Концепція реорганізації бізнес-процесів

Діяльність підприємства являє собою пов'язану множину бізнес-процесів, кінцевою метою яких є випуск і збут продукції.

Бізнес-процес - це набір взаємопов'язаних ділових проце­дур, в результаті яких виробляється певна група продуктів і по­слуг.

Усі бізнес-процеси існують для виконання завдань підприємства і повинні бути співвіднесені з цілями підприємства.

Слід розрізняти такі категорії бізнес-процесів:

- процеси виробництва продукції (горизонтальні), що при­носять прибуток бізнес-системі;

- процеси планування й управління (вертикальні), що за­безпечують ефективне планування й управління одер­жанням доходу при реалізації горизонтальних бізнес-про­цесів випуску продукції;

- ресурсні процеси (вертикальні), що забезпечують достав­ку ресурсів у точку безпосереднього виконання дії;

- процеси перетворення (вертикальні), що є допоміжними, і які необхідні для змін існуючих технологій.

Бізнес-процеси випуску продукції є основними, а процеси перетворення, ресурсні процеси та процеси планування й уп­равління - забезпечуючими процесами.

У світових адміністративних і ділових колах активно обго­ворюється, удосконалюється і використовується на практиці кон­цепція реорганізації бізнес-процесів (Business Process Reengineering - BPR) підприємства.

Реінжиніринг бізнес-процесів - це фундаментальне переосмислення і радикальна перебудова бізнес-процесів з метою до­сягнення значного покращання таких критично важливих показ­ників, як вартість, якість, рівень сервісу та швидкість функціону­вання.

При використанні концепції BPR слід враховувати такі особливості економічної ситуації:

- глобальні зміни зовнішніх умов;

- структурну перебудову економіки;

- перепрофілювання підприємств;

- приватизацію підприємств;

- конверсію військово-промислового комплексу;

- входження підприємств у світову систему інформати­зації;

- швидкий розвиток підприємств різних форм власності і нових комерційних структур;

- бурхливий розвиток інформаційних технологій.

Існує два основних методи підходу до реінжинірингу бізнес-процесів:

1. "Революційний", коли відбувається різка і болюча руй­нація всього старого механізму (способу ведення бізнесу, організаційної структури, внутрішньої культури підприємства) і впровадження нового.

2. "Еволюційний", який є комбінацією реінжинірингу з ме­тодами поступового покращання якості процесів. Велика увага приділяється питанням управління змінами (на ос­нові концепції управління проектами). У результаті про­цес змін пов'язаний з меншим ризиком.

Відповідно можна виділити три основні види задач зміни існуючих бізнес-процесів:

- Business Process Improvement – покращання бізнес-про­цесів;

- Business Process Redesign – перебудова бізнес-процесів;

- Business Process Reengineering - реінжиніринг бізнес-процесів.

Вони відрізняються один від одного підходом, необхідним часом, масштабністю, одержуваною вигодою, вартістю, ризиком.

При побудові раціональних технологій роботи підприємства необхідно розглянути такі питання:

- як раціонально організувати бізнес-процеси структурних підрозділів підприємства і на підприємстві в цілому;

- якою має бути оптимальна оргштатна структура підприємства, щоб забезпечити ефективну підтримку бізнес-процесів на підприємстві;

- які мають бути посадові інструкції співробітників підрозділів підприємства, щоб забезпечити реалізацію раціональних бізнес-процесів;

- які технологічні ділянки у бізнес-процесах призводять до втрат фінансових ресурсів і виробничих витрат;

- які "витратні" центри існуючих технологій роботи підприємства;

- яких дій необхідно вжити, щоб реанімувати діяльність підприємства;

- як здійснити функціонування дилерської мережі по збуту промислової продукції;

- як ефективно організувати процеси маркетингу та збуту продукції на підприємстві;

- яким чином організувати на підприємстві процедури діловодства;

- як обґрунтувати необхідність розробки, розробити й впровадити нову технологію виконання робіт па підприємстві та в організації;

- які інформаційні процеси відбуваються па підприємстві і як вони відповідають функціональній діяльності співробітників.

Базовими показниками ефективності бізнес-процесів є:

- кількість вироблюваної продукції заданої якості, сплаче­ної за певний інтервал часу;

- кількість споживачів продукції;

- кількість типових операцій, які необхідно викопати при виробництві продукції за певний проміжок часу;

- вартість витрат виробництва продукції; тривалість виконання типових операцій.

Кожний бізнес-процес характеризується:

- існуючою ("як є") технологією реалізації бізнес-процесу;

- існуючою ("як є") організаційно-штатною структурою підприємства, що бере участь в реалізації бізнес-процесу;

- засобами автоматизації, обладнанням, механізмами, що забезпечують реалізацію бізнес-процесу,

В свою чергу, будь-яка технологія реалізації бізнес-процесу характеризується:

- існуючою ("як є") ієрархією дій;

- існуючими ("як є") горизонтально-вертикальними інфор­маційними взаємозв'язками дій.

