Порядок отображения выходной информации

При ведении учета, контроля и анализа с помощью АРМБ функция обработки данных отделяется от пользователя и осуществляется в форме, не доступной для человеческого восприятия.

Поэтому возникает необходимость отображения выходной информации, содержащейся на машиносчетном носителе, в виде, пригодном для восприятия и использования учетным персоналом. Отображение выходной информации в условиях применения АРМБ осуществляется в реальном масштабе времени, т.е. наблюдается сближение процессов формирования, отображения и использования выходной информации.

Выходной информацией учета являются учетно-расчетные показатели, необходимые для контроля и анализа для производственно-хозяйственной деятельности предприятия, подготовки управленческих решений, используемой в целях подтверждения достоверности учетной информации и контроля функционирования АРМБ. К выходной информации также относится информация, предназначенная для использования в последующих учетных циклах и для решения задач на смежных АРМ.

По назначения выходные формы документов делятся на:

-основные документы;

-вспомогательные документы.

Основные документы служат основным функциональным целям бухгалтерского учета, контроля и анализа и должны отвечать методологическим требованиям и правила ведения регистров бухгалтерского учета.

Вспомогательные документы содержат разнообразные разовые и периодические сведения, используемые только для справочных, контрольных и управленческих целей и не требуется непосредственно для осуществления конкретных управленческих решений.

По содержанию документы делятся на:

-оборотные ведомости;

-ведомости движения средств и их источников;

-инвентаризационные ведомости;

-группировочно-аналитические ведомости;

-ведомости;

-ведомости по документированным операциям;

-ведомости для управления предприятием.

Содержание выходных документов должно обеспечивать возможность проверки правильности результирующей информации и ее соответствие информации первоначальных документов.

Как правило, выходная информация выдается по запросу, и поэтому наиболее приемлемый формат ее отображения является фрагментарные документы и видеограммы.

Перевод полных выходных документов в «безбумажный» вид и удовлетворение текущих нужд бухгалтерского учета фрагментарными документами и видеограммами дает основание считать комплекс полных документов человекочитаемой копией учетных регистров, имеющих с подлинником одинаковую юридическую силу.

Состав показателей видеограмм должен соответствовать информации полных выходных документов (учетных регистров),переведенных в «безбумажный»вид. Информация видеограмм может быть выведена в виде фрагментарного документа, и наоборот.

Выходная информация бухгалтерского учета, контроля и анализа, формируемая в виде выходных документов на машиносчетном носителе, должна оформляться в порядке, обеспечивающем юридическую силу указанных документов, и в соответствии с требованиями архивного хранения, ревизий и аудита, наравне с традиционными документами б/у, контроля и анализа на бумажных бланках.

Исходя из специфики бухгалтерского учета выдвигаются следующие требования к выходной информации:

1) достоверность, т.е. формирование выходной информации в соответствии с методологией финансовой отчетности;

2) своевременность;

3) системность (взаимосвязь аналитического и синтетического учета);

4) обоснованность (соответствие первичным документам);

5) полнота;

6) юридическая полноценность формируемой информации.

Выходной документ должен содержать информацию, позволяющую идентифицировать:

-предприятие, на котором создан документ;

-документ (название, № и т.д.);

-отчетный период;

-отражение в документе учетной и отчетной информации;

- объем информации документа (количество строк и страниц);

-дату создания документа;

-лицо, составившее документ и ответственные за правильность его составления.

Выходной документ на машиносчетном носителе, если он поддерживает «безбумажный» вид определения регистров, является подлинником, а информация, отображаемая по мере необходимости в человекочитаемой форме – его копией.

Выходные документы (подлинники, дубликаты и копии) на машиночитаемом носителе подлежат авторизации (указывается код должностного лица).

На этапе отображения данных для обеспечения юридической полноценности выходной информации должно быть реализовано:

1) преобразование имеющих юридическую силу машиносчетных документов в человекочитаемую форму и их передача пользователю в соответствии с установленным технологическим порядком;

2) соблюдение установленных правил внесения изменений в созданный документ;

3) тиражирование выходной информации с соблюдением установленных требований создание дубликатов и копий средствами ВТ;

4) обеспечение возможности идентификации структурных подразделений и лиц, отвечающих за достоверность данных по каналам связи;

5) наличие на выходных документах обязательных реквизитов;

6) обеспечение сохранности выходной информации в течении установленного срока с соблюдением требований архивного хранения.

