Учет материалов на складе и в бухгалтерии

Экономическая сущность, классификация и оценка материалов

Учет материально-производственных запасов регулируется Положением по бухгалтерскому учету «Учетматериально-производственных запасов» (ПБУ 5/01), Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, которыми регулируются определение, оценка, учет движения и отражение информации о материально-производственных запасах в бухгалтерской отчетности.

Материально-производственные запасы включают активы, используемые в качестве сырья, материалов при производстве продукции, выполнении работ, оказании услуг; предназначенные для продажи, а также используемые для управленческих нужд организации.

В качестве единицы бухгалтерского учетаматериально-производственных запасов выбирается номенклатурный номер, партия или однородная группа запасов. Эту единицу организация выбирает самостоятельно для получения полной и достоверной информации о запасах и контроля за их наличием и движением.

В зависимости от роли в процессе производстваматериально-производственные запасы подразделяются на следующие группы: сырье и основные материалы, вспомогательные материалы, покупные полу фабрикаты, топливо, тара и тарные материалы, запасные части, прочие материалы.

Сырье и основные материалы образуют вещественную основу продукции и полностью потребляются в процессе производства. Сырье включает продукцию добывающей промышленности и сельского хозяйства. Материалами являются продукты обрабатывающей промышленности. Вспомогательные материалы используются для повышения потребительных свойств выпускаемых изделий, потребляются в процессе обслуживания производства, ремонта основных средств, нематериальных активов.

Покупные полуфабрикаты — это материалы, прошедшие определенные стадии обработки, но не являющиеся готовой продукцией.

Топливо по назначению и условиям использования в производстве подразделяется на энергетическое, технологическое, двигательное и хозяйственное.

Тара и тарные материалы используются для упаковки, транспортировки и хранения различных материалов и продукции.

Запасные части предназначены для проведения ремонтов, замены изношенных частей машин, оборудования, транспортных средств.

Прочие материалы включают отходы производства, неисправимый брак и др.

Материалы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости.

Фактической себестоимостью материалов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации).

В состав фактических затрат на приобретение материалов включаются:

· суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);

· вознаграждения, уплачиваемые организациям за информационные, консультационные и посреднические услуги, связанные с приобретением материально-производственных запасов;

· таможенные пошлины и иные платежи;

· невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением материально-производственных запасов;

· затраты по заготовке и доставке материально-производственных запасов, содержанию заготовительно-складского аппарата организации, оплата услуг транспорта по доставке запасов до места использования;

· начисленные проценты по оплате кредитов поставщиков (коммерческих кредитов), начисленные до принятия к бухгалтерскому учету материально-производственных запасов;

· проценты по заемным средствам, если они привлечены для приобретения этих запасов;

· другие затраты, связанные с приобретением материально-производственных запасов.

Фактические затраты на приобретение материалов не включают общепроизводственные и другие аналогичные расходы, кроме случаев, когда такие расходы непосредственно связаны с приобретением запасов.

Фактическая себестоимость материалов при их изготовлении самой организацией определяется по фактическим затратам, связанным с производством данных запасов. Учет и формирование затрат на производство материально-производственных запасов осуществляются организацией в порядке, установленном для определения себе стоимости соответствующих видов продукции.

Фактическая себестоимость материалов, внесенных в качестве вклада в уставный (складочный) капитал организации, исчисляется по их денежной оценке, согласованной учредителями (участниками) организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

Фактическая себестоимость материалов, полученных организацией безвозмездно, рассчитывается по рыночной стоимости на дату оприходования.

Фактической себестоимостью материалов, полученных по договорам, предусматривающим исполнение обязательств (оплату неденежными средствами), признается стоимость активов, переданных или подлежащих передаче организацией, устанавливаемая исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах организация обычно определяет стоимость аналогичных активов.

Фактическая себестоимость материалов не подлежит изменению, кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Материалы, не принадлежащие организации, но находящиеся в ее пользовании, распоряжении в соответствии с условиями договора, принимаются к бухгалтерскому учету на забалансовые счета в оценке, предусмотренной в договоре.

При отпуске материалов в производство и ином выбытии их оценивают одним из следующих методов:

1. 1) по себестоимости каждой единицы;

2. 2) по средней себестоимости;

3. 3) по себестоимости первых по времени приобретений (метод ФИФО);

Материалы, используемые организацией в особом порядке (драгоценные металлы, драгоценные камни и пр.) или запасы, которые не могут обычным образом заменять друг друга, оцениваются по себестоимости каждой единицы.

