Сохранение данных в Excel

Установка размера столбца

Создание и изменение заголовка

У вас есть красивая таблица и самый обычный заголовок. Конечно, начертание, размер и цвет шрифта вы можете изменить при помощи известных по Word операций. А как выровнять заголовок относительно самой таблицы? Кнопки выравнивания по краям, ширине или центру тут не помогут. Ведь заголовок вписан в одну ячейку – например, А1. Вот и выравниваться он будет в пределах этой ячейки. А в нашем случае необходимо, чтобы программа выровняла заголовок на интервале от ячейки А1 до ячейки Е1 (именно в этих пяти столбцах располагается наша таблица).

Для выравнивания заголовка относительно таблицы на Панели инструментов Microsoft Excel есть специальная кнопка. Но прежде чем нажать на нее, необходимо выделить ячейки, в пределах которых необходимо осуществить выравнивание. В нашем случае это ячейки A1, B1, C1, D1, E1. Итак, выделите курсором ячейки от А1 до Е1 и нажмите кнопку Объединить и поместить в центре. Теперь заголовок встанет точно по центру самой таблицы.

Мы уже говорили, что размер столбцов можно варьировать. Пришло время проверить это утверждение на практике. Если вы хотите, чтобы все столбцы в таблице были одинакового размера, наведите курсор на правую границу верхнего индекса преобразованного столбца так, чтобы из белого объемного креста он превратился в черный крестик, и щелкните один раз левой кнопкой мыши, удерживая ее в этом положении. Появится сообщение с указанием ширины столбца. Теперь наведите курсор на правую границу следующего столбца (С), нажмите левую кнопку мыши и, продолжая удерживать ее, «потяните» границу вправо до тех пор, пока ширина столбца не приобретет нужный вам размер. Но даже эту несложную операцию можно упростить. Выделите курсором столбцы В, С, D и Е, наведите курсор на границу любого из выделенных столбцов и дважды щелкните по ней левой кнопкой мыши. Microsoft Excel автоматически изменит ширину каждого столбца, ориентируясь на наибольшую.

Для выделения заголовков (верхнего индекса) столбцов или несмежных ячеек в Microsoft Excel после выделения первого элемента (или одновременно с операцией выделения) нажмите и удерживайте клавишу Ctrl. Теперь, продолжая удерживать Ctrl, можете выделять остальные необходимые элементы.

Пользователи Word знают: мало создать текст, который отображается на мониторе. Его еще надо сохранить на жестком диске компьютера, чтобы после выхода из программы он не пропал. Это же касается и Excel.

Для того чтобы сохранить вашу работу, выберите в меню Файл команду Сохранить или нажмите соответствующую кнопку на Панели инструментов. В появившемся окне мини-проводника выберите папку, в которую хотите сохранить книгу Microsoft Excel, и напишите в строке Имя файла рабочее название, а в строке Тип файла выберите Книга Microsoft Excel. Нажмите клавишу Enter, и ваша таблица или диаграмма будет сохранена в той папке, которую вы указали в мини-проводнике.

Если вы хотите сохранить уже названный файл под другим именем, выберите в меню Файл команду Сохранить как и в окне мини-проводника исправьте имя файла на новое. Вы можете также сохранить его в любой другой папке на вашем жестком диске или на дискете.

Не забывайте в процессе работы время от времени нажимать кнопку Сохранить на Панели инструментов Microsoft Excel, чтобы избежать потери данных в случае сбоя в работе программы или компьютера. Можете включить функцию автосохранения, которая будет автоматически сохранять этапы вашей работы через заданный вами интервал времени.

Печать электронных таблиц и диаграмм

Книга Microsoft Excel существенно отличается от документа Microsoft Word. Поэтому, подготавливая лист или книгу к печати, необходимо позаботиться о том, чтобы все данные были выведены корректно, т. е. нужно правильно установить параметры печати и выбрать верное оформление печатных страниц.

А для этого необходимо усвоить несколько несложных операций:

Центровка данных. Если вы работали в Word, то должны знать, что печать может быть книжная (вертикальное размещение текста на странице) и альбомная (горизонтальное размещение). Установить нужные параметры можно в меню Файл/Параметры страницы/Страница.

Так же, прежде всего, необходимо выровнять помещенные на листе Данные относительно страницы. Сделать это можно, зайдя в меню Файл и выбрав пункт Параметры страницы. В открывшемся диалоговом окне выберите панель Поля и поставьте галочку в пункте Горизонтальное (имеется в виду расположение данных на странице) под надписью Центрирование на странице.

Устранение разметки поля (Файл/Параметры страницы/Поля). Если вы не хотите, чтобы на печатном листе отображалась сетка рабочего поля Microsoft Excel, выберите панель Лист в меню Файл/ Параметры страницы. В пункте Печать снимите галочку с параметра Сетка.

Вы можете воспользоваться услугами предварительного просмотра и увидеть, как теперь будет располагаться текст (таблица, диаграмма и т. д.) на печатной странице. Для этого, не выходя из диалогового окна Параметры страницы, нажмите клавишу Просмотр. Если вас все удовлетворяет, можете смело нажимать кнопку Печать в Параметрах страницы, или соответствующую кнопку на Панели инструментов Microsoft Excel, или выбрать команду Печать в меню Файл

ЭКРАННЫЙ ИНТЕРФЕЙС ТАБЛИЦЫ MS-EXCEL

Запуск программы MS-Excel осуществляется командами Пуск, Программы,MS-Office, MS - Ехсе1. Выход из программы осуществляется командами Файл, Выход.

При загрузке электронной таблицы после фирменной заставки на экране появляется изображение (окно таблицы), включающее следующие области:

Первая область — строка заголовка приложения Excel.

В ней указывается название программы, а после тире — имя открытого файла. Если файл еще не именован, ему по умолчанию присваивается имя Книга1. Три кнопки справа предназначены для Управления окном приложения Excel.

Вторая область — строка Главного меню программы Excel.

В ней содержатся команды главного меню — Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Данные, Окно, Справка. Три кнопки справа предназначены для управления окном документа — открытого файла (кнопки «Закрыть окно», «Свернуть окно», «Восстановить окно»). Третья область — область панелей инструментов.

Состоит из одной или нескольких строк. Каждая строка содержит несколько панелей, на которых размещаются кнопки. Панели и кнопки сокращают время активизации часто используемых команд.

При выборе команды Вид, Панели инструментов в выпадающем меню содержится список доступных панелей инструментов. Флажками обозначены панели, отображенные на экране. Чаще всего это панели «Стандартная» и «Форматирование». Если установить флажок на любой другой панели инструментов или команде меню, они становятся активными.

Для этих целей можно также воспользоваться командами меню Сервис, Настройка. В появившемся окне аналогичного названия выбрать нужную панель инструментов (установить на ней флажок) и щелкнуть кнопку «Создать».

Четвертая область — строка формул (строка ввода). В первой позиции этой строки отражается адрес активной ячейки.

Пятая область называется Листом. Она занимает основную часть экрана и включает в себя столбцы, строки, ячейки, линии сетки, полосы прокрутки, ярлыки листов. Сверху и слева Лист ограничен адресными полосами — бордюром. В верхней адресной полосе указаны имена столбцов, в левой адресной полосе — адреса строк.

Дата добавления: 2014-01-04