Типові документи з обліку вибуття запасів

Документальне оформлення вибуття запасів

Лекція 4.2 (10). Оцінка та облік вибуття запасів

1. Документальне оформлення вибуття запасів

1. Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку запасів: Наказ Міністерства фінансів України від 10.01.2007 р. № 2

2. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 9 «Запаси»: Наказ Міністерства фінансів України від 20.10.1999р. № 246 (зі змінами та доповненнями)

3. Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів: Наказ Міністерства статистики України від 21.06.1996 р. № 193

4. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 16 «Витрати»: Наказ Міністерства фінансів України від 31.12.1999р. № 318

№ форми	Назва	Характеристика
М-8	"Лімітно-забірна картка";	Використовуються для оформлення відпуску матеріалів, що систематично витрачаються при виготовленні продукції, а також для поточного контролю за додержанням встановлених лімітів відпуску матеріалів на виробничі потреби та є виправдувальним документом для списання матеріальних цінностей зі складу. Лімітно-забірні картки виписуються відділом постачання або плановим відділом на одне або декілька найменувань матеріалів (номенклатурних номерів) у двох примірниках. Один примірник до початку місяця передається цеху (дільниці) - споживачу матеріалів, другий - складу або кладовій цеху (дільниці). Відпуск матеріалів у виробництво здійснюється складом при пред'явленні представником цеху свого примірника лімітно-забірної картки. Комірник відмічає в обох примірниках дату та кількість відпущеного матеріалу, після чого визначає залишок ліміту за кожним номенклатурним номером матеріалів. В лімітно-забірній картці цеху (дільниці) розписується комірник, а в лімітно-забірній картці складу - представник цеху (дільниці). Для скорочення кількості первинних документів, там, де це доцільно, рекомендується оформляти відпуск матеріалів безпосередньо в картках складського обліку. В цьому випадку видаткові документи на відпуск матеріалів не оформлюються, а сама операція здійснюється на основі лімітних карток, які виписуються в одному примірнику та не мають характеру бухгалтерських документів. Ліміт відпуску можна вказати і в самій картці. Представник цеху при одержанні матеріалів розписується безпосередньо в картках складського обліку, а в лімітно-забірній картці розписується комірник. По лімітно-забірній картці ведеться також облік матеріалів, що не були використані у виробництві (повернення). При цьому інших додаткових документів не складається. Понадлімітний відпуск матеріалів та заміна одних видів матеріалів іншими допускається тільки з дозволу керівника підприємства (організації), головного інженера або осіб, ними на те уповноважених. При цьому виписується акт-вимога (форма № М-10). Зміна ліміту здійснюється тими ж особами, яким надано право його встановлення. Відпуск матеріальних цінностей здійснюється з тих складів, які позначені в лімітно-забірній картці. Комірник відмічає в лімітно-забірній картці дату та кількість відпущеного матеріалу, після чого визначає залишок ліміту з кожного номенклатурного номера матеріалів. Здача складом лімітно-забірних карток в бухгалтерію здійснюється після використання ліміту. Лімітно-забірна картка призначена: Форма № М-8 - для багаторазового відпуску одного номенклатурного номера матеріалів на один місяць. Форма № М-9 - для чотирьохразового відпуску лімітованих матеріалів, що відносяться на один вид витрат (замовлення на один місяць та на різноманітні види витрат (замовлень). В останньому випадку заповнюється графа "Кореспондуючий рахунок". Форма № М-28 для відпуску матеріалів на будівельні об'єкти ведеться протягом усього періоду будівництва і знаходиться у виконавця робіт. Одночасно складається щомісячна лімітно-забірна картка за формою № М-28а, що знаходиться на складі. При відпуску матеріалів зі складу комірник розписується в лімітно-забірній картці форми № М-28, а одержувач - в