Организация и методика планирования личной работы

Планирование личной работы осуществляется каждым сотрудником ОВД из числа руководящего и оперативно-начальствующего состава. Исходными данными для планирования личной работы являются положения законодательных и иных нормативных актов, определяющие компетенцию ОВД в целом, отдельных подразделений, ведомственные нормативные акты, планы оперативно-служебной деятельности, служебной, боевой и физической подготовки, различные графики (дежурств, контроля и др.), функциональные обязанности должностного лица, указания, поручения вышестоящих органов, непосредственных руководителей и т.п.

Планы личной работы составляются на месяц и на каждый день. План личной работы на месяц составляется не позднее 30 числа месяца предшествующего планируемому. Основные разделы плана личной работы на месяц определяются исходя из задач, стоящих перед подразделением, мероприятий, предусмотренных планами работ и функциональными обязанностями конкретного сотрудника. Форма плана должна быть унифицированной.

Процесс разработки личного плана можно представить как состоящий из трех стадий:

1) определение перечня мероприятий (работ), подлежащих выполнению;

2) определение времени выполнения работ;

3) составление (оформление) плана.

Качественное выполнение первых двух стадий предполагает предварительное осуществление учета и анализа выполняемых работ и затраченного на них времени. Такой учет и анализ позволяют вскрыть существующую структуру трудовых процессов, ее особенности в определенное время, в конкретные рабочие дни; изучить фактический расход времени сотрудников на выполнение тех или иных трудовых операций; выявить причины его нерационального использования; выявить непроизводительные затраты рабочего времени, непропорциональное его расходование на реализацию различных функциональных обязанностей.

Для того, чтобы получить объективные и полные данные по указанным и другим вопросам, необходимо производить изучение выполняемых работ и затрат времени на их исполнение в масштабах, исключающих случайность; учитывать все выполненные в течение рабочего дня (недели, месяца) работы, даже требующие незначительных затрат времени, так как в совокупности эти затраты могут оказаться весьма существенными.

Наиболее распространенным и приемлемым методом учета является самофотографирование. Пользуясь этим методом, сотрудник записывает (или отмечает условными символами) все выполненные в течение дня работы и фиксирует время начала и окончания каждой из них.

В зависимости от выполняемых функций, характера служебной деятельности и конкретной цели изучения учет может осуществляться по укрупненным позициям либо по мелким операциям. Он может быть ежедневным и еженедельным.

Анализ результатов учета заключается в группировке выполненных работ за день (неделю, месяц) и затраченного времени на их исполнение в определении удельного веса той или иной работы в общем трудовом процессе.

Для группировки могут быть использованы различные признаки выполняемых работ. Их выбор во многом обусловлен характером функциональных обязанностей сотрудника (его должностным положением) и конкретной целью проводимого изучения структуры трудового процесса.

Таким признаком может быть направление деятельности, по которому проводилась работа. Например, группировка выполненных участковым инспектором милиции работ по административной, оперативно-розыскной и дознавательской деятельности позволяет выявить соотношение затрат времени на реализацию каждого из направлений, на решение отдельных задач.

Для руководителей ОВД и их подразделений, а также для оперативного и инспекторского состава аппаратов управления отраслевых служб (милиции) может представлять интерес выявление структуры затрат времени и объема выполняемых работ в сфере внутреннего управления и в сфере внешней деятельности органа (подразделения). Следовательно, в качестве группировочного признака могут быть избраны функции (основные, обеспечивающие, общего руководства). Для всех категорий работников милиции представляются значимыми данные о виде, объеме работ, исполняемых по собственной инициативе и по инициативе вышестоящего субъекта управления, работ, планируемых и внезапно возникающих (непредвиденных), их распределение по времени рабочего дня, недели и т.п. Весьма важным, с точки зрения поисков путей повышения производительности труда (сокращение затрат времени на выполнение некоторых трудовых операций), является классификация выполняемых работ по видам осуществляемых трудовых операций. Например, сводятся в группы работы, заключающиеся в составлении документов, изучении дел, литературы, материалов, в проведении деловых бесед, общении с сотрудниками, приеме граждан, присутствии на совещаниях, ожидании приема руководителем и т.д. Такие группировки помогут получить ответ на вопрос о том, на выполнение каких трудовых операций затрачивается наибольшее количество времени, оправданы ли эти расходы, за счет чего образуется их излишнее количество, как их можно сократить и т.п.

