Мониторинг и оценка результатов. Необходимо определить, сколько времени уйдет на осуществление каждого мероприятия

Шаг 1

Необходимо определить, сколько времени уйдет на осуществление каждого мероприятия. Для этого сначала нужно определить исполнителей каждого из заданий. Если некоторые задания поручаются сотрудникам, не являющимися участниками группы, то их необходимо пригласить на данное собрание.

Рис.25.Сводная графическая таблица планирования проекта

Шаг 2 Руководителю следует подготовить два больших листа бумаги, на одном из которых разместить список всех мероприятий по реализации проекта в виде таблицы, содержащей графы:

• наименование или номер мероприятия,

• содержание мероприятия,

• исполнитель, продолжительность выполнения задания,

• срок исполнения.

На другом – таблицу с указанием номеров мероприятий и столбцами с указанием продолжительности мероприятий по реализации проекта (в часах, днях, неделях, месяцах).

В первой таблице необходимо по расчетам исполнителей заполнить графу «Продолжительность выполнения задания». Затем занести во вторую таблицу в виде стрелки продолжительность выполнения каждого мероприятия по данным таблицы 1. При этом группа должна учесть логические связи между мероприятиями и последовательность выполнения их, чтобы исключить потери времени.

Шаг 3 Кто-либо из участников группы сводит полученные данные в одну графическую таблицу более удобного формата (например, А4 или А3), которая используется для контроля работы над проектом. Стрелки, показывающие продолжительность выполнения конкретного задания, в сводной таблице можно заменить прямоугольником, на котором можно отмечать штриховкой ход выполнения заданий.

После этого каждый исполнитель составляет индивидуальный рабочий план, в котором детализирует свое задание на группу более мелких мероприятий и определяет сроки исполнения каждого из них. Время, требуемое для выполнения того или иного задания, не должно выходить за определенные в проекте временные рамки. Пример такой таблицы приводится на рис. 26.

В таблицу должно быть включено каждое задание с указанием времени, которое необходимо для его осуществления. Затем в столбце, где указано время для каждого мероприятия, следует обозначить период времени, выделенный для него. После этого представить план работы на рассмотрение и подпись руководителю проекта и своему начальнику. Теперь исполнитель готов приступить к работе.

Рис.26. Рабочий план (сетка-таблица)

На данном этапе осуществляется наблюдение за результативностью реализуемого решения и его оценки с целью внесения необходимых корректив.

После того как принятое решение было представлено руководству, многие группы полагают (обычно ошибочно), что согласованные мероприятия произойдут сами по себе. Одним из самых слабых мест процесса решения проблем для многих является мониторинг деятельности и оценка результатов.

Мониторинг реализации решения означает осуществление обратной связи процесса, т. е. постоянное наблюдение за результатами воздействий на объект проблемы, их оценку и корректировку по отклонениям от планируемых значений.

На этапе оценки группа должна проанализировать информацию о том, как выполняется его решение, эффективно ли оно в плане достижения результата. Группа должна задать себе вопросы:

• Достигло ли решение цели?

• Вносит ли реализация решения свою долю в увеличение объема товаров?

• Было ли оно эффективно по издержкам?

• Открыло ли оно горизонты роста для предприятия?

• Согласны ли рядовые сотрудники, что это продуктивное решение?

• Какие трудности встретились при осуществлении решения?

Возможно, решение окажется неудачным и тогда понадобиться провести новый анализ проблемы, оценку вариантов и выбор нового плана действий. Именно так решаются многие крупные проблемы: последовательно внедряются различные варианты, каждый из которых способствует улучшению ситуации.

На предыдущем этапе (анализ эффективности решений) группа оценила расходы, доходы, а также иные выгоды от реализации принятого решения.

Поэтому очень важно сравнить достигнутые результаты с прогнозируемыми. Период времени, взятый для сравнения, может быть произвольным в зависимости от обстоятельств, но сама оценка должна стать формальной стартовой точкой плана действий по выполнению данного решения. Для большинства вопросов сравнительная оценка может производиться за период в 12 месяцев. Это достаточный срок, чтобы убедиться в том, что данная проблема не возникла снова и что запланированные доходы действительно получены.

Дата добавления: 2014-01-04