лімітно-забірній картці форми № М-28а. Наприкінці місяця виконавець робіт за результатами інвентаризації заповнює графу 14 форми № М-28. Фактична витрата матеріалів за місяць визначається шляхом підрахунку по кожному рядку (за відрахуванням повернення та залишку на об'єкті на кінець місяця). Оформлені лімітно-забірні картки разом з первинними документами подаються до матеріального звіту та здаються комірником і виробником робіт в бухгалтерію. В бухгалтерії згідно зі звітом складу перевіряється правильність списання матеріалів на виробництво по кожному об'єкту та ділянці в цілому і одночасно визначаються дані про витрату матеріалів в лімітно-забірній картці форми № М-28 з початку будівництва кожного об'єкта. Лімітно-забірні картки з незакінчених (що переходять на наступний місяць) об'єктів повертаються виконавцю робіт. Форма № М-28 - для обліку відпуску матеріалів будівельним об'єктам з центрального складу чи складу ділянки. Лімітно-забірна картка виписується на кожний об'єкт на один місяць.
М-9	"Лімітно-забірна картка";
М-28	"Лімітно-забірна картка №";
М-28а	"Лімітно-забірна картка №".
М-10	"Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів";	Використовується для обліку відпуску матеріалів понад встановленого ліміту або при заміні матеріалів і є основою для списання матеріалів зі складу. Акт-вимога виписується на один вид матеріалів та його багаторазовий відпуск у межах ліміту у двох примірниках: один примірник для одержувача (цеху, дільниці та т. п.), другий - для складу. Комірник відмічає в обох примірниках акта-вимоги дату та кількість відпущеного матеріалу, після чого визначає залишок. В акті-вимозі одержувача (цеху, дільниці та т. п.) розписується завідуючий складом (комірник), в акті-вимозі складу - представник одержувача (цеху, дільниці). Здача актів-вимог до бухгалтерії або на обробку засобами обчислювальної техніки здійснюється після видачі всієї кількості матеріалу, що вимагається. Понадлімітний відпуск матеріалів та заміна одних видів матеріалу іншими допускається тільки з дозволу директора підприємства (організації), головного інженера або осіб, на те уповноважених, і після погодження з відповідними відділами підприємства.
М-11	"Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів";	Використовується для обліку руху матеріальних цінностей в середині підприємства та їх відпуску господарствам свого підприємства, що розташовані за межами його території, а також стороннім організаціям. Накладна-вимога виписується в двох примірниках і підписується головним бухгалтером або особою, на те уповноваженою. У випадку відпуску матеріалів господарствам свого підприємства один примірник передається одержувачам (цеху, дільниці та т. п.), другий - складу, який потім передається до бухгалтерії. У випадку внутрішнього переміщення матеріалів накладну-вимогу складає матеріально відповідальна особа складу (цеху), що здає цінності. Один примірник служить складу (цеху), що здає, основою для списання цінностей, а другий - складу (цеху), що приймає для оприбуткування цінності. Графа 9 "Інвентарний номер" заповнюється в тому випадку, якщо облік малоцінних та швидкозношуваних предметів ведеться за інвентарними номерами. У випадку відпуску матеріальних цінностей господарствам свого підприємства, що розташовані за межами його території, або стороннім організаціям накладну-вимогу виписують на основі договорів, нарядів і інших відповідних документів. Перший примірник передають складу як основу для відпуску матеріалів, другий - одержувачеві матеріалів. При відпуску матеріалів самовивозом накладну-вимогу, підписану одержувачем, комірник передає в бухгалтерію для виписки розрахунково-платіжних документів, якщо матеріали відпускалися із наступною оплатою.
М-23	"Акт № про витрату давальницьких матеріалів";	Застосовується для оформлення витрат матеріалів відкритого зберігання, які належать замовнику, але витрачаються будівельною або монтажною організацією, яка виконує роботи.

