II. Создание межтабличных связей

I. Создание структуры таблиц БД

Этапы проектирования базы данных и основных ее объектов.

1. Запустить MS Access 2010.

2. Для создания новой БД указать имя файла БД, например, «Студенты» (по умолчанию имя файла - database1.accdb), размещение файла, затем выбрать кнопку Создать.

3. Для создания структуры 1-й таблицы выбрать вкладку Создание – группа Таблицы - режим Конструктор таблиц, после чего появляется пустой бланк создания структуры таблицы со столбцами Имя поля, Тип данных, Описание.

4. Последовательно ввести поля 1-й таблицы с указанием их типа и свойств (размер поля, формат поля, подпись и т.д.).

5. Для связи создаваемой таблицы с другими таблицами задать ключевое поле (поле Шифр). Для этого: выделить поле Шифр и в группе Сервис выбрать кнопку Ключевое поле (можно использовать также и контекстное меню).

6. Сохранить структуру 1-й таблицы с именем «Список студентов».

7. Структуры 2-й и 3-й таблиц создаются аналогично. Ключевое поле 2-й таблицы - Шифр. В 3-й таблице ключевое поле – Код предмета.

8. Аналогично создается структура 4-й таблицы «Успеваемость». Однако следует учесть, что поле Код предмета имеет тип данных Мастер подстановок, что позволит при вводе данных в таблицу выбирать значения из раскрывающегося списка, а не вводить вручную одни и те же значения данных этого поля. В этой таблице ключевое поле отсутствует. Для редактирования структуры таблиц используется режим Конструктор, переход к нему – группа Главная – Режимы – кнопка Режим.

Ниже представлена таблица «Личные данные» в режиме Конструктор.

Связи позволяют черпать данные из разных таблиц, обеспечивают целостность данных. Для создания связей между таблицами выполнить следующие действия:

1. Вкладка Работа с базами данных – группа Отношения - кнопка Схема данных, после чего появляется окно «Схема данных». В рассматриваемом примере в окне «Схема данных» отображены списки полей связанных между собой 3-й и 4-й таблиц (связь установилась автоматически при использовании типа данных Мастер подстановки, связаны поля Код предмета 3-й таблицы 4-й таблицы).

2. Для добавления в связь других таблиц в группе Связи выбирается кнопка «Отобразить таблицу», после чего появляется окно «Добавление таблицы», где выбираются таблицы для связи (1-я и 2-я таблицы). В окне «Схема данных» становятся видны списки полей этих таблиц.

3. Для установки связи между 1-й и 2-й таблицами ключевое поле «Шифр» 1-й таблицы «перетаскивается» на аналогичное поле 2-й. Появляется диалоговое окно «Изменение связей», в котором указаны связываемые поля, тип отношения (один-к-одному). Включить переключатели для обеспечения целостности данных, каскадного обновления связанных полей и удаления связанных записей. После установки связей в окне «Схема данных» видна образовавшаяся связь. Контекстное меню линии связи (или кнопка Изменить связи в группе Сервис) позволит связь редактировать, удалить. Аналогично связываются по полю «Шифр» 1-я и 4-я таблицы. Тип отношения между ними один-ко-многим.

4. Созданные связи сохраняются.

Ниже представлены созданные межтабличные связи.

III. Создание форм для наполнения таблиц данными (записями).

Наиболее удобным и безопасным с точки зрения сохранения структуры таблиц способом ввода данных в таблицы БД является ввод данных через формы.

Структура формы может быть сформирована на основе таблиц и на основе запросов. Форма может быть создана автоматически (Создание – группа Формы - кнопка Формы или Другие формы). Однако наиболее удобным способом создания форм является использование Мастера форм.

Пример 1. Создать форму для наполнения данными таблицы «Изучаемые предметы».

Для этого:

1. Выбрать вкладку Создание – группа Формы - Мастер форм (появляется окно Создание форм).

2. Выбрать в качестве источника данных таблицу «Изучаемые предметы», затем все поля из нее.

3. На следующем шаге выбрать внешний вид формы (например, ленточный).

4. На последнем шаге задать имя формы.

В режиме Конструктор форму можно редактировать, используя область заголовка, область данных и область примечаний.

Ниже представлена форма для заполнения таблицы «Изучаемые предметы».

При создании формы через Мастерформ, она может быть создана на основе нескольких таблиц или запросов. Соответственно в ней могут быть поля уже из нескольких таблиц или запросов.

Пример 2. Создать форму для ввода данных сразу в две таблицы - «Список студентов» (1-я таблица) и «Личные данные о студентах» (2-я).

Для этого:

1. Создание - Формы – Мастер форм и в окне Создание форм выбрать 1-ю таблицу.

2. Выбрать из 1-й таблицы все поля, которые затем войдут в будущую форму.

3. В поле «Таблицы и запросы» выбирается 2-я таблица, затем поля в ней (кроме выбранного ранее поля Шифр).

4. Далее выбирается внешний вид формы (например, в один столбец).

5. Задается имя формы.

При создании формы для ввода данных в таблицы, связанные отношением один-ко-многим можно создавать так называемые сложные формы (формы с подчиненной формой или связанной формой).

Пример 3. Создать форму с подчиненной формой для таблиц «Список студентов» и «Успеваемость».

Форма создается через Мастер форм. Выбираются таблицы и поля из них. На этапе задания вида представления данных по умолчанию помечен переключатель Подчиненные формы (можно Связанные формы). Далее выбирается внешний вид подчиненной формы (например, ленточный). На последнем шаге создания формы задаются имена форм (формы и подчиненной ей формы).

Дата добавления: 2014-01-04