Перечень литературы

План

Мета: набуття, формування та систематизація теоретичних знань

Тема: Організація документів на рівні архіву

1. Організація документів за фондовою системою (фондування архівних документів).

2. Архівний фонд архівної установи. Фондоутворювач.

3. Фонд офіційного походження, фонд особового походження, сімейні та родові фонди.

4. Об’єднані архівні фонди. Архівні колекції.

5. Називання архівних фондів. Поділ архівних фондів за ступенем цінності.

6. Порядок організації документів з різними умовами доступу до них.

7. Визначення фондової належності архівних документів та хронологічних меж архівного фонду.

8. Організація документів за нефондовою системою.

Організація документів на внутріархівному рівні відбувається за фондовою системою. При цьому основною класифікаційною одиницею НАФ є архівний фонд. Деякі групи аудіовізуальних, електронних, науково-технічних документів організовують за нефондовою системою.

Практичне здійснення організації документів за фондовою системою в межах державного архіву називається фондуванням архівних документів. Фондування архівних документів включає утворення архівних фондів і надання їм назв, визначення або уточнення фондової належності архівних документів, визначен­ня хронологічних меж архівних фондів.

Архівні фонди утворюють в архівних установах із документів юридичних і фізичних осіб. Кожна з них у своїй діяльності накопичує безпосередньо утворені та зібрані нею документи - документальний фонд. Таку особу називають утворювачем документального фонду. За умови проведення відповідної експертизи частина документального фонду, що має певну цінність для сус­пільства або практичну цінність для свого власника і підлягає архівному зберіганню, набуває статусу архівного документаль ­ного фонду. З частини архівного документального фонду, ви­знаної в результаті експертизи цінною для суспільства і віднесе­ної до НАФ, в архівній установі формують архівний фонд, під яким розуміють накопичену в процесі діяльності однієї або декількох юридичних чи фізичних осіб сукупність документів, об'єднаних за ознакою генетичного, історичного чи логічного зв'язку між документами та їх утворювачами. Неподільність тієї частини документального фонду установи чи особи, яка за висновками експертизи цінності віднесена до НАФ, є основним прин­ципом організації документів на внутріархівному рівні. Дія цьо­го принципу обмежується лише правом власності на документи.

Юридична чи фізична особа, що є утворювачем архівного документального фонду, цілісна частина якого є архівним фондом, називається фондоутворювачем.

Сукупність документів, утворених у діяльності юридичної особи, складає фонд офіційного походження. Обов'язковою умовою створення такого архівного фонду є наявність утворених або зібраних установою документів, що мають наукову, куль­турну або практичну цінність і висвітлюють діяльність даної ус­танови чи організації. Формальними ознаками самостійності фондоутворювача-юридичної особи є наявність нормативного акту про створення, реєстрацію, компетенцію установи, визна­чення її функцій та структури, самостійного кошторису і розра­хункового рахунку в банку, гербової печатки, штатного розпису, атрибутів власного діловодства.

Ознаку фондоутворювача - фізичної особи складає наявність його архівного документального фонду, помітна роль фондоутворювача в житті суспільства та ступінь цінності (повнота, склад і зміст) утворених ним документів. Фізичні особи є фондоутворювачами фондів особового походження. Такі фонди створюють для осіб, життя і діяльність яких отримала високу державну, нау­кову чи громадську оцінку або, навпаки, мали значний деструк­тивний вплив на розвиток суспільства; для типових представ­ників своєї соціальної групи, якщо склад документів є досить повним; для "пересічних" громадян, документи яких містять цін­ну для суспільства інформацію.

Фонди особового походження можуть складати не лише документи, пов'язані з життям, суспільною діяльністю, творчістю чи вшануванням пам'яті окремої особи, а й її сім'ї, роду. В такому разі йдеться про сімейні гпародові фонди як різновид фондів особового походження. Межі сімейних і родових фондів визначаються кількістю поколінь, що залишили документи. Фонд сім'ї складають документи не більше трьох поколінь, а фонд роду - не менше чотирьох. Наприклад, у ЦДІАК України зберігаються фонди роду Скоропадських, сім'ї Терещенків, родини Грушевських, особові фонди професорів В. Іконникова, Ю.Кулакоського, В. Довнар-Запольського та інші.

