Проектування екранних форм електронних документів

Під електронними формами документів розуміється не зображення паперового документа, а спочатку електронна (безпаперова) технологія роботи; вона припускає появу паперової форми тільки як тверду копію документа.

Електронна форма документа (ЕД) — це сторінка з порожніми полями, залишеними для заповнення користувачем. Форми можуть допускати різний тип вхідної інформації і містити командні кнопки, перемикачі, випадні меню або списки для вибору.

До недоліків електронних документів можна віднести неповне юридичне опрацьовування процесу їх твердження або підписання.

Технологія обробки електронних документів вимагає використання спеціалізованого програмного забезпечення — програм управління документообігом, які часто вбудовуються в корпоративних ІС.

Проектування форм електронних документів, тобто створення шаблону форми за допомогою програмного забезпечення проектування форм, зазвичай включає виконання наступних кроків:

· створення структури ЕД — підготовка зовнішнього вигляду за допомогою графічних засобів проектування;

· визначення змісту форми ЕД, тобто вибір способів, якими заповнюватимуться поля. Поля можуть бути заповнені уручну або за допомогою вибору значень з якого-небудь списку, меню, бази даних;

· визначення переліку макетів екранних форм — по кожному завданню проектувальник аналізує "постановку" кожного завдання, в якому приводяться переліки використовуваних вхідних документів з оперативною і постійною інформацією і документів з результатною інформацією;

· визначення змісту макетів — виконується на основі аналізу складу реквізитів первинних документів з постійною і оперативною інформацією і результатних документів.

Робота закінчується програмуванням розроблених макетів екранних форм і їх апробацією.

Інформаційна база і способи її організації

Основною частиною внутримашннного інформаційного забезпечення є інформаційна база. Інформаційна база (ІБ) — це сукупність даних, організована певним способом і що зберігається в пам'яті обчислювальної системи у вигляді файлів, за допомогою яких задовольняються інформаційні потреби управлінських процесів і вирішуваних завдань.

Всі файли ІБ можна класифікувати по наступних ознаках:

· по етапах обробки (вхідні, базові, результатні);

· за типом носія (на проміжних носіях — гнучких магнітних дисках і магнітних стрічках і на основних носіях — жорстких магнітних дисках, магнітооптичних дисках і ін.);

· по складу інформації (файли з оперативною інформацією і файли з постійною інформацією);

· за призначенням (за типом функціональних підсистем);

· за типом логічної організації (файли з лінійною і ієрархічною структурою записи, реляційні, табличні);

· за способом фізичної організації (файли з послідовним, індексним і прямим способом доступу).

Вхідні файли створюються з первинних документів для введення даних або оновлення базових файлів.

Файли з результатною інформацією призначаються для виведення її на друк або передачі по каналах зв'язку і не підлягають довготривалому зберіганню.

До базових файлів, що зберігаються в інформаційній базі, відносять основні, робочі, проміжні, службові і архівні файли.

Основні файли повинні мати однорідну структуру записів і можуть містити записи з оперативною і умовно-постійною інформацією. Оперативні файли можуть створюватися на базі одного або декількох вхідних файлів і відображати інформацію одного або декількох первинних документів. Файли з умовно-постійною інформацією можуть містити довідкову, розцінкову, табличну і інші види інформації, що змінюється протягом року не більше ніж на 40%, а отже, що мають коефіцієнт стабільності не менше 0,6.

Файли з довідковою інформацією повинні відображати всі характеристики елементів матеріального виробництва (матеріали, сировина, основні фонди, трудові ресурси і тому подібне). Як правило, довідники містять інформацію класифікаторів і додаткові відомості про елементи Матеріальної сфери, наприклад про ціни. Нормативно-розцінкові файли повинні містити дані про норми витрати і розцінки на виконання операцій і послуг. Табличні файли містять відомості про економічні показники, що вважаються постійними протягом тривалого часу (наприклад, відсоток утримання, відрахування і ін.). Планові файли містять планові показники, що зберігаються весь плановий період.

Робочі файли створюються для вирішення конкретних завдань на базі основних файлів шляхом вибірки частини інформації з декількох основних файлів з метою скорочення часу обробки даних.

