Матеріали інвентаризаційної діяльності як об’єкт ревізійного дослідження

Якщо планом ревізії проведення інвентаризації не передбачено, ревізор за будь-яких обставин повинен оцінити стан інвентаризаційної роботи та перевірити достовірність результатів раніше проведених інвентаризацій.

Перш за все, перевіряється наказ про облікову політику підприємства, в якому повинні бути зазначені види об’єктів та кількість запланованих інвентаризацій. Перевірці також підлягають:

– книга реєстрації контрольних перевірок інвентаризацій;

– акти контрольних перевірок інвентаризації цінностей;

– книга реєстрації наказів (накази на проведення інвентаризацій, накази про прийняття рішень за результатами інвентаризацій).

Аналіз книги реєстрації наказів, а також плану проведення інвентаризацій за ревізуємий період, дозволить ревізору переконатися в тому, чи дотримується керівництво підприємства діючих нормативних актів, які регламентують кількість інвентаризацій та визначають об’єкти інвентаризації (табл. 4.3).

Таблиця 4.3. Строки проведення інвентаризацій

Об’єкти інвентаризації	Строки, що рекомендуються для проведення інвентаризацій

Основні засоби	Не менше одного разу на три роки перед складанням річної звітності, але не раніше 1 жовтня звітного року
Капітальні вкладення	Не менше одного разу на рік перед складанням річної бухгалтерської звітності, але не раніше 1 грудня звітного року
Будівлі, споруди та інші нерухомі об’єкти	Один раз на три роки
Незавершене виробництво і напівфабрикати власного виробництва	Перед складанням річної звітності і балансів, але не раніше 1 жовтня звітного року. Періодично в строки, що встановлюються адміністрацією або місцевими органами управління
Незавершений капітальний ремонт і витрати майбутніх періодів	Не менше одного разу на рік
1	2
Молодняк тварин і тварини на відгодівлі, птахи, кролі, сім’ї бджіл, а також піддослідні тварини	Не менше одного разу в квартал
Готова продукція на складах	Не менше одного разу на рік перед складанням річної бухгалтерської звітності, але не раніше 1 жовтня звітного року
Товари на складах і базах: непродовольчі продовольчі	Не менше одного разу на рік Не менше двох разів на рік
Товари і тара в магазинах та на інших підприємствах роздрібної торгівлі, в тому числі в книжкових магазинах	Не менше двох разів на рік
Малоцінні і швидкозношувані предмети	Не менше двох разів на рік
Нафта і нафтопродукти	Не менше одного разу в місяць
Дорогоцінні метали і алмази	Не менше двох разів на рік
Бібліотечні фонди	Не менше одного разу на п’ять років перед складанням річного бухгалтерського звіту, але не раніше 1 жовтня звітного року
Сировина та інші виробничі запаси	Не менше одного разу на рік перед складанням річного бухгалтерського звіту, але не раніше 1 жовтня звітного року
Грошові кошти, грошові документи, цінності і бланки суворої звітності	Не менше одного разу в місяць
Розрахунки з банками (по розрахункових та інших рахунках, позиках, отриманих із бюджету коштах тощо)	В міру отримання виписок банків на інкасо розрахунковими документами – на 1-ше число кожного місяця
Розрахунки за платежами до бюджету і позабюджетних фондів	Не менше одного разу в квартал
Розрахунки економічних суб’єктів з їх виробничими одиницями, виробництвами та господарствами, видами сумісної діяльності, виділеними на окремі баланси, а також з вищестоящими організаціями	На перше число кожного місяця
Розрахунки з дебіторами і кредиторами	Не менше двох разів на рік

Ревізор повинен перевірити, чи мали місце протягом ревізуємого періоду події, за якими проведення інвентаризації є обов’язковим.

Поряд з цим, ревізор повинен отримати і проаналізувати інформацію про результати останньої інвентаризації, пояснення матеріально відповідальної особи по недостачах, лишках і втратах (бій, брак, псування запасів), з’ясувати причини їх виникнення. Це має значення для полегшення подальшої перевірки документів і підвищення якості ревізії.

Отже, сутність ревізійного дослідження матеріалів інвентаризаційної діяльності полягає в перевірці: стану інвентаризаційної роботи і якості проведених інвентаризацій на підприємствах; виконання плану проведених інвентаризацій; правильності виведення результатів інвентаризацій та відображення їх в обліку; своєчасності та повноти прийнятих заходів щодо усунення виявлених недоліків.

При ознайомленні з інвентаризаційними документами: наказами, інвентаризаційними описами, порівняльними відомостями, поясненнями матеріально відповідальних осіб ревізором можуть бути виявлені наступні недоліки (табл. 4.4).

