Принципи та прийоми управління часом

Аналіз поглиначів часу

«Поглиначі» часу – це ті люди чи інші фактори, що найбільше відбирають (поглинають) Ваш час.

Найтиповіші поглиначі часу:

· Нечітка постановка цілей.

· Відсутність пріоритетів у справах.

· Спроби дуже багато зробити за один раз.

· Відсутність цілісного уявлення про завдання та шляхи їх вирішення.

· Незадовільне планування робочого дня.

· Особиста неорганізованість, “завалений” письмовий стіл.

· Недостатня мотивація.

· Пошук документів, пам’ятних записок, адрес, телефонних номерів, тощо.

· Недоліки кооперації або розподілу праці.

· Відволікаючі від справ телефонні дзвінки.

· Незаплановані відвідувачі.

· Нездатність сказати “ні”.

· Неповна або запізнена інформація.

· Відсутність самодисципліни.

· Невміння довести справу до завершення.

· Відволікання.

· Тривалі наради.

· Відсутність комунікативних зв’язків.

· Відкладання справ.

· Недостатнє делегування справ.

Випишіть 5 найважливіших причин утрат часу, що ви знайшли під час аналізу часових утрат. По суті, це і є ваші найважливіші поглиначі.

Здолавши свої 5 найважливіших поглиначів часу, ви побачите, що у Вас з'явилося значно більше часу для інших справ і Ви стали більше встигати.

Принцип Парето (співвідношення 80:20)

Принцип Парето в загальному вигляді говорить, що всередині даної групи окремі малі частини виявляються набагато більше значимими, ніж це відповідає їх відносній питомій вазі в цій групі.

Принцип сформульовано італійським економістом Вільфредо Парето ще в минулому столітті.

Принцип Парето неодноразово підтверджено на практиці у різних сферах.

Так, американські інженери, застосувавши принцип Парето при інвентаризації, знайшли, що 20% запасів зазвичай складають 80% вартості інвентарю, що підлягає обліку. Зосередження контролю саме на цих 20% інвентарю привело до значної економії витрат у порівнянні з іншими методами інвентаризації.

Приклади з підприємницької практики підтверджують, що:

- 20% клієнтів (товарів) дають 80% обороту чи прибутку;

- 80% клієнтів (товарів) приносять 20% обороту чи прибутку;

- 20% помилок обумовлюють 80% втрат;

- 80% помилок обумовлюють 20% втрат;

- 20% вихідних продуктів визначають 80% вартості готового виробу;

- 80% вихідних продуктів визначають 20% вартості готового виробу.

Таким чином, коли говорять про принцип Парето, мають на увазі співвідношення 80:20.

Перенесення цієї закономірності на робочу ситуацію керівника означає, що в процесі роботи за перші 20% часу, що витрачається, досягається 80% результатів.

Таким чином, принцип Парето (співвідношення 80:20) стосовно раціонального використання часу говорить: "80% кінцевих результатів досягається тільки за 20% витраченого часу, тоді як інші 20% менш важливих завдань "поглинають" 80% робочого часу".

Стосовно повсякденної роботи це означає, що треба завжди виконувати в першу чергу "життєво важливі" завдання, а вже потім - численні другорядні.

Наше завдання полягає в тому, щоб знайти ті 20% справ, що забезпечують 80% успіху. Для цього існують методи встановлення пріоритетів.

Застосування принципу Парето конкретизується, якщо всі задачі проаналізувати відповідно до їхньої частки в підсумковому результаті і потім розподілити по категоріях А Б В.

Література

1. Гранин Д. М. Тайм-менеджмент. 110 статей / Гранин Д. М. – СПб.: Прайм-Еврознак, 2010. – 712 с.

2. Зайверт Л. А. Ваше время в Ваших руках: советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время / Зайверт Л. А. – М.: Интерэксперт, 2009. – 124 с.

3. Кнобулах Й. С. Управление временем / Кнобулах Й. С. – К.: Профессионал, 2005. – 400 с.

Тема 3. Постановка цілей

План:

1. Значення постановки цілей.

2. Знаходження цілей.

3. Ситуаційний аналіз.

4. Формування цілей.

1.Значення постановки цілей.

Постановка цілей вимагає чітко і в точних формулюваннях висловлювати наші явні і приховані потреби, інтереси, чи бажання, і зорієнтувати наші дії на досягнення цієї мети.

Постановка мети означає погляд у майбутнє, свідоме здійснення своїх дій, концентрацію своїх сил, активності на тому, що повинно бути досягнуто.

Таким чином, мета описує кінцевий результат.

Значення вміння правильно поставити життєві цілі важко переоцінити, тому що правильна постановка мети визначає життя людини, шлях, по якому вона буде йти.

Навіщо потрібно ставити собі цілі?

Встановлення цілей дозволяє визначити, чи важливо те, що Ви робите.

Не маючи цілей, люди, як правило, витрачають сили і час на дурниці.

Над людьми, що не мають чітких особистих цілей, зазвичай, панують вимоги моменту.

А встановлення цілей допомагає нам відгороджувати себе від вимог, пропонованих ситуацією чи іншими людьми, і домагатися здійснення тих цілей, які важливі для нас особисто.

Тому говорять, що постановка цілей – це усвідомлення того, куди ми хочемо прийти і куди ми потрапити не хочемо, щоб не опинитися там, куди нас хочуть привести інші люди.

С. Герман так говорив про це: “Куди краще, щоб Ви самі виявляли і використовували свої сильні сторони і можливості, раділи ним і рухалися з їх допомогою вперед, ніж почували себе як в інвалідному кріслі, що везуть за Вас інші”.

Важливо якомога раніше визначити свої цілі, розпізнати свої можливості, розвивати їх, використовувати шанси і відповідати за своє майбутнє.

Активна і відповідальна життєва позиція при цьому є запорукою успіху, особливо для керівника.

Процес постановки цілей включає три фази:

1) перша фаза – визначення мети: тобто – чого я хочу?

2) друга фаза – ситуаційний аналіз: що я можу?

3) третя фаза – формулювання мети: до чого я конкретно прагну.

Розглянемо I фазу процесу постановки цілей –знаходження цілей.

Дата добавления: 2014-01-04