Правила применения системного подхода

Системный подход входит в состав научных подходов, которые ре­комендуется применять при разработке управленческого решения. Элементы, этапы и операции по разработке управленческого решения показаны в учебнике «Управленческие решения». Поэтому в этом под­разделе будут рассмотрены только правила применения системного подхода по каждому из 30 свойств системы.

Правило 1-е - не компоненты сами по себе составляют суть целого (системы), а наоборот, целое как первичное порождает при своем членении или формировании компоненты системы.

Пример. Фирма как сложная открытая социально-экономическая система представляет собой совокупность взаимосвязанных отделов и производственных подразделений. Сначала следует рассматривать фирму как целое, ее свойства и связи с внешней средой и только по­том — компоненты фирмы. Фирма как целое существует не потому, что в ней работает, допустим, лекальщик, а наоборот, лекальщик рабо­тает потому, что функционирует фирма. В малых системах могут быть исключения: система функционирует благодаря исключительному компоненту.

Правило 2-е - сумма свойств (параметров) или отдельное свойство системы не равны сумме свойств ее компонентов, а из свойств системы нельзя вывести свойства ее компонентов (свойство неаддитивности системы).

Пример. Все детали как компоненты технической системы техно­логичны, а изделие нетехнологично, так как неудачна его компоновка, сочетание деталей сложное. Для обеспечения технологичности технической системы необходимо упростить ее схему и компоновку, сократить количество составных частей, обеспечить примерно одинаковую точность соединений.

Другой пример. Основными задачами отдела маркетинга фирмы как системы являются разработка стратегических нормативов конку­рентоспособности товаров и фирмы в целом, стратегии ее функциони­рования и развития, формирование и реализация политики рекламы, товародвижения. Основной задачей исследовательской организации является изыскание средств и методов реализации нормативов конку­рентоспособности; задачей конструкторской организации — воплощение упомянутых нормативов в проектно-конструкторской документации; производственных подразделений — материализация нормативов че­рез проекты и т. д. А критерием функционирования фирмы в целом служит максимизация вновь созданной или добавленной стоимости при соблюдении законов, т. е. цели системы не совпадают с целями ее компонентов, а каждый компонент в системе выполняет свои задачи, приводящие к реализации ее целей.

Правило 3-е - Количество компонентов системы, определяющих ее размер, долж­но быть минимальным, но достаточным для реализации целей си­стемы.

Структура, например, производственной системы представляет со­бой сочетание организационной и производственной структур.

Основными факторами, определяющими тип, сложность и иерар­хичность структуры производственной системы, являются:

♦ масштаб производства и объем продаж;

♦ номенклатура выпускаемой продукции и выполняемых услуг;

♦ сложность и уровень унификации продукции и услуг;

♦ уровень специализации, концентрации, комбинирования и ко­оперирования производства;

♦ степень развития макросреды и инфраструктуры региона;

♦ международная интегрированность системы и др.

К факторам оптимизации количества компонентов системы и ее структуры относятся следующие:

♦ развитие специализации и кооперирования производства;

♦ автоматизация управления;

♦ применение к проектированию структуры и к функционирова­нию системы менеджмента совокупности научных подходов;

♦ соблюдение принципов рациональной организации производ­ственных и управленческих процессов (пропорциональность, па­раллельность, непрерывность и др.);

♦ перевод существующих структур управления на проблемно-це­левую структуру.

Правило 4-е - д ля упрощения структуры системы следует сокращать количество уровней управления, количество связей между компонентами систе­мы и параметров модели управления, автоматизировать процессы про­изводства и управления.

Пример. Требуется сделать анализ сложности структуры малой си­стемы — фирмы численностью 5 человек, оказывающей посредниче­ские услуги в области перевозки малогабаритных грузов. Структура фирмы: администрация; бухгалтерия; отдел маркетинга; технический отдел; производственный отдел; финансовый отдел; гараж; диспетчер­ская; отдел кадров. Фирма имеет 9 подразделений. Она должна разра­ботать положения о своих подразделениях, вести планирование, учет и контроль выполняемых работ и их оплату. Очевидно, что 9 под­разделений на 5 человек — надуманная структура фирмы, «отвеча­ющая» требованиям моды, но не рациональности структуры и эконо­мии средств. На практике на раннем этапе строительства рыночных отношений зачастую структуры фирм отвечают в большей мере не требо­ваниям экономики, а амбициям инвесторов. Рациональная структура фирмы: руководитель, бухгалтер-диспетчер, три водителя. Функции администрации, отдела маркетинга, технического и производственно­го отделов выполняет руководитель фирмы. Функции бухгалтерии, финансового отдела, диспетчерской выполняет бухгалтер-диспетчер. Водители выполняют производственные задания и осуществляют тех­ническое обслуживание своих машин.

