерон в свое время предложил перечень вопросов, описывающих какую-либо ситуацию: кто (субъект) - что (объект) - чем (средство) - почему (цель) - как (способ) - когда (время) - где (место). Отвечая на семь поставленных себе вопросов, можно с достаточной степенью полноты охарактеризовать сложившуюся производственную ситуацию.

Управление, основанное на выявлении ситуаций, их классификации и способах разрешения, как уже отмечалось, называется ситуационным. В отечественной литературе термин «ситуационное управление» употреблялся до недавнего времени сравнительно редко.

Одна из задач ситуационного подхода в управлении состоит в том, чтобы понять, как организация реагирует на меняющиеся условия и специфические обстоятельства; каким образом можно формировать типы организаций, системы и процессы управления, наиболее соответствующие специфическим ситуациям.

При анализе проблемы важно отличать ее симптомы, причины и следствия. Симптомы - это некоторые видимые проявления проблемы, которые привлекают к ней внимание, но объяснить не могут. Причины - это исходные движущие силы, породившие проблему. Следствия - это результаты, к которым приводят данные проблемы. Если следствия обусловливают необходимость обязательного решения проблемы, то симптомы полезны тем, что показывают первые признаки ее наличия. Воздействовать же надо на причины, породившие проблему. Когда в организации участились прогулы и конфликты (симптомы), причинами этого могут быть ухудшение мотивации, организации труда работников, а следствием - снижение производительности труда, качества продукции, эффективности работы предприятия в целом.

Проблемы как задачи, требующие решения, являются составным элементом управленческой ситуации. Как и ситуации, они различаются по содержанию, уровню решения, временному фактору, используемым методам (рис. ____).

В хорошо структурированных проблемных ситуациях связи между элементами выражаются количественно. Для обоснования разрабатываемых решений используются методы исследования операций (моделирования, оптимизации процессов и выбора оптимальных решений). В моделях исследования операций цели и условия имеют четкую количественную форму. При этом цели, как правило, выражаются через критерии оптимизации и математически описываются через целевые функции. Последние включают и ограничения в выборе способа действий. Ключевой вопрос составления моделей состоит в том, чтобы, во-первых, адекватно описать проблемную ситуацию, во-вторых, найти количественное решение проблемы, а следовательно, обосновать принятое решение.

Рис. Классификация проблем

Использование того или иного математического метода зависит от класса задач (проблем) исследования операций. Различают два больших класса: прямые задачи и обратные.

К прямым относятся задачи определения эффективности операции, качества выбранного решения и соответственно способа действия. Класс обратных составляют задачи оптимизации, определения оптимальных альтернатив, выбора условий и управляемых факторов, при которых критерий эффективности достигает экстремального (максимального или минимального) значения. В чистом виде указанные классы задач встречаются нечасто, однако преобладающее значение имеют обратные задачи. Для решения прямых задач используются математико-статистические методы. Это объясняется тем, что исследуемые процессы в существенной мере подвержены воздействию неопределенных, случайных факторов, а функция полезности для ряда задач может быть оценена лишь вероятностно. Поэтому основой для анализа эффективности является теория вероятности и ее модификации - теория массового обслуживания, теория марковских случайных процессов, теория надежности, метод Монте-Карло (в частности для моделирования сложных ситуаций на ЭВМ).

Для решения обратных задач наряду с классическими и поисковыми (на экстремум) методами наиболее широкое распространение получили методы математического программирования (линейного, нелинейного, динамического). Для поиска оптимальных решений в условиях конфликтных ситуаций - методы теории игр и статистических решений.

Существуют и другие классификации проблем. Так, например, выделяются

Делятся также проблемы на планируемые и не планируемые, экстенсивно и интенсивно решаемые и т.д.

Необходимо отличать проблемы от «псевдопроблем». Первые носят конструктивный жизненный характер, вторые обладают лишь кажущейся значимостью.

Разработка решений в условиях неопределенности и риска требует не только изучения внешней среды, но и ее прогнозирования. Прогнозирование - это предположение динамики развития ситуации в будущем, основанное на имеющейся информации. В зависимости от особенности внешних факторов различают прогнозы экономические, развития технологии, конкуренции, состояния рынка, а также социальное прогнозировани е.

Экономические прогнозы характеризуют общее состояние развития экономики на прогнозируемый период (в стране, регионе, отрасли, компании).

В прогнозах развития конкурентов отражаются ожидаемая стратегия и тактика, доля их продукции и продажи на рынке, намерения относительно выпуска новых изделий и др.

Прогнозы состояния рынка товаров разрабатываются с учетом текущего состояния и перспектив развития экономики, влияния политических факторов, проведения ценовой политики, стандартов по защите окружающей среды (для ряда товаров), динамики уровня доходов населения, демографической ситуации и др.

Прогнозы развития технологии раскрывают ближайшее и отдаленное будущее технологических процессов, в них оцениваются различные качественные характеристики нововведений на предмет эффективности, экономичности, трудоемкости, энергоемкости и других параметров.

Социальные прогнозы свидетельствуют об отношении людей к событиям социальной жизни, различным общественным явлениям. При разработке решений важно, в частности, учитывать покупательские намерения и предпочтения относительно новых товаров, отношение покупателей к разного рода услугам.