Материалы могут оцениваться по средней себестоимости, которая определяется по каждому виду (группе) запасов как частное от деления общей себестоимости вида (группы) запасов на их количество, соответственно складывающихся из себестоимости и количества по остатку на начало месяца и по поступившим запасам в этом месяце.

Оценка материалов методом ФИФО основана на допущении того, что материальные ресурсы используются в течение месяца и иного периода в последовательности их приобретения (поступления), т.е. ресурсы, первыми поступающие в производство (в торговле — в продажу), должны быть оценены по себестоимости первых по времени приобретений с учетом себестоимости запасов, числящихся на начало месяца. При применении этого метода материальные ресурсы, находящиеся в запасе (на складе) на конец месяца, оцениваются по фактической себестоимости последних по времени приобретений, а в себестоимости продажи продукции (работ, услуг) учитывается себестоимость ранних по времени приобретений.

Организация может применять в течение отчетного года как элемент учетной политики один метод оценки по каждому отдельному виду (группе) материалов.

Оценка материалов на конец отчетного периода проводится в зависимости от принятого метода оценки запасов при их выбытии, т.е. по себестоимости каждой единицы запасов, сред ней себе стоимости, себестоимости первых по времени приобретений.

Материалы, которые морально устарели, полностью или частично потеряли свое первоначальное качество либо текущая стоимость продажи которых снизилась, отражаются в бухгалтерском балансе на конец отчетного года за вычетом резерва под снижение стоимости материальных ценностей. Резерв образуется на величину разницы между текущей рыночной стоимостью и фактической себестоимостью материалов, если последняя выше текущей рыночной стоимости, и включается в состав прочих расходов организации.

Аналитический учет материалов предполагает использование унифицированных форм первичных учетных документов: «Доверенность»: «Приходный ордер»; «Акт о приемке материалов»; «Лимитно-заборная карта»; «Требование накладная»; «Накладная на отпуск материалов на сторону»; «Карточка учета материалов»; «Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений» и др.

Для хранения материалов организация создает склады, каждому из которых приказом присваивается определенный шифр. Склады должны быть обеспечены весоизмерительными приборами, мерной тарой.

На складах материалы хранятся в контейнерах, на стеллажах, полках по группам, сортам, размерам, что обеспечивает прием, отпуск и контроль за их наличием.

Учет материалов на складе ведут материально ответственные лица: заведующие складами и кладовщики, с которыми заключается договор о полной материальной ответственности.

Учет остатков и движения материалов осуществляют в натуральном выражении в карточках складского учета материалов. Карточка открывается бухгалтерией на каждый номенклатурный номер материала, регистрируется в специальном реестре и под расписку передается заведующему складом (кладовщику).

Запись в карточке кладовщик делает на основании приходных (расходных) документов в день совершения операции. Карточки сортового учета материалов хранятся в картотеке в разрезе номенклатурных номеров.

Учет также может вестись в книге сортового учета материалов, содержащей реквизиты карточек.

Бухгалтер регулярно проверяет правильность записей в карточках складского учета и подтверждает это своей подписью. Одновременно кладовщик сдает, а бухгалтер принимает приходно-расходные документы на материалы по реестру типовой формы.

В подразделениях организации, имеющих кладовые, материально ответственные лица ежемесячно составляют и представляют в бухгалтерию отчет об остатках и движении материалов под отчетом, содержащий данные об остатках материалов на начало месяца, поступлении и расходе материалов за отчетный месяц, остатке на конец месяца.

Учет материалов в бухгалтерской службе может быть организован различными методами.

Одним из них предусматривается ведение бухгалтерией карточек аналитического учета, в которых на основании первичных документов отражаются операции по движению материалов в натуральном и стоимостном (денежном) выражении. По данным карточек в конце месяца составляют сортовые количественно суммовые оборотные ведомости аналитического учета, данные которых сверяют с остатками на синтетических счетах. На основании указанных оборотных ведомостей формируют сводную оборотную ведомость, в которую переносят итоги из оборотных ведомостей складов по группам, субсчетам, синтетическим счетам, складам. Учет движения транспортно-заготовительных расходов организуют отдельно. Ежемесячно проводят сверку данных в карточках, ведущихся в бухгалтерской службе, с данными в карточках складов.

При втором варианте карточки аналитического учета не ведут, а все приходные и расходные документы группируют по номенклатурным номерам и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые сведения о движении каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые как и при первом способе. Остатки в оборотных ведомостях сверяют с остатками, выведенными в карточках складов.