Правило 5-е - структура системы должна быть гибкой, с наименьшим количе­ством жестких связей, способной быстро переналаживаться на вы­полнение новых задач, новых услуг и т. п. Мобильность системы яв­ляется одним из условий быстрого приспособления ее к требованиям рынка.

Пример. Требуется сравнить уровень жесткости двух производ­ственных систем, выпускающих аналогичную продукцию. Первая си­стема имеет поточно-механизированную конвейерную организацию

производства, вторая — организацию производства на основе интег­рированных производственных автоматизированных модулей, харак­теризующихся быстрой переналаживаемостью с одной операции (де­тали) на другую. Организация труда в первой системе — конвейерная, с прикреплением каждого рабочего к конкретной операции (рабочему месту), во второй — бригадная. Мобильность второй системы выше, чем у первой, как по гибкости средств труда, так и по организации са­мого труда. Поэтому в условиях сокращения жизненного цикла про­дукции и продолжительности ее выпуска вторая система является по сравнению с первой более прогрессивной и эффективной.

Правило 6-е - Структура системы должна быть такой, чтобы изменения в верти­кальных связях компонентов системы оказывали минимальное влия­ние на функционирование системы. Для этого следует обосновывать уровень делегирования полномочий субъектами управления, обеспе­чивать оптимальную самостоятельность и независимость объектов управления в социально-экономических и производственных си­стемах.

Пример. Требуется сравнить уровень вертикальной целостности и надежность функционирования двух структур.

а б

0-й уровень

Анализ структур показывает, что выход из строя любого компонен­та на любом уровне (кроме нулевого) выводит из строя: на рис. 4.2, а — одну треть системы; на рис. 4.2, б — одну шестую системы. Вывод: во второй структуре в два раза быстрее обнаруживается отказ (меньше уровней иерархии для поиска), система несет в два раза меньшие убытки из-за отказа какого-либо компонента. Значит, вторая структура си­стемы по сравнению с первой более эффективна. Однако количество подчиненных верхнему уровню компонентов в зависимости от слож­ности решаемых задач должно находиться в пределах от 6 до 10. Пре­вышение этого количества подчиненных субъекту управления компо­нентов снижает управляемость системы.

Правило 7-е

Горизонтальная обособленность системы, т. е. количество горизон­тальных связей между компонентами одного уровня системы должно быть минимальным, но достаточным для нормального функциониро­вания системы. Уменьшение количества связей ведет к повышению устойчивости и оперативности функционирования системы. Однако установление горизонтальных связей позволяет реализовывать нефор­мальные отношения, способствует передаче знаний и навыков, обес­печивает координацию действий компонентов одного уровня по вы­полнению целей системы.

Правило 8-е -Изучение иерархичности системы и ее структуризации следует на­чинать с определения систем вышестоящего уровня, кому подчиняет­ся или куда входит данная система, установления ее связей с система­ми вышестоящего уровня.

Пример: Проявления свойства иерархичности системы по вертикали.

При структуризации системы следует пользоваться методами анали­за и синтеза. Сначала один человек (группа) строит структуру систе­мы (анализирует, определяет внутрисистемную иерархичность), уби­рает связи между компонентами и набор с названиями компонентов передает другому человеку (группе) для сборки системы (синтеза).

Если результаты анализа и синтеза совпадут, т. е. после сборки не оста­нется лишних компонентов, а система функционирует, то можно счи­тать, что анализ и синтез выполнены правильно, структуризация си­стемы проведена.

Правило 9-е -В силу сложности и множественности описания системы не следу­ет пытаться познать все ее свойства и параметры. Всему должен быть разумный предел, оптимальная граница.

Например, при единичном типе организации машиностроительно­го производства система технологической документации строится на основе укрупненных маршрутных технологий, а в массовом производ­стве — на основе пооперационных (подетальных) технологий. Для единичного индивидуального производства невыгодно разрабатывать пооперационные технологии, так как значительные расходы на разра­ботку этих технологий распределяются на одну-две детали. Аналогично этому примеру невыгодно для обоснования разового управленческого решения применять современные методы исследования операций. Множественность или глубина описания системы определяется уров­нем ее стандартизации, повторяемости (масштаба). Чем выше повто­ряемость системы, тем больше должно быть охвачено уровней иерар­хии для анализа и синтеза, повышения качества управленческого решения.