Реінжиніринг не панацея для вирішення проблем, пов'язаних з бізнесом. Більше того, реінжиніринг часто призво­дить до збільшення проблем, ніж до їх зменшення. Бізнес не виба­чає різких зрушень, а реінжиніринг часто призводить саме до та­ких змін.

Крім того, реінжиніринг це завжди значні витрати на кон­салтингові послуги людей, які можуть і не розбиратись у конкрет­ному бізнесі, витрати на створення інформаційних комплексів, що, в свою чергу, призводить до необхідності модернізації облад­нання. При різких змінах можна втратити бізнес. Крім того, бізнес змінюється дуже швидко і передбачати на досить довгий час не­можливо, але перебудова діяльності компанії дозволяє зробити перехід на якісно новий рівень бізнесу.

Використання інформаційних технологій ще не є достатнь­ою умовою для успішного проведення реінжинірингу. Для цього необхідна і потужна технологія розробки інформаційних систем, яка забезпечує підтримку більшості потреб компанії. Інфор­маційні системи, створені на основі цієї технології, повинні бути гнучкими і легко модифікованими, дозволяти відслідковувати безперервні зміни у бізнесі.

Основні етапи розробки моделі інформаційної системи:

Виявлення вимог. Па цьому етапі збираються всі пропо­зиції, ідеї, побажання і вимоги до системи. Спи­сок рекомендацій, зібраний в результаті опиту­вань, складає проміжний результат роботи. Далі цей список доопрацьовується і для найбільш важливих його компонентів складаються спе­цифікації, які утворюють остаточний список ви­мог до інформаційної системи.

Аналіз вимог. Мета цього етапу полягає у перевірці повно­ти і суперечливості специфікацій вимог. Па цьо­му етапі може бути розроблено прототип графічного інтерфейсу користувача.

Ідеальне проектування. Призначене для побудови гнучкої структури інформаційної системи, яка забезпе­чує простоту її модифікації. Результатом є іде­альна об'єктна модель системи.

Реальне проектування. Розробляється модель, яка служить базисом для реалізації інформаційної системи. Реалізація. На цьому етапі створюється програмний код інформаційної системи.

Тестування. Перевіряється відповідність інформаційної системи вимогам, що до неї ставляться. Резуль­татом цього етапу повніші бути коректні резуль­тати "прогону" системи па тестових задачах.

Можна виділити три категорії змін, які забезпечують викори­стання інформаційних технологій.

Зміни, що належать до першої категорії, дозволяють поліпшити часові характеристики процесів без модифікації їх змісту. Такі зміни, не будучи революційними, дозволяють:

- автоматизувати роботу і скоротити ручну працю;

- аналізувати дані новими методами, які неможливо засто­совувати вручну.

Друга категорія охоплює потреби реорганізації послідо­вності виконання завдань у бізнес-процесі. Мета полягає в істот­ному поліпшенні процесів обробки інформації за рахунок:

- одночасного виконання різних робіт, використовуючи ба­зи даних і мережі;

- переходу до розподіленої організації даних, що забезпе­чує доступ до інформації з різних місць;

- винесення частини процесів за межі компаній і падання клієнтам та і партнерам можливості доступу до інфор­маційних систем;

- координування дій, що досягається за рахунок швидкого доступу до необхідної інформації у межах компанії;

- використання експертних систем для залучення співробітників середньої кваліфікації до виконання складних висококваліфікованих робіт.

Зміни третьої категорії не стосуються власне процесів, але дозволяють контролювати кожен конкретний елемент процесу і виявляти, де вій стикається з тими ж проблемами.

Оскільки інформаційні технології є одним з ключових еле­ментів реінжинірингу, розробники проекту повинні мати уявлен­ня про конкретні можливості їх використання у конкретному бізнесі. Наприклад, технологія сканування документів, приведен­ня їх у графічні образи дозволяє відійти від традиційних способів роботи з документами у паперово-інтенсивних галузях. До техно­логій, з якими учасники проектного дослідження повинні бути знайомі, належать: експертні системи, системи управління вели­кими базами даних, робочі станції та ін.

Перепроектування ділових процесів стає можливим, як пра­вило, завдяки використанню інформаційних технологій:

- компанія, яка ставить знак рівняння між технологією й автоматизацією, не готова до проведення реінжинірингу;

-компанія, яка спочатку шукає проблеми, а потім для їх вирішення підшукує технології, не готова до проведення реінжинірингу.

Основна помилка більшості компаній полягає у тому, що вони розглядають інформаційні технології через призму існую­чих процесів: "Як використовувати нові технології, щоб покращити те,що ми зараз робимо ",

тобто вирішити проблеми, автоматизуючи існуючу діяльність. Просте впровадження нових інформаційних техно­логій відповідно до існуючих ділових процесів не приводить до справжньої трансформації діяльності. Проблема повинна бути сформульована інакше: "Як за допомогою нової технології робити те, чого ми ще

не робили ".

Реінжиніринг – це використання найостаннішнх інформаційних технологій для досягнення цілком но­вих цілей.

