Структуризація проекту

Структуризація проекту – це розподіл проекту на ієрархічні підсистеми та компоненти, встановлені між ними зв’язки та відносини, що дають змогу здійснювати управління проектом.

Структуризація проекту – основа створення системи управління проектом через упровадження схеми тотальної інтеграції, структуризації і кодування, які використовуються для того, щоб інтегрувати виконувані роботи й організацію проекту; встановлення ієрархії планів і звітів у розрізі проекту й організаційних підрозділів. Мається на увазі, що взаємозв'язок структури проекту й організаційної структури визначає блоки для планування і контролю, коли певний підрозділ організаційної структури виконує якийсь блок робіт за проектом. Таким чином визначається ієрархія або рівні планування, контролю і звітності за проектом і організаційних елементів.

Структуризація проектів є інструментом для управління персоналом проекту, де кожен менеджер групи має свої конкретні цілі, завдання щодо кален­дарного плану, ресурсів, витрат. Кожен з них має свою інформацію, звітність про виконання; бере участь у встановленні цих завдань і планів; знає, що робити для досягнення мети, і має зворотний зв'язок за наслідками своєї роботи і своїх колег. Структуризація створює відповідну мотивацію виконавців, груп по виконуваній роботі, використовується для ведення групової діяльності.

Основні завдання структуризації проекту:

· розподіл проекту на блоки, які підлягають управлінню;

· розподіл відповідальності за різні елементи проекту, визначення зв’язків між різними роботами і структурою організації;

· визначення витрат – часу, грошей, матеріальних ресурсів;

· створення єдиної бази для планування, складання кошторисів та контролю за витратами;

· встановлення взаємозв’язків між роботами за проектом та системою ведення бухгалтерського обліку;

· визначення комплексів робіт.

Структуризацію проекту можна представити як послідовність таких дій:

1. Визначення проекту – його характеру, цілей та змісту, а також кінцевого продукту проекту і його характеристик.

2. Визначення рівнів деталізації планів та кількості елементів у структурі проекту.

3. Підготовка структури процесів – визначення схеми життєвого циклу проекту.

4. Визначення організаційної структури, яка повинна охоплювати всі підрозділи та окремих осіб, які працюватимуть над проектом.

5. Визначення структури продукту – це схема розподілу за підсистемами та компонентами, включаючи машини та обладнання, програмне та інформаційне забезпечення, послуги тощо.

6. Підготовка генерального зведеного плану проекту, який є основою для подальшої деталізації в процесі пошуку критичного шляху.

7. Підготовка матриці розподілу відповідальності – в результаті аналізу взаємовідносин між елементами структури проекту й організації його управління будується матриця, у якій елементи структури проекту розміщуються в рядках, а елементи організації – в стовпчиках або навпаки. На перетині вказують рівні відповідальності тих чи інших осіб за допомогою кодів або інших умовних позначень.

8. Підготовка робочого плану бухгалтерських рахунків та субрахунків.

9. Підготовка робочого сіткового графіка – реалізація попередніх пунктів дає змогу розробити деталізований графік, який по кожній роботі відображає оцінку часу та ресурсів.

10. Розробка системи завдань та нарядів із зазначенням конкретного часу та ресурсів.

11. Розробка системи звітності і контролю.

Для структуризації проекту використовують такі моделі:

1. Дерево цілей – це графіки та схеми, за допомогою яких генеральна мета проекту розбивається на підцілі наступного рівня. (Дерево – це взаємопов’язаний графік, який виражає взаємопідлеглість та взаємозв’язки між елементами).

2. Дерево рішень – графік або схема, яка відображає структуру оптимізації процесів.

3. Дерево робіт – розподіл робіт за проектом на окремі пакети робіт. Цей процес також називають структурою розподілу робіт (СРР). Кожен пакет робіт повинен бути окремою фінансовою одиницею, яка має власний кошторис, бюджет і звіт про витрати. Дерево робіт слугує базою для побудови сіткового графіка проекту.

4. Структурна схема організації (ССО) відображає розподіл відповідальності організацій, які беруть участь у проекті за розділи, етапи та роботи проекту.

5. Матриця відповідальності – пов’язує СРР та ССО. У ній відображаються основні виконавці пакетів робіт.

6. Сіткові моделі – графіки основних подій за окремими пакетами робіт.

7. Структура використовуваних ресурсів – графік, у якому фіксуються ресурси, необхідні для кожного рівня. Наприклад, на першому рівні ресурси поділяються на фінансові, трудові, матеріально-технічні. На другому рівні матеріально-технічні ресурси включають будівельні матеріали, машини, обладнання. На третьому рівні будівельні матеріали розділяють на такі, що потребують зберігання на складі, та на такі, які не потребують цього.

8. Структура витрат – будується графік, аналогічний структурі використовуваних ресурсів.

Структуризація дає змогу навіть дуже крупним і складним проектам бути добре керованими, спланованими і контрольованими і повинна використовуватися на ранніх стадіях їх життєвого циклу [9].

Дата добавления: 2014-01-04