Только следует помнить, что по статистике рубль, сэкономленный на качестве стратегического управленческого решения, на последующих стадиях принесет убытки в пропорции, например, 1: 10: 100: 1000. В этой пропорции «1» — рубль, сэкономленный на стадии принятия стратегического решения за счет упрощения анализа и синтеза, игнори­рования научных подходов и методов исследования операций, «10» — убытки на стадии НИОКР, «100» — убытки на стадии материализации (производства) решения, «1000» — убытки на стадии потребления (экс­плуатации) результатов решения. Убытки растут в геометрической про­грессии, так как однажды принятое стратегическое решение на последу­ющих стадиях жизненного цикла системы повторяется многократно.

Правило 10-е -При установлении взаимосвязей и взаимодействия системы с внеш­ней средой следует строить «черный ящик» и формулировать сначала параметры «выхода», затем определять воздействие факторов макро и микросреды, требования к «входу», каналы обратной связи и в по­следнюю очередь проектировать параметры процесса в системе.

Для иллюстрации на графике этого правила построим систему как «черный ящик» и ее внешнее окружение (рис. 4.6), проставим цифра­ми очередность анализа.

Выход Mj

Почему следует соблюдать представленную на рисунке очередность анализа элементов системы? Для экономии средств и времени. Разъяс­ним, за счет чего.

На практике, особенно в условиях отсутствия конкуренции, при определении стратегии функционирования и развития, например, фир­мы исходят из своих текущих возможностей, т. е. определяют научно-производственный потенциал, изучают способности персонала. Затем принимают меры по повышению эффективности своей деятельности. К чему приводит такой подход? К тому, что, затратив огромные сред­ства на обновление технологий и оборудования, совершенствование организации производства и труда, обнаруживаем через несколько лет (период обновления производства), что та продукция, на которую были направлены наши средства и усилия, уже никому не нужна.

Яркий пример. В 1970-е гг. автомобильная промышленность СССР потратила сотни миллионов долларов на реконструкцию и техниче­ское перевооружение своих заводов, а эффект оказался равным нулю. Почему? Да потому, что сначала нужно было провести стратегиче­ский маркетинг, т. е. спрогнозировать стратегию «выхода», исходя из стратегических требований рынка, конкуренции и своих стратегиче­ских возможностей, а только потом улучшать «себя» под конкретный эталон.

Другой пример. Перед вами, начальником отдела, поставлена зада­ча разработать стратегический план мероприятий (на 3 года) по со­вершенствованию структуры отдела. Работу вам следует начинать не с анализа способностей своих сотрудников, качества обеспечения от­дела, а с анализа стратегических функций отдела. Нужно четко сфор­мулировать требования вашего потребителя. Высокое качество систе­мы будет только в том случае, если каждый будет жить интересами своего потребителя и на выходе своего компонента будет иметь высо­кое качество. И только после этого вы определяете стратегические тре­бования к остальным элементам (см. рис. 4.6, 2-5). Функции отдела должны быть ориентированы на обеспечение высокого качества «вы­хода», а не нахождение работы для уважаемых Иванова, Петрова, Си­дорова. Сначала работа — потом работники. Нужно не искать работу людям, а подбирать профессионалов для качественного выполнения работы.

Правило 11-е -Количество связей системы с внешней средой должно быть минималь­ным, но достаточным для нормального функционирования системы. Чрезмерный рост количества связей усложняет управляемость систе­мы, а их недостаточность снижает качество управления. При этом долж­на быть обеспечена необходимая самостоятельность компонентов системы. Для обеспечения мобильности и адаптивности системы она должна иметь возможность быстрого изменения своей структуры.

Правило 12-е -В условиях развития глобальной конкуренции и международной интеграции следует стремиться к росту степени открытости системы при условии обеспечения своей экономической, технической, инфор­мационной, правовой безопасности. *

Правило 13-е -Для построения, функционирования, развития системы в условиях расширения международной интеграции и кооперирования следует достигать ее совместимости с другими системами по правовому, ин­формационному, научно-методическому и ресурсному обеспечению на основе страновой и международной стандартизации. В настоящее время введены в действие международные стандарты по системам мер и измерений, системам качества, сертификации, аудиту, финансовой отчетности и статистике и др.

Дата добавления: 2014-01-04