Закономерности организаций, как управляемых систем

Динамика (последовательность изменений состояния) развивающихся систем отражает целенаправленность этих систем.

Целью системы называется идеальный образ желаемого результата ее деятельности.

Особенно важно понятие цели для искусственных систем: они и создаются именно для достижения определенных целей. Существует даже такое определение системы: «Система есть средство достижения цели» [3].

Можно задать любое состояние системы как совокупность ее свойств, характеризуемых определенными значениями параметров. Так, состояние некоторой экономической системы характеризуется такими параметрами, как количество и качество выпускаемой продукции, производительность труда, рентабельность и т.д. Тогда цель может быть представлена как совокупность желаемых значений (или области желаемых значений) параметров состояния

Значения параметров можно рассматривать как координаты определенной точки в пространстве, которое называется пространством состояний. Таким образом, состояние системы может быть представлено как точка в пространстве состояний, функционирование системы - как траектория движения в пространстве состояний, а цель - как некоторая точка (или область) в пространстве состояний (см. рис 2.5).

«Правильное» функционирование, приводящее к заданной цели, может быть достигнуто за счет «правильной» конструкции системы, ее структуры. Однако для сложных открытых систем, действующих в постоянно меняющихся условиях и при изменяющихся целях, этого оказывается недостаточно. Необходимы специальные усилия, чтобы рассчитывать траекторию, приводящую систему к цели и удержанию системы на этой траектории, т.е. необходимо управление системой.

Управление — воздействие на объект для достижения заданной цели.

На рис. 2.6 приведена классическая кибернетическая схема функционирования системы с управлением. В системе выделяется управляющая подсистема и управляемая (объект управления). В управляемой системе происходит некоторый процесс преобразования входов в выходы. Например, предприятие преобразует сырье с помощью имеющихся и поступающих ресурсов (энергии, оборудования, работников) в конечную продукцию.

Управляющая система определяет целевое состояние, т.е. желаемые значения переменных состояния, которые должны быть достигнуты через определенный промежуток времени. Затем она формирует управляющие воздействия, которые поступают на вход объекта управления. Они позволяют удерживать управляемую подсистему на траектории, приводящей систему в целевое состояние. В организационных системах управляющие воздействия реализуются в виде управляющей информации (планы, приказы, распоряжения и т.д.).

Для управляемых систем существует ряд общих закономерностей (принципов). Рассмотрим основные из них.

Закон необходимого разнообразия. Закономерность, известную под этим названием, впервые сформулировал У.Р. Эшби. Он доказал теорему, на основе которой можно сделать вывод, что для того чтобы создать систему, способную справиться с решением проблемы, обладающей определенным разнообразием, нужно, чтобы система имела еще большее разнообразие, чем разнообразие решаемой проблемы, или была способна создать в себе это разнообразие [16].

Из этого закона следует, что для управления сложной системой, в которой протекают сложные разнообразные процессы, система управления должна обладать не меньшей сложностью. Невозможно спроектировать простую систему управления для сложной системы производства.

Как известно, любая система обладает свойством иерархичности. Это значит, что объект управления можно представить в виде совокупности подсистем, каждая из которых состоит из еще более мелких подсистем и т.д. В соответствии с законом необходимого разнообразия система управления должна соответствовать объекту управления, т.е. для управляющей системы должен выполняться принцип иерархичности управления:

Принцип иерархичности управления заключается в том, что система управления имеет иерархическое строение. Каждая ступень (уровень) управляет нижестоящей ступенью и одновременно является объектом управления по отношению к вышестоящему уровню [5].

Структура любой организации, как правило, имеют вид иерархии: на первом уровне расположен руководитель организации, на следующем – сотрудники, которыми он непосредственно руководит. Последние при этом также могут иметь в своем непосредственном подчинении ряд сотрудников и т.д. Такое иерархическое, пирамидальное строение системы управления обеспечивает согласованность управления на всех уровнях, подчиненность общей цели.

Перейдем к рассмотрению сути процесса управления. Управление – это выработка управляющих воздействий, указывающих как действовать объекту управления в конкретных условиях, чтобы достигнуть поставленной цели. Таким образом, система управления должна иметь информацию о сложившихся условиях, о цели и о том, какие действия в данных условиях могут привести к данной цели. Установление причинно-следственных связей между действием и результатом называется упорядочением. Оно возможно только на основе информации. Таким образом, для управляющих систем выполняется следующий закон.

Закон информированности - упорядоченности: с увеличением информированности системы управления повышается показатель упорядоченности управления, т.к. поведение управляемой системы становится более предсказуемым [17].

Управление, таким образом, рассматривается, прежде всего, как процесс преобразования информации: информация об объекте управления системе и о внешней среде воспринимается управляющей системой и перерабатывается ею в управляющие воздействия, которые передается объекту управления.