Многообразие видов прогнозов предполагает использование различных методов для их разработки. Условно выделяются три группы методов прогнозирования: количественные, качественные и неформальные. Каждая из групп имеет свои подвиды.

В состав количественных включается множество методов прогнозирования. К простейшим относятся методы экстраполяции, которые применяются в условиях, когда сложившуюся тенденцию в развитии какого-либо явления можно перенести на будущее (экстраполировать). Имеющаяся информация позволяет выявить статистически достоверные зависимости для внесения возможных корректив. Методами экстраполяции (анализа временных или динамических рядов) рассчитываются, в частности, прогнозы объема и структуры товарооборота, производства продукции, потребности в кадрах.

Причинно-следственное моделирование (многофакторные модели) нацелено на анализ достаточно сложных явлений с двумя или более переменными. Степенные, линейные многофакторные уравнения регрессии могут использоваться и при определении норматива численности работников по той или иной управленческой функции и для решения множества других проблем.

В частности, в кооперативных организациях потребительской кооперации при расчете норматива численности работников по функции планирования в качестве основных факторов выступают объем товарооборота, количество торговых и других предприятий, численность обслуживаемого населения. По функции учета и контроля - численность работающих на предприятии, количество отчитывающихся субъектов и др.

Качественные методы прогнозирования применяются в условиях недостатка информации для количественных оценок либо предубежденного отношения руководителей к ним. В основе этой группы методов лежат экспертные оценки. В качестве экспертов могут выступать специалисты ("мозговая атака"), потребители, либо признанные авторитеты (эксперты). Качественные методы, в их составе эвристические, до сравнительно недавнего времени противопоставлялись алгоритмическим (количественным). Ныне при решении проблем, связанных с неопределенностью, рекомендуется их разумное сочетание.

Неформальные методы прогнозирования основаны на информации, получаемой различными методами. Источниками вербальной информации (наглядной) могут быть средства массовой информации (кроме печатной), смежники, потребители, поставщики, конкуренты, совещания, конференции. Она отличается небольшими материальными затратами и недолговременностью.

Письменная информация представляет собой материалы печати, как правило периодической. Это газеты-еженедельники (например, "Экономика и жизнь"), информационные бюллетени, освещающие материалы отчетов фирм, банков и т.д.

Наиболее важной по ценности признается информация, получаемая в результате промышленного шпионажа (атрибут рыночной экономики, порожденный конкуренцией). Эта информация по мере использования по целевому назначению может рассекречиваться.

Полезно учитывать при прогнозировании внешней среды некоторые рекомендации методологического характера, которые включают:

· четкое установление цели прогноза,

· определение перечня возможных альтернатив решений на основе рассчитанных прогнозов, а также уровня в системе управления, где они будут приниматься;

· определение допустимых пределов точности прогнозов.

Следует иметь в виду, что чем выше управленческий уровень, тем выше должна быть точность прогноза, так как и небольшие погрешности (в пределах 5%) могут повлечь за собой весьма существенные затраты.

При оценке достоверности прогнозов обращается внимание на прогнозируемые изменения в развитии событий, чреватые существенными последствиями.

Разработка прогнозов в ходе подготовки решений позволяет, с одной стороны, увязать целевую их направленность с потребностями социального развития общества (предприятия), с другой - взвесить последствия решений, ориентированных на долговременную перспективу. Поэтому столь необходимо располагать информацией о складывающихся тенденциях развития, предельных значениях и ограничивающих условиях.

Аналитические методы прогнозирования дают возможность сопоставить перспективное состояние объекта с исходным, требующиеся и фактические ресурсы, возможные варианты действий и оценку их эффективности. Важное место в прогностической работе занимает исходный уровень (база), его качественное состояние, поскольку допущенные неточности (завышение или занижение) трансформируется в будущее.

В последнее время широко применяются динамические модели для описания и предварительного расчета комплексных процессов развития. Это, естественно, не исключает использование статических и эконометрических методов исследования динамических рядов. Весьма популярным является и основанный на экспертных оценках метод сценариев. В нем экспертные оценки структурируются и увязываются в форме сценария.

Динамические модели и сценарии нередко комплексно используются при системном анализе и разработке прогнозов. Этот подход применяется в диалоговых системах, где руководитель может оценить будущее развитие ситуации, вводя в ЭВМ данные с учетом собственного видения проблемы.

Результаты анализа внешней среды и ее влияния позволяют руководителям увереннее ориентироваться в выборе альтернатив, связанных с условиями риска и неопределенности.

Контрольные вопросы

1. Характеристика внешних факторов и оценка их воздействия на деятельность предприятия.

2. Характеристика элементов внешней среды дальнего окружения компании

3. Характеристика элементов внешней среды ближнего окружения компании

4. Основные параметры процесса анализа элементов внешней среды

5. Каковы элементы внутренней среды предприятия?

6. Что понимается под управленческой ситуацией?

7. Каковы признаки классификации и виды ситуации?

8. Назовите элементы, характеризующие ситуацию.

9. В чем состоит суть ситуационного подхода в управлении?

10. Проблемы, как их охарактеризовать?

11. Каковы признаки классификации и виды проблем?

12. Назовите методы прогнозирования внешней среды. В чем состоят их особенности?

13. В чем состоит значение прогнозирования внешней среды?

Дата добавления: 2014-01-04