З документів, однорідних за функціями і цільовим призначенням, однойменних установ або керівної установи і підпоряд­кованих їй установ, що функціонують (функціонували) у межах однієї адміністративно-територіальної одиниці; органів влади та підпорядкованих їм установ; установ, пов'язаних об'єктом ді­яльності; установ, що послідовно змінювали одна одну, якщо функції попередників повністю або частково передавались наступникам; двох або більше осіб на підставі родинного, творчого, професійного або іншого зв'язку між ними, можуть створюва­тися об'єднані архівні фонди. Наприклад, "Школи фабрично-за- водського навчання м. Харкова", "Спілка письменників України та її Київська організація", "Луцька повітова команда державної поліції та її постерунки". Отже, об'єднанім архівним фондом є су­купність цілісних комплексів декількох архівних фондів, між утворювачами яких простежуються генетичні, історичні або ло­гічно обумовлені зв'язки (однорідність функцій, підлеглість, міс­цезнаходження, правонаступність тощо). Об'єднані архівні фон­ди створюють для раціонального розміщення документів в ар­хівах, удосконалення обліку документів, створення компактного і якісного довідкового апарату.

Як окремий самостійний комплекс або частина документального комплексу особи чи установи до державних архівів від їх власників надходять архівні колекції - сукупність окремих до­кументів, що виникли в процесі діяльності різних фондоутво- рювачів і поєднані за однією або декількома ознаками. На відміну від об'єднаних архівних фондів, архівні колекції формують на основі не історичних, а логічних зв'язків: тематичного, авторського, номінального, хронологічного. Переважна більшість колекцій має тематичний характер: "Колекція фотокопій доку­ментів про визвольну війну українського народу 1648-1657 рр.", "Колекція театральних афіш і програм", "Колекція українського некрополя"та ін.

Утвореним архівним фондам на першому етапі фондування надають назви. Назва архівного фонду установи складається з офіційної повної та скороченої назви фондоутворювача з усіма його перейменуваннями в хронологічній послідовності, підпорядкування, місцезнаходження, крайніх дат існування під кож­ною з назв. Назва особового архівного фонду складається із загальновизнаного та всіх інших, менш відомих найменувань особи - метричних і змінених прізвищ, імен, по батькові, псев­донімів, криптонімів тощо; визначення сфери творчої, громад­ської, державної і політичної діяльності (професії) особи із зазначенням її належності до тієї чи іншої національної культу­ри/культур та крайні дати життя особи. Назва об'єднаного архівного фонду офіційного походження складається із загаль­ної назви фондів, що ввійшли до його складу, або із назви керів­ної установи і загальної назви підпорядкованих їй установ. В назві архівної колекції, що надійшла до архіву, зазначаються характер або загальний зміст колекції, найменування установи-фондоут- ворювача і крайні дати періоду формування колекції або прізви­ще, ім'я й по батькові колекціонера і крайні дати його життя.

За ступенем цінності архівні фонди поділяють на три категорії, що визначають ранг фонду, обумовлений ступенем інфор­мативності документів фонду, значущістю фондоутворювача, часом створення документів та наявністю особливо цінних і унікальних документів. До першої категорії належать фонди, переважна частина документів яких мають статус особливо цінних і містять інформацію, що стосується всіх або більшості сторін функціонування держави і діяльності суспільства та його провідних діячів, а також фонди, в складі яких є унікальні документи. Другу категорію надають фондам, документна інформація яких стосується певних галузей або напрямків діяльності держави і суспільства та окремих діячів. Як правило, значна частина документів другої категорії є особливо цінними. Третю категорію отримують фонди, документна інформація яких стосується тієї чи іншої теми або питання і доповнює інформацію фондів першої та другої категорій. Кожний державний архів здійснює розподіл фондів за цими категоріями відповідно до тільки йому притаманних історичних умов, специфіки регіону та фондового складу документів. Категорійність фондів не є ста­лою. Залежно від потреб держави і суспільства в ретроспектив­ній інформації категорія фонду відповідно може бути змінена. Категорійність фондів встановлюють експертно-перевірні комі­сії державних архівів.