Вышеуказанные требования к выходной информации бухгалтерского учета, в основном, поддаются количественной оценке и конкретизации в зависимости от вида информации.

Результатом решения учетных задач на АРМБ является выходная информация, пригодная для использования и отображенная в виде документа на человекочитаемом (бумажном) носителе, т.е. в виде машинограмм или с помощью средств визуального воспроизведения на экране. Существуют три способа отображения выходной информации на АРМБ.

Первый способ предусматривает получение полнообъемных отчетных документов на бумажном носителе с целью текущего их использования, архивного хранения и ревизий. Такие документы оформляются с учетом долговременного хранения и имеют юридическую силу.

Второй способ предусматривает составление фрагментарных документов, отличающихся от полных тем, что содержат лишь выборочную информацию, выдаваемую по запросу в справочных целях. Фрагментарные ведомости имеют разовый характер использования и не обладают юридической силой.

Третий способ предусматривает отображение выходной информации в форме видеограмм.

Система формирования выходной информации должна строится на следующих общих принципах:

1)автоматизация отображения выходной информации;

2)разграничение ответственности за отображение выходной информации;

3)регламентация процессов отображения выходной информации с осуществлением контроля за их соблюдением;

4)контроль выходной информации на всех этапах отображения;

5)устранение избыточности и обеспечение соответствия выходной информации потребностям учетного персонала;

6)обеспечение потребностей юридической полноценности отображения информации.

Автоматизация отображения выходной информации предполагает автоматизированную обработку и преобразование выходной информации с широким использованием программно-аппаратных средств.

Разграничение ответственности за отображение выходной информации должно обеспечиваться:

1) на первом этапе отображения – обязательным автоматическим документированием процессов обработки и преобразования выходных документов;

2) на втором этапе – надлежащими формами документов и обязательной регистрацией момента передачи пользователю.

Регламентация отображения предполагает установление технологического процесса автоматизированной обработки информации и осуществления контроля за его соблюдением.

В рамках такого контроля должны осуществляться меры по обеспечению сохранности программных средств. Контроль выходной информации на этапе преобразования обеспечивает ее достоверность и юридическую полноценность.

При отображении выходной информации пользователю должна предоставляться возможность изменять выходных документов в зависимости от круга задач, а также возможность варьировать в определенных пределах содержание выходных документов и способы их формирования. Такая необходимость может возникнуть при изменении нормативных актов или при необходимости получения определенной информации для управления производственно хозяйственной деятельности предприятия.

В состав диалоговых систем отображения входят компоненты методологического и лингвистического обеспечения (инструкции и методики ведения диалога, язык диалога и др.), информация обеспечения (информация диалоговых сообщений, методики их организации и др.),программное и техническое обеспечения.

Для организации диалоговых систем отображения выходной учетной информации проводятся следующие учетные работы:

1) исследуется информационная система учета;

2) определяются категории используемой информации;

3) определяются цели диалога при реализации учетной, контрольной и аналитической функций;

4) определяется язык и структура диалога а также устанавливаются взаимосвязи с информационной БД;

5) определяется структура технических средств, каналы связи с структура программного обеспечения.

Основными принципами отображения выходной информации на АРМБ являются:

1) связь АРМБ с бухгалтером в реальном масштабе времени;

2) использование специфической модели ведения учетного процесса конкретным пользователем;

3) единообразие и постоянство модели учетного процесса;

4) исключение беспричинности реакции АРМБ;

5) возможность адаптации и обучения пользователя;

6) простота управления процессом диалога;

7) разумное использование проверки правильности директив;

8) использование видеограмм, удовлетворяющих повышенные требования для удобства работы на АРМ.

Особое место при внедрении диалоговой системы отображения выходной информации отводится исследованию информационной системы учета. При этом уточняется взаимосвязь задач и последовательность их выполнения, исследуются вопросы организации информационной базы данных, выбираются методы защиты данных, осуществляется структуризация бухгалтерского учета по уровням управления. При уточнении типа пользователей диалоговой системы определяется функциональная область их работы:

- вид деятельности;

- уровень управления;

- состав учетных данных;

- вид принимаемых решений и выполняемых процедур;

- степень интенсивности взаимодействия с информационной системой.