При сальдовом методе учета в бухгалтерии организации количественный и суммовой учет движения материалов в разрезе их номенклатуры не ведут, оборотные ведомости по номенклатуре материалов не составляют. Учет движения материалов осуществляют по группам только в денежном выражении, как правило, в учетных ценах. Транспортно-заготовительные расходы учитывают отдельно.

Материально ответственные лица складов на основании первичных документов ведут количественный учет материалов в карточках или книгах складского учета, а при необходимости также осуществляют суммовой учет. Сотрудник бухгалтерии принимает первичные учетные документы от материально ответственных лиц, сверяет их данные с записями в карточках (книгах) и подтверждает правильность своей подписью непосредственно в карточках (книгах).

Остатки материалов в натуральном выражении на 1-е число каждого месяца на основании выверенных карточек (книг) складского учета по каждому номенклатурному номеру переносит в сальдовую ведомость (книгу) сотрудник бухгалтерской службы или заведующий складом. Остатки материалов, записанных в сальдовой ведомости, таксируют по каждому номенклатурному номеру и выводят суммовые итоги остатков по группам материалов, субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу в целом.

На основании сальдовых ведомостей составляется сводная сальдовая ведомость, в которую переносят итоги сальдовых ведомостей складов по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и соответствующим складам в целом. Сальдовые ведомости и сводные сальдовые ведомости ежемесячно сверяют с данными синтетического учета материалов.

В организации могут применяться оба метода аналитического учета материалов (как правило, при ведении учета вручную): по одним складам и подразделениям — оборотный метод, по другим — сальдовый.

При автоматизированном учете материалов все необходимые регистры бухгалтерского учета составляются на компьютере. В ведомостях отражаются обороты и остатки по каждому номенклатурному номеру материалов по количеству и сумме. Ведомости составляются в двух экземплярах — для бухгалтерской службы и склада.

В бухгалтерской службе организации независимо от принятого метода аналитического учета материалов (оборотный или сальдовый) должен вестись синтетический учет движения материалов в стоимостном выражении по соответствующим синтетическим счетам, а внутри этих счетов — по складам (кладовым, материально ответственным лицам) и группам материалов.

Обобщение и группировка информации о движении материалов осуществляется в ведомостях движения материалов (накопительных ведомостях) ежемесячно отдельно по каждому складу и другим местам хранения материалов. Формы ведомостей движения материалов организация устанавливает самостоятельно. Ведомости составляют отдельно по приходу и расходу материалов по фактической себестоимости материалов или по их учетным ценам. В ведомостях формируются итоги оборотов за месяц (отчетный период) в разрезе групп материалов по субсчетам, синтетическим счетам по каждому складу (месту хранения).

Бухгалтерская служба организации ежемесячно составляет сводную ведомость движения материалов, в которую переносятся итоги из ведомостей движения материалов по складам и другим местам хранения материалов. Данные сводной ведомости движения материалов и накопительных ведомостей ежемесячно сверяются с данными аналитического учета, т.е. с данными оборотных и сальдовых ведомостей (книг).

Кроме сводной ведомости движения материалов организация может составлять ведомость распределения (расхода) материалов, в которой указываются корреспондирующие синтетические счета и субсчета учета расхода материалов в зависимости от направления их использования, а также транспортно-заготовительные расходы или отклонения между покупной стоимостью материалов и их учетной ценой (при использовании счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»). Ведомость распределения материалов составляется в стоимостном выражении.

Автоматизация бухгалтерского учета материалов позволяет непосредственно в результате обработки первичных документов (приемных актов, накладных, требований и т.п.) формировать показатели, характеризующие движение материалов в целом по синтетическим счетам и субсчетам бухгалтерского учета. В этом случае накопительные ведомости по приходу и расходу материалов могут не составляться.

Применение организацией программ автоматизации учетных работ должно обеспечить формирование необходимых регистров бухгалтерского учета материалов, основными из которых могут быть:

· оборотная ведомость движения материалов по номенклатурным номерам в разрезе складов, подразделений, мест хранения;

· ведомость расхода материалов по заказам, сериям, переделам, другим калькуляционным единицам;

· оборотная ведомость по материалам, находящимся в пути;

· оборотная ведомость движения материалов, по которым отсутствуют расчетные документы (неотфактурованные поставки).

Дата добавления: 2014-01-04