При осуществлении анализа выполняемых работ и затрат времени на их выполнение могут использоваться помимо логических, статистические и графические методы. С помощью статистических методов определяется удельный вес затрат времени на определенные виды работ в общем фонде рабочего времени. Применение графических методов связано с использованием условных символов для обозначения различных видов работ, по которым удобно провести группировку. При изучении данных учета работ, обозначенных условными символами (шифром), наглядно видна структура выполняемых работ, периоды рабочего дня (недели, месяца), в которые чаще встречаются незапланированные работы, виды работ, связанные с наибольшими затратами рабочего времени, и напротив, работы, на выполнение которых уделяется чрезмерно мало внимания и времени, наиболее загруженные периоды рабочего времени и т.п. Наглядность этой или иной информации можно обеспечить построением ленточных графиков, диаграмм.

Проведенный анализ выполненных работ и затраченного времени позволяет рационально планировать будущую работу с учетом времени, реально необходимой для ее выполнения. Особенно необходимы учет и анализ выполняемых работ начинающим сотрудникам, так как отсутствие у них практического опыта не позволяет без предварительного и систематического учета и анализа рассчитать время, объективно необходимое для выполнения тех или иных видов работ. Такой учет и анализ помогут лучше спланировать работу, организовать рабочий день сотруднику, испытывающему стойкий дефицит времени («сбои» в работе).

Планирование начинается с определения перечня мероприятий, подлежащих выполнению в плановый период, которое осуществляется на основе изучения планов работы органа, подразделения, специальных планов, имеющихся в подразделении, планов мероприятий по делам, находящимся в производстве сотрудника, приказов и указаний вышестоящих субъектов управления, в которых содержится постановка задач на плановый период, функциональных обязанностей сотрудника.

Мероприятия, необходимость выполнения которых вытекает из анализа перечисленных и других документов, а также из анализа оперативной обстановки, группируются по целевому назначению (мероприятия по раскрытию преступлений прошлых лет, по выявлению лиц, уклоняющихся от следствия и суда, и т.д.), содержанию работы (беседы, выступления перед населением, оформление документов и т.п.), последовательности их выполнения с учетом взаимосвязи планируемых мероприятий.

После такой группировки определяются мероприятия ежедневные, еженедельные, ежемесячные. Далее устанавливаются сроки выполнения остальных мероприятий с учетом их взаимосвязи (например, вызову лица для беседы в ряде случаев должны предшествовать мероприятия по сбору информации о нем, что обусловливает необходимость их первоочередного выполнения), трудоемкости, загруженности того или иного периода рабочего времени, а также с учетом нормативно установленных сроков выполнения некоторых мероприятий, с учетом сроков, установленных планом работы подразделений, планами по делам, находящимся в производстве, графиков дежурств сотрудников и т.п.

Месячный план работы обычно подписывается сотрудником и утверждается руководителем службы. Он служит основным плановым документом, которому подчинена текущая деятельность сотрудника. Его выполнение в конечном счете обеспечивает реализацию планов работы подразделения и органа в целом, планов мероприятий по конкретным делам.

Однако будучи руководством к действию, месячный план не может содержать абсолютно все мероприятия, подлежащие выполнению сотрудником. Он включает в себя лишь самые основные, не обеспечивая их детализации и строгой регламентации по времени исполнения. Это обусловлено относительной неопределенностью обстановки, в которой будут выполняться намеченные мероприятия. Кроме мероприятий, включенных в месячный план, уже в процессе его реализации возникает необходимость выполнения множества других, связанных с проверкой поступающих заявлений и сообщений, с выполнением различных заданий руководства и т.д.

Ритмичности, плановости повседневной работы сотрудника способствует планирование работы на неделю и на каждый день.

Основой этого планирования является план личной работы сотрудника на месяц. Мероприятия месячного плана работы получают детализацию, конкретизацию и регламентацию по времени в еженедельных планах, дополняются текущими работами, намечаемыми ежедневными планами.

Дата добавления: 2014-01-04