Проміжні файли відрізняються від робочих файлів тим, що вони утворюються в результаті вирішення економічних завдань, піддаються зберіганню з метою подальшого використання для вирішення інших завдань. Ці файли, так само як і робочі файли, при високій частоті звернень можуть бути також переведені в категорію основних файлів.

Службові файли призначаються для прискорення пошуку інформації в основних файлах і включають довідники, індексні файли і каталоги.

Архівні файли містять ретроспективні дані з основних файлів, які використовуються для вирішення аналітичних, наприклад прогнозних, завдань. Архівні дані можуть також використовуватися для відновлення інформаційної бази при руйнуваннях.

Організація зберігання файлів в інформаційній базі повинна відповідати наступним вимогам:

· повнота інформації, що зберігається, для виконання всіх функцій управління і вирішення економічних завдань;

· цілісність інформації, що зберігається, тобто забезпечення несуперечності даних при введенні інформації в ІБ;

· своєчасність і одночасність оновлення даних у всіх копіях даних;

· гнучкість системи, тобто адаптується ІБ до інформаційних потреб, що змінюються;

· реалізовується системи, що забезпечує необхідний ступінь складності структури ІБ;

· релевантность ІБ, під якою мається на увазі здатність системи здійснювати пошук і видавати інформацію, точно відповідну запитам користувачів;

· зручність мовного інтерфейсу, що дозволяє швидко формулювати запит до ІБ;

· розмежування прав доступу, тобто визначення для кожного користувача доступних типів записів, полів, файлів і видів операцій над ними.

Існують наступні способи організації ІБ: сукупність локальних файлів, підтримуваних функціональними пакетами прикладних програм, і інтегрована база даних, що грунтується на використанні універсальних програмних засобів завантаження, зберігання, пошуку і ведення даних, тобто системи управління базами даних (СУБД).

Локальні файли унаслідок спеціалізації структури даних під завдання забезпечують, як правило, швидший час обробки даних. Проте недоліки організації локальних файлів, пов'язані з великим дублюванням даних в інформаційній системі і, як наслідок, неузгодженістю даних в різних застосуваннях, а також негнучкістю доступу до інформації, перекривають вказані переваги. Тому організація локальних файлів може застосовуватися тільки в спеціалізованих застосуваннях, що вимагають дуже високої швидкості реакції при імпорті необхідних даних.

Інтегрована ІБ, тобто база даних (БД) — це сукупність взаємозв'язаних, таких, що зберігаються разом даних при такій мінімальній надмірності, яка допускає їх використання оптимальним чином для безлічі застосувань.

Централізація управління даними за допомогою СУБД забезпечує сумісність цих даних, зменшення синтаксичної і семантичної надмірності, відповідність даних реальному стану об'єкту, розділення зберігання даних між користувачами і можливість підключення нових користувачів. Але централізація управління і інтеграція даних приводять до проблем іншого характеру: необхідності посилення контролю даних, що вводяться, необхідності забезпечення угоди між користувачами з приводу складу і структури даних, розмежування доступу і секретності даних.

Основними способами організації БД є створення централізованих і розподілених БД. Основним критерієм вибору способу організації ІБ є досягнення мінімальних трудових і вартісних витрат на проектування структури ІБ, програмного забезпечення системи ведення файлів, а також на те, що перепроектувало ІБ при виникненні нових завдань.

Контрольні питання:

1. Які характерні особливостями ієрархічної системи?**

2. Дати визначення сутністі і зв'зків? ***

3. По яким ознакам можна класифікувати файли ІБ?***

4. Які існують способи організації ІБ?****

Література:

1. Ситник В.Ф. Основі інформацийних систем: Навчальній посібник. – Київ: КНЕУ, 2001 – 420 с.

2. Береза А.М. Основі створювання інформаційних систем: Навчальній посібник. – Київ: КНЕУ, 2001 – 214 с.

3. Ситник В.Ф. Основі інформацийних систем: Навчальній посібник. – 1997. – 252 с

Дата добавления: 2014-01-04