Вопросы для самоконтроля:

1. В чем особенности традиционных форм учета в условиях применения ЭВМ?

2. Перечислите основные характеристики таблично-перфокарточной формы учета.

3. В чем основные достоинства таблично-автоматизированной формы бухгалтерского учета?

4. Укажите особенности диалогово-автоматизированной формы бухгалтерского учета.

5. В чем особенности организации учета в условиях автоматизированной обработки информации?

6. Перечислите организационные основы построения автоматизированных систем учета.

7. Какие существуют методологические основы и организация учета в условиях функционирования АРМБ?

8. Что представляет собой АРМ бухгалтера?

9. В чем состоит порядок построения АРМБ?

10. Какие существуют системы классифицирования и кодирования учетной информации?

11. Что включается в состав нормативно-справочной информации?

12. Дайте характеристику нормативно-справочной информации.

13. Перечислите способы формирования., корректировки и отображения нормативно-справочной информации.

14. Раскройте особенности организации комплекса сбора и документирования первичного учета.

15. Сколько существует способов формирования первичных данных?

16. В чем особенности автоматизированного документирования?

17. Каков порядок оформления первичных данных с помощью ЭВМ.

18. Перечислите признаки классификации выходной информации.

19. Дайте характеристику требований, предъявляемых к выходной информации.

20. Сколько существует способов формирования выходной информации на АРМБ?

21. В чем особенности формирования системы отображения выходной информации в диалоговом режиме?

Тесты для самоконтроля:

1. Что такое информационная система?

1) сложная система;

2) совокупность элементов производства;

3) совокупность данных о производстве;

4) совокупность данных, отражающих развитие и состояние элементов производства.

2. Состав автоматизированной системы управления:

1) база данных, файл,

2) база данных, СУБД, персонал;

3) база, массив, показатель;

4) обеспечивающая и функциональная подсистемы;

5) программное, техническое и информационное обеспечение.

3. В чем состоят особенности учетной информации?

1) она является информационной моделью объекта управления;

2) на нее возлагается ретроспективная функция;

3) она преобразуется в особую информацию;

4) она служит для контроля.

4. Функционирование системы учета - это:

1) эксплуатация системы для решения задач,

2) создание типовых элементов;

3) тиражирование элементов,

4) постоянная эксплуатация задач.

5. Какой из перечисленных процессов учета наиболее удобен для автоматизации?

1) аналитический,

2) информационный,

3) коммуникационный,

4) контрольный.

6. Что представляет собой автоматизированный учет?

1) автоматизированное выполнение функций учета,

2) учет с использованием ЭВМ,

3) первичный учет с применением ЭВМ;

4) составление журналов-ордеров с помощью ЭВМ.

7. Сколько существует уровней АРМ бухгалтера?

1) один,

2) два;

3) три,

4) четыре.

8. На АРМБ какой категории осуществляется складской учет материалов?

1) первой;

2) второй,

3) третьей,

4) всех категорий.

9. Что такое эргономичность?

1) программы учета,

2) нормативные акты,

3) должностные инструкции,

4) условия работы персонала и ЭВМ.

10. Перечислите основные виды организации информационных систем учета:

11. На АРМБ какой категории осуществляется организация расчета земельного налога?

1) первой,

2) второй,

3) третьей,

4) всех категорий.

12. Что представляет собой организационное обеспечение автоматизированных систем учета?

1) правовое обеспечение;

2) языковые средства,

3) пакеты прикладных программ;

4) средства для создания автоматизированной системы.

13. Какие существуют формы автоматизированного учета?

1) журнольно--ордерная;

2) таблично-перфокарточная,

3) мемориально-ордерная,

4) таблично-автоматизированная;

5) диалоговая.

Литература: [1, 3, 4, 5, 6, 9, 10]

ТЕМА 2 ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ

2.1 Сущность информационных технологий

2.2 Виды информационных технологий

Дата добавления: 2014-01-05