Однако не всегда при реализации управляющих воздействий достигается запланированный результат. Дело в том, что всякая система испытывает более или менее сильные возмущающие воздействия, нарушающие заданные зависимости между входами и выходами системы, т.е. нарушающие требуемое функционирование. Эти возмущения могут быть как внешними, так и внутренними. Для хозяйствующих организаций в качестве внешних возмущающих воздействий выступают стихийные бедствия, перебои в снабжении, изменения курсов валют и т.д., а в качестве внутренних — возникающие внутрипроизводственные конфликты, аварии и др.

В случае простых систем, например, несложных технических устройств, влияние возмущающих воздействий либо невелико, либо хорошо известно. Поэтому для достижения поставленной цели достаточно задать нужную программу, т.е. последовательность управляющих воздействий, не интересуясь полученным результатом (выходом системы). Такая система называется разомкнутой.

В случае же сложных систем часто оказывается, что процессы на неуправляемых входах отличаются от ранее предполагаемых, либо существенным оказывается действие неучитываемых входов и система «сходит с нужной траектории». Целесообразно использовать информацию о реальном выходе системы для определения дополнительного управления, которое в ближайшем будущем возвратит выходы на нужную траекторию. Системы, способные воспринимать и использовать информацию о результатах своей деятельности, называют замкнутыми или системами с обратной связью (см. рис. 2.6).

Процесс получения информации, идущей по каналам обратной связи, и ее использование для сравнения фактического результата с заданным (плановым) называется контролем. Переработка контрольной информации в сигналы, корректирующие деятельность системы, называется регулированием.

Принцип обратной связи, который гласит, что управление сложной системой может осуществляться только при условии получения информации о результатах реализации предыдущих управляющих воздействий, - один из самых важных принципов управления. Он дополняет закон информированности-упорядоченности.

2.6. Закономерности организаций, как социальных систем

Несмотря на то, что все управляемые системы имеют общие закономерности, управление социальными системами имеет существенные отличия от, скажем, управления техническими или биологическими системами. Социальные системы представляют наибольшую трудность для управления. Дело в том, что социальные законы, действующие в этих системах, не могут быть сведены к физическим закономерностям. При управлении организациями нужно учитывать, что главным элементом в них является человек во всех его проявлениях, который, работая в организации, реализует свои собственные интересы, а через них — интересы коллектива и общества [5]. Рассмотрим основные принципы, отражающие специфику социальных систем.

Принцип недетерминированности. Заключается в том, что в поведении социальных систем непредсказуемое преобладает над детерминизмом. В механической системе знание законов взаимодействия между ее частями и начальных условий позволяет рассчитать состояние системы в любой момент времени. Поведение же систем с участием человека невозможно точно спрогнозировать из-за отсутствия однозначных причинно обусловленных связей между условиями и результатами действий человека. Следующие два принципа объясняют причины такого недетерминированного поведения социосистем.

Принцип субъективности («человеческий фактор»). Заключается в преобладании субъективного над объективным в поведении социосистем. Дело в том, что даже при наличии плана действий у людей, входящих в систему, всегда остается определенная свобода действий. В результате события перестают быть детерминированными. Ту роль, которую в физических системах играют объективные причины и причинно-следственные связи, в социальных системах в значительной мере играют субъективные цели людей и их деятельность, направленная на осуществление своих целей [3]. Поэтому для эффективного управления в социальных системах мало разработать план работы. Необходимо, чтобы у исполнителей была заинтересованность в выполнении плана, т.е. необходимо создать систему мотивации (внутреннего побуждения к работе).

Принцип человеческих отношений («групповой фактор»). Заключается в том, что на поведение социальной системы влияют отношения, складывающиеся между людьми, входящими в систему. Это психологические отношения, которые имеют «нематериальную», абстрактную природу, однако они оказывают существенное влияние на поведение людей. Отношения в коллективе могут складываться по-разному – в диапазоне от сотрудничества через соперничество до конфликта и вражды. Руководителям необходимо стремиться создать благоприятный психологический микроклимат в коллективе, т.к. это способствует успешной совместной работе. При наличии разногласий и конфликтов необходимо стремиться к нахождению консенсуса между различными сторонами.

Кроме того, на поведение людей влияют отношения в обществе, ценности и нормы, сложившиеся в обществе, т.е. культура общества. Известно, к примеру, что японская культура сильно отличается от западной. Поэтому отношения между людьми в японской фирме складываются совершенно иначе, чем, скажем, в американской.

При работе с социосистемой необходимо учитывать культуру составляющих ее людей. При этом руководство организации может сознательно формировать корпоративную культуру организации. В понятие организационной культуры входят правила поведения и нравственные принципы работников, иерархия ценностей и целей и т.д.

Дата добавления: 2014-01-05