Таблиця 4.4. Приблизний перелік порушень порядку проведення інвентаризації

№ з/п	Перелік порушень	Можливі наслідки

	Склад інвентаризаційної комісії не затверджений керівником	Результати інвентаризації недійсні
	Документальне підтвердження відсутності хоча б одного члену комісії під час проведення інвентаризації	Те ж саме
	В наказі про проведення інвентаризації не зазначені її строки	– “–
	При неможливості зупинення господарської діяльності прибуткові та видаткові документи не завізовані представником інвентаризаційної комісії	– “–
	У матеріально відповідальних осіб не взяті розписки про те, що всі прибуткові та видаткові документи здані до бухгалтерії	– “–
	Проводиться порівняння даних бухгалтерського обліку з фактичною наявністю, а не навпаки	Є можливість викривлення фактичних даних в залежності від даних бухгалтерського обліку
	Інвентаризаційний опис складений в одному примірнику	Результати інвентаризації недійсні
	Підсумки не вивірені на кожній сторінці: немає числа прописом, або кількості номерів, або суми матеріальних цінностей, або загального підсумку в натуральних показниках, навіть, якщо підрахунок вівся в грошовому вираженні	Те ж саме
	На кожній сторінці немає запису: “Ціни, підсумки перевірив”, підпису матеріально відповідальної особи	– “–
	Помилки та виправлення не підписані та не завірені членами комісії	– “–
	Інвентаризаційний опис після затвердження результатів містить незаповнені рядки, немає прокреслень	– “–

	На останній сторінці інвентаризаційного опису немає розписки матеріально відповідальної особи про відсутність у неї претензій до членів комісії та підтвердження, що зазначене в описі майно прийняте на відповідальне зберігання	– “–
	Під час перерв в роботі комісії не закритий доступ стороннім особам до приміщення, де зберігаються інвентаризаційні описи	– “–

Ревізор, проглядаючи інвентаризаційні описи, повинен звертати увагу на наявність необумовлених виправлень, зроблених в них, особливо на останні рядки, тому що в описах допускаються приписки. Крім того, вибірково перевіряється правильність підрахунку натуральних одиниць та підрахунки підсумків.

Шляхом ретельного вивчення матеріалів інвентаризації ревізор повинен встановити обґрунтованість рішень інвентаризаційних комісій та з’ясувати, чи правильно вказані комісією причини недостач, втрат, доцільність заходів, які були прийняті відносно до винних в цьому осіб; своєчасність визначення результатів інвентаризації; чи не затримувалось порівняння фактичних залишків з даними обліку; чи оформлені результати інвентаризації протоколами комісій та чи затверджені ці протоколи керівником підприємства; чи правильно відрегульовані інвентаризаційні різниці між фактичними залишками та обліковими даними.

Визначаючи правильність списання природного убутку, ревізор повинен керуватися лише існуючими нормами та не виходити за їх межі. При цьому необхідно встановити, чи правильно розрахований розмір природного убутку за встановленими нормами. Особливо ретельній та суцільній перевірці повинні підлягати всі акти на списання цінностей, за які відповідають матеріально відповідальні та посадові особи. Вивчаючи акти, ревізори повинні звернути увагу: чи не оформлювались акти комісії особами, зацікавленими в списанні витрат; чи вказуються в актах причини псування та втрат; чи залучаються в необхідних випадках комісіями спеціалісти підприємства; чи правильно виносяться за актами рішення керівництва підприємства.

Також необхідно перевірити правильність відображення результатів інвентаризації, природного убутку та інших втрат в бухгалтерському обліку. Перевірку починають з дослідження:

– відображення в бухгалтерському обліку результатів попередньої інвентаризації та ведення обліку операцій на підставі фактичних даних. Існують випадки, коли інвентаризація проведена, її результати виведені в порівняльній відомості, але не відображені в бухгалтерському обліку;

– відображення в бухгалтерському обліку результатів поточної інвентаризації.

Аналізуючи рух запасів за інвентаризаційний період, ревізору необхідно перевірити:

– підтвердження залишків, наведених в порівняльній відомості,
даним обліку;

– відповідність записів в регістрах аналітичного обліку бухгалтерським проводкам і документам;

– виправлення записів – у них часто містяться приховані зловживання;

– правильність та обґрунтованість розрахунків, покладених в основу записів в облікових регістрах, які не підтверджені відповідними первинними документами, а необхідність їх не викликає сумнівів.

Ревізор може переконатися в правильній організації інвентаризаційної роботи, отримавши відповіді на наступні питання:

– чи здійснюється охорона території підприємства, чи обладнане підприємство протипожежною та охоронною сигналізаціями;

– чи фактично укладені та правильно оформлені договори про повну індивідуальну або бригадну матеріальну відповідальність з працівниками, яким передані запаси для зберігання та використання;

– чи відповідають посади матеріально відповідальних осіб затвердженому переліку посад і робіт, з якими можна укладати письмові договори про повну матеріальну відповідальність;

– чи створені матеріально відповідальними особами відповідні умови для забезпечення збереження матеріальних запасів;

– чи існує контроль за порядком вивезення цінностей з підприємства та видачею довіреностей на їх отримання;

– чи призначена наказом керівника постійно діюча інвентаризаційна комісія.

Виходячи із показників порівняльних відомостей та пояснень матеріально відповідальних осіб встановлюється обґрунтованість протоколів інвентаризаційних комісій та законність здійснених операцій.

Зміст наказів та протоколів засідання центральної інвентаризаційної комісії не повинен суперечити порядку регулювання інвентаризаційних різниць.