Сортировка данных. Ввод и изменение записей списка

Ввод и изменение записей списка

Ввод, просмотр и редактирование записей списка в Excel можно производить при помощи специального диалогового окна – формы данных, в котором можно представить до 32 полей.

Для вывода на экран формы данных сначала необходимо выделить любую ячейку в списке, а затем выбрать команду Данные / Форма. В появившемся окне будет представлена одна запись списка, причём поля с формулами также будут отображены в форме, но они не будут доступны для редактирования. Заголовок формы будет совпадать с именем текущего рабочего листа. Положение бегунка прокрутки обозначит примерную позицию текущей записи в списке. Точная позиция текущей записи в списке отобразится в правом верхнем углу формы.

Для управления окном формы в представленном диалоговом окне имеется восемь кнопок:

· Кнопка Добавить позволяет ввести новую запись.

· Кнопка Удалить удаляет текущую запись из списка.

· Кнопка Вернуть отменяет выполненные изменения в текущей записи.

· Кнопки Назад и Далее позволяют вывести на экран предыдущую (следующую) запись.

· Кнопка Критерии позволяет ввести критерии для отбора (поиска) записей списка. После её нажатия на экране отобразится пустая форма данных, в которой следует указать данные для поиска (при этом можно использовать символы подстановки). Нажатие в этом окне кнопок Далее и Назад приведёт к отображению в форме найденной записи. Кнопка Поиск используется для изменения критериев поиска, кнопка Очистить - для удаления заданных критериев. Нажатие кнопки Правка позволяет опять вести работу с записями списка.

· Кнопка Закрыть позволяет закрыть окно формы данных.

В окне формы данных некоторые буквы в именах полей подчёркнуты. Нажав подчёркнутую букву при нажатой клавише Alt, можно быстро перейти к соответствующему полю в форме данных.

Для перемещения по полям и записям в форме данных можно использовать следующие клавиши:

Клавиши	Переход
Tab	к следующему полю внутри записи
Shift + Tab	к предыдущему полю внутри записи
Enter	к следующей записи
Shift + Enter	к предыдущей записи
PageUp	к записи, расположенной на 10 записей выше текущей
PageDn	к записи, расположенной на 10 записей ниже текущей
Shift + PageUp	к первой записи списка
Shift + PageDn	к последней записи списка (форма будет содержать пустые поля для ввода новой записи)

Excel позволяет сортировать список в алфавитном, числовом или хронологическом порядке не более чем по трём полям. Для каждого поля можно задать возрастающий и убывающий порядок сортировки.

При возрастающем порядке сортировки:

· Числа будут отсортированы в порядке от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного.

· Значения даты и времени – в порядке от наиболее раннего до наиболее позднего.

· Текст будет отсортирован по алфавиту, при этом сначала будут расположены заданные в качестве текста числовые значения.

· Пустые ячейки будут отображены в конце отсортированного списка.

При убывающем порядке сортировки записи отсортируются в порядке, обратном описанному выше, только пустые записи по-прежнему будут расположены в конце списка.

Для сортировки списка по одному полю можно воспользоваться кнопками По возрастанию или По убыванию на панели инструментов Стандартная.

Для сортировки списка по нескольким полям нужно пользоваться командой Данные / Сортировка, после выбора которой в появившемся диалоговом окне в группе Сортировать по ключ (поле) и порядок сортировки. Если в списке имеются записи с одинаковым значением первого ключа, то в группе Затем по можно указать второй ключ и порядок сортировки. При повторяющихся значениях второго ключа можно задать третий ключ и порядок сортировки в группе В последнюю очередь, по.

Дата добавления: 2014-01-04