Інформаційні технології відіграють свою роль у зміні діло­вих процесів поряд з іншими важливими факторами, які визнача­ють стратегію бізнесу, - адмініструванням, ціновою політикою, технологічними інноваціями та ін. Інформаційні технології дозво­ляють радикально змінити бізнес-процеси і значно поліпшити ос­новні показники діяльності компанії, що дозволяє випередити конкурентів.

Серед інструментарію і технологій, які дозволяють підприємству докорінно змінити свою діяльність, можна виділити:

1. Перехід від локальних до глобальних мереж. Забезпечення взаємодії між користувачами та обчислю­вальними ресурсами є дуже важливим для включення го­ловних дійових осіб у цикл єдиного бізнес-процесу. Коле­гам по роботі немає необхідності знаходитись в одному місці, вони можуть бути розкидані по всьому світу. Дуже важливою є присутність у цій команді виробників, клієнтів тощо. Маючи засоби передачі інформації, такий віртуальний колектив буде спільно працювати на благо всіх учасників.

2. Бази даних і архітектура юіівнт/сервер.

3. Доступ до інформації. Організації, які перебудовують свої бізнес-процеси, ліквідують або скорочують функції проміжних рівнів уп­равління. Настає час, коли рішення приймаються на робо­чих місцях. Кінцевий користувач, одержавши доступ до необхідної інформації, тепер сам у змозі робити те, що до цього виконував кваліфікований персонал інформаційних службовці в.

4. Інструменти прискореної розробки програм.

5. Електронна пошта. Новий стиль роботи підприємства неможливий без уніфікації процедур зв'язку. За допомогою електронної пошти можна надсилати та одержувати повідомлення і документи, не перериваючи дії користувачів.

6. Автоматизація діловодства. Сутність реорганізації діяльності на підприємстві полягає в тому, щоб змінити виробничі процеси, а не просто авто­матизувати їх, що, в основному, робиться сьогодні. Такі технології, як автоматизація діловодства, управління до­кументообігом і візуалізацією документів, які значно підвищують ефективність мережевої обробки інформації, спрощуючи зберігання і розповсюдження цифрової, відео- і аудіоінформації, а також документів, креслень, фотографій.

7. Програмне забезпечення групової роботи. Для кардинальної реорганізації важливі бази знань. Вони включають обсяг даних, який дозволяє відібрати все, що потрібно для специфічних цілей, не пов'язаних з безпосе­редньою діяльністю. До них можна звертатись у діалого­вому режимі, зберігати на компакт-дисках, використову­вати для надання платних і безплатних послуг. При раціональній організації бізнесу в інформаційну базу комп'ютера повинні бути введені всі необхідні елементи бази знань.

8. Системи автоматизованого проектування, моделювання, виробництва і. планування виробничих ресурсів.

9. Мобільні обчислення. Засобами мобільних обчислень є портативні комп'ютери або персональні електронні секретарі. Швидкий розвиток засобів зв'язку, модеми, мережеві адаптери розміром з те­лефонну картку дозволяють обмінюватись даними і підтримувати зв'язок з ким, де і коли завгодно. Відкрива­ються нові можливості для персоналу, який знаходиться на віддалених об'єктах, службовців, які працюють вдома, а також керівників у ділових поїздках.

Питання для самоконтролю:

1. Що являє собою органі­зація інформаційної діяльності у сфері управління?
2. Які найсуттєвіші характеристики ієрархічних систем виділяє наука кібернетика?
3. Перелічити рівні організації інформа­ційної діяльності у сфері управління.
4. Перелічити характеристики рівнів організації інформаційної діяльності.
5. Вкажіть характеристики рівня структурних ланок підприємств та організацій.
6. Вкажіть характеристики рівня юридичної особи.
7. Вкажіть характеристики загальнодержавного (національного) рівня.
8. Вкажіть характеристики глобального рівня.
9. В чому може виражатись зниження ефективності діяльності підприємства на певному етапі?
10. Якими способами намагаються вирішити керівники проблеми в результаті зниження ефективності діяльності підприємства?
11. Що потрібно для реалізації переваг, які надаються новими технологіями? Як при цьому уникнути невдач?
12. Що називається бізнес-процесом?
13. Що явряє собою діяльність підприємства з точки зору бізнес-процесів?
14. Охарактеризувати категорії бізнес-процесів.
15. Що називається реінжинірингом бізнес-процесів?
16. Які особливості економічної ситуації слід враховувати при використанні концепції BPR?
17. Які ви знаєте методи підходу до реінжинірингу бізнес-процесів?
18. Які ви знаєте основні види задач зміни існуючих бізнес-процесів?
19. Які питання слід розглянути при побудові раціональних технологій роботи підприємства?
20. Які ви знаєте базові показники ефективності бізнес-процесів?
21. Перелічити характеристики бізнес-процесів.
22. Які ви знаєте основні етапи розробки моделі інформаційної системи?
23. Які категорії змін забезпечують викори­стання інформаційних технологій?
24. Які інструментарії і технології дозволяють підприємству докорінно змінити свою діяльність?

Дата добавления: 2014-01-04