VII. Зарахування до кадрового резерву

Заповнюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 19 грудня 1994 року №853, відновлюється кожного року.

Графа 1 - "Орган, до якого зараховано в кадровий резерв" - Назва органу, до якого зараховано в кадровий резерв. В разі, коли державний службовець зарахований до кадрового резерву в тій же установі (організації), де він працює, записується: - У цьому органі.

VIII. Підвищення кваліфікації

Назва навчального закладу (на момент закінчення), у тому числі за кордоном.

Програма чи тематика підвищення кваліфікації: заповнюється відповідно до запису у дипломі (свідоцтві).

IX. Відомості про військовий облік

Заповнюється згідно з Інструкцією про порядок ведення обліку військовозобов'язаних і призовників на підприємствах, в установах, організаціях та навчальних закладах відповідно до записів у військовому квитку.

При заповненні особових карток на солдатів, матросів, старшин, прапорщиків та мічманів запасу- необхідно дотримуватися наступних вимог:

1) у рядку "Група обліку" - пункт 24 військового квитка;

2) у рядку "Категорія обліку" - пункт 23 військового квитка;

3) у рядку "Склад" - пункт 25 військового квитка;

4) у рядку "Військове звання" - пункт 20 військового квитка;

5) у рядку "Військово-облікова спеціальність №" - пункт 26 військового квитка;

6) у рядку "Придатність до військової служби" вказується:

"стройовий", якщо в розділі V військового квитка відсутній запис про стан здоров'я або є відмітка про придатність до стройової служби;

"нестройовий по гр.____ст.____наказу МО 19_ р. №____", якщо в розділі V

зійськового квитка є запис про придатність до нестройової служби з посиланням на зідповідну статтю і наказ Міністра оборони України

"непридатний із зняттям з обліку по гр. _____ст. _____наказу МО 19_р.

№____", якщо про це є відповідний запис в розділі IX військового квитка;

7) у рядку "Назва райвійськкомату за місцем проживання" вказується найменування військкомату, в якому військовозобов'язаний перебуває на військовому обліку. Якщо ж військовозобов'язаний перебуває на військовому обліку в виконкомі сільської (селищної, міської) Ради народних депутатів, то вказується найменування військкомату, який здійснює керівництво цим обліковим органом;

8) у рядку "Перебуває на спецобліку №" олівцем проставляється серія і номер посвідчення про відстрочку, номер переліку, пункту та розділу переліку (постанови), відповідно до якого оформлено бронювання військовозобов'язаного, а також дата оформлення відстрочки військовим комісаріатом.

Відомості про військовий облік в особових картках на генералів, адміралів і офіцерів запасу заповнюються у тому ж порядку (див. вище), але з такими відмінностями:

1) рядок "Група обліку" не заповнюється;

2) у рядку "Категорія обліку" - пункт 8 військового квитка офіцера запасу;

3) у рядку "Склад" - пункт 7 військового квитка офіцера запасу;

4) у рядку "Військово-облікова спеціальність №___" - пункт 6 військового квитка

офіцера запасу;

5) рядок "Придатність до військової служби" на офіцерів запасу, які перебувають на військовому обліку, не заповнюється. На офіцерів запасу, знятих з військового обліку - пункт 20 військового квитка офіцера запасу.

Додаткові відомості:

а) відомості відповідно до статей 12, 16 Закону України "Про державну службу", а саме: не мав судимості, не займаюсь підприємницькою діяльністю безпосередньо або через посередників, не працюю за сумісництвом, не повірений третіх осіб у справах державного органу, не член складу керівних органів підприємств тощо;

6) до якої категорії пільговиків відноситься, наприклад: чи є ліквідатором аварії на ЧАЕС, офіцер запасу - пенсіонер та інші, номер посвідчення, дата (дд, мм, рррр) видачі та назва органу, який видав.

Дата і причина звільнення.

Записи здійснюються у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт КЗпП України або статтю ЗО Закону України "Про державну службу".

Штатно-посадова книга. Для узагальнення інформації про працюючих використовується штатно-посадова книга, яка заповнюється олівцем. Штатно-посадова книга, складається на підставі штатного розкладу. На відміну від останнього, в ній зазначається не загальна кількість штатних одиниць, а яку саме кількість цих одиниць зайнято. Штатно-посадова книга повинна бути пронумерована (відповідно до номерів особових карток та справ), прошнурована й скріплена підписом керівника підприємства й печаткою. Зміст штатно-посадової книги оформлюють у вигляді таблиці, яка розділена на розділи, назви яких мають відповідати назвам структурних підрозділів організації. У невеликих організаціях розділи штатно-посадової книги можуть бути сформовані за функціональним принципом, наприклад: керівництво, виробництво, бухгалтерія, адміністрація, тощо.

Усі зміни в штатно-посадовій книзі мають корелювати зі змінами в штатному розписі та відповідно до поточних наказів.

Замість штатно-посадової книги допускається ведення штатно-посадового списку за тією ж формою, що й посадова книга.

Алфавітна книга. В компаніях з невеликою чисельністю персоналу доцільно вести алфавітну книгу особового складу для зручності пошуку узагальненої інформації про працівників в розрізі структурних підрозділів або категорій персоналу. Як і всі облікові книги, алфавітна книга нумерується, прошнуровується, скріплюється підписом керівника й печаткою.

Алфавітна картка. На великих підприємствах з метою полегшення роботи з картотекою, де це доцільно, на кожного працівника відкривається додатково алфавітна картка (форма N П-3). Картотека алфавітних карток ведеться по підприємству в цілому і картки в ній розкладаються в алфавітному порядку.

На практиці компанії визначають необхідність ведення окремо взятих документів з обліку персоналу, виходячи з їх практичної доцільності. Крім того, рекомендується узгоджувати практичну доцільність необов’язкових документів та їх рекомендовану форму із спеціально уповноваженими органами державної влади, які здійснюють нагляд і контроль за додержанням законодавства про працю8, а саме:

Державний департамент нагляду за додержанням законодавства про працю

Територіальні державні інспекції праці

Державний комітет України по нагляду за охороною праці

Інспекції служб зайнятості тощо.

Окремо зауважимо, що, відповідно до чинного українського законодавства, мовою діловодства і документації в Україні є українська мова9. Однак, для внутрішніх цілей, особливо у міжнародних компаніях документи з обліку персоналу можуть дублюватися також іншими мовами (англійською, російською, тощо).

Дата добавления: 2014-01-04