При перевезенні вантажів автомобільним транспортом обов'язковим є оформлення товарно-транспортної накладної незалежно від умов оплати за роботу автомобіля, умов перевезення вантажів (як на комерційних засадах, так і для власних потреб), а також видів перевезень. Товарно-транспортна накладна додається до подорожнього листа.

ТН є основним первинним документом, на підставі якого відбувається списання товарно-матеріальних цінностей у вантажовідправника та оприбуткування їх у вантажоодержувача при перевезенні вантажів у межах України, а також для їх складського, оперативного та бухгалтерського обліку.

ТН оформляється вантажовідправником на кожну поїздку автомобіля і для кожного вантажоодержувача окремо.

Юридична або фізична особа, яка надає перевізнику вантаж для його відправлення у визначене договором місце (вантажовідправник) виписує ТН у чотирьох примірниках. Перший примірник залишається у Вантажовідправника та є підставою для списання товарно-матеріальних цінностей, другий примірник передається Вантажоодержувачу та є підставою для оприбуткування ТМЦ.

Третій та четвертий примірники водій завіряє у Вантажоодержувача (останній має поставити підпис і печатку) та повертає їх Перевізнику. Перевізник у свою чергу для виконання розрахунків із замовником автотранспорту (за найняті автомобілі) надсилає останньому третій примірник. Четвертий примірник залишається у перевізника та є підставою для обліку транспортної роботи і нарахування заробітної плати водію.

Товарно-транспортна накладна форми № 1-ТН заповнюється у п'ять етапів такими особами:

1. Вантажовідправником до прибуття для навантаження автомобіля заповнює:

- вказує, хто є платником, тобто хто оплачує транспортні послуги

- вказує найменування підприємств які виступають вантажовідправником та вантажоодержувачем

- вказує адреси пунктів навантаження та розвантаження товарів

- розділи з 1 по 7, де вказуються відомості про вантаж (назва, кількість, вартість ТМЦ)

- якщо перевозиться вантаж у контейнерах то у графі 3 «Контейнери» вказується їх кількість

- графи 1,2,4-7 можуть не заповнюватися, якщо разом із ТТН додається спеціалізована накладна. Тоді у вільних рядках вписуються номери і дати накладних

- рядок «Всього відпущено на суму» - зазначається загальна вартість відвантажених товарів (прописом)

- рядок «Відпуск дозволив» - ставить свій підпис посадова особа, яка відповідає за відвантаження запасів і дозволяє відправлення вантажу.

2. Вантажовідправником після прибуття автомобіля та навантаження товарно-матеріальних цінностей заповнюються такі відомості:

- вказує відповідні рядки заголовку, зокрема номер маршрутного листа, найменування перевізника, ПІБ водія, марка і державний номер автомобіля та прицепів

- розділ «Відомості про вантаж» графа 8 «З вантажем слідують документи» - надається перелік документів, які прикладаються до ТТН, водій ці документи приймає і передає разом із вантажем вантажооотримувачу

- у графі 9 «вид пакування» - вказується у що запакований вантаж (корз, боч, пак), Якщо вантаж не запакований, вказується «н/з»

-у графі 10 «Кількість місць» вказується кількість зайнятих місць при перевезенні, якщо вантаж перевозять насипом, то кількість місць не вказується, у гарфі 11 «Спосіб визначення маси» вказується яким чином була визначена маса, який тип ваг використовувався, чи визначалася маса заміром, стандартно

- заповнюються рядки, де фіксується факт приймання-передачі, матеріально-відповідальна особа вантажовідправника наносить відбиток пломби, за якою здійснювалося опломбування, час прибуття машини на погрузку, час простою, інші рядки, що стосуються навантажувальних робіт.

Після цього водій заповнює рядок «Прийняв водій-експедитор. У випадку, коли вантаж отримує довірена особа вантажеотримувача, то він тоді заповнює рядок «Вантаж одержав»

3. На шляху доставлення вантажу заповнюється відповідальною особою Перевізника - якщо був змінений вантажоодержувач або водій експедитор.

4. Вантажоодержувачем після прибуття вантажу.

Після доставки вантажу водій-експедитор здає 3 екземпляри ТТН представнику вантажоотримувача. Всі записи здійснюються під копіювальний папір. Вантажооотримувач заповнює розділи: «Вантажно-розвантажувальні операції», час прибуття, вибуття, простою, фіксується факт прийняття вантажу та його здачі водієм експедитором. Третій і четвертий екземпляр ТТН, завірені підписом і печаткою вантажовідправника і вантажооотримувача разом із дорожнім листом водій здає диспетчеру перевізника

5. Перевізником після розвантаження заповнюється решта частина ТТН, здійснюються розрахунки для нарахування заробітної плати водію та для виставляння рахунку за транспортування.