Різний порядок організації застосовується для документів з різними умовами доступу до них. Документи обмеженого до­ступу, що визначаються як конфіденційні, та документи, пере­дані їхнім власниками на умовах дотримання певного обмежен­ня доступу, організуються на загальних засадах. Таємні докумен­ти організуються в порядку, передбаченому спеціальною ін­струкцією, з віднесенням їх до відповідних архівних фондів або нефондових комплексів на загальних для всіх документів засадах.

Важливим етапом організації архівних документів за фондовою системою в межах архіву є визначення фондової належності, тобто віднесення архівних документів до архівного фонду відповідної установи або особи. Воно відбувається на підставі вивчення складу, змісту та діловодного оформлення документ- ного масиву. При визначенні фондової належності документів особового походження береться до уваги зміст документів, звер­нення в листах, підписи, почерк тощо. У разі виявлення в скла­ді одного архівного фонду помилково включених до нього доку­ментів, що належать до складу інших фондів, документи вилу­чають і приєднують до того фонду, до якого вони належать.

Важливим при фондуванні є також визначення хронологічних меж архівного фонду, тобто встановлення дат створення і ліквідації фондоутворювача. Для архівного фонду установи хронологічні межі визначають за офіційними датами утворення і лі­квідації фондоутворювача; для особового архівного фонду - за датами народження і смерті фондоутворювача; для об'єднаного архівного фонду офіційного походження - за датами утворення фондоутворювача, створеного у часі першим та дати ліквідації фондоутворювача, ліквідованого у часі пізніше за всіх фондоутворювачів цього фонду; для об'єднаного архівного фонду осо­бового походження - за датами народження фондоутворювача, що народився раніше за всіх, та дати смерті фондоутворювача, що помер пізніше за всіх фондоутворювачів цього фонду; для архівної колекції, сформованої фізичною особою - за датами народження і смерті фондоутворювача; для архівної колекції, сформованої установою - за крайніми датами періоду форму­вання колекції.

При визначенні хронологічних меж архівного фонду врахо вують чинники, що впливають на діяльність фондоутворювачів, визначальними з яких є політичний, юридичний, адміністративний.

ІІолітичні чинники виявляються в зміні конституційних основ держави. Наприклад, розпад СРСР, виникнення незалежних держав й поява в результаті таких процесів нових фондоутво­рювачів - комерційних банків, акціонерних товариств, трастів, приватних навчальних закладів, політичних партій, органів дер­жавного управління. Зокрема, документи українських міні­стерств, державних комітетів та інших органів виконавчої влади, створених на базі ліквідованих управлінських структур УРСР, складають нові фонди, навіть у випадках визнання їх юридичної правонаступності. Документи державних установ (промислових підприємств, фінансових, судових, охорони здоров'я, наукових, навчальних та ін. установ і організацій), що діяли до і продов­жують діяти після змін конституційних основ держави без зміни форми власності, із збереженням своїх функцій, і не були істотно реорганізовані, продовжують раніше прийняті від цих установ архівні фонди. Документи урядів УНР, Української Держави, Західно-Української Народної Республіки, Карпатської Украї­ни, Української РСР з моменту їх утворення і до ліквідації скла­дають єдині архівні фонди.

До юридичних чинників належать розширення або звуження прав фондоутворювача, зміна його форми власності. Так, зміна юридичних прав і масштабів діяльності державних урядових установ та керівних органів громадських організацій відбулася в зв'язку з перетворенням Кримської області на Автономну Республіку Крим. Нові дерясавні установи - Верховна Рада Криму, Рада Міністрів, міністерства стали новими фондоутворювачами, документи яких склали нові архівні фонди. Однак ці зміни не впливають на хронологічні межі архівних фондів установ і підприємств, що діють на території Криму.

Адміністративні чинники полягають в зміні адміністративно- територіального поділу, реорганізації або ліквідації фондоутворювача. Слід мати на увазі, що на хронологічні межі діяльності фондоутворювачів та межі архівних фондів впливають лише ті адміністративно-територіальні зміни, які супроводжувалися лі­квідацією одних установ і заміною їх іншими. Так, під час проведення адміністративно-територіальної реформи в УРСР 1925 р. було ліквідовано губернії і повіти, а разом з ними - гу­бернські й повітові ради та їх виконкоми. Ці установи як фондоутворювачі перестали існувати. Замість них було утворено окружні та районні ради і виконкоми з ширшими правами та іншими масштабами діяльності. Вони стали новими фондоут­ворювачами, а їх документи склали нові архівні фонди.

Якщо установа тимчасово припинила свою діяльність, а потім знову поновила з тими ж функціями, вона залишається єдиним фондоутворювачем, а її документи утворюють єдиний архівний фонд. Так, 1962 р. у зв'язку з укрупненням сільських районів у Київській області з 31 району залишилося 12, 19 райрад було ліквідовано. Через три роки частину з них знову було відновлено. Отже, документи кожної з відновлених рад за 1930-1962 і після 1965 рр. утворюють єдині фонди.

Визначення хронологічних меле фондів особового походження передусім пов'язане зі встановленням дат життя і діяльності фондоутворювачів. У більшості особових фондів зустрічаються ширші хронологічні межі фонду, ніж крайні дати життя фондоутворювача. Наприклад, відомий архівіст, директор Харків­ського історичного архіву Є. Іванов жив з 1873 р. до 1929 р. Але в його особовому фонді зберігаються документи з 1723 р. до 1929 р. - карги Слобідсько-Української та Катеринославської губерній, плани різних міст, сімейні документи. До складу особового фонду, крім особистих документів фондоутворювача, входять документи близьких родичів, якщо вони мають значен­ня для характеристики фондоутворювача або самі є історичною чи іншою цінністю. До складу особового фонду можуть бути від­несені й документи, створені після смерті фондоутворювача: не­кролога, посмертні видання його праць, спогади про нього тощо.

У межах архіву поряд із організацією документів за фондовою системою здійснюється організація документів у спеціальних архівах або спеціалізованих відділах загальних архівних установ за нефондовою системою. Так організуються аудіовізуальні та електронні документи, що створюються як продукція і є результатом цільової виробничої діяльності кінофотостудій, студій звукозапису, комп'ютерних центрів тощо. За цією системою в основу організації кіновідеодокументів покладаються такі класифікаційні ознаки: жанри кіно (документальне, науково-популярне, навчальне, ігрове тощо), форми організації відзнятого ма­теріалу (фільми, спецвипуски, кіножурнали, окремі сюжети); носії інформації (негативи і позитиви, горюча і негорюча плівка, магнітна відеоплівка). Фотодокументи організуються за жан­рами фотографії (хронікальне фото, портрети, пейзажі), фор­мами організації відзнятого матеріалу (окремі фото, фотонариси, фотоальбоми), носіями інформації (негативи і позитиви на склі, фотоплівці, фотопапері). На жанрову належність (хро­нікальний, мемуарний характер, виконання творів літератури і мистецтва, навчальні, науково-освітні програми тощо), форми організації записаного матеріалу (репортажі, хронікальні записи подій, радіопрограми, виступи, спогади, інтерв'ю тощо), місце запису (студійні, позастудійні, трансляційні); системи запису звукової інформації (механічна, фотооптична, магнітна) та носії інформації (граморигінали, грамплатівки, магнітні стрічки, ком­пакт-диски тощо) спираються при організації фонодокументів. Класифікаційними ознаками для організації електронних документів є тип комп'ютерного обладнання, програмного забезпечення, на основі яких вони були створені; характер змісту та мета використання документної інформації. Технічні документи, як правило, групуються в комплекси за об'єктною, територіальною або тематичною ознаками.

1. 1. Пипченко А.Н. и др. Электрооборудование, электронная аппаратура и системы управления. Одесса, 2005.

2. Семенов С.П. и др. Судовые электроизмерительные приборы и информационные системы. М. Транспорт, 1982.

3. Судовые системы автоматического контроля. Вильянский З.Я. и др., Л. Судостроение, 1974.

Дата